จะจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้อย่างไร?

ผู้ประกอบการที่ชาญฉลาดรู้ว่าปีศาจอยู่ในรายละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องความชัดเจนทางการเงิน หัวใจของความชัดเจนดังกล่าวคือขั้นตอนเชิงกลยุทธ์ในการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ นั่นหมายถึงการคัดแยกเงินทุกดอลลาร์ที่ใช้ไปอย่างพิถีพิถันลงในถังที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ช่วยให้มองเห็นทิศทางการไหลของเงินทุนจากมุมสูง ในบล็อกนี้ เรากำลังเจาะลึกถึงสาเหตุและวิธีจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ

ทำไมต้องจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ?

เมื่อพูดถึงการจัดการการเงินของธุรกิจของคุณ ขั้นตอนพื้นฐานขั้นตอนหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการพัฒนารายการหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจยอดนิยมที่ครอบคลุม เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละธุรกรรมที่บริษัทของคุณทำได้รับการกำหนดไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้องอย่างเรียบร้อย ทำไมสิ่งนี้ถึงสำคัญคุณอาจถาม? คำตอบอยู่ที่ประโยชน์มากมายที่แนวทางปฏิบัตินี้มอบให้

ประการแรก การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาความสอดคล้องกันขององค์กรภายในบริษัทของคุณ ช่วยให้กระบวนการติดตามการไหลออกทางการเงินง่ายขึ้น ทำให้คุณดูว่าเงินของคุณไปที่ใดได้ง่ายขึ้น ความชัดเจนนี้มีคุณค่าอย่างยิ่ง ไม่เพียงแต่สำหรับการจัดการในแต่ละวันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัตถุประสงค์ด้านงบประมาณเชิงกลยุทธ์ด้วย การมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่ายของคุณ ทำให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบด้านว่าจะจัดสรรทรัพยากรเพื่อการเติบโตที่เหมาะสมที่สุดที่ไหน

นอกจากนี้ การทำความเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายใดจัดอยู่ในประเภทใดถือเป็นสิ่งสำคัญเมื่อพูดถึงเรื่องเวลาเสียภาษี ค่าใช้จ่ายบางอย่างสามารถหักลดหย่อนภาษีได้ ซึ่งหมายความว่าสามารถหักออกจากรายได้ที่ต้องเสียภาษีทั้งหมดของคุณได้ ซึ่งจะช่วยลดจำนวนภาษีที่คุณเป็นหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือจุดที่ความมหัศจรรย์ของการแบ่งหมวดหมู่ส่องสว่างอย่างแท้จริง ด้วยความขยันหมั่นเพียรในการกำหนดค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทให้อยู่ในประเภทที่ถูกต้อง คุณสามารถเพิ่มการหักเงินได้สูงสุด ซึ่งจะทำให้รายได้ที่ต้องเสียภาษีของคุณลดลง ผลลัพธ์? กระแสเงินสดมากขึ้นซึ่งสามารถนำกลับไปลงทุนกลับเข้าสู่ธุรกิจของคุณได้ ส่งเสริมการพัฒนาและการขยายเพิ่มเติม

ดังนั้น คำถามก็คือ คุณจะจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายในลักษณะที่ไม่เพียงแต่เก็บบันทึกทางการเงินของคุณให้เป็นระเบียบ แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพการหักภาษีของคุณได้อีกด้วย ในส่วนต่อไปนี้ เราจะเจาะลึกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั่วไปบางประเภทที่คุณควรติดตามในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ นอกจากนี้เรายังจะสำรวจว่าการจัดประเภทค่าใช้จ่ายสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติโดยใช้เทคโนโลยีได้อย่างไร

จะจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายอย่างไร?

มาดูความแตกต่างของการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจกัน

1. สร้างหมวดหมู่

ขั้นตอนแรกในการควบคุมภูมิทัศน์ทางการเงินของธุรกิจของคุณคือการสร้างหมวดหมู่ที่ชัดเจนและครอบคลุมสำหรับค่าใช้จ่ายของคุณ งานพื้นฐานนี้เป็นมากกว่าการฝึกหัดในองค์กร เป็นการเคลื่อนไหวเชิงกลยุทธ์สู่การได้รับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เกี่ยวกับการดำเนินงานทางการเงินของคุณ ต่อไปนี้เป็นหมวดหมู่สำคัญที่ธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งควรพิจารณา:

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน: นี่คือค่าใช้จ่ายในแต่ละวันที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณในการทำงาน รวมถึงค่าเช่าหรือการจำนองพื้นที่ธุรกิจของคุณ ค่าสาธารณูปโภค เครื่องใช้สำนักงาน และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาสถานที่ธุรกิจของคุณ
• ต้นทุนบุคลากร: เงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ และภาษีเงินเดือนจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ สิ่งสำคัญคือต้องจับตาดูค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้ดี เนื่องจากมักจะเป็นส่วนสำคัญของรายจ่ายทั้งหมดของคุณ
• เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์: ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน การลงทุนด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ หมวดนี้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ การซื้อฮาร์ดแวร์ การบำรุงรักษา และบริการสนับสนุนด้านไอที
• การตลาดและการโฆษณา: รวมค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการโปรโมตธุรกิจของคุณ เช่น การโฆษณา สื่อการตลาด และแคมเปญการตลาดดิจิทัลไว้ที่นี่ การตลาดที่มีประสิทธิผลมีความสำคัญต่อการเติบโต การติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้อย่างใกล้ชิดจึงเป็นสิ่งสำคัญ
• การเดินทางและความบันเทิง: สำหรับธุรกิจจำนวนมาก การพบปะกับลูกค้า การเข้าร่วมกิจกรรมในอุตสาหกรรม และกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเป็นสิ่งจำเป็น หมวดหมู่นี้รวบรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจและความบันเทิงของลูกค้า
• ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ: การจัดหาบริการระดับมืออาชีพจากภายนอก เช่น คำแนะนำด้านกฎหมาย การบัญชี และการให้คำปรึกษา มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจ ติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดี
• ประกันภัย: การประกันภัยที่เพียงพอไม่สามารถต่อรองได้สำหรับการปกป้องธุรกิจของคุณ หมวดหมู่นี้รวมถึงเบี้ยประกันภัยสำหรับการประกันภัยความรับผิด การประกันทรัพย์สิน และกรมธรรม์ประกันภัยธุรกิจอื่นๆ
• ภาษีและใบอนุญาต: ภาษี ไม่ว่าจะเป็นภาษีรายได้ การขาย หรือภาษีทรัพย์สิน และค่าธรรมเนียมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบอนุญาตประกอบธุรกิจหรือใบอนุญาต ควรได้รับการบันทึกอย่างพิถีพิถันภายใต้หมวดหมู่นี้
• การวิจัยและพัฒนา (R&D): สำหรับธุรกิจที่มุ่งเน้นด้านนวัตกรรม ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยและการพัฒนาผลิตภัณฑ์มีความสำคัญต่อการเติบโตและความสามารถในการแข่งขันในอนาคต

2. หมวดย่อย

การเจาะลึกลงในหมวดหมู่ย่อยช่วยให้ติดตามและวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายได้แม่นยำยิ่งขึ้น โดยให้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นว่าเงินของคุณไปที่ใด และระบุพื้นที่ที่อาจเป็นไปได้ในการประหยัดต้นทุน มาปรับแต่งหมวดหมู่ที่กล่าวถึงข้างต้น:

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
  • สาธารณูปโภค (ไฟฟ้า, น้ำ, อินเตอร์เน็ต)
  • เช่าหรือจำนอง
  • การบำรุงรักษาและการซ่อมแซม
  • เครื่องใช้และอุปกรณ์สำนักงาน
• ต้นทุนบุคลากร
  • เงินเดือนและค่าจ้าง
  • สวัสดิการ (ประกันสุขภาพ, แผนการเกษียณอายุ)
  • ภาษีเงินเดือน
• เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์
  • การสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
  • การซื้อฮาร์ดแวร์
  • บริการสนับสนุนด้านไอที
• การตลาดและการโฆษณา
  • การตลาดดิจิตอล
  • สิ่งพิมพ์โฆษณา
  • สื่อส่งเสริมการขาย
• การเดินทางและความบันเทิง
  • การเดินทาง (เที่ยวบิน รถเช่า)
  • ที่พัก
  • มื้ออาหารและความบันเทิง
• ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ
  • บริการด้านกฎหมาย
  • บริการด้านการบัญชี
  • ค่าที่ปรึกษา
• ประกันภัย
  • การประกันภัยความรับผิด
  • การประกันภัยทรัพย์สิน
  • การชดเชยแรงงาน
• ภาษีและใบอนุญาต
  • ภาษีเงินได้
  • ภาษีขาย
  • ใบอนุญาตและใบอนุญาต
• การวิจัยและพัฒนา (R&D)
  • การพัฒนาผลิตภัณฑ์
  • การวิจัยตลาด
  • ค่าธรรมเนียมสิทธิบัตรและเครื่องหมายการค้า

