วิธีแปลงตาราง Word เป็น Excel

การจัดการกับตารางที่ยาวและซับซ้อนใน Word ถือเป็นเรื่องยุ่งยาก มักจะง่ายกว่าในการจัดการและจัดการข้อมูลใน Excel ดังนั้นคำถามจึงกลายเป็น: คุณจะแปลงตาราง Word เป็น Excel อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพได้อย่างไร 

การแปลงเอกสาร Word เป็น Excel นั้นไม่ซับซ้อนเท่าที่คุณคาดหวัง ในความเป็นจริง มีหลายวิธีในการถ่ายโอนข้อมูลของคุณ รวมถึงการคัดลอก-วางหรือการใช้เครื่องมือออนไลน์ เลือกวิธีการที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

คุณต้องแปลงตาราง Word เป็น Excel เมื่อใด

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเก็บและประมวลผลชุดข้อมูลขนาดใหญ่และดำเนินการคำนวณที่ซับซ้อน สามารถรองรับข้อมูลจำนวนมหาศาลได้ ด้วยจำนวนแถวและคอลัมน์นับพันต่อแผ่นงาน ทำให้สามารถคำนวณขั้นพื้นฐานและขั้นสูงได้ เช่น เลขคณิต สถิติ ตรรกะ และฟังก์ชันทางการเงิน คุณสมบัติที่ครอบคลุมทำให้เป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการคำนวณเชิงตัวเลข

แม้ว่า Microsoft Word จะเหมาะสำหรับการสร้างเอกสารและรายงานแบบข้อความ แต่ก็ไม่ได้มีไว้สำหรับจัดการกับข้อมูลจำนวนมากหรือคำนวณที่ซับซ้อน ดังนั้นความจำเป็นในการแปลงตาราง Word เป็น Excel จึงเกิดขึ้นเนื่องจากสาเหตุหลายประการ: 

• เมื่อคุณต้องการทำการวิเคราะห์ทางสถิติที่ซับซ้อน เช่น ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน การถดถอย และสหสัมพันธ์
• หากข้อมูลที่คุณกำลังทำงานด้วยจำเป็นต้องเรียงลำดับ กรอง หรือจัดหมวดหมู่
• เมื่อคุณต้องการใช้ตารางสรุปข้อมูลเพื่อสรุป วิเคราะห์ สำรวจ และนำเสนอข้อมูลของคุณ
• เมื่อคุณต้องเพิ่มข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญลงในเอกสาร Word และนำเสนอพร้อมกับลิงก์ไปยังแผ่นงาน Excel เพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม
• หากเอกสารที่คุณใช้งานมีตารางที่มีขนาดใหญ่เกินกว่าจะจัดการใน Word ได้
• เมื่อคุณต้องการสร้างการแสดงภาพข้อมูลของคุณ เช่น แผนภูมิ กราฟ หรือฮิสโตแกรม 
• เพื่อใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงของ Excel เช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การตรวจสอบข้อมูล และการวิเคราะห์แบบ What-if
• เมื่อคุณต้องการทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมหลายคนในชุดข้อมูลเดียวกัน

ไม่ว่าคุณจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การแปลงตาราง Word เป็น Excel สามารถปรับปรุงความสามารถในการผลิต ประสิทธิภาพ และความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้อย่างมาก ตอนนี้ เรามาดูวิธีการต่างๆ ในการแปลงตาราง Word เป็น Excel กัน

1. การคัดลอกและวางตารางด้วยตนเอง

นี่เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการถ่ายโอนตาราง Word ของคุณไปยัง Excel แม้ว่าโต๊ะขนาดใหญ่อาจใช้เวลานาน แต่ก็รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำหรับโต๊ะขนาดเล็ก 

นี่คือวิธีการ:

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณและค้นหาตารางที่คุณต้องการคัดลอก
2. คลิกที่จุดเริ่มต้นของตาราง กดปุ่มเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ท้ายตารางเพื่อเลือก
3. คลิกขวาที่พื้นที่ที่เลือกและเลือก 'คัดลอก' จากเมนูบริบท
4. เปิด Excel แล้ววางเคอร์เซอร์ในเซลล์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ตารางปรากฏ
5. คลิกขวาและเลือก 'วาง' ขณะนี้ข้อมูลตารางจะอยู่ใน Excel และคุณสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์และความสูงของแถวได้ตามต้องการ

