กระบวนการจัดการผู้จำหน่าย: ความสำคัญ ประโยชน์ และความท้าทาย

ความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่จะประสบความสำเร็จ การจัดการผู้ขายมีจุดมุ่งหมายเพื่อจัดระเบียบและเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับผู้ขาย การจัดการผู้ขายที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพในขณะเดียวกันก็ป้องกันการชะงักด้านอุปทาน

การจัดการผู้ขายคืออะไร?

การจัดการผู้จัดจำหน่ายเป็นกระบวนการที่มีโครงสร้างซึ่งธุรกิจปฏิบัติตามเพื่อจัดการซัพพลายเออร์หรือผู้ขายของตน การจัดการผู้ขายมุ่งเน้นไปที่การสร้าง/รักษาความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีกับซัพพลายเออร์ในระยะยาว เพื่อป้องกันการหยุดชะงักของอุปทานที่อาจเกิดขึ้นและบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจในราคาที่คุ้มค่าที่สุด

กระบวนการจัดการผู้ขายค่อนข้างซับซ้อนและประกอบด้วยการเลือกผู้ขายที่เหมาะสม การเจรจาสัญญาที่เป็นไปได้ การควบคุมต้นทุน การลดความเสี่ยง และรับประกันการส่งมอบสินค้าหรือบริการตรงเวลา

ความสำคัญของการจัดการผู้ขาย

การจัดการผู้ขายเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่เมื่อทำถูกต้องจะช่วยให้ธุรกิจบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงได้

เปิดโอกาสให้ผู้ขายหลายรายเริ่มต้นใช้งานได้เร็วขึ้น ซึ่งสามารถลดความเสี่ยงและความล่าช้าด้านอุปทานที่อาจเกิดขึ้นได้ ด้วยการเลือกซัพพลายเออร์ที่มีอยู่ ธุรกิจจึงมีต้นทุนที่ลดลงและการจัดส่งที่รวดเร็วขึ้นเพื่อรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

การปรับปรุงกระบวนการของผู้ขายสามารถรับประกันความไว้วางใจซึ่งกันและกันและความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยมุ่งเน้นที่การปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า ความสามารถในการทำกำไร และการเติบโต

กระบวนการจัดการผู้ขายเกี่ยวข้องกับอะไร

แม้ว่ากระบวนการจัดการผู้ขายอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร แต่ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องก็ค่อนข้างจะเหมือนกัน แต่จำเป็นต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการ :

requisites ก่อน

1. กำหนดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ – ธุรกิจสามารถมีส่วนร่วมในการจัดการผู้ขายที่ดีได้เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของบริษัทไว้อย่างชัดเจน การระบุเป้าหมายทางธุรกิจสามารถให้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นกับการจัดการผู้ขาย

2. การสร้างทีมการจัดการผู้ขาย – การมีบุคลากรที่มีทักษะเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานเฉพาะสามารถทำให้การจัดการผู้ขายง่ายขึ้นและประสบผลสำเร็จมากขึ้น การเลือก การเจรจา และการประเมินผู้ขายไม่ใช่เรื่องง่าย ทีมงานที่มีประสบการณ์สามารถทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างแผนกภายในและผู้ขายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการผู้ขาย

ขั้นตอนในกระบวนการจัดการผู้ขาย

เนื่องจากตลาดเต็มไปด้วยผู้ขายที่มีศักยภาพ บริษัทที่มีส่วนร่วมในการจัดการผู้ขายจะปฏิบัติตามขั้นตอนทั่วไปบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเลือกผู้ขายที่เหมาะสม พวกเขาคือ:

1. การเลือกผู้ขาย – กระบวนการเริ่มต้นจากการคัดเลือกผู้จำหน่ายที่เหมาะสมกับธุรกิจ จากนั้นจึงค้นหาเครื่องหมายคำพูดโดยใช้ เครื่องมือการจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การขอใบเสนอราคา (RFQ) และการขอข้อเสนอ (RFP) แม้ว่าราคาจะเป็นปัจจัยในการตัดสินใจ แต่บริษัทยังสามารถวัดศักยภาพของผู้ขายโดยพิจารณาจากคุณภาพ ชื่อเสียง ความสามารถในการตอบสนองความต้องการและประวัติการทำงาน

2. มีส่วนร่วมในการเจรจาสัญญา – ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการอภิปรายเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาระหว่างบริษัทและผู้ขายที่เลือก ข้อกำหนดอาจเกี่ยวข้องกับประเภท/ปริมาณของสินค้าและ/หรือบริการ วันที่จัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน และเงื่อนไขทางกฎหมายที่ครอบคลุมความเสี่ยง สัญญาจะต้องเป็นที่ยอมรับและเป็นประโยชน์ร่วมกันทั้งสองฝ่าย

3. การเตรียมความพร้อมของผู้ขาย – กระบวนการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญในการรับรู้ผู้ขายในฐานะซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติสำหรับบริษัท ข้อมูลบัญชีธนาคาร แบบฟอร์มภาษี ใบอนุญาตอุตสาหกรรมที่ถูกต้อง คือข้อมูลหลักบางส่วนที่รวบรวมเพื่อชำระเงินให้กับผู้ขายและเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ

4. ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ขาย – บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขายเพื่อดูว่าเป็นไปตามมาตรฐาน คุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการดี การส่งมอบตรงเวลา และการบริการเป็นที่น่าพอใจหรือไม่ การเบี่ยงเบนสามารถกำหนดได้อย่างเหมาะสมด้วยแผนปฏิบัติการที่หารือกับผู้ขายเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมทางธุรกิจจะราบรื่นยิ่งขึ้น

5. การติดตามและบริหารความเสี่ยง – การบริหารความเสี่ยงเกี่ยวข้องกับการประเมินและติดตามผู้ขายสำหรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อธุรกิจ การละเมิดการปฏิบัติตาม การฉ้อโกงผู้ขาย, ข้อมูลรั่วไหล, การฟ้องร้อง, การสูญเสียทรัพย์สินทางปัญญาล้วนเป็นความเสี่ยงร้ายแรงที่ต้องได้รับการแก้ไขโดยเป็นส่วนหนึ่งของการติดตามความเสี่ยง

6. ชำระเงินตรงเวลา – การชำระเงินให้ผู้ขายตรงเวลาถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดี การปฏิบัติตามเงื่อนไขสัญญาสำหรับการชำระเงินและการตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการเคลียร์โดยไม่ล่าช้าจะสามารถสร้างความไว้วางใจและความมั่นใจให้กับผู้ขายในการรักษาบริการอย่างต่อเนื่อง

การใช้ระบบการจัดการผู้ขาย

การจัดการผู้ขายเป็นกระบวนการสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าจะเติบโตและประสบความสำเร็จ การเกิดขึ้นของเทคโนโลยีขั้นสูงได้เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการผู้ขายในปัจจุบัน

ระบบการจัดการผู้ขาย (VMS) เป็นซอฟต์แวร์บนเว็บหรือบนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดระเบียบและจัดการกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายหลายรายจากที่เดียว สิ่งเหล่านี้มีประสิทธิภาพ ใช้งานง่าย คุ้มค่า และเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับองค์กรที่มีผู้จำหน่ายหลายราย

ประโยชน์ของการจัดการผู้ขาย

ประโยชน์ต่างๆ ของการมีการจัดการผู้ขายคือ:

1. อำนวยความสะดวกในการเลือกที่ดีขึ้น – องค์กรจะได้รับประโยชน์จากผู้จำหน่ายที่มีให้เลือกมากมายซึ่งมีทางเลือกมากขึ้นในราคาที่แข่งขันได้

2. การเจรจาต่อรองที่คุ้มค่า – การจัดการผู้ขายสามารถรับประกันได้ว่าผู้ขายหลายรายกำลังแย่งชิงธุรกิจ ช่วยให้บริษัทสามารถเจรจาอัตราที่ดีขึ้นและได้รับราคาหรือส่วนลดที่ต่ำกว่า

3. การจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพ – ข้อดีประการหนึ่งของการมีระบบการจัดการผู้ขายคือข้อมูลแบบรวมศูนย์ สัญญา ข้อมูลผู้ขาย และเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้จากที่เดียวสำหรับทั้งองค์กร ทำให้ง่ายต่อการติดตามสัญญาและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. การจัดการประสิทธิภาพที่ง่ายขึ้น – ระบบการจัดการผู้ขายช่วยให้มองเห็นประสิทธิภาพทั้งหมดของผู้ขายได้ในมุมสูง การติดตามประสิทธิภาพและการเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตเป็นเรื่องง่าย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถมั่นใจได้ว่าซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามข้อกำหนดของสัญญาและตอบสนองความต้องการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