3. ติดตามค่าใช้จ่าย

รากฐานสำคัญของการจัดการทางการเงินที่มั่นคงคือการติดตามเงินทุกสตางค์ที่ไหลเข้าและออกจากธุรกิจของคุณอย่างพิถีพิถัน ในโลกดิจิทัลปัจจุบัน การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติไม่ได้เป็นเพียงความสะดวกสบายเท่านั้น มันเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาความสามารถในการแข่งขันและรับทราบข้อมูล ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ:

• ใช้โปรแกรมบัญชี: ใช้โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีที่เชื่อถือได้ซึ่งเหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณ แพลตฟอร์ม เช่น Nanonets, QuickBooks, Xero หรือ FreshBooks สามารถติดตามค่าใช้จ่าย การออกใบแจ้งหนี้ และบัญชีเงินเดือนได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และประหยัดเวลาได้อย่างมาก
• ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ดิจิทัล: ส่งเสริมการเก็บบันทึกดิจิทัลโดยจัดเก็บภาพสแกนหรือรูปถ่ายใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ แนวทางปฏิบัตินี้ไม่เพียงแต่สนับสนุนสภาพแวดล้อมเท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการดึงข้อมูลและการตรวจสอบง่ายขึ้นอีกด้วย
• บูรณาการบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต: โซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีจำนวนมากนำเสนอความสามารถในการเชื่อมโยงบัญชีธนาคารธุรกิจของคุณกับบัตรเครดิตได้โดยตรง ช่วยให้สามารถติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์และการกระทบยอดได้อย่างราบรื่น
• จัดหมวดหมู่ธุรกรรมทันที: สร้างนิสัยในการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่เกิดขึ้น การล่าช้าของงานนี้อาจทำให้เกิดความไม่ถูกต้องและค่าใช้จ่ายที่ถูกมองข้าม

4. รีวิวปกติ

ลักษณะธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาจำเป็นต้องมีการตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินของคุณเป็นประจำ แนวทางปฏิบัตินี้ช่วยในการระบุแนวโน้ม จัดการกระแสเงินสด และการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลรอบด้าน:

• รีวิวรายเดือน: อุทิศเวลาในแต่ละเดือนเพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่จัดหมวดหมู่ของคุณ มองหาแนวโน้ม เช่น การเพิ่มขึ้นอย่างไม่คาดคิดในบางหมวดหมู่ และตรวจสอบความผิดปกติใดๆ
• การประชุมทางการเงินรายไตรมาส: นอกเหนือจากการรีวิวเดี่ยว มีส่วนร่วมกับทีมหรือที่ปรึกษาทางการเงินของคุณทุกไตรมาสเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของธุรกิจ การประชุมเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการปรับเปลี่ยน
• เปรียบเทียบ: เปรียบเทียบอัตราส่วนค่าใช้จ่ายของคุณกับมาตรฐานอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่คล้ายคลึงกัน การเปรียบเทียบนี้สามารถเน้นย้ำถึงประสิทธิภาพหรือข้อกังวล ซึ่งเป็นแนวทางในกลยุทธ์ทางการเงินในอนาคต

5. ปรับหมวดหมู่ตามต้องการ

ความยืดหยุ่นในแนวทางการจัดการทางการเงินช่วยให้ธุรกิจของคุณปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงและความท้าทายที่ไม่คาดคิด:

• ความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป: เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตหรือเปลี่ยนทิศทาง ระบบการจัดหมวดหมู่ทางการเงินของคุณอาจต้องปรับตัว เปิดกว้างในการเพิ่มหมวดหมู่ใหม่หรือรวมหมวดหมู่ที่มีอยู่เพื่อให้สะท้อนถึงการดำเนินงานปัจจุบันของคุณได้ดียิ่งขึ้น
• การปรับฤดูกาล: สำหรับธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล การปรับหมวดหมู่หรืองบประมาณให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สามารถให้การคาดการณ์และการวางแผนทางการเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้น
• เทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงของตลาด: ติดตามความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและแนวโน้มของตลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อประเภทค่าใช้จ่ายของคุณ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนไปสู่การทำงานจากระยะไกลอาจช่วยลดความต้องการพื้นที่สำนักงานแต่เพิ่มค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ของคุณ

7. พิจารณาผลกระทบทางภาษี

การทำความเข้าใจและการวางแผนสำหรับผลกระทบทางภาษีของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจถือเป็นสิ่งสำคัญ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกันภายใต้กฎหมายภาษี และการจัดหมวดหมู่ที่เหมาะสมสามารถนำไปสู่การประหยัดภาษีได้อย่างมาก:

• ติดตามข่าวสารเกี่ยวกับกฎหมายภาษี: กฎระเบียบด้านภาษีมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง และการรับทราบข้อมูลสามารถช่วยให้คุณเพิ่มการหักเงินและเครดิตได้สูงสุด พิจารณาปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเพิ่มประสิทธิภาพสิทธิประโยชน์ทางภาษี
• แยกแยะระหว่างค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและส่วนบุคคล: แยกธุรกิจและการเงินส่วนบุคคลออกจากกันเพื่อให้การจัดเตรียมภาษีและสนับสนุนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายทางธุรกิจง่ายขึ้น
• เอกสารทุกอย่าง: เก็บรักษาบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างพิถีพิถันรวมทั้งใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ เอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการยืนยันการหักเงินและสามารถประเมินค่าได้ในกรณีของการตรวจสอบ
• แผนการหักเงิน: มีความเข้าใจเชิงรุกในการทำความเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายใดบ้างที่สามารถหักลดหย่อนได้ทั้งหมด หักได้บางส่วน หรือหักไม่ได้เลย ความรู้นี้สามารถมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจใช้จ่ายและกลยุทธ์ด้านภาษีได้ตลอดทั้งปี

8. มีความสม่ำเสมอ

ความสม่ำเสมอและความถูกต้องในการจัดประเภทและจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาบันทึกทางการเงินที่เชื่อถือได้:

• กำหนดแนวทางที่ชัดเจน: พัฒนาชุดกฎเกณฑ์ในการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายและปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ มาตรฐานนี้ช่วยลดความสับสนและข้อผิดพลาด ทำให้การวิเคราะห์ทางการเงินตรงไปตรงมามากขึ้น
• อัปเดตบันทึกทางการเงินเป็นประจำ: ทำให้เป็นกิจวัตรในการอัปเดตและตรวจสอบบันทึกทางการเงินของคุณเป็นประจำ การอัปเดตที่สอดคล้องกันช่วยป้องกันงานค้างและทำให้ง่ายต่อการมองเห็นแนวโน้มและแก้ไขปัญหาได้ทันที
• ฝึกทีมของคุณ: หากสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เกี่ยวข้องกับการจัดการทางการเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการฝึกอบรมและเข้าใจถึงความสำคัญของความสม่ำเสมอในการติดตามและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย
• ทบทวนและปรับปรุงกระบวนการ: เมื่อธุรกิจของคุณพัฒนาขึ้น แนวทางการจัดการทางการเงินของคุณก็ควรพัฒนาเช่นกัน ตรวจสอบกระบวนการของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อประสิทธิภาพและความถูกต้อง และพร้อมทำการปรับเปลี่ยนเพื่อปรับปรุงกระบวนการเหล่านั้น

หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายพร้อมสิทธิประโยชน์ทางภาษี

