วิธีสร้างกรณีธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยมูลค่าจากล่างขึ้นบนเพื่อทำให้กระบวนการชำระเงินที่ได้รับการอนุมัติเป็นอัตโนมัติ ตอนที่ 4
บทความล่าสุดของฉันครอบคลุมขั้นตอนการนำเข้าในการระบุเทคโนโลยีที่เหมาะสมและการออกแบบแผนงานการเปลี่ยนแปลงที่สมจริง บทความนี้จะพิจารณากระบวนการสร้างกรณีธุรกิจของคุณจากมุมมองที่ไม่ใช่ทางการเงิน ชิ้นต่อไปของฉันจะมีลักษณะ
ในด้านการเงิน สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ากรณีทางธุรกิจที่เน้นไปที่การเงินระดับสูงเพียงอย่างเดียวอาจจะไม่ได้รับการลงนามและอนุมัติ ในทางกลับกัน กรณีทางธุรกิจที่ครอบคลุมทุกด้านของการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอและ
ให้การประเมินมูลค่าจากล่างขึ้นบนมีแนวโน้มมากขึ้น การประเมินที่มีประสิทธิภาพยังมีแนวโน้มที่จะช่วยให้คุณขับเคลื่อนโครงการการเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการได้
การสร้างกรณีธุรกิจของคุณ
เมื่อถึงจุดนี้ของกระบวนการ คุณจะรู้ว่าคุณต้องการทำอะไร กับใคร และอยู่ในกรอบเวลาใด ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการคือการจัดเรียงทุกสิ่งที่คุณรู้ลงในเอกสารกรณีธุรกิจ จากนั้นขออนุมัติการลงทุนในโครงการจากคุณ
ทีมผู้บริหารและ/หรือสมาชิกคณะกรรมการ สิ่งที่น่าสนใจคือขั้นตอนนี้มักถูกมองว่าเป็นส่วนที่เครียดที่สุดของกระบวนการทั้งหมด คุณจะเริ่มต้นที่ไหน? คุณต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง? จะได้รับอย่างไร? ผู้บริหารของคุณจะมีคำถามอะไรเพิ่มเติมอีกบ้าง
ถาม? คุณมีเรื่องราวที่น่าสนใจเพียงพอหรือไม่? การเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอจะได้รับการอนุมัติหรือไม่
แม้ว่าเอกสารกรณีธุรกิจจะให้ความสำคัญและมีความสำคัญ แต่โดยทั่วไปแล้วขั้นตอนจะเรียบง่ายเกินไปและจบลงด้วยการมุ่งเน้นที่ตัวเลข แทนที่จะเป็นผู้บริหารการประเมินที่ซื่อสัตย์โดยทั่วไปกำลังมองหา กรณีธุรกิจของคุณไม่ใช่สเปรดชีต
การเงินเป็นองค์ประกอบสำคัญของกรณีธุรกิจ แต่ไม่ใช่องค์ประกอบเดียวเท่านั้น
กรณีธุรกิจของคุณจำเป็นต้องระบุประเด็นสำคัญสามประการเพื่อขออนุมัติและช่วยคุณขับเคลื่อนโครงการการเปลี่ยนแปลง:
- ความไว้วางใจ – ของคุณ กรณีธุรกิจจะต้องมีความแข็งแกร่งเพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าผู้บริหารของคุณไว้วางใจว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร
- ความซื่อสัตย์ – ควรเป็นการประเมินโครงการที่เสนออย่างตรงไปตรงมา การกำหนดองค์ประกอบที่อาจเร่งหรือชะลอโครงการ และกำหนดสมมติฐานทางการเงินและการส่งมอบโครงการที่คุณได้ทำไว้
- การกำกับดูแลกิจการ – จำเป็นต้องวางแผนเส้นทางที่ชัดเจนพร้อมจุดติดตามและประเมินผลที่แข็งแกร่งซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะบรรลุผลตามที่สัญญาไว้ มีแผนงานที่แข็งแกร่งซึ่งสรุปตัวชี้วัด 'การเปลี่ยนแปลง' ที่สำคัญที่ต้องทำให้สำเร็จและอะไร
สามารถใช้การดำเนินการแก้ไขได้
กรณีธุรกิจของคุณต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้:
การประเมินการจัดการการเปลี่ยนแปลง
กรณีทางธุรกิจใดๆ จำเป็นต้องรวมการประเมินโดยละเอียดเกี่ยวกับผลกระทบที่โครงการของคุณน่าจะมีต่อทีมของคุณ คุณต้องร่างโครงร่าง 'ปัจจัยด้านบุคลากร' ที่จะสนับสนุนการดำเนินโครงการของคุณและเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการ ที่จะทำอย่างนั้น
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- วัฒนธรรมและระบบค่านิยมปัจจุบันของคุณ
- ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจของคุณ รวมถึงจำนวนการเปลี่ยนแปลงที่กำลังดำเนินการหรือวางแผนไว้
- รูปแบบความเป็นผู้นำและการกระจายอำนาจที่มีอยู่ทั่วทั้งองค์กร
- การรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งก่อนและโครงการเปลี่ยนแปลง
- ทัศนคติของผู้บริหารระดับกลางของคุณต่อการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะเป็นกุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนการยอมรับของผู้ใช้ปลายทาง
- การสนับสนุนของผู้บริหารจำเป็นต้องขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งองค์กร
จัดแผนของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่กว้างขึ้น
กรณีทางธุรกิจใดๆ ก็ตามจำเป็นต้องวาดเส้นที่ชัดเจนและชัดเจนจากโครงการที่เสนอไปยังเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรของคุณอย่างน้อยหนึ่งเป้าหมาย จากนั้นเชื่อมโยงกลับไปยังการเปลี่ยนแปลงที่การเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอจะส่งมอบ นี่เป็นสิ่งสำคัญในการได้รับ
การสนับสนุนผู้บริหารสำหรับโครงการและได้รับการอนุมัติการใช้จ่ายใด ๆ สิ่งนี้จะต้องมีรายละเอียดมากกว่าแค่ 'X'
สอดคล้องกับเป้าหมาย Y เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเนื่องจากเป็นโครงการดิจิทัล. แล้วคุณจะแสดงให้เห็นระดับของรายละเอียดที่ต้องการได้อย่างไร?
