การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร? - อธิบายการประมวลผลใบแจ้งหนี้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้หรือการประมวลผลใบเรียกเก็บเงินเป็นขอบเขตการดำเนินงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้า/บริการในตอนท้ายของธุรกิจ (ปุนไม่ได้ตั้งใจ) จากผู้ขาย

ฟังดูง่ายเหมือนๆ กัน – รับใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบความถูกต้อง ชำระใบแจ้งหนี้ ปิดธุรกรรม – ในกรณีส่วนใหญ่ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่าย ความล่าช้าหรือการหยุดชะงักในกระบวนการนี้อาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ของคุณกับซัพพลายเออร์ และขัดขวางการส่งมอบบริการ การจัดหา และวัสดุอย่างทันท่วงที

ให้เราดูว่าประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างไรและอย่างไร AP อัตโนมัติAP ช่วยให้คล่องตัว การจัดการใบแจ้งหนี้ เพื่อช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร?

การประมวลผลใบแจ้งหนี้คือเวิร์กโฟลว์ตามด้วยทีมบัญชีเจ้าหนี้ นับจากเวลาที่ได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดหา ครอบคลุมขั้นตอนทั้งหมดตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ของผู้ขายไปจนถึงการบันทึกการชำระเงินหลังจากการตรวจสอบและการอนุมัติที่เหมาะสม

สามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินได้ก็ต่อเมื่อเคลียร์ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดแล้วเท่านั้น ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยละเอียด:

ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้

• รวบรวมและจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่านหลายช่องทาง: อีเมล โพสต์ ฯลฯ
• เก็บข้อมูลใบแจ้งหนี้ กำหนดรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป และจับคู่ข้อมูลใบแจ้งหนี้กับเอกสารประกอบ (PO หรือใบเสร็จรับเงิน)
  • ในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งคืนไปยังผู้จัดจำหน่าย
• ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติที่ได้รับอนุญาตเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธ ตามนโยบายการใช้จ่ายภายใน
• ตั้งค่าการชำระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร ACH หรือตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติ
• บันทึกการชำระเงินใน ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการปรับปรุงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรับรู้บัญชีเจ้าหนี้และเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสดเพื่อให้สอดคล้องกับการชำระเงินที่ถูกต้อง

จะประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?

ในบริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่ การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) กระบวนการของ การจัดการใบแจ้งหนี้ มีความสำคัญไม่เพียงแต่ในการจัดระเบียบกระแสเงินสดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการผู้ขายและซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดซื้อจัดจ้างทันเวลา

การดำเนินการตามปกติของใบแจ้งหนี้เกี่ยวข้องกับขั้นตอนพื้นฐานต่อไปนี้:

• การประเมินใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากผู้จัดจำหน่าย: ใบแจ้งหนี้จะได้รับครั้งแรกจากผู้จัดจำหน่ายสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่สั่งซื้อโดยปกติผ่านใบสั่งซื้อ (PO) เจ้าหน้าที่ประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้บันทึกใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภทพร้อมรหัสระบุ (รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือรหัส GL)
• การจับคู่ใบกำกับสินค้า: ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ รวมถึงประเภทของสินค้า/บริการที่สั่งซื้อ ราคาที่ตกลงกัน วันที่จัดส่ง ฯลฯ จะถูกเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อต้นฉบับ ในกรณีออกใบแจ้งหนี้หลังจากส่งมอบสินค้า/บริการแล้ว รายละเอียดใบแจ้งหนี้จะตรงกับรายละเอียดในใบเสร็จรับเงิน นี้ “tการจับคู่แบบสามทาง” ตอบคำถามเช่น:

o เงื่อนไขการชำระเงินตรงกันหรือไม่

o มีส่วนลดตามที่สัญญาไว้หรือไม่?

o ใบแจ้งหนี้ถูกเข้ารหัสไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมหรือไม่?

o มีปัญหาด้านประสิทธิภาพหลังใบเสร็จรับเงินที่รับประกันการหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่?

• การตรวจสอบความคลาดเคลื่อน: ความคลาดเคลื่อนใดๆ ในข้อมูลใบแจ้งหนี้จะถูกตั้งค่าสถานะเป็นข้อยกเว้น จากนั้นเจ้าหน้าที่ AP จะติดต่อผู้ขายและแผนกที่เกี่ยวข้องภายในบริษัทเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด/ความคลาดเคลื่อน เมื่อข้อยกเว้นได้รับการแก้ไข ผู้จัดจำหน่ายจะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ และกระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้จะเกิดขึ้นซ้ำ
• รับการอนุญาตและการอนุมัติที่เหมาะสม: ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังผู้บริหารระดับต่างๆ เพื่อการตรวจสอบและอนุมัติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท จำนวนและลักษณะของการขออนุมัติขึ้นอยู่กับนโยบายและขนาดของบริษัท ปัจจัยอื่นๆ ได้แก่ แผนกที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจัดหาและจัดซื้อ ประเภทผลิตภัณฑ์ และจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น บางบริษัทอาจกำหนดให้มีการอนุมัติระดับการจัดการสำหรับมูลค่าใบแจ้งหนี้ที่สูงกว่าเกณฑ์เฉพาะ
• อนุมัติการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้: หลังจากการอนุมัติทุกระดับ ใบแจ้งหนี้จะได้รับการชำระเงินตามเงื่อนไขที่เจรจากับผู้จัดจำหน่าย การชำระเงินอาจเป็นความรับผิดชอบของแผนก AP แผนกการเงิน หรือแผนกจัดซื้อ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างธุรกิจ การชำระเงินจะดำเนินการเป็นเช็ค การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือวิธีอื่นๆ ตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• การปิดธุรกรรม: เมื่อชำระเงินแล้ว เส้นทางใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกปิดและบันทึกธุรกรรมว่าเสร็จสมบูรณ์ รายละเอียดใบแจ้งหนี้และการชำระเงินจะถูกเก็บถาวรใน GL สำหรับการตรวจสอบในอนาคต

ต้องการทำให้กระบวนการ AP แบบแมนนวลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใช่หรือไม่ จองการสาธิตสด 30 นาทีเพื่อดูว่า Nanonets สามารถช่วยให้ทีมของคุณปรับใช้แบบ end-to-end ได้อย่างไร AP อัตโนมัติAP.

ความท้าทายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

1. ใบกำกับสินค้าสูญหายหรือสูญหาย

นี่เป็นปัญหาเมื่อบริษัทจัดการกับผู้ขายหลายรายและใบแจ้งหนี้จำนวนมากในแต่ละวัน ปัญหารุนแรงขึ้นเนื่องจากสามารถรับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบต่างๆ ได้ เช่น สำเนาเอกสาร ไฟล์ PDF ที่สแกน ไฟล์ประมวลผลคำ ฯลฯ การจัดการใบแจ้งหนี้ในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ ได้รับในเวลาที่ต่างกัน .

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าและบทลงโทษที่เกี่ยวข้อง ความสัมพันธ์กับผู้ขายตึงเครียด ความล่าช้าในการดำเนินการ และปัญหาการตรวจสอบ

2. ข้อมูลไม่ตรงกันหรือขาดหายไป

ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น รหัสบริษัท ข้อมูลภาษี บริการ/ผลิตภัณฑ์ที่จัดหา ราคา สถานะการจัดส่ง เป็นต้น หากใบแจ้งหนี้อยู่ในรูปแบบต่างๆ จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก หากไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ถูกต้องทั้งหมดจากใบแจ้งหนี้ได้ ข้อผิดพลาดบางอย่างที่พลาดได้ง่าย ได้แก่ :

– ใช้ชื่อลูกค้าผิด

– ไม่ระบุรายการสินค้า/บริการให้ชัดเจน

– ไม่ตรงกับยี่ห้อที่ขอ

- ข้อผิดพลาดในการคำนวณ

– ไม่ใช้สกุลเงินที่ถูกต้อง

- ไม่ระบุวันครบกำหนด

– ไม่กล่าวถึงส่วนลดหรือค่าปรับ

– ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับอัตราภาษี

ตามที่ พันธมิตรที่กระตือรือร้นเกือบหนึ่งในสี่ของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกตั้งค่าสถานะสำหรับข้อยกเว้นที่ต้องระบุโดยเจ้าหน้าที่ประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้ ความผิดพลาดของใบแจ้งหนี้นำไปสู่การสูญเสียทั้งเงินและเวลา

มันเคยเป็น รายงาน ที่โรงพยาบาลเพียงอย่างเดียวสูญเสียประมาณ 68 พันล้านเหรียญต่อปีเนื่องจากข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษนั้นค่อนข้างแพงในการแก้ไข การแก้ไขข้อมูลใบแจ้งหนี้อาจมีค่าใช้จ่ายสูง $53.50 โดยเฉลี่ยต่อใบแจ้งหนี้!

ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองมีส่วนทำให้ทีมงาน AP มีค่าใช้จ่ายมากกว่า 30% การตรวจสอบความถูกต้องยังใช้เวลามากเกินไป และหากพบว่าไม่เพียงพอหรือผิดพลาด ข้อยกเว้นที่ยกขึ้นจะใช้เวลามากขึ้นในการแก้ไข ความล่าช้าในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ดังกล่าวส่งผลต่อกำหนดการชำระเงิน เกือบ 1 ใน 5 บริษัท สูญเสียเงื่อนไขที่ดีและอัตราคิดลดเนื่องจากการชำระเงินของผู้ขายล่าช้า

3. สถานะใบแจ้งหนี้ที่ไม่รู้จัก

สถานะปัจจุบันของใบแจ้งหนี้ในสคีมาการประมวลผลมักไม่ทราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ มันอยู่ที่ไหน? ใครเป็นผู้อนุมัติ มันต้องการอะไรอีก? จะชำระเงินเมื่อใด คำถามเหล่านี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากขาดความโปร่งใส

4. ข้อผิดพลาดในการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้

อาจมีผู้ขายหลายรายที่ออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากให้กับบริษัทหนึ่งๆ ในแต่ละวัน หลังจากการตรวจสอบเบื้องต้น ทีมประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ AP จะจัดเรียงใบแจ้งหนี้แต่ละรายการลงในคิวการกำหนดเส้นทาง แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญ AP ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดก็ยังทำผิดพลาดในการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ได้ เมื่อมีการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง จะต้องผ่านขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เสียเวลาและเสียแรงคน สถานการณ์ “สัมผัสใกล้ชิด” นี้สร้างความตึงเครียดเป็นพิเศษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีม AP ต้องปิดหนังสือเป็นระยะ ดังนั้น แม้ว่าทีมบัญชีเจ้าหนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุง การจัดหาและการจัดซื้อ ในความเป็นจริงพวกเขาอาจใช้เวลามากเกินไปในการไล่ตามใบแจ้งหนี้ผ่านเส้นทางการอนุมัติที่ซับซ้อนและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในห่วงโซ่

ผลกระทบในทางปฏิบัติของปัญหาการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ปัญหาของแบบเดิมๆ ขั้นตอนการจัดการใบแจ้งหนี้ซึ่งระบุไว้ในส่วนก่อนหน้านี้ อาจมีผลอย่างมากต่อผลผลิตและความสามารถในการทำกำไรของบริษัท:

• การสูญเสียประสิทธิภาพและผลผลิต: การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ การจัดการข้อผิดพลาดและข้อยกเว้น การติดตามหลักสูตร การขออนุมัติ และการจ่ายใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน เวลาที่ "เสียไป" กับงานดังกล่าวควรใช้กับงานที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้ดีกว่า งานซ้ำๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลบิลสามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้
• ขวัญกำลังใจและวัฒนธรรมของพนักงาน: 60% ของบุคลากร AP ตามข่าว พบว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นงานที่น่ารังเกียจที่สุดในงานของพวกเขา - ความไม่พอใจในงานของพวกเขามากกว่าครึ่งนำไปสู่การสูญเสียขวัญกำลังใจและความกระตือรือร้นในหมู่พนักงาน เป็นเรื่องธรรมดาที่พนักงาน พบ เวลาที่ใช้ในแง่มุมที่น่าสนใจของงานให้รางวัล ดังนั้น การลดงานที่ต้องทำตามปกติของกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ และเพิ่มเวลาที่ใช้ในแง่มุมที่ท้าทายและน่าสนใจของงานของพนักงาน สามารถเพิ่มความพึงพอใจในงานและทำให้พนักงานคงอยู่ได้
• หนี้สินที่เพิ่มขึ้น: ความล่าช้าที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้อาจส่งผลให้ใบแจ้งหนี้ไม่สามารถดำเนินการได้ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่หนี้สินค้างจ่ายเมื่อเวลาผ่านไป เพิ่มแรงกดดันในรอบระยะเวลาการตรวจสอบ และการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ทั้งหมดนี้ส่งผลต่อกำไร
• ช่องโหว่การฉ้อโกง: การฉ้อฉลบางอย่างที่เกิดขึ้นในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ ได้แก่ การฉ้อฉลจากบุคคลที่สาม การคิดค่าแรงงานผิด การชำระเงินซ้ำซ้อน และข้อผิดพลาดภายในอื่นๆ การฉ้อฉลในใบแจ้งหนี้อาจแสดงเป็นปริมาณใบแจ้งหนี้ที่ผิดปกติ ความไม่ตรงกันระหว่างผลิตภัณฑ์/บริการที่จัดส่งและข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ ความแตกต่างระหว่าง PO และใบแจ้งหนี้ และพฤติกรรมของพนักงานที่น่าสงสัย งานประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบแมนนวลอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและส่งผลให้เกิดความเฉื่อยชา ซึ่งอาจทำให้พลาดการฉ้อโกงเมื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อหาข้อผิดพลาดและปัญหาข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาวิกฤต ตัวอย่างเช่น การระบาดของไวรัสโควิด-19 ตามข่าว เพิ่มอัตราการฉ้อฉลในใบแจ้งหนี้ในปี 2020 การฉ้อโกงในใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องยากที่จะตรวจพบด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีปริมาณธุรกิจสูง
• การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบกระจายอำนาจ: การไม่มีเวิร์กโฟลว์การจัดการใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกันหรือเชื่อมโยงกันอาจนำไปสู่กระบวนการที่แยกส่วน ซึ่งจะขัดขวางการมองเห็นและการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์
• อุปสรรคในการขยายขนาด: เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น การประมวลผลใบเรียกเก็บเงินด้วยตนเองจะเทอะทะ ดังนั้น การยึดถือสิ่งที่น่าจะได้ผลสำหรับการตั้งค่าขนาดเล็กต่อไปจึงเป็นอุปสรรคต่อการขยายตัวและศักยภาพในการปรับขนาด จุดมุ่งหมายสูงสุดของธุรกิจใด ๆ ไม่ใช่การรักษาสภาพที่เป็นอยู่ แต่เพื่อการเติบโต!

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ AP แบบไม่ต้องสัมผัสและ ปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในไม่กี่วินาที จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของการประมวลผลใบแจ้งหนี้นำเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ชัดเจนสำหรับปัญหาส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการด้วยตนเองนี้ ข้อแม้ของ "ถ้าไม่ใช่ทั้งหมด" เกิดขึ้นเนื่องจากความต้องการเล็กน้อยของการแทรกแซงด้วยตนเองในบางขั้นตอน อย่างไรก็ตาม การทำงานซ้ำๆ จำนวนมากของกระบวนการโดยอัตโนมัติสามารถประหยัดเวลา ประหยัดเงิน รักษาขวัญกำลังใจของพนักงาน และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขาย

การกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้แบบไร้การสัมผัสโดยสมบูรณ์ – การประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตั้งแต่การรับจนถึงการปิดโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง – ยังคงเป็นเรื่องที่หาได้ยาก ก การสำรวจ การดำเนินการระหว่างบุคลากรที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ AP แสดงให้เห็นถึงการสนับสนุนอย่างล้นหลามสำหรับการทำงานอัตโนมัติส่วนใหญ่ด้วยตนเอง

ข้อดีบางประการของระบบอัตโนมัติของงานบางส่วนหรือส่วนใหญ่ของเวิร์กโฟลว์การประมวลผลใบแจ้งหนี้คือ:

• ความสอดคล้องกันของข้อมูล: เครื่องมือประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมักจะรวมเครื่องมือแยกข้อมูลอัตโนมัติที่สามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากใบแจ้งหนี้และบันทึกในรูปแบบมาตรฐานที่จะช่วยตรวจสอบและอนุมัติในภายหลัง เครื่องมือประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนมากมาพร้อมกับโมดูล OCR ในตัวที่สามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากใบแจ้งหนี้ได้ เปิดใช้งาน AI เครื่องมือจัดการใบแจ้งหนี้ เช่น Nanonets สามารถฝึกให้แยกข้อมูลเฉพาะจากรูปแบบต่างๆ ของใบแจ้งหนี้ได้
• การจับคู่แบบสามทางที่รวดเร็วกว่า: การเปรียบเทียบแบบสามทางอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้กับ PO และใบเสร็จรับเงินนั้นเร็วกว่าการตรวจสอบด้วยตนเอง เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมจะถูกจัดเก็บแบบดิจิทัลในที่เดียวกัน และสามารถเปรียบเทียบได้อย่างง่ายดายทั้งทางสายตาหรือผ่าน AI ซอฟต์แวร์. เวิร์กโฟลว์การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถรวมเข้ากับฐานข้อมูลและระบบบัญชีอื่น ๆ เพื่อการจับคู่อัตโนมัติโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์
• การอนุมัติที่คล่องตัว: การส่งต่อใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไป และการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการอนุมัติสามารถหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ การรวมเหตุการณ์ฉุกเฉินและการแจ้งเตือนไว้ในเวิร์กโฟลว์สามารถขจัดปัญหาคอขวดได้ การรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และแบบฟอร์มดิจิทัลสามารถเปิดใช้งานการอนุมัติระหว่างเดินทางจากผู้เข้าร่วมกระบวนการที่แตกต่างกัน ดังนั้นการขาดงานทางกายภาพจะไม่ทำให้กระบวนการอนุมัติล่าช้า
• ความโปร่งใสของกระบวนการ: การเข้าถึงข้อมูลหลายระดับและการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ช่วยให้เกิดความโปร่งใสได้ ระบบอัตโนมัติของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ยังสร้างเส้นทางการตรวจสอบสำหรับติดตามความคืบหน้าของใบแจ้งหนี้ตามจุดตรวจสอบ
• ความปลอดภัยของข้อมูล: การแปลงข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลสามารถป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการย้ายเอกสารเพื่อการตรวจสอบและอนุมัติ ระบบอัตโนมัติยังสามารถเปิดใช้งานการรวมเวิร์กโฟลว์การจัดการใบแจ้งหนี้กับบริษัท ระบบจัดการเอกสาร และเครื่องมือทำบัญชีอื่นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบและการเก็บถาวร นอกจากนี้ยังช่วยในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่ดีขึ้น: การจัดการใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้เข้าถึงและประเมินข้อมูลการซื้อและการใช้จ่ายได้ง่าย จึงช่วยให้วิเคราะห์และตัดสินใจได้ดีขึ้น
• การรักษาความสัมพันธ์กับผู้ขาย: การไม่มีความล่าช้าและการจัดการใบแจ้งหนี้ที่เป็นระบบส่งผลให้มีการชำระเงินตรงเวลา การสื่อสารกับผู้ขายดีขึ้น และสร้างความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผลกับผู้ขาย
• การขจัดการฉ้อฉล: การทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติสามารถกำจัดการฉ้อโกงได้โดยการตรวจสอบทั่วทั้งเวิร์กโฟลว์และเพิ่มการมองเห็น ความผิดปกติสามารถตั้งค่าสถานะโดยอัตโนมัติในระหว่าง การจับคู่สามทางอัตโนมัติ. และการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันการฉ้อฉลทั้งภายใน/ภายนอกและการสูญเสียที่เกี่ยวข้อง

กระบวนการ AP ที่เหมาะกับการทำงานอัตโนมัติ

ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้บางขั้นตอนที่จะได้รับประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติคือ:

• การรับใบแจ้งหนี้: เนื่องจากได้รับใบแจ้งหนี้รูปแบบต่างๆ จากผู้ขายที่แตกต่างกัน การตรวจหาฟิลด์ที่เกี่ยวข้องต่างๆ ในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติจะช่วยในการแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลและการจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น เครื่องมือ OCR มีประโยชน์ที่นี่
• การตรวจสอบใบแจ้งหนี้: ง่ายต่อการตั้งกฎเพื่อตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลและความสมบูรณ์ในใบแจ้งหนี้ การเติมฟิลด์แบบกำหนดเองต่างๆ ในฐานข้อมูลใบแจ้งหนี้สามารถช่วยในการตรวจหาข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือขาดหายไป
• การจับคู่สามทาง: ใบแจ้งหนี้มักถูกยกขึ้นเพื่อตอบสนองต่อ PO และมักเชื่อมโยงกับใบเสร็จรับเงิน เอกสารทั้งสามนี้จะเชื่อมต่อกันด้วยหมายเลข PO ทั่วไป การจับคู่ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จโดยอัตโนมัติจะช่วยเร่งกระบวนการตรวจสอบและย้ายใบแจ้งหนี้ไปยังระดับถัดไปโดยไม่ล่าช้า
• การจัดการข้อยกเว้น: ข้อยกเว้นและกรณีขอบไม่ใช่เรื่องผิดปกติในการจัดการใบแจ้งหนี้ กรณีขอบอาจเกิดขึ้นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงโซนเวลา การเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำหลายครั้ง การปรับราคาย้อนหลัง และระยะเวลาของเดือนที่ผันแปร ซอฟต์แวร์บางตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ขับเคลื่อนโดย AI เช่น Nanonets สามารถจัดการกับกรณีขอบเหล่านี้ได้ ในขณะที่บางประเภทต้องการการแทรกแซงของมนุษย์ในระดับที่แตกต่างกัน
• ขั้นตอนการอนุมัติ: ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลสามารถย้ายไปตามลำดับชั้นการจัดการโดยอัตโนมัติเพื่อขออนุมัติ การตั้งค่าการแจ้งเตือนยังช่วยให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เร็วขึ้นได้อีกด้วย
• การชำระเงิน: การชำระเงินแบบดิจิทัล (การโอนเงินผ่านธนาคาร ฯลฯ) สามารถสร้างขึ้นในซอฟต์แวร์เพื่อเปิดใช้งานการชำระเงินอัตโนมัติให้กับผู้ขายเมื่อได้รับการอนุมัติทั้งหมดแล้ว
• การวิเคราะห์: ระบบอัตโนมัติสามารถเปิดใช้งานการประเมินและวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่ายและความสัมพันธ์กับผู้ขาย ซึ่งจะช่วยในการแก้ไขหลักสูตรและการตัดสินใจทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล ระบบที่ใช้ AI จะช่วยให้การวิเคราะห์ดีขึ้นพร้อมการฝึกอบรมเพิ่มเติมกับใบแจ้งหนี้

จองการสาธิตสด 30 นาทีนี้เพื่อให้เป็นครั้งสุดท้ายที่คุณจะต้องป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินลงในซอฟต์แวร์ ERP ด้วยตนเอง

Nanonets สำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัจฉริยะ

Nanonets เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ AI ที่สามารถใช้เพื่อทำให้ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของธุรกิจของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติและคล่องตัว

สามารถบันทึกข้อมูลได้โดยปราศจากข้อผิดพลาดจากไฟล์ใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ เอ็นจิ้น AI ของ Nanonets สามารถฝึกอบรมด้วยใบแจ้งหนี้จริง โดยไม่ต้องเข้ารหัส ซึ่งทำให้สามารถปรับแต่งให้เข้ากับบริษัทได้  

นอกจากนี้ยังมีอัลกอริธึมล้ำสมัยในตัวและโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการอนุมัติหลายขั้นตอน ซอฟต์แวร์การประมวลผลใบแจ้งหนี้ Nanonets สามารถรวมเข้ากับระบบอื่นๆ เช่น ฐานข้อมูล Mysql, QuickBooks หรือ Salesforce และเป็นแพลตฟอร์มที่ไม่เชื่อเรื่องพระเจ้า มีความแม่นยำและปรับขนาดได้ ช่วยประหยัดเวลาและเงินสำหรับทีมประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

Takeaway

ระบบอัตโนมัติของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการซื้อ เพิ่มความโปร่งใสของเส้นทางใบแจ้งหนี้ ประหยัดเวลาและเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ขาย ระบบอัตโนมัติของการไหลของใบแจ้งหนี้ช่วยให้พนักงานที่เป็นมนุษย์มีสมาธิกับกิจกรรมที่ธรรมดาน้อยลงและมีมูลค่าสูงขึ้น เช่น การวางแผนและการวางกลยุทธ์ สิ่งเหล่านี้สามารถนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมและความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• เพลโตไอสตรีม. ข้อมูลอัจฉริยะ Web3 ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• การสร้างอนาคตโดย Adryenn Ashley เข้าถึงได้ที่นี่.
• ซื้อและขายหุ้นในบริษัท PRE-IPO ด้วย PREIPO® เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/