การทำความเข้าใจวิธีจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายและสินทรัพย์ในธุรกิจของคุณตามแนวทางของ IRS เป็นแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการจัดการทางการเงินที่อาจส่งผลต่อผลกำไรของคุณอย่างมาก การจัดหมวดหมู่ที่เหมาะสมไม่เพียงแต่เตรียมคุณให้พร้อมสำหรับฤดูกาลภาษีที่ราบรื่นยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยให้สามารถวางแผนเชิงกลยุทธ์สำหรับการจัดการกระแสเงินสดได้อีกด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ที่ซึ่งส่วนต่างของข้อผิดพลาดมีน้อย และอัตราการรอดตายนั้นเป็นเพียงการโยนเหรียญเกินกว่าห้าปี การฝึกฝนศิลปะในการติดตามค่าใช้จ่ายและการใช้ประโยชน์จากสิทธิประโยชน์ทางภาษีเป็นสิ่งสำคัญ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจครอบคลุมต้นทุนใดๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อแสวงหารายได้ IRS กำหนดว่าเพื่อให้มีสิทธิ์ได้รับการลดหย่อนภาษี ค่าใช้จ่ายต้องเป็นทั้ง "ปกติและจำเป็น" คำจำกัดความกว้างๆ นี้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่เงินเดือนที่คุณจ่ายให้กับพนักงานไปจนถึงค่าเช่าพื้นที่สำนักงานของคุณ

เรามาดูโอกาสในการลดหย่อนภาษีกันแบบสั้นๆ กันดีกว่า รวมไว้ในกรอบการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านภาษีของคุณให้สูงสุด

ค่าใช้จ่ายทางการตลาดและการโฆษณา: ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการทำการตลาดและการโฆษณาธุรกิจของคุณ รวมถึงค่าใช้จ่ายสำหรับนามบัตร การพัฒนาเว็บไซต์ และการโฆษณาผ่านสื่อดิจิทัลหรือแบบดั้งเดิม โดยทั่วไปสามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ หมวดหมู่นี้กว้าง ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การสร้างสื่อโฆษณาไปจนถึงค่าธรรมเนียมสมาชิกสำหรับเครือข่ายธุรกิจหรือองค์กรการค้า โดยมีเงื่อนไขว่ามีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมธุรกิจของคุณ​​

ค่าพาหนะและค่าเดินทาง: สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ใช้ยานพาหนะส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ IRS อนุญาตให้หักค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการเช่า การประกันภัย การซ่อมแซม ค่าเชื้อเพลิง และค่าเช่าอู่รถ คุณมีตัวเลือกในการใช้อัตราระยะทางมาตรฐานหรือคำนวณค่าใช้จ่ายจริงตามเปอร์เซ็นต์การใช้งานทางธุรกิจของยานพาหนะ​​ นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ รวมถึงค่าเดินทาง ที่พัก และอาหาร (มีข้อจำกัดบางประการ) ก็นำไปหักลดหย่อนได้เช่นกัน โดยเน้นย้ำถึงความจำเป็นที่สิ่งเหล่านี้จะต้องเกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจ​​

เบี้ยประกันภัย: ค่าประกันสำหรับการปกป้องธุรกิจของคุณ รวมถึงความรับผิด ทรัพย์สิน ค่าชดเชยคนงาน และเบี้ยประกันสุขภาพ มักจะนำไปหักลดหย่อนได้เต็มจำนวน ซึ่งสามารถขยายไปสู่ความคุ้มครองเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจและผลประโยชน์ของพนักงาน​​​​​​​​

ค่าตอบแทนและสวัสดิการพนักงาน: เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส และแบบฟอร์มค่าตอบแทนอื่นๆ ของพนักงาน ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถนำไปหักลดหย่อนได้ ซึ่งรวมถึงภาษีเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ต่างๆ เช่น ประกันสุขภาพ เงินสมทบแผนการเกษียณอายุ และความช่วยเหลือด้านการศึกษา โดยมีเงื่อนไขว่าสิ่งเหล่านี้เพื่อประโยชน์ของพนักงานของคุณและตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด​​

บริการระดับมืออาชีพ: ค่าธรรมเนียมที่จ่ายสำหรับบริการด้านกฎหมาย การบัญชี ที่ปรึกษา และบริการด้านไอทีที่จำเป็นและเป็นเรื่องปกติสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณสามารถหักออกได้ สิ่งนี้สนับสนุนธุรกิจในการใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญภายนอกโดยไม่ต้องแบกรับภาระทางการเงินทั้งหมด

