สิ้นเดือนเป็นช่วงเวลาที่เครียดสำหรับแผนกบัญชีเจ้าหนี้หลายแห่ง การสร้างรายงานการปิดอาจเป็นงานที่ซ้ำซากจำเจและใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ยังคงต้องพึ่งพากระบวนการแบบแมนนวลเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
โชคดีที่องค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ตื่นตัวกับความจริงที่ว่าไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนี้ ในช่วงการแพร่ระบาด หลายคนประเมินกระบวนการของตนอีกครั้งและค้นพบคุณค่าที่ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ (AP) สามารถนำมาใช้ได้ ไม่เพียงแต่
เมื่อต้องปรับปรุงการดำเนินงานและสนับสนุนการทำงานร่วมกันจากระยะไกล แต่ยังคอยติดตามข้อมูลในแบบเรียลไทม์ ด้านล่างนี้คือวิธีการบางส่วนที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้
ประหยัดเวลาและทรัพยากร
ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของการรายงานสิ้นเดือนได้หลายวิธี หนึ่งในผลกระทบมากที่สุดคือการใช้กระบวนการทำงานด้วยตนเองที่น่าเบื่อซึ่งเกี่ยวข้องกับการรายงานสิ้นเดือนโดยอัตโนมัติ กระบวนการเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องใช้
ใช้เวลานานขึ้นมาก ทำให้ทีม AP อยู่ใน back office นานเกินความจำเป็น พวกเขายังมีความอ่อนไหวต่อความผิดพลาดของมนุษย์มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเร่งรีบเพื่อสรุปข้อมูลทางการเงินทุกสิ้นเดือน อย่างไรก็ตาม หลายกระบวนการ
ที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่การจับคู่ใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการตรวจสอบข้อมูล สามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ประหยัดเวลาอันมีค่าพร้อมทั้งขจัดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง
ระบบอัตโนมัติของ AP ยังสามารถใช้เพื่อกำหนดมาตรฐานขั้นตอนการรายงานด้วยตนเอง ขั้นตอนเหล่านี้จำนวนมากแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนและข้อผิดพลาดของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ สร้างมาตรฐานผ่านศูนย์กลาง
ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าทุกคนอยู่ในหน้าการเงินเดียวกันเสมอ นอกจากนี้ กระบวนการที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีจะให้ระดับความเร็วและความถูกต้องสูงสุดเมื่อจัดการกับรายงานการปิดบัญชีสิ้นเดือน ตลอดจนกระบวนการตรวจสอบอื่นๆ
ทำให้การจัดการทั้งข้อมูลและผู้คนง่ายขึ้น
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งในระหว่างการรายงานสิ้นเดือนคือตัวข้อมูลเอง ซึ่งมักจะถูกฝังหรือล่าช้าภายใต้กระบวนการที่ใช้กระดาษด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติของ AP สร้างการมองเห็นที่ดียิ่งขึ้นด้วยการกำจัดใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ ให้การรายงานตามเวลาจริง
และสร้างรายงานที่พร้อมใช้งานและกำหนดเองสำหรับการปิดบัญชีสิ้นเดือน/ปี ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจึงอยู่ใกล้เพียงปลายนิ้วของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมเมื่อจำเป็น
นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม การดำเนินการ AP ที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยสมาชิกในทีมที่ทำงานร่วมกันเพื่อส่งมอบโครงการทั้งอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้ด้วยการสร้างความโปร่งใสทั่วทั้งทีม ดังนั้นทุกคนจึงเข้าใจ
ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายให้กันและกัน นอกจากนี้ยังสนับสนุนการทำงานร่วมกันโดยไม่คำนึงถึงเวลา สถานการณ์ หรือสถานที่ ด้วยการอนุมัติใบแจ้งหนี้และการสอบถามที่ได้รับการแก้ไขในไม่กี่วินาทีหรือนาที แทนที่จะเป็นวันหรือสัปดาห์
ขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานทั่วทั้งธุรกิจ
การเพิ่มประสิทธิภาพในทุกด้านของการดำเนินงานมีความสำคัญต่อความสามารถในการแข่งขันในตลาดโลกที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ระบบอัตโนมัติของ AP ทำงานได้อย่างราบรื่นซึ่งอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงของพนักงานจึงจะเสร็จ นอกจากนี้ยังสามารถทำได้แบบเรียลไทม์
จากอุปกรณ์หรือสถานที่ใดๆ ในสภาพแวดล้อมที่มีการทำงานร่วมกันและปลอดภัย ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ระบบอัตโนมัติของ AP สามารถทำให้รายงานการปิดบัญชีสิ้นเดือนไม่ยุ่งยาก – หากมีการใช้กระบวนการที่เหมาะสม เป้าหมายสุดท้ายของการทำงานอัตโนมัติคือการกำจัดกระดาษที่สับสนซึ่งเกี่ยวข้องกับการประมวลผลด้วยตนเองและสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จาก
สถานที่ใดก็ได้ สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้สมาชิกในทีมว่างในการทำกิจกรรมเชิงกลยุทธ์และสร้างสรรค์มากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ข้อมูลทางการเงินที่สำคัญอยู่ใกล้เพียงปลายนิ้วของผู้ที่ต้องการเมื่อพวกเขาต้องการ ซึ่งช่วยให้ตัดสินใจได้รวดเร็วและมีข้อมูลมากขึ้น
ในทุกระดับของธุรกิจ
