การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้คืออะไร?

ธุรกิจที่กำลังเติบโตต้องรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และผู้ขายจำนวนมาก ผู้ขายที่มีมาตรฐาน/ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ต่างกันมักจะทำ กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ค่อนข้างยุ่งยาก การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้สามารถช่วยทำให้กระบวนการ AP ราบรื่นขึ้น ในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าการชำระเงินให้กับผู้ขายจะเคลียร์อย่างมีประสิทธิภาพ

เกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้ หมายถึงระยะสั้น หนี้สิน เกิดขึ้นโดยบริษัทผ่านการซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์/ผู้ขายด้วยเครดิต เดอะ กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ มีความสำคัญต่อบริษัท เนื่องจากสามารถติดตามใบเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี้ขาเข้าที่ต้องมีการหักล้างเป็นประจำ

องค์กรที่ต้องการลดภาระในกระบวนการ AP และรักษาความราบรื่นของธุรกิจสามารถใช้บริการของ บัญชีเจ้าหนี้ บริษัทเอาท์ซอร์ส

การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้คืออะไร

การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้เป็นกระบวนการในการว่าจ้างผู้ให้บริการเฉพาะทางที่สามารถรับช่วงฟังก์ชั่น AP หลายอย่างที่ธุรกิจพบว่ายากที่จะจัดการภายในองค์กร

บริษัทเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้มีทักษะ เครื่องมือ และเทคโนโลยีที่จำเป็นเพื่อรวมเข้ากับกระบวนการ AP ที่มีอยู่ขององค์กร

องค์กรที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนอาจลังเลที่จะใช้ผู้ให้บริการบุคคลที่สามสำหรับกระบวนการ AP ของตน ดังนั้นพวกเขาอาจต้องการพิจารณา AP Automation แทน

---

ต้องการสร้างกำหนดเองของคุณ ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ? ตรงไปที่ นาโนเน็ต และเริ่มต้นใช้งานฟรี! ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วย AI.

---

AP Outsourcing เทียบกับ AP Automation

AP Outsourcing เกี่ยวข้องกับการมอบกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ให้กับผู้ให้บริการธุรกิจบุคคลที่สาม ซึ่งหมายความว่าคุณใช้บริการบัญชีเจ้าหนี้ของนิติบุคคลภายนอกเพื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจของคุณ AP อัตโนมัติในการเปรียบเทียบคือการยอมรับ / การบูรณาการของ ซอฟต์แวร์ AP เพื่อแยก ตรวจสอบ และอนุมัติกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้

การเอาท์ซอร์สกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณสามารถช่วยปรับปรุงการชำระเงินและประหยัดแรงงาน เวลา และข้อผิดพลาด การใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP จะช่วยให้คุณควบคุม .ได้ดียิ่งขึ้น บันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ความปลอดภัย และช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ แต่มันเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น การลงทุนในซอฟต์แวร์และการจัดสรรเวลาสำหรับการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ซอฟต์แวร์

การเลือกระหว่างการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้หรือระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของธุรกิจทั้งหมด แม้ว่าระบบอัตโนมัติของ AP จะทำให้กระบวนการ AP ภายในองค์กรง่ายขึ้น แต่การเอาท์ซอร์สจะเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดปริมาณงาน AP

สำหรับตอนนี้ มาเน้นที่ข้อดีและข้อเสียของการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้กัน

ประโยชน์ของการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้

การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้สามารถเป็นประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจ ผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สที่มีทักษะสามารถทำให้กระบวนการ AP ของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้กระแสเงินสดดีขึ้น ซัพพลายเออร์และผู้ขายจึงสามารถได้รับประโยชน์จากการชำระเงินทันเวลา

ต่อไปนี้คือวิธีที่บริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์จากการเอาต์ซอร์ซกระบวนการ AP ของตน:

1. การลดต้นทุน

การเอาท์ซอร์สกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณอาจคุ้มค่าสำหรับธุรกิจ กระบวนการ AP ภายในบริษัทต้องการการว่าจ้างบุคลากร การลงทุนในสื่อการฝึกอบรม และอุปกรณ์/ซอฟต์แวร์ซึ่งอาจมีราคาแพงสำหรับธุรกิจ การเอาท์ซอร์สสามารถช่วยหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเหล่านี้และยังเป็นมิตรกับงบประมาณเมื่อคุณชำระเงินให้กับผู้ให้บริการตามใบแจ้งหนี้

2. ส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า

การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ AP ของคุณได้โดยการปรับปรุงใบแจ้งหนี้และการชำระเงินของผู้ขาย ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำซ้อนหรือใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ เนื่องจากทุกอย่างถูกจัดระเบียบ คุณจึงสามารถชำระบิลผู้ขายก่อนกำหนดเพื่อรับส่วนลดที่ดีขึ้นได้

3. เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การเอาท์ซอร์สกระบวนการ AP ของคุณสามารถช่วยประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้เร็วขึ้น บริษัทที่ให้บริการบัญชีเจ้าหนี้มุ่งเน้นไปที่กระบวนการ AP ของคุณเท่านั้น เสร็จงานเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ด้วยการดูแลกระบวนการ AP พนักงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้นพร้อมประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นซึ่งนำไปสู่ผลผลิตโดยรวมที่ดีขึ้น

4. ลดข้อผิดพลาดและการบรรเทาการฉ้อโกงที่ดีขึ้น

นอกเหนือจากการปรับปรุงใบแจ้งหนี้แล้ว บริษัทเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ยังลดอุบัติการณ์ของข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ ด้วยการเรียกใช้การตรวจสอบและการตรวจสอบที่เหมาะสม พวกเขาสามารถระบุข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้และป้องกันการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง การใช้ผู้เชี่ยวชาญด้าน AP และเทคโนโลยีที่ซับซ้อนช่วยให้พวกเขาระบุความเสี่ยงและลดอุบัติการณ์ของ การหลอกลวง.

5. ทรัพยากรที่มีทักษะและเทคโนโลยีล่าสุด

บริษัทเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ใช้ผู้เชี่ยวชาญที่คุ้นเคยกับเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ล่าสุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ AP ซึ่งหมายความว่าธุรกิจของคุณขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีล่าสุดและเครื่องมือที่มีความแม่นยำสูงโดยที่คุณไม่ต้องลงทุนกับมัน

6. การติดตามอย่างต่อเนื่อง

บริษัทเอาท์ซอร์สเจ้าหนี้หลายบริษัททำงานนอกสถานที่ แต่ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยซึ่งสามารถติดตามได้ในทุกขั้นตอน ด้วยการติดตามอัตโนมัติในสถานที่ ธุรกิจสามารถเข้าถึงแบบเรียลไทม์และข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของตน

7. ไม่ขาดแคลนแรงงาน

กระบวนการ AP หากถูกขัดจังหวะเนื่องจากขาดงาน อาจเพิ่มภาระให้กับธุรกิจได้ ผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สมีพนักงานที่เพียงพอ (และทีมสำรอง) เพื่อก้าวเข้ามาและจัดการกระบวนการ AP ของคุณ

ข้อเสียของการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้

แม้ว่าการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ของคุณอาจดูเหมือนไม่มีปัญหา แต่ก็มีบางประเด็นที่ธุรกิจยังคงต้องเผชิญกับการเอาท์ซอร์ส ด้านล่างนี้คือข้อเสียบางประการที่อาจเกิดขึ้นกับการเอาท์ซอร์สของ AP

1. การตรวจสอบข้อผิดพลาด

บริษัทเอาท์ซอร์สอาจไม่โปร่งใสเสมอไปในการจัดการกับกระบวนการ AP ของคุณ แม้จะใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย ​​ข้อผิดพลาดก็ยังคงเกิดขึ้น ข้อผิดพลาดเหล่านี้มักจะไม่มีใครสังเกตเห็น นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการของคุณอาจไม่สามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์โดยบริษัทเอาท์ซอร์สที่จัดการกระบวนการ AP ของคุณ ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดหรือการทำงานซ้ำมากขึ้น

2. ควบคุมกระบวนการน้อยลง

บริษัทใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ แนวปฏิบัติด้านบัญชีเจ้าหนี้ที่ดีที่สุด ในบ้านจะต้องควบคุมกระบวนการได้ดียิ่งขึ้น กรณีฉุกเฉินสามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดการได้ทันทีด้วยการอนุมัติโดยตรง กับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม คุณจะต้องเล่นตามเงื่อนไขและเวลาของพวกเขา พวกเขาอาจอยู่ห่างไกลและการขาดความโปร่งใสในกระบวนการอาจกลายเป็นปัญหาร้ายแรงได้

3. ปัญหาเกี่ยวกับการทำสำเนา

บริษัทเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้หลายแห่งเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ ดังนั้น หากธุรกิจของคุณแชร์ใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน คุณจะต้องจ่ายสำหรับสิ่งนั้นด้วย หากผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจจับใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน ธุรกิจก็จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเกินความจำเป็น

4. ยืดหยุ่นน้อยลง

บริษัทเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้สามารถมีข้อกำหนดและเงื่อนไขบางอย่างซึ่งอาจทำให้งานไม่ยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจของคุณ หากสัญญากับผู้ขายไม่ครอบคลุมข้อยกเว้นในการประมวลผล ธุรกิจของคุณต้องจัดการกับมันแยกกัน ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความซับซ้อน การทำงานซ้ำ และความไม่สะดวก

5. พึ่งพิง

ความสามารถในการมอบความรับผิดชอบ AP ที่สำคัญอาจเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็มีค่าใช้จ่าย ความจริงก็คือคุณต้องพึ่งพาผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สอย่างมากสำหรับบริการบัญชีเจ้าหนี้ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่สำคัญ ดังนั้น หากผู้ให้บริการต้องเผชิญกับความท้าทาย เช่น การละเมิดความปลอดภัย หรือแม้แต่การล้มละลาย กระบวนการของบริษัทของคุณก็อาจหยุดชะงักลงอย่างกะทันหัน

6. ปัญหาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

ธุรกิจควรจำไว้ว่าพวกเขาสูญเสียความเป็นส่วนตัวเมื่อพวกเขาเปิดเผยข้อมูลทางการเงินและให้การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในขณะที่เลือกใช้กระบวนการ AP จากภายนอก

โดยปกติ บุคคลที่สามดังกล่าวจะใช้เซิร์ฟเวอร์ภายในและที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ แม้ว่าจะทำหน้าที่เป็นการเข้าถึงแบบรวมศูนย์สำหรับทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง แต่ข้อมูลก็มีแนวโน้มที่จะเกิดการละเมิดความปลอดภัยและการแฮ็ก

การประเมินผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้

คุณจะเลือกประเภทบริการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ที่เหมาะสมเพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่จำเป็นได้อย่างไร? ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเลือกผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้ที่เหมาะสม:

• วิจัยบริษัท AP Outsourcing: แนวทางปฏิบัติที่ดีในการวิจัยบริษัทเอาท์ซอร์ส AP ก่อนร่วมมือกับพวกเขา ข้อมูลผ่านคำรับรอง บทวิจารณ์ของผู้ใช้ หรือคำติชมสามารถเน้นประวัติประสิทธิภาพของผู้ขาย การดูโปรเจ็กต์ก่อนหน้านี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการจัดการลูกค้า กระบวนการ ฯลฯ
• พูดคุยภายใน: การสนทนาภายในกับผู้บริหารและพนักงาน ก่อนส่งมอบกระบวนการ AP ให้กับผู้ให้บริการเอาท์ซอร์ส จะช่วยให้มีความชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดที่จะพบและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและข้อผิดพลาดจะลดลงเมื่อบริษัท ผู้ขาย และผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สทั้งหมดมีความเข้าใจตรงกัน
• ตรวจสอบมาตรการความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย: บริษัทเอาท์ซอร์สของ AP ยังสามารถตั้งอยู่ในประเทศอื่นได้อีกด้วย ก่อนปล่อยให้บริษัทเอาท์ซอร์สเข้าควบคุมกระบวนการ AP ของคุณ ให้ตรวจสอบมาตรการรักษาความปลอดภัยของบริษัทเหล่านั้นและวิธีที่พวกเขารักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลทางการเงินของคุณ ซึ่งจะช่วยประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องและมาตรการด้านความปลอดภัยเพื่อป้องกันการละเมิดความปลอดภัย

บริการบัญชีเจ้าหนี้เอาท์ซอร์ส

เจ้าหนี้บัญชีเอาท์ซอร์สได้กลายเป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมสำหรับบริษัทหลายแห่งที่ขาดความสามารถและวิธีการจัดการกระบวนการ AP ที่กำลังเติบโต บริษัทเอาท์ซอร์สหลายแห่งที่มีอยู่มากมายพร้อมให้บริการที่หลากหลาย

กระบวนการ AP ที่พบบ่อยที่สุดที่เอาต์ซอร์ซคือ ใบสั่งซื้อ or การจับคู่ใบแจ้งหนี้ (0ร จับคู่ 3 ทาง) การทำงานอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้ การแก้ปัญหาความคลาดเคลื่อน และการดูแลระบบ AP ธุรกิจสามารถเลือกสิ่งที่ต้องการว่าจ้างจากภายนอกได้ ขึ้นอยู่กับขนาดของงานและงบประมาณที่เกี่ยวข้อง

สรุป

การเอาท์ซอร์สบัญชีเจ้าหนี้เป็นโซลูชันที่สะดวกสำหรับบริษัทต่างๆ ในการทำให้กระบวนการ AP ของพวกเขามีประสิทธิภาพและคุ้มค่า ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ พึ่งพาบริษัทเอาท์ซอร์สของ AP เพื่อออกแบบใหม่และปรับปรุงกระบวนการ AP ของตน แม้ว่าจะมีปัญหาเล็กน้อยระหว่างทาง การจ้างงาน การทำงานอัตโนมัติ หรือการเอาท์ซอร์สเป็นทางเลือกที่ธุรกิจสามารถทำได้โดยขึ้นอยู่กับวิธีการ เวลา และความสามารถ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการ AP ราบรื่นขึ้นและประสิทธิภาพทางธุรกิจดีขึ้น