มื้ออาหารเพื่อธุรกิจ: การสร้างเครือข่ายหรือพูดคุยเรื่องธุรกิจระหว่างมื้ออาหาร? ห้าสิบเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายเหล่านี้นำไปหักลดหย่อนได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณจัดเตรียมอาหารให้กับพนักงานภายใต้เงื่อนไขบางประการ เช่น การทำงานล่วงเวลาหรืองานปาร์ตี้ในออฟฟิศ คุณกำลังได้รับการหักเงิน 100%

อุปกรณ์และซอฟต์แวร์: การจัดซื้อหรือเช่าอุปกรณ์ทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักร ยานพาหนะ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน และซอฟต์แวร์ สามารถให้ส่วนลดได้ การรักษาเฉพาะอาจขึ้นอยู่กับลักษณะของสินทรัพย์และการใช้งานภายในธุรกิจของคุณ​​ กรมสรรพากรอนุญาตให้มีการคิดค่าเสื่อมราคาของอุปกรณ์ตลอดอายุการใช้งานหรือในบางกรณีสามารถตัดจำหน่าย 100% ทันทีสำหรับรายการภายใต้เกณฑ์ที่กำหนด

ค่าสาธารณูปโภคและค่าใช้จ่ายสำนักงาน: ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจตามปกติ เช่น ค่าสาธารณูปโภค (ไฟฟ้า น้ำ อินเทอร์เน็ต) และดอกเบี้ยค่าเช่าหรือจำนองทรัพย์สินทางธุรกิจ สามารถหักลดหย่อนได้เต็มจำนวน ซึ่งครอบคลุมถึงการบำรุงรักษาและการซ่อมแซมที่จำเป็นเพื่อให้สถานที่ธุรกิจของคุณดำเนินงานได้​​

ให้เช่า: ค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ธุรกิจของคุณสามารถหักลดหย่อนได้ หากธุรกิจของคุณจำเป็นต้องเช่าอุปกรณ์ด้วย ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจะรวมอยู่ในรายการหักลดหย่อนด้วย

บริจาคเพื่อการกุศล: การมีส่วนร่วมในการทำบุญสามารถให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้ภายใต้เงื่อนไขบางประการ ซึ่งเป็นการเพิ่มชั้นของความรับผิดชอบทางการเงินให้กับความพยายามด้านความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กรของคุณ

ค่าดูแลที่ต้องพึ่งพา: ส่วนหนึ่งของสิ่งที่คุณจ่ายสำหรับค่าดูแลเด็กหรือค่าเลี้ยงดูสามารถนำไปหักลดหย่อนได้ ซึ่งจะช่วยบรรเทาทุกข์ให้กับเจ้าของธุรกิจที่สร้างสมดุลระหว่างครอบครัวและองค์กร

เงินสมทบเพื่อการเกษียณอายุ: การลงทุนในอนาคตของคุณและพนักงานผ่านแผนการเกษียณอายุไม่เพียงแต่รับประกันความเป็นอยู่ที่ดีในระยะยาว แต่ยังให้ข้อได้เปรียบทางภาษีทันทีอีกด้วย

หนี้สูญ: ความเป็นจริงในโลกธุรกิจ การให้กู้ยืมแก่พนักงาน หรือการขายสินเชื่อให้กับลูกค้าที่ไม่ได้รับชำระ สามารถกลายเป็นโอกาสในการหักลดหย่อนได้อย่างแท้จริง ข้อแม้? สิ่งเหล่านี้จะต้องเป็นหนี้ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างแท้จริง ซึ่งเป็นข้อกำหนดที่เน้นย้ำถึงความสำคัญของเอกสารประกอบและความรอบคอบ

ต้นทุนการเริ่มต้นและองค์กร: ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นธุรกิจสามารถตัดจำหน่ายและหักออกได้ในหลายปี​​

ค่าธรรมเนียมธนาคารและดอกเบี้ย: ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบัญชีธนาคารธุรกิจสามารถหักลดหย่อนได้​​ Aนอกจากนี้ เนื่องจากต้นทุนการกู้ยืมไม่ว่าจะผ่านการกู้ยืมหรือเครดิตโดยธรรมชาติแล้วเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ IRS อนุญาตให้หักดอกเบี้ยจ่ายเพื่อกระตุ้นให้ธุรกิจใช้เครดิตเป็นเครื่องมือในการเติบโตโดยไม่มีการลงโทษที่ไม่เหมาะสม

แรงงานตามสัญญา: ในระบบเศรษฐกิจที่ต้องพึ่งพาฟรีแลนซ์และผู้รับเหมามากขึ้น ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับแรงงานที่ยืดหยุ่นนี้สามารถหักลดหย่อนได้ ความสามารถในการปรับตัวด้านพนักงานซึ่งสะท้อนถึงสิทธิประโยชน์ทางภาษี ตอกย้ำลักษณะการพัฒนาของการดำเนินธุรกิจยุคใหม่

การศึกษาและการฝึกอบรม: ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาทักษะของพนักงานและการพัฒนาวิชาชีพสามารถหักลดหย่อนได้ หากเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ​​

โฮมออฟฟิศ: สำหรับผู้ที่ดำเนินกิจการอาณาจักรของตนจากที่บ้าน ส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบ้านสามารถเปลี่ยนเป็นการหักลดหย่อนทางธุรกิจได้ หากพื้นที่นั้นใช้สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ

การสูญเสียอุบัติเหตุ: ภัยธรรมชาติและภัยพิบัติที่ไม่คาดฝันอาจทำให้เกิดปัญหาทางการเงินอย่างมาก อย่างไรก็ตาม IRS เสนอเส้นชีวิตด้วยการหักเงินสำหรับความสูญเสียที่เกิดขึ้น หากสิ่งเหล่านี้ไม่ได้รับการชดเชยโดยการประกันภัย หมวดหมู่นี้กล่าวถึงหลักการที่กว้างขึ้นของการบริหารความเสี่ยงและผลกระทบทางการเงิน

การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติด้วย Nanonets

ในภูมิทัศน์ธุรกิจที่พัฒนาอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ระบบอัตโนมัติกลายเป็นสิ่งจำเป็นในการรักษาความสามารถในการแข่งขันและมีประสิทธิภาพ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงงานที่พิถีพิถันในการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นกระบวนการที่แม้จะสำคัญ แต่ก็อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ เข้าสู่ Nanonets ซึ่งเป็นแพลตฟอร์ม AP Automation อันล้ำสมัยที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ ทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณยังคงจัดระเบียบ เพิ่มสิทธิประโยชน์ทางภาษีให้สูงสุด ป้องกันการฉ้อโกง และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

1. การบันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ:

ใบเสร็จรับเงินจะถูกบันทึกได้เร็วกว่าสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่รวดเร็ว ต้องขอบคุณความมหัศจรรย์ของเทคโนโลยีมือถือและการผสานรวมที่ราบรื่นเพื่อนำเข้าใบเสร็จรับเงินจากกล่องจดหมาย แอป และฐานข้อมูลของคุณ

2. การบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ:

Nanonets ใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) ขั้นสูงเพื่อดึงข้อมูลจากใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ ความสามารถนี้หมายความว่าทันทีที่เอกสารเข้าสู่ระบบของคุณ Nanonets จะเริ่มจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายโดยระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ จำนวนเงิน และอื่นๆ ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ไปอย่างมากและความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด

3. การจัดหมวดหมู่อัจฉริยะ:

ด้วยความเข้าใจว่าทุกธุรกิจมีหลักปฏิบัติทางการเงินที่เป็นเอกลักษณ์ Nanonets จึงมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งกฎและหมวดหมู่ตามความต้องการเฉพาะของคุณ ไม่ว่าคุณจะต้องเพิ่มหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายใหม่ แก้ไขรายการที่มีอยู่ หรือตั้งค่ากฎเฉพาะสำหรับการจัดหมวดหมู่อัตโนมัติ Nanonets มีเครื่องมือในการทำให้มันเกิดขึ้น การปรับแต่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจและกลยุทธ์การวางแผนภาษีของคุณ

คุณยังสามารถเปิด การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายอัจฉริยะปรับแต่งหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายและหมวดหมู่ย่อยตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ จากนั้น Nanonets จะกำหนดค่าใช้จ่ายให้กับหมวดหมู่ หมวดย่อยที่เหมาะสม และตรวจจับความผิดปกติเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติ ยิ่งไปกว่านั้น ฟีเจอร์นี้ยังใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้ข้อมูลการฝึกอบรมใดๆ!

