เทมเพลตการกระทบยอดบัญชีธนาคาร

การกระทบยอดธนาคารคืออะไร?

การกระทบยอดธนาคารเป็นกระบวนการที่บริษัทตรวจสอบรายการบัญชีที่ทำขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

ตลอดทั้งปี บริษัทจะลงทะเบียนรายการในสมุดเงินสด และธนาคารลงทะเบียนไว้ในสมุดบัญชีเงินฝาก เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา ทั้งสองรายการจะถูกจับคู่เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความแตกต่างระหว่างยอดคงเหลือในบัญชีที่ปิด กระบวนการทั้งหมดนี้เรียกว่าการกระทบยอดบัญชีธนาคาร

การกระทบยอดบัญชีธนาคารเป็นขั้นตอนมาตรฐานสำหรับธุรกิจ จึงต้องดำเนินการเป็นระยะเพื่ออัพเดทหนังสือ มีหลายวิธีในการดำเนินการกระทบยอดบัญชีธนาคาร: เทมเพลตการกระทบยอดบัญชีธนาคารสำเร็จรูป

มาเจาะลึกถึงวิธีการกระทบยอดบัญชีธนาคารและใช้เทมเพลตการกระทบยอดบัญชีธนาคารของ Nanonets รับเทมเพลตของคุณตอนนี้

---

ขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการกระทบยอดธนาคารมีอะไรบ้าง

ทุกธุรกรรมที่เกิดขึ้นในการบัญชีมักจะมีอย่างน้อยสองรายการ เมื่อคุณขายของบางอย่าง คุณจะบันทึกธุรกรรม และผู้ซื้อจะเพิ่มรายการนั้นไปยังสินทรัพย์หรือสินค้าคงคลัง คุณจะต้องตรวจสอบเอกสารจากทั้งสองฝ่ายเพื่อให้ขั้นตอนการกระทบยอดธนาคารเสร็จสมบูรณ์

นี่คือขั้นตอนในกระบวนการกระทบยอดธนาคาร:

• รับสมุดเงินสดและใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดเปิดรายเดือนเท่ากันสำหรับทั้งสองเอกสาร
• เปรียบเทียบรายการทั้งหมดจากทั้งสองเอกสาร ข้ามรายการที่ตรงกันและตั้งค่าสถานะรายการที่ไม่ตรงกัน
• หาสาเหตุที่รายการไม่ตรงกัน ทำการแก้ไขที่จำเป็น
• กล่าวถึงการแก้ไขด้วยรายละเอียดรายการที่เหมาะสมสำหรับการตรวจสอบในอนาคต
• เมื่อการแก้ไขทั้งหมดเสร็จสิ้น ยอดดุลการปิดรายเดือนควรตรงกัน
• แจ้งฝ่ายที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการแก้ไขที่คุณได้ทำ
• วางแผนกำหนดการกระทบยอดเป็นประจำเพื่อเติมช่องว่างใดๆ

เพื่อให้การกระทบยอดธนาคารง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ ตัวแปลงใบแจ้งยอดจากธนาคาร Nanonets เครื่องมือในการแปลงรายการใบแจ้งยอดจากธนาคารที่สแกนเป็น CSV

ลดความซับซ้อนของการกระทบยอดธนาคารด้วยเทมเพลตการกระทบยอดธนาคารทันที

---

ทำไมคุณต้องกระทบยอดบัญชีธนาคาร?

ในฐานะนักบัญชีหรือผู้ทำบัญชี คุณสามารถใช้การกระทบยอดบัญชีธนาคารได้ด้วยเหตุผลหลายประการ:

• เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกทางบัญชีของคุณ
• เพื่อค้นหาข้อผิดพลาดในบันทึกบัญชีของคุณ (หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอื่นๆ)
• เพื่อระบุการฉ้อโกงหรือการโจรกรรมภายในบริษัทของคุณ
• เพื่อระบุปัญหากับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
• เพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงิน

---

การกระทบยอดธนาคารทำอย่างไร?

การกระทบยอดธนาคารคือการตรวจสอบ ปรับปรุง และกระทบยอดบัญชีกับธนาคาร บริษัทบัตรเครดิต หรือสถาบันการเงิน การกระทบยอดบัญชีธนาคารมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้แน่ใจว่าเดบิตและเครดิตทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสมภายในระบบบัญชี บางขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการกระทบยอดบัญชีธนาคารคือ:

ตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดในใบแจ้งยอดธนาคาร

ขั้นตอนแรกในการกระทบยอดบัญชีธนาคารคือการตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดในใบแจ้งยอดธนาคารของคุณเทียบกับรายการในบัญชี หากคุณพบความแตกต่าง ให้มองหาเหตุผล อาจเป็นได้ว่า:

• ธุรกรรมไม่ได้รับการบันทึกในหนังสือของคุณ เนื่องจากยังไม่ถึงกำหนดชำระหรือชำระเงิน (เช่น เช็ค)
• เกิดข้อผิดพลาดขณะบันทึกธุรกรรม ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเขียนลงไป 10 ดอลลาร์ แล้วรู้ว่ามันควรจะเป็น 100 ดอลลาร์ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อคุณทำงานอย่างรวดเร็วหรือฟุ้งซ่านจากสิ่งอื่น
• คุณป้อนจำนวนหนึ่งลงในบัญชี แต่โพสต์อีกจำนวนหนึ่งไปยังบัญชีเดียวกันนั้นในภายหลัง (หรือกลับกัน)