- ทบทวนแผนกลยุทธ์องค์กรและแผนกของคุณ หากไม่มีอยู่ ให้พบกับทีมผู้บริหารอาวุโสของคุณและถามพวกเขาเกี่ยวกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญของพวกเขา
- จากนั้นระบุผลลัพธ์เฉพาะของโครงการของคุณที่จะสนับสนุนลำดับความสำคัญเหล่านั้น
- จัดแนวตัวชี้วัดความสำเร็จและไทม์ไลน์ของโครงการของคุณให้สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์กรและ/หรือแผนกที่กว้างขึ้น
ทดสอบสิ่งที่คุณค้นพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักสองสามรายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสมเหตุสมผล นอกจากนี้ยังช่วยบ่มเพาะแนวคิดของโครงการของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นด้วย
รับมือกับความเสี่ยง
ความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของกระบวนการตัดสินใจกรณีธุรกิจ ดังนั้นคุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณได้ทำการบ้านแล้ว และเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องของโครงการของคุณในสามประเด็นสำคัญ:
- ความเสี่ยงของโครงการ – ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบโครงการคืออะไร
- ความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตาม – อะไรคือความเสี่ยงขององค์กรที่ธุรกิจยังคงเผชิญในขณะที่ไม่ได้ทำโครงการ
- ความเสี่ยงจากผลตอบแทนการลงทุน – อะไรคือความเสี่ยงของการไม่บรรลุผลตอบแทนจากการลงทุนที่คาดหวัง
สำหรับความเสี่ยงแต่ละอย่าง คุณต้องระบุโอกาส ผลกระทบ การจัดอันดับความเสี่ยง และกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ และเจ้าของ ความเสี่ยงของโครงการควรได้มาจากกระบวนการวางแผนโครงการของคุณ ซึ่งโดยปกติจะเป็นความเสี่ยงที่ถูกเน้นในกรณีทางธุรกิจ
ส่วนที่มักจะพลาดคือความเสี่ยงจากการไม่ดำเนินการและความเสี่ยงจาก ROI
ความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตาม
ความเสี่ยงของการไม่ดำเนินการหมายถึงความเสี่ยงที่แท้จริงขององค์กรที่ธุรกิจเผชิญเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและบัญชีเจ้าหนี้ ทุกธุรกิจต้องเผชิญกับความเสี่ยงเหล่านี้ คำถามคือความเสี่ยงเหล่านั้นจะสูงเพียงใดเมื่อพิจารณาจากระบบ
และกระบวนการที่คุณมีอยู่แล้ว โดยทั่วไปมีความเสี่ยงขององค์กร 10 ประการในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและบัญชีเจ้าหนี้ของธุรกิจที่คุณต้องระวัง:
- ใบแจ้งหนี้ที่เป็นการฉ้อโกง – ความเสี่ยงที่คุณจะต้องจ่ายใบแจ้งหนี้ที่คุณไม่ควร
- การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของซัพพลายเออร์ – สิ่งนี้รวมเอาความเสี่ยงในการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับประเภทของเอกสาร/กระบวนการที่คุณต้องการให้พวกเขาถือ ความเสี่ยงที่นี่คือคุณเริ่มทำงานกับซัพพลายเออร์ที่ไม่มี
เอกสารที่จำเป็นหรือเอกสารของซัพพลายเออร์ที่มีอยู่หมดอายุ ซึ่งอาจรวมถึงการปฏิบัติตาม:- ข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล (ESG)
- การเป็นทาสสมัยใหม่
- ประกันภัย
- การรับรองระบบอุตสาหกรรม
- การประเมินอุตสาหกรรม
- ใบแจ้งหนี้ซ้ำ – ความเสี่ยงที่คุณจะจ่ายใบแจ้งหนี้เดียวกันสองครั้งให้กับซัพพลายเออร์
- การปฏิบัติตามภาษี – ความเสี่ยงที่คุณไม่สามารถปฏิบัติตามการส่งภาษี/กฎหมายที่เกี่ยวข้องได้เนื่องจากปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลหรือกระบวนการของคุณ
- การใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด – ความเสี่ยงจากการใช้จ่ายสินค้า/บริการของบริษัทโดยไม่ได้รับอนุญาต
- อนุมัติการใช้จ่าย – ความเสี่ยงที่คุณไม่สามารถแสดงการอนุมัติการใช้จ่ายขององค์กรสำหรับสินค้า/บริการตามนโยบายและขั้นตอนทางการเงินของคุณ
- การจับข้อมูลใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง – ความเสี่ยงที่คุณรวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องส่งผลให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการชำระเงินของซัพพลายเออร์
- ขัดผลประโยชน์ - ความเสี่ยงในการตัดสินใจใช้จ่ายขององค์กรโดยไม่มีการประเมินความขัดแย้งทางผลประโยชน์อย่างชัดเจน (เช่น การมอบสัญญาให้กับเพื่อนของพนักงานหรือผลประโยชน์ทางธุรกิจอื่น ๆ
- ความเสี่ยงตลอดอายุสัญญา – ความเสี่ยงนี้รวมเอาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสัญญาทั้งหมด รวมถึงด้านต่างๆ เช่น:
- ข้อกำหนดสัญญาที่ไม่เอื้ออำนวยและ/หรืออาจสร้างความเสียหายได้รับการตกลงกันโดยไม่มีการประเมินความเสี่ยงตามสัญญาที่เหมาะสม
- เอกสารสัญญาหายไป
- การอนุมัติสัญญาโดยพนักงานที่ไม่ได้รับอนุญาต
- สัญญาจะสิ้นสุดลงโดยไม่รู้ตัว
- ทำลายความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์ – ความเสี่ยงนี้เกี่ยวข้องกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อเพื่อชำระเงินซึ่งอาจทำลายความสัมพันธ์ที่คุณมีกับซัพพลายเออร์ของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น:
- การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ล่าช้า ล่าช้า หรือพลาด
- ต้นทุนการให้บริการสูงเนื่องจากกระบวนการติดตามผลด้วยตนเอง
- คำสั่งซื้อพลาดหรือไม่ถูกต้องเนื่องจากกระบวนการสั่งซื้อด้วยตนเอง
- การหยุดชะงักทางธุรกิจ – ความเสี่ยงนี้เกี่ยวข้องกับความเป็นไปได้ที่การจัดซื้อหลักของคุณเพื่อชำระเงินในการดำเนินธุรกิจจะหยุดชะงักเนื่องจากการที่พนักงานคนสำคัญลาออกจากตำแหน่งซึ่งเป็นผู้มีความรู้เกี่ยวกับกระบวนการด้วยตนเองที่สำคัญ
ความเสี่ยงต่อ ROI
หากคุณสามารถติดตามกระบวนการจนถึงจุดนี้ได้ คุณควรมีความคิดที่ชัดเจนว่ามูลค่าจะถูกส่งผ่านโครงการที่คุณเสนออย่างไรและเมื่อใด ซึ่งทั้งหมดนี้จะถูกกำหนดโดยชุดสมมติฐาน ความเสี่ยงต่อ ROI คือความเสี่ยงของ
ไม่เป็นไปตามสมมติฐานเหล่านั้น
ตัวอย่างเช่น หากคุณคำนวณว่าการลดต้นทุนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณจะถูกขับเคลื่อนโดยซัพพลายเออร์ที่ใช้ช่องทางการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมากขึ้น จะเกิดอะไรขึ้นหากการใช้ช้ากว่าที่คาดไว้ คุณสามารถใช้กลยุทธ์บรรเทาผลกระทบใดได้บ้าง
เพื่อให้แน่ใจว่าสมมติฐานใกล้เคียงกับความเป็นจริง?
ฉันแนะนำให้ตรวจสอบผลประโยชน์ที่คาดหวังทุกด้าน:
- ประโยชน์ของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้
- ประโยชน์การประมวลผล PO
- ผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง
- ผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับผู้คน
- ผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพ
จากนั้นจึงดำเนินการประเมินความเสี่ยงตามพื้นที่เหล่านั้นเพื่อระบุแนวโน้ม ผลกระทบ และกลยุทธ์ในการบรรเทาผลกระทบ
จากประสบการณ์ของเรา การระบุประเด็นที่ไม่ใช่ด้านการเงินของกรณีธุรกิจช่วยสร้างความไว้วางใจ แสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญของคุณ และทำให้ผู้บริหารของคุณมีความเป็นเลิศในด้านการเงินของกรณีธุรกิจ ในส่วนถัดไป ฉันจะดูการเพิ่มข้อมูลทางการเงินที่สำคัญเหล่านี้
ในกรณีธุรกิจของคุณ