4. การอนุมัติง่าย: 

การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ขับเคลื่อนโดยระบบจะเริ่มทำงานก่อน โดยจะทำเครื่องหมายเฉพาะค่าผิดปกติเท่านั้น ผู้จัดการจะต้องมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่แท้จริงแทนที่จะเล่น Whack-a-Mole กับทุกรายงาน จากนั้นคุณสามารถเพิ่มบุคคลในวงเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปยังการอนุมัติไปยังบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้ คุณยังสามารถบังคับใช้นโยบายการอนุมัติและการตรวจสอบความถูกต้องแบบกำหนดเองได้

5. การบูรณาการกับซอฟต์แวร์บัญชีและแอปอื่นๆ:

Nanonets มีความสามารถในการบูรณาการอย่างราบรื่นกับซอฟต์แวร์การบัญชียอดนิยม เช่น QuickBooks, Xero และ FreshBooks ซึ่งหมายความว่าเมื่อค่าใช้จ่ายถูกรวบรวมและจัดหมวดหมู่แล้ว ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นก็สามารถนำเข้าไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้โดยตรง โดยคงแหล่งข้อมูลทางการเงินของคุณไว้ที่แหล่งเดียว

6. การมองเห็นการใช้จ่ายและงบประมาณแบบเรียลไทม์

ด้วย Nanonets คุณสามารถเข้าถึงการรายงานแบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึกเชิงวิเคราะห์เกี่ยวกับข้อมูลค่าใช้จ่ายของคุณ คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามรูปแบบการใช้จ่าย ระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน และทำการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลทางการเงินที่ทันสมัย นอกจากนี้ การมองเห็นค่าใช้จ่ายที่จัดหมวดหมู่ได้ทันทียังช่วยให้การจัดทำงบประมาณ การคาดการณ์ และการเตรียมภาษีดีขึ้นอีกด้วย

7. การปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความพร้อมในการตรวจสอบ:

การตรวจสอบอัตโนมัติอย่างต่อเนื่องทำให้ชีวิตง่ายขึ้น ความผิดปกติยื่นออกมาเหมือนนิ้วโป้งเจ็บ และการบังคับใช้นโยบายก็เข้มงวดยิ่งกว่ากลอง

สรุป

โดยสรุป การเรียนรู้ศิลปะการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของสุขอนามัยทางการเงินเท่านั้น เป็นความพยายามเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน การเพิ่มประสิทธิภาพด้านภาษี และเส้นทางการเติบโตโดยรวมของธุรกิจของคุณ ด้วยการจัดหมวดหมู่อย่างเข้มงวดและการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอัตโนมัติเช่น Nanonets ธุรกิจต่างๆ สามารถบรรลุระดับความชัดเจนทางการเงินและประสิทธิภาพที่ไม่เคยบรรลุมาก่อน

ด้วยการนำแนวทางปฏิบัติที่ระบุไว้ในบล็อกนี้ ตั้งแต่การกำหนดประเภทค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมไปจนถึงการบูรณาการเครื่องมือการจัดการค่าใช้จ่ายที่ล้ำสมัย ผู้ประกอบการจะได้รับข้อมูลเชิงลึกอันล้ำค่าเกี่ยวกับการดำเนินงานทางการเงินของตน สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยในการตัดสินใจในแต่ละวันเท่านั้น แต่ยังช่วยวางตำแหน่งธุรกิจเพื่อการเติบโตที่ยั่งยืนและความยืดหยุ่นเมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป

พร้อมที่จะปฏิวัติกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายและปลดล็อคศักยภาพสูงสุดในการดำเนินงานทางการเงินของคุณแล้วหรือยัง? กำหนดเวลาการสาธิตกับ Nanonets วันนี้! ค้นพบว่าแพลตฟอร์ม AP Automation ของเราสามารถปรับปรุงการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณ ปรับปรุงการเพิ่มประสิทธิภาพภาษี และมอบข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้าได้อย่างไร

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/