ดึงบันทึกบัญชีของคุณ

ขั้นตอนที่สองในการกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณคือการดึงข้อมูลบันทึกของคุณ ใช้ข้อมูลที่คุณมีอยู่เพื่อเปรียบเทียบกับใบแจ้งยอดธนาคาร ระบุธุรกรรมที่ขาดหายไปและรายการที่ซ้ำกัน ซึ่งสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ค้นหาธุรกรรมที่ไม่ได้บันทึกในใบแจ้งยอดธนาคาร

เมื่อคุณบันทึกธุรกรรมทั้งหมดของคุณอย่างถูกต้องแล้ว ก็ถึงเวลาตรวจสอบธุรกรรมที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง มีหลายวิธีในการค้นหาเหล่านี้:

• ตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารสำหรับการฝากและถอนเงินที่ขาดหายไป หากไม่มีรายการใดในใบแจ้งยอดธนาคาร คุณจะต้องค้นหาว่ารายการนั้นไปที่ไหน (หรือไม่เคยฝาก) หากรายการเป็นเงินฝากแต่ไม่ได้บันทึกไว้ แสดงว่ามีบางอย่างผิดพลาดในกระบวนการบันทึกของคุณ—คุณอาจลืมบันทึกเงินฝากหรือเกิดข้อผิดพลาดเมื่อป้อนลงในหนังสือ วิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบข้อผิดพลาดนี้คือการดูธุรกรรมแต่ละรายการและเปรียบเทียบคำอธิบายกับรายการในใบแจ้งยอดธนาคาร ตัวอย่างเช่น: “การฝากเงินสด” กับ “หมายเลขเช็ค”
• ดูรายการธุรกรรมของคุณสำหรับการชำระเงินแบบครั้งเดียวด้วยเช็คหรือเงินสดที่ไม่ได้บันทึกไว้ในหนังสือ หากเป็นไปได้ ควรป้อนข้อมูลเหล่านี้ทันทีหลังจากเกิดขึ้น มิฉะนั้นก็ควรจะป้อนในบางจุดก่อนที่พวกเขาจะห่างไกลจากวันที่เดิมเพื่อให้สามารถคืนดีกันได้อย่างเหมาะสม (แม้ว่าจะไม่มีกำหนดเส้นตาย)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดถูกบันทึกไว้ในบัญชีของบริษัทของคุณ

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งในการกระทบยอดบัญชีธนาคารคือการทำให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีของบริษัทของคุณ คุณต้องลงทะเบียนธุรกรรมและทำการเพิ่มเติมหรือแก้ไข หากไม่มีการบันทึกธุรกรรมในสมุดบัญชีของบริษัทของคุณ

ซึ่งสามารถทำได้ผ่านระบบบัญชีคอมพิวเตอร์หรือด้วยตนเอง หากคุณดำเนินการด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกในสมุดรายวันของคุณ

ค้นหาและกระทบยอดความแตกต่างระหว่างบัญชี

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการกระทบยอดคือการค้นหาและกระทบยอดความแตกต่างระหว่างบัญชี ค้นหาธุรกรรมใด ๆ ที่ขาดหายไปจากหนังสือของคุณหรือธุรกรรมใด ๆ ที่บันทึกไว้ในหนังสือของบริษัทอื่น แต่ยังไม่ได้ลงทะเบียนในหนังสือของคุณ ค้นหาธุรกรรมที่ป้อนผิดบัญชี และตรวจสอบว่าผ่านรายการอย่างถูกต้องตามเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ หากคุณพบข้อผิดพลาด ให้แก้ไขทันทีโดยทำการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมและโพสต์การแก้ไขเมื่อจำเป็น

กระบวนการกระทบยอดบัญชีธนาคารอาจซับซ้อนและใช้เวลานาน แต่เป็นส่วนสำคัญของการรักษาความสมบูรณ์ของธุรกิจ เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะมีบันทึกสุขภาพทางการเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้น และมั่นใจได้ว่าคุณกำลังอยู่ในเส้นทางสู่ความสำเร็จในอุตสาหกรรมของคุณ

ใช้เทมเพลตการกระทบยอดบัญชีธนาคารของเราเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการกระทบยอดบัญชีธนาคารของคุณ

---

อะไรทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการกระทบยอด?

การกระทบยอดธนาคารเป็นกระบวนการที่เปรียบเทียบบันทึกทางบัญชีกับสถานะธนาคารของคุณ กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่ก็ยังต้องใช้เวลาในการดำเนินการธุรกรรมทั้งหมดและให้แน่ใจว่าตรงกัน ข้อผิดพลาดในการกระทบยอดอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ:

ความแตกต่างของเวลา

การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการกระทบยอด ตัวอย่างเช่น ธุรกรรมอาจถูกป้อนเร็วหรือช้าเกินไปที่จะรวมในการกระทบยอด

• ธุรกรรมอาจถูกป้อนเร็วเกินไป ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังกระทบยอดบัญชีที่ใช้สิ้นปีบัญชีที่ไม่ตรงกับสิ้นปีบัญชีของบริษัทของคุณ ในกรณีนั้น คุณจะต้องพิจารณาสิ่งนี้เมื่อทำธุรกรรมในช่วงเดือนปัจจุบันของบริษัทของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากบัญชีของคุณมีวันสิ้นสุดปีบัญชีวันที่ 30 มิถุนายน และคุณกำลