วิธีการระบุและป้องกันการฉ้อโกงของผู้ขาย

กำลังมองหาโซลูชัน AP Automation ที่ใช้ AI อยู่ใช่ไหม ดู นาโนเน็ต เพื่อความแม่นยำที่ดีขึ้น ความยืดหยุ่นที่มากขึ้นและชุดการบูรณาการที่หลากหลายกับการบัญชี ระบบ ERP และอื่นๆ อีกมากมาย!

กำหนดเวลาการสาธิต

---

การดำเนินธุรกิจเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงมากมาย ความเสี่ยงจากการฉ้อโกงอาจเกิดขึ้นจากการมีส่วนร่วมกับบุคคลที่สาม เช่น ผู้ขาย หรือแม้แต่พนักงาน หนึ่งการฉ้อโกงอาละวาดที่เกี่ยวข้องกับ กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ เป็นการฉ้อโกงผู้ขาย

การฉ้อโกงของผู้จำหน่ายอาจเกิดขึ้นจากแหล่งเดียวหรือหลายแหล่งในลักษณะที่ซับซ้อนมาก หากตรวจไม่พบ อาจทำให้ธุรกิจเสียหายอย่างหนัก อ่านต่อเพื่อทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการฉ้อโกงของผู้ขาย หมวดหมู่ และวิธีตรวจจับและป้องกัน

สารบัญ

การฉ้อโกงของผู้ขายคืออะไร

การฉ้อโกงของผู้ขาย หมายถึง การทุจริตต่อหน้าที่ซึ่งอาจเกิดขึ้นเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัวโดยผู้ขาย ผู้ขายหลายราย หรือพนักงาน เจ้าหนี้การค้า (AP) ของบริษัท

กล่าวง่ายๆ ก็คือเป็นการหลอกลวงประเภทหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการปลอมแปลงข้อมูลบัญชีของผู้ขายหรือผู้รับใน AP เพื่อโอนการชำระเงิน การฉ้อโกงการชำระเงินสามารถทำได้โดย:

• พนักงานหนึ่งคนหรือหลายคน
• ผู้ขายหนึ่งรายหรือหลายราย
• การทำงานร่วมกันระหว่างผู้ขายและพนักงาน
• นิติบุคคลภายนอกที่แก้ไขข้อมูลการชำระเงินของผู้ขายที่ไม่มีใครรู้จัก

บางครั้งความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องอาจทำให้การตรวจจับการฉ้อโกงของผู้ขายทำได้ยาก และทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการสูญเสียมหาศาล

กระทบใครบ้าง

โดยทั่วไปแล้ว การฉ้อโกงของผู้ขายสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางได้ค่อนข้างรุนแรง องค์กรดังกล่าวมีความเสี่ยงสูงเนื่องจากมักไม่มีการควบคุมหรือจุดตรวจสอบที่เข้มงวดซึ่งสามารถติดตามและระบุการฉ้อโกงดังกล่าวได้

นอกจากนี้ องค์กรขนาดเล็กที่มีทีมพนักงานขนาดเล็กยังต้องพึ่งพาพนักงานขั้นต่ำในการจัดการหลายคน AP ฟังก์ชั่น. ดังนั้น พนักงานคนหนึ่งที่รับผิดชอบในการรับใบแจ้งหนี้และการอนุมัติการชำระเงินอาจถูกล่อลวงให้จัดการบันทึก ซึ่งอาจส่งผลเสียหายอย่างใหญ่หลวงต่อการเงินและความน่าเชื่อถือของบริษัท

นี่ไม่ได้หมายความว่าองค์กรขนาดใหญ่จะไม่ตกอยู่ในความเสี่ยง แต่ด้วยวิธีการ ความสามารถ และพนักงานที่ค่อนข้างใหญ่ พวกเขามีแนวโน้มที่จะปรับใช้การควบคุมความเสี่ยงที่แข็งแกร่ง ซึ่งสามารถลดอุบัติการณ์ของการฉ้อโกงผู้ขายได้

องค์กรขนาดเล็กจะอ่อนไหวต่อการฉ้อโกงของผู้ขายมากขึ้น หากขาดวิธีการและความสามารถในการใช้กระบวนการติดตามและการควบคุม หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ อาจเป็นเรื่องยากที่จะป้องกันหรือบรรเทาการฉ้อโกงประเภทต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในแผนก AP ของพวกเขา

หมวดหมู่ของการฉ้อโกงของผู้ขาย

การฉ้อโกงของผู้ขายอาจแตกต่างกันอย่างมากในลักษณะที่ดำเนินการ สามารถแบ่งได้เป็นรายละเอียดดังนี้

• การฉ้อโกงการเรียกเก็บเงิน: หมายถึงการจัดการการชำระเงินที่พนักงานทำใน 2 วิธี อาจเกี่ยวข้องกับผู้ขายที่เป็นเท็จหรือทำการชำระเงินซ้ำโดยใช้บัญชีของผู้ขายจริง
• ผู้ขายที่สมมติขึ้น – พนักงานที่มีการควบคุมและการเข้าถึงที่เพียงพอตั้งค่าบัญชีผู้ขายปลอมหรือบริษัทเชลล์ ลงทะเบียนเป็นผู้ขาย และชำระเงินให้กับบัญชีนี้เป็นประจำ
• การชำระเงินที่ซ้ำกัน – พนักงานใช้บัญชีของผู้จัดจำหน่ายที่แท้จริง จัดการบันทึกการชำระเงิน และเริ่มการชำระเงินสองครั้งในใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย เงินพิเศษจะถูกโอนไปยังบัญชีของพนักงาน
• ตรวจสอบการจัดการ: การฉ้อโกงประเภทนี้เกี่ยวข้องกับพนักงานที่มีส่วนร่วมในการปลอมแปลงหรือแก้ไขข้อมูลในเช็คของผู้ขาย เพื่อกำหนดเส้นทางการชำระเงินไปยังบัญชีธนาคารส่วนบุคคล
• การรับสินบน: ผลจากความเข้าใจระหว่างผู้ขายและพนักงาน การฉ้อโกงประเภทนี้เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ได้รับเงินโอนส่วนบุคคลจากผู้ขายเพื่อแลกกับผลประโยชน์พิเศษหรือการขาย
• การเรียกเก็บเงินส่วนเกิน: เมื่อผู้ขายเรียกเก็บเงินจากบริษัทสำหรับปริมาณ/ราคาที่เกินจากที่ตกลงกันในตอนแรก จะเรียกว่าการเรียกเก็บเงินเกิน การปฏิบัติประเภทนี้สามารถทำได้โดยลำพังหรือสมรู้ร่วมคิดกับพนักงาน
• การกำหนดราคา: การฉ้อโกงประเภทนี้เกิดขึ้นเมื่อผู้ขายสองรายร่วมกันกำหนดราคาให้สูงกว่าอัตราปกติ ผู้ซื้อ/บริษัทจะถูกบังคับให้จ่ายในราคาที่สูงขึ้นโดยไม่คำนึงถึงผู้ขาย พนักงานสามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลภายในสำหรับผู้ขายเพื่อรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับงบประมาณ
• การเสนอราคาประมูล: วิธีการทั่วไปในการฉ้อโกง มักจะทำผ่านความร่วมมือระหว่างผู้ขายและพนักงานตั้งแต่ 2 รายขึ้นไปเพื่อให้ได้สัญญาจัดซื้อจัดจ้างแก่ผู้เสนอราคาสูงสุด พนักงานจะได้รับการชดเชยอย่างเหมาะสมสำหรับการสนับสนุนและช่วยเหลือในการฉ้อโกง
• การฉ้อโกงทางไซเบอร์: อาจเป็นประเภทที่ยากที่สุดในการตรวจจับ กรณีการฉ้อโกงของผู้ขายดังกล่าวดำเนินการโดยบุคคลที่ไม่รู้จักและไม่ได้รับอนุญาต โดยไม่เกี่ยวข้องกับบริษัทหรือผู้ขาย ที่นี่ หน่วยงานภายนอกสามารถจัดการบัญชีของผู้ขายที่มีอยู่และโอนการชำระเงินไปยังบัญชีของพวกเขาได้ ธุรกรรมทั้งหมดทำผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้การตรวจจับและป้องกันยากขึ้นสำหรับธุรกิจ

การตรวจจับและป้องกันการฉ้อโกงของผู้ขาย

การตรวจจับและป้องกันการฉ้อโกงของผู้ขายไม่ใช่เรื่องง่ายแต่ทำได้ เมื่อคุณระบุประเด็นสำคัญที่ขาดการควบคุมแล้ว การใช้การควบคุมและมาตรการที่เข้มงวดยิ่งขึ้นสามารถช่วยป้องกันกรณีการฉ้อโกงของผู้ขายได้ เรามาดูวิธีต่างๆ ที่การควบคุมสามารถนำไปใช้ในองค์กรเพื่อป้องกันการฉ้อโกงของผู้ขาย

การควบคุมผู้ขาย

เนื่องจากกรณีการฉ้อโกงของผู้ขายส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับผู้ขาย การปฏิบัติตามข้อควรระวังบางประการตั้งแต่การเลือกจนถึงการชำระเงินจึงอาจลดอุบัติการณ์ของพวกเขาได้ ต่อไปนี้คือการควบคุมที่อาจเกิดขึ้น:

• การติดตามตรวจสอบสถานะในกระบวนการลงทะเบียนผู้ขาย ควรเน้นที่การตรวจสอบรายละเอียดของผู้ขาย เช่น ที่อยู่ทางไปรษณีย์ รวมทั้งตู้ไปรษณีย์ หมายเลขติดต่อ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย บุคคลที่ติดต่อ และบัญชีธนาคาร
• การรักษาฐานข้อมูลผู้ขายแบบรวมศูนย์ด้วยการตั้งค่ากำหนด การมีรายชื่อผู้ขายที่มีความเสี่ยงสูงแยกต่างหากสามารถช่วยเริ่มต้นการอนุมัติเพิ่มเติมสำหรับการหักบัญชีการชำระเงินได้
• ดำเนินการตรวจสอบผู้ขายผ่านการตรวจสอบภายนอก/แหล่งที่มา หรือพนักงานนอกแผนกผู้ขายเพื่อการประเมินที่เป็นกลาง
• ตรวจสอบว่าที่อยู่ของผู้จัดจำหน่ายหรือข้อมูลอื่นๆ ไม่ตรงกับข้อมูลของพนักงานหรือคล้ายกับผู้ขายที่มีอยู่
• ตรวจสอบไฟล์หลักของผู้ขายเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าปริมาณการเรียกเก็บเงินเป็นจริงและไม่มีความไม่สอดคล้องกัน

มาตรการพนักงาน

แม้ว่าจะถูกเรียกว่าเป็นการฉ้อโกงของผู้ขาย แต่บ่อยครั้งที่คนวงในได้รับความช่วยเหลือเพื่อจัดการการฉ้อโกงส่วนใหญ่ มาตรการสำคัญบางประการในการตรวจสอบการมีส่วนร่วมของพนักงานในการฉ้อโกงดังกล่าว ได้แก่

• ดำเนินการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียดในขณะที่จ้างพนักงานหรือหน่วยงานใหม่ (เมื่อ เจ้าหนี้นอกระบบ)
• เก็บข้อมูลทางการเงินเป็นความลับและจำกัดเฉพาะพนักงานในระดับที่สูงขึ้น
• องค์กรขนาดใหญ่สามารถแยกหน้าที่ของพนักงานในระดับต่างๆ เพื่อการควบคุมภายในที่ดียิ่งขึ้น เพราะฉะนั้น,
• บุคคลที่รับผิดชอบในการป้อนข้อมูลผู้ขายควรแตกต่างจากผู้ที่อนุมัติผู้ขายเนื่องจากสามารถขจัดการสร้างผู้ขายปลอม
• บุคลากรที่แตกต่างกันควรดูแลการรับสินค้าหรือบริการ การประมวลผลการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ และการอนุมัติการชำระเงิน
• บริษัทขนาดเล็กสามารถหมุนเวียนหน้าที่ของพนักงานในผู้ขาย/AP/ฝ่ายจัดซื้อ หรือผูกมัดผู้จัดการเพื่อติดตามงานสำคัญที่สามารถขจัดโอกาสในการวางแผนการฉ้อโกง

การใช้วิธีการจับคู่ใบแจ้งหนี้

การจับคู่ใบแจ้งหนี้ เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่องค์กรขนาดเล็กถึงขนาดใหญ่สามารถใช้เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการฉ้อโกงของผู้ขายได้

การจับคู่ใบแจ้งหนี้ เป็นกระบวนการที่บริษัทใช้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของผู้ขายกับเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น คำสั่งซื้อ (PO) ใบรับสินค้า ใบตรวจสอบ และแม้แต่กับสัญญา

เช็คบังคับเหล่านี้สามารถช่วยตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายก่อนที่จะได้รับการอนุมัติสำหรับการชำระเงิน การจับคู่ใบแจ้งหนี้/ใบสั่งซื้อ สามารถทำได้หลายวิธี

• การจับคู่สองทาง – ดำเนินการโดยการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อเดิม (PO) กระบวนการนี้ตรวจสอบว่าสินค้าหรือบริการที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ตรงกับสินค้าที่สั่งซื้อโดยองค์กร
• การจับคู่สามทาง – กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบซ้ำในใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะถูกจับคู่กับ .ก่อน ใบสั่งซื้อ แล้วไปรับสินค้า ช่วยตรวจสอบว่าสินค้า/บริการที่ระบุในใบแจ้งหนี้ตรงกับใบสั่งซื้อและจัดส่งอย่างถูกต้องด้วย
• การจับคู่สี่ทาง – กระบวนการจับคู่ที่ซับซ้อนที่สุดจำเป็นต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับเอกสารอื่นๆ อีก 3 ฉบับ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบตรวจสอบ ขั้นตอนนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้า/บริการที่กล่าวถึงในใบแจ้งหนี้ได้รับตามใบสั่งซื้อและได้รับการตรวจสอบเพื่อยืนยันว่าถูกต้อง
• ไม่ใช่ PO หรือการจับคู่สัญญา – ในสถานการณ์ที่ธุรกิจไม่ได้ใช้เอกสารหลายฉบับ ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายจะจับคู่กับข้อตกลงในสัญญาเพื่อตรวจสอบว่าราคาและบริการที่กล่าวถึงไม่ได้เบี่ยงเบนไปจากสัญญาเอง

การใช้เทคนิคการทำเหมืองข้อมูล

การทำเหมืองข้อมูลเป็นเทคนิคสมัยใหม่ในการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาลและค้นหารูปแบบที่ช่วยในการวิเคราะห์ธุรกิจและการตัดสินใจ เทคนิคนี้มีความแม่นยำสูงในการตรวจจับการฉ้อโกง และสามารถนำไปใช้เพื่อบรรเทากรณีการฉ้อโกงของผู้ขายได้

การใช้การวิเคราะห์แนวโน้ม การทำเหมืองข้อมูลสามารถตรวจจับความผิดปกติที่อาจบ่งบอกถึงกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกง องค์กรสามารถใช้เทคนิคการทำเหมืองข้อมูลเพื่อตรวจสอบรูปแบบเฉพาะที่รวมถึง:

• การชำระเงินที่เบี่ยงเบนไปจากขั้นตอนปกติ ค่าเงินดอลลาร์ไม่สอดคล้องกัน และจำนวนเงินสูงสุดที่วงเงินอนุมัติ
• ชำระเงินซ้ำในวันเดียวกันให้กับผู้ขายรายเดียวกันหรือจำนวนการชำระเงินทั้งหมดที่เกินข้อตกลงสัญญา
• ชำระเงินนอกเวลาทำการ
• ความคลาดเคลื่อนในข้อมูลผู้ขาย เช่น การเปลี่ยนแปลงในการจัดส่งและที่อยู่การชำระเงิน การใช้ใบสั่งซื้อเดียวกันในใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ต่อเนื่อง เป็นต้น

มาตรการอื่นๆ ขององค์กร

นอกเหนือจากมาตรการหลักแล้ว บริษัทต่างๆ สามารถใช้มาตรการอื่นๆ ที่เพียงพอเพื่อควบคุมการฉ้อโกงของผู้ขาย บางส่วนที่ทำงานได้คือ:

• การตั้งค่าสายด่วนการฉ้อโกง – การตั้งค่าสายด่วนที่ไม่ระบุตัวตนสามารถช่วยให้พนักงานรายงานสิ่งผิดปกติได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับผลที่ตามมา สร้างบรรยากาศของการเฝ้าระวังและสามารถช่วยให้องค์กรออกมาตรการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
• กระชับการควบคุมภายใน – องค์กรควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีขั้นตอนการควบคุมและทุกคนตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงระดับเริ่มต้นรับทราบ การให้ความรู้และการอัปเดตพนักงานเกี่ยวกับการฉ้อโกงของผู้ขายสามารถช่วยให้พวกเขาตระหนักถึงความเสี่ยงและผลที่ตามมามากขึ้น การดำเนินการประเมินความเสี่ยงเป็นระยะสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับช่องโหว่ที่ต้องแก้ไขเพื่อลดการฉ้อโกงของผู้ขาย
• การอนุมัติแบบสองชั้น – ทั้งการอนุมัติของผู้จัดจำหน่ายและการอนุมัติการชำระเงินควรดำเนินการผ่านกระบวนการอนุมัติแบบหลายชั้น สิ่งนี้สามารถรับประกันได้ว่าบริษัทจะได้รับผู้ขายที่ถูกต้องตามกฎหมาย และการชำระเงินนั้นอยู่ภายใต้การพิจารณาที่ดียิ่งขึ้นโดยมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคนที่ดูแลกระบวนการ

สรุป

การฉ้อโกงของผู้ขายอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อองค์กรและมีค่าใช้จ่ายสูง การป้องกันการฉ้อโกงของผู้ขายจำเป็นต้องมีการวางแผน ทบทวน และปรับปรุงนโยบายของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ ควรใช้มาตรการป้องกันในแนวทางหลายระดับเพื่อลดการฉ้อโกงและปกป้ององค์กรจากการสูญเสียที่รุนแรงในอนาคต