ทำไมซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจึงจำเป็นสำหรับธุรกิจ

---

ทำไมคุณถึงต้องการซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร?

ปรับปรุงการจัดการเอกสาร

การแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัลไม่เพียงพอหากคุณต้องการปรับปรุงการจัดการเอกสารของคุณ หากไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณจะยังคงต้องเผชิญกับการจัดระเบียบ ติดตาม และเรียกไฟล์ในฐานข้อมูลด้วยตนเอง การดำเนินการนี้ยังคงต้องใช้เวลาอันมีค่าซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อรองรับความรับผิดชอบที่สำคัญอื่นๆ ไม่ต้องพูดถึง มันยังไม่สามารถขจัดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากมนุษย์ได้เมื่อต้องจัดการเอกสาร

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นมากกว่าฐานข้อมูลสำหรับเอกสารของคุณ เครื่องมือและคุณสมบัติมากมายทำให้จัดการและจัดการไฟล์และบันทึกทั้งหมดของคุณได้ง่ายขึ้นด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณยังสามารถใช้เพื่อติดตามและเรียกไฟล์ด้วยคำหรือวลีในเอกสาร และเมื่อรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่น ๆ คุณสามารถนำเข้าและส่งออกข้อมูลที่แยกจากเอกสารได้อย่างง่ายดาย และด้วยเหตุนี้จึงหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลด้วยตนเองในกระบวนการ

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า DMS แตกต่างจากระบบจัดการเนื้อหา ระบบจัดการเนื้อหาหรือ CMS ใช้เพื่อสร้างและเผยแพร่เนื้อหาของคุณทางออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องจัดการไฟล์และเอกสารของคุณ ดังนั้นการมีทั้ง DMS และ CMS จึงมีประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณ บาง ตัวอย่างซอฟต์แวร์ CMS สามารถผสานรวมกับ DMS ได้อย่างราบรื่น ดังนั้นอย่าลืมลองดู

ช่วยเพิ่มการเข้าถึง

ด้วยการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกลและที่ทำงานแบบไฮบริด พนักงานของคุณควรสามารถเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลา แม้ว่าการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลจะทำให้การแชร์และส่งไฟล์จากอุปกรณ์หนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งทำได้ง่ายขึ้น คุณยังคงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการค้นหาและดึงเอกสาร การค้นหาไฟล์ การติดตาม และการดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยใช้คำหลักและลักษณะอื่นๆ เพียงไม่กี่คลิก คุณก็ดึงเอกสารที่ต้องการได้โดยไม่ต้องไปที่สำนักงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะรวมศูนย์เอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณเปลี่ยนจากอุปกรณ์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งได้โดยไม่สูญเสียการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในเอกสารหรือฐานข้อมูล ทำให้สะดวกยิ่งขึ้นในการค้นหาและดึงข้อมูล ไฟล์ PDF และเอกสารประเภทอื่นๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา ไฟล์เหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ทางออนไลน์หรือออฟไลน์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโซลูชันที่ใช้งาน

ส่งเสริมความร่วมมือ

ด้วยการทำให้เอกสารสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น ระบบการจัดการเอกสารยังสามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายในองค์กรของคุณและกับลูกค้าของคุณ เนื่องจาก DMS จะรวมไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ที่ศูนย์กลางในแพลตฟอร์มเดียว ทีมจากแผนกอื่นๆ สามารถทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขเอกสารบางอย่าง รวบรวมบันทึก และจัดระเบียบฐานข้อมูล นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว ซึ่งหมายความว่าทุกคนกำลังทำงานในชุดข้อมูลและข้อมูลเดียวกันโดยไม่คำนึงถึงเวลาและที่มา

คุณลักษณะบางอย่างของระบบการจัดการเอกสารยังรวมถึงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติเพื่อให้เวลาตอบสนองของเอกสารเร็วขึ้น ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลกับการส่งเอกสารไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นเพื่อขอลายเซ็นหรืออนุมัติ เอกสารจะส่งต่อเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อผ่านกระบวนการ นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งผู้รับเกี่ยวกับการอนุมัติที่กำลังจะเกิดขึ้นของเอกสารเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า

เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

การลงทุนในระบบการจัดการเอกสารเป็นวิธีหนึ่งในการปกป้องข้อมูลธุรกิจของคุณ ระบบการจัดการเอกสารประเภทต่างๆ นำเสนอคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเพื่อป้องกันการเข้าถึงเอกสารของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งรวมถึงคุณลักษณะต่างๆ เช่น การควบคุมการอนุญาต การเข้ารหัสข้อมูล เครื่องมือติดตามและตรวจสอบ และอื่นๆ

ความสำคัญของการจัดการเอกสารในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลไม่ควรมองข้าม การไม่จัดการไฟล์ของคุณอย่างเหมาะสมอาจทำให้ข้อมูลสูญหายและละเมิดได้ และในทางกลับกัน สิ่งนี้อาจส่งผลต่อความปลอดภัยโดยรวมของธุรกิจ ลูกค้า และคู่ค้าของคุณ

DMS บางตัวยังมีคุณสมบัติการสำรองและกู้คืนเอกสารโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลอันมีค่าในบริษัทของคุณจะไม่มีวันสูญหาย วิธีนี้ทำให้คุณสามารถกู้คืนไฟล์ที่เสียหาย ลบ หรือสูญหายได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ลดต้นทุน

เมื่อมองแวบแรก ระบบการจัดเก็บเอกสารจริงดูเหมือนจะถูกกว่าการลงทุนในระบบจัดการเอกสาร แต่ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจัดการที่ผิดพลาด ความเสียหายของเอกสาร หรือการสูญเสียจะมากกว่าในภาพรวม ไม่ต้องพูดถึง การทำเช่นนี้จะทำให้คุณต้องใช้เวลาอันมีค่าในการสร้างหรือเรียกค้นไฟล์ที่สูญหายหรือเสียหาย ด้วยเหตุนี้ DMS จึงถือเป็นการลงทุนที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจของคุณเนื่องจากเป็น เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณ ด้วยต้นทุนที่น้อยที่สุด

DMS ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงาน เช่น กระดาษ หมึก และค่าไปรษณีย์ ในทำนองเดียวกัน คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับพื้นที่จัดเก็บ เนื่องจากไฟล์ทั้งหมดของคุณสามารถจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้ตู้เก็บเอกสารเหล็กราคาแพงเหล่านั้น หรือโกดังหรือห้องนิรภัยนอกสถานที่สำหรับเอกสารของคุณ

---

หากคุณทำงานกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินหรือกังวลเกี่ยวกับการตรวจสอบ ID ให้ตรวจสอบ Nanonets OCR ออนไลน์ or โปรแกรมแยกข้อความ PDF เพื่อแยกข้อความจากเอกสาร PDF ฟรี. คลิกด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ นาโนเน็ตส์ เอ็นเตอร์ไพรส์ ออโตเมชั่น โซลูชั่น.

---

การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่เพิ่มขึ้น ถึงเวลาแล้วที่คุณจะลงทุนในระบบการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณ DMS ทำมากกว่าแค่แปลงไฟล์ของคุณให้เป็นดิจิทัล นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือและฟังก์ชันที่ช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสารภายในองค์กรของคุณอีกด้วย ประโยชน์มากมายของมันทำให้เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับบริษัทของคุณ หากคุณต้องการมีความเกี่ยวข้องและแข่งขันในตลาด

อย่างไรก็ตามการเลือก ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด สำหรับธุรกิจของคุณ จำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงสิ่งที่บริษัทของคุณต้องการและประเภทของ DMS ที่เหมาะสม ดังนั้นอย่าลืมสำรวจตัวเลือกของคุณและลองใช้ด้วยตัวเอง

---

นาโนเน็ต OCR & OCR API ออนไลน์ มีความน่าสนใจมากมาย กรณีใช้ tหมวกสามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจของคุณ ประหยัดต้นทุน และเพิ่มการเติบโต ค้นพบ กรณีการใช้งานของ Nanonets สามารถนำไปใช้กับผลิตภัณฑ์ของคุณได้อย่างไร

---