โปรดทราบว่าบางครั้งวิธีนี้อาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดรูปแบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากตารางของคุณมีเซลล์ที่ผสานหรือเค้าโครงที่ซับซ้อน ดังนั้น อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลของคุณใน Excel หลังจากวาง

2. บันทึกเอกสาร Word เป็นไฟล์ .txt และเปิดใน Excel

Excel ให้คุณนำเข้าตารางจากไฟล์ .txt ดังนั้น ให้บันทึกเอกสาร Word ของคุณที่มีตารางเป็นไฟล์ .txt แล้วนำเข้าลงใน Excel 

มันให้อิสระแก่คุณในการเลือกรูปแบบข้อมูลคอลัมน์และตัวคั่น ดังนั้นการจัดรูปแบบพื้นฐาน เช่น รูปแบบตัวเลข วันที่ และข้อความจึงสามารถคงไว้ได้ 

นี่คือวิธีการ:

1. เปิดเอกสาร Word และค้นหาตารางที่คุณต้องการแปลง เลือกทั้งตาราง
2. คลิกที่แท็บเค้าโครง จากนั้นคลิก 'แปลงเป็นข้อความ' ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวคั่นที่คุณต้องการแล้วคลิก 'ตกลง'
3. บันทึกเอกสารเป็นไฟล์ .txt โดยคลิกที่ 'ไฟล์' จากนั้น 'บันทึกเป็น' และเลือก 'ข้อความธรรมดา (.txt)' จากเมนูแบบเลื่อนลง
4. เปิด Excel คลิก 'ไฟล์' จากนั้นคลิก 'เปิด' และค้นหาไฟล์ .txt ที่คุณบันทึกไว้ วิซาร์ดการนำเข้าจะปรากฏขึ้น
5. ปฏิบัติตามคำแนะนำของวิซาร์ดการนำเข้า: เลือก 'ตัวคั่น' คลิก 'ถัดไป' เลือกตัวคั่นของคุณ และคลิก 'ถัดไป' อีกครั้ง คุณยังสามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ได้
6. คลิก 'เสร็จสิ้น' เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการนำเข้า ตอนนี้คุณควรเห็นตารางของคุณใน Excel

ในไฟล์ข้อความ อักขระ เช่น เครื่องหมายจุลภาค แท็บ หรือช่องว่าง ทำหน้าที่เป็นตัวคั่น เพื่อแยกคำหรือวลี เมื่อนำเข้าไฟล์เหล่านี้ลงใน Excel ตัวคั่นที่เลือกจะช่วยแบ่งข้อมูลออกเป็นเซลล์แยกกัน 

แม้ว่าวิธีนี้จะตรงไปตรงมา แต่คุณต้องใช้เวลาพอสมควรในการทำความสะอาดข้อมูลในเอกสารที่มีข้อความและรูปภาพจำนวนมากนอกเหนือจากตารางด้วยตนเอง นอกจากนี้ ตารางที่มีความยาว เซลล์ที่ผสาน และเค้าโครงที่ซับซ้อนอาจไม่สามารถแสดงได้อย่างถูกต้องเมื่อแปลงเป็นรูปแบบ .txt

3. บันทึกเอกสารเป็น PDF และใช้คุณสมบัติ 'รับข้อมูล' ของ Excel

Excel มีฟังก์ชันในตัวที่เรียกว่า 'รับข้อมูล' ซึ่งสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งต่างๆ รวมถึงไฟล์ PDF ดังนั้น ให้บันทึกเอกสาร Word ของคุณเป็น PDF จากนั้นนำเข้าตารางของคุณโดยใช้ฟังก์ชัน 'รับข้อมูล' ใน Excel 

นี่คือวิธี:

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณแล้วไปที่ 'ไฟล์' > 'บันทึกเป็น' > 'PDF'
2. เปิด Excel ไปที่แท็บ 'ข้อมูล' และเลือก 'รับข้อมูล'
3. เลือก 'จากไฟล์' > 'จาก PDF' ในเมนูแบบเลื่อนลง
4. ค้นหาและเลือกไฟล์ PDF ที่คุณเพิ่งบันทึก จากนั้นคลิก 'นำเข้า'
5. จากนั้น Excel จะแสดงหน้าต่างนาวิเกเตอร์ — เลือกตารางที่คุณต้องการนำเข้าแล้วคลิก 'โหลด' เพื่อแก้ไข/วิเคราะห์ตาราง Word ใน Excel

วิธีนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งเวลาที่คุณมีหลายตารางในเอกสาร Word เพราะฟังก์ชัน 'Get Data' ของ Excel ระบุและนำเข้าตารางทั้งหมดในคราวเดียวได้ นอกจากนี้ยังรักษารูปแบบดั้งเดิมเอาไว้

อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้อาจไม่เหมาะกับเอกสารที่มีเค้าโครงที่ซับซ้อนหรือเซลล์ที่ผสานกัน เนื่องจากฟังก์ชัน 'รับข้อมูล' อาจไม่รู้จักการจัดรูปแบบดังกล่าวอย่างถูกต้อง

หมายเหตุ คุณยังสามารถแยกตารางออกจากไฟล์ข้อความโดยใช้คุณสมบัติ 'รับข้อมูล'

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการคัดลอกและวางตารางด้วยตนเอง หรือดำเนินการบันทึกและนำเข้าไฟล์ เครื่องมือการแปลงออนไลน์อาจเป็นตัวเลือกที่ดี 

เครื่องมือเหล่านี้สามารถแปลงเอกสาร Word ของคุณเป็นไฟล์ Excel ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม

ตัวแปลงออนไลน์ยอดนิยมบางตัว ได้แก่:

• Online2PDF
• Smallpdf
• Zamzar
• Convertio

เครื่องมือเหล่านี้ใช้งานง่าย โดยทั่วไป คุณจะต้อง:

1. เยี่ยมชมเว็บไซต์ของเครื่องมือการแปลงที่คุณเลือก
2. คลิก 'อัปโหลด' หรือ 'เลือกไฟล์' เพื่อเลือกเอกสาร Word ของคุณ
3. เลือก 'Excel' หรือ '.xlsx' เป็นรูปแบบผลลัพธ์
4. คลิกที่ 'แปลง' หรือ 'เริ่มการแปลง' เครื่องมือจะประมวลผลไฟล์ของคุณและแปลงเป็นเอกสาร Excel
5. เมื่อการแปลงเสร็จสมบูรณ์ ให้ดาวน์โหลดไฟล์ที่แปลงแล้วไปยังอุปกรณ์ของคุณ

แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้จะดีสำหรับการแปลงอย่างรวดเร็ว แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ ตัวอย่างเช่น อาจไม่รองรับตารางที่ซับซ้อนได้อย่างสมบูรณ์แบบหรือคงการจัดรูปแบบไว้ทั้งหมด 

นอกจากนี้ หากเอกสารของคุณมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณควรคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวของคุณ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้จะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ระหว่างการแปลง

วิธีการแบบแมนนวลและเครื่องมือง่ายๆ อาจไม่เพียงพอเมื่อคุณต้องการประมวลผลตารางที่ซับซ้อนหรือเอกสารหลายร้อยรายการไปพร้อมๆ กัน

นอกจากการแยกตารางแล้ว คุณอาจต้องใช้เครื่องมือในการระบุ จำแนก และแยกข้อมูลตามขนาดที่ต้องการ นี่คือที่มาของเครื่องมืออัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI

หากคุณกำลังต่อสู้กับระบบอัตโนมัติของเอกสารที่ซับซ้อน Nanonets คือสิ่งที่คุณต้องการ โดยดึงข้อมูลจากตารางที่ซับซ้อนที่สุดได้อย่างราบรื่น

การผสมผสาน OCR และ AI นาโนเน็ต สามารถอ่าน ทำความเข้าใจ และดึงข้อมูลจากเอกสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นก รายการเงินฝากถอนในบัญชีเงินฝากใบสั่งซื้อ หรือใบแจ้งหนี้ — ด้วยรูปแบบ ภาษา สกุลเงิน บรรทัดรายการ และชื่อคอลัมน์ที่แตกต่างกัน — Nanonets สามารถจัดการได้ทั้งหมด

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ Nanonets:

1. อัปโหลดไฟล์ Word ของคุณไปยังแพลตฟอร์ม
2. โมเดล AI จะดึงข้อมูลจากตารางในไฟล์โดยอัตโนมัติ
3. ตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่แยกออกมา
4. ดาวน์โหลดข้อมูลในรูปแบบที่คุณต้องการ เช่น .xlsx หรือ .csv
5. ส่งออกข้อมูลที่แยกออกมาไปยังซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือที่คุณต้องการ

มีอะไรอีก? ทุกครั้งที่คุณทำการแก้ไขด้วยตนเอง AI จะเรียนรู้จากการแก้ไขและปรับปรุงประสิทธิภาพ ทำให้มีความแม่นยำมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

หากคุณเป็นผู้ช่วยทางการเงิน นักบัญชี หรือนักวิเคราะห์ข้อมูล การได้รับข้อมูลที่คุณต้องการใน Excel นั้นมีชัยไปกว่าครึ่งเท่านั้น บ่อยครั้ง คุณต้องประมวลผลข้อมูลเพิ่มเติม วิเคราะห์ ส่งเพื่อขออนุมัติ หรือส่งออกไปยังซอฟต์แวร์อื่น ด้วย Nanonets คุณสามารถแยกข้อมูลและทำให้งานดาวน์สตรีมเหล่านี้เป็นอัตโนมัติได้

Nanonets นำเสนอการนำเข้าและส่งออกข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ การผสานรวมซึ่งหมายความว่าคุณสามารถย้ายข้อมูลระหว่างเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่คุณต้องการได้อย่างสะดวก มันทำงานร่วมกับเครื่องมือยอดนิยมเช่น:

•  Google เอกสาร
•  QuickBooks
•  Xero
•  SAP
• Salesforce
• ปราชญ์

อีกทั้งยังมี การรวม Zapierช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับแอพและบริการอื่นๆ หลายพันรายการ ทำให้งานต่างๆ ในเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

เอ็นจิ้น AI อันทรงพลังของ Nanonets และการผสานรวมที่ราบรื่นทำให้เป็นเครื่องมือที่ครอบคลุมสำหรับการประมวลผลเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่ซับซ้อนหรือปริมาณมาก

ด้วยการตรวจสอบอัตโนมัติ การมอบหมายงานในตัว และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบหลายขั้นตอน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะถูกบันทึก ประมวลผล และอนุมัติอย่างถูกต้อง คุณสามารถลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเอง ประหยัดเวลา รักษาความโปร่งใส และปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

ตัดขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักวิเคราะห์ทางการเงินที่ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก นักบัญชีที่จัดการใบแจ้งหนี้หลายใบ หรือนักศึกษาปริญญาเอกที่กำลังรวบรวมข้อมูลการวิจัย การถ่ายโอนตารางจาก Word ไปยัง Excel อาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้สามารถลดความซับซ้อนลงได้อย่างมากด้วยวิธีการและเครื่องมือที่ถูกต้อง

การประมวลผลข้อมูลของคุณเร็วขึ้นช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ การตัดสินใจ หรืองานสำคัญอื่นๆ ที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญของคุณได้มากขึ้น หวังว่าบทช่วยสอนฉบับย่อนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับคุณ

หากคุณต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติและความสามารถขั้นสูงของ Nanonets อย่าลังเลที่จะเรียนรู้ กำหนดเวลาการสาธิต กับทีมงานของเรา เรายินดีที่จะแนะนำคุณว่าเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเราสามารถปรับปรุงงานการประมวลผลเอกสารและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตได้อย่างมากอย่างไร 

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/convert-word-tables-excel/