5. ความสัมพันธ์ผู้ขายที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น – ข้อมูลผู้ขายแบบรวมศูนย์ใน VMS ช่วยในกระบวนการตัดสินใจที่ง่ายขึ้น การระบุความล่าช้าและการสื่อสารที่รวดเร็วช่วยลดการหยุดชะงักในห่วงโซ่อุปทาน และป้องกันต้นทุนหรือการสูญเสียเพิ่มเติมสำหรับทั้งสองฝ่าย ส่งผลให้เกิดความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น

6. การลดความเสี่ยงที่ดีขึ้น – ซอฟต์แวร์ VMS สามารถระบุความเสี่ยงของผู้ขายที่สามารถป้องกันหรือแก้ไขได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อธุรกิจ เนื่องจากข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายทั้งหมดได้รับการตรวจสอบแล้ว และสามารถตรวจสอบได้อย่างต่อเนื่อง การลดความเสี่ยงจึงง่ายขึ้น

ความท้าทายในการจัดการผู้ขาย

กระบวนการจัดการผู้ขายที่ไม่เหมาะสมหรือขาดอาจก่อให้เกิดความท้าทายหลายประการ:

1. การไม่ปฏิบัติตามจากผู้ขาย – องค์กรที่ไม่มีมาตรฐานที่กำหนดไว้สำหรับผู้ขายต้องเผชิญกับความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดจากซัพพลายเออร์ การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมและการกำหนดมาตรฐานในระหว่างการเจรจาสัญญาเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบน

2. ความเสี่ยงจากการเสื่อมเสียชื่อเสียงของผู้ขาย – เมื่อมีผู้ขายหลายรายเข้ามาเกี่ยวข้อง การประเมินคุณภาพงานของผู้ขายเป็นเรื่องยาก และประสิทธิภาพที่ไม่ดีจากผู้ขายรายเดียวอาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้ การดำเนินการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียดและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ผ่านมามีความสำคัญในระหว่างกระบวนการคัดเลือกในการจัดการผู้ขาย

3. ความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูลผู้ขายด้วยตนเอง – การขยายธุรกิจอาจพบว่าเป็นการยากที่จะจัดเก็บข้อมูลผู้ขายเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นและมีซัพพลายเออร์เพิ่มมากขึ้น การไม่มีระบบการจัดการผู้ขายทำให้เกิดความยุ่งยากในการเรียกข้อมูลผู้ขายเมื่อจำเป็น

4. ไม่มีการมองเห็นในการตัดสินใจ – ระบบการจัดการผู้ขายสามารถให้การมองเห็นโดยรวมผ่านความพร้อมใช้งานของข้อมูลแบบรวมศูนย์เพื่อการตัดสินใจที่ดี หากไม่มี VMS ที่เหมาะสม สิ่งนี้จะกลายเป็นงานที่ซับซ้อน

5. ไม่สามารถจัดการการชำระเงินที่แตกต่างกันได้ – ซอฟต์แวร์ VMS สามารถรักษาและติดตามการชำระเงินได้ แม้ว่าเงื่อนไขหรือวิธีการชำระเงินจะแตกต่างกันก็ตาม การชำระเงินด้วยตนเองให้กับผู้ขายหลายรายอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ซับซ้อน และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ส่งผลให้ผู้ขายไม่พอใจ

สรุป

เวลาที่เปลี่ยนแปลงและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วส่งผลให้ธุรกิจจำนวนมากต้องค้นหาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพเพื่อจัดการกับความสัมพันธ์ของผู้ขายอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ การติดต่อกับผู้ขายหลายรายจะได้รับประโยชน์จากการนำระบบการจัดการผู้ขายที่ดีไปใช้ ซอฟต์แวร์ VMS ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยเอาชนะความท้าทายและส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างซัพพลายเออร์ให้แข็งแกร่งขึ้น เพิ่มมูลค่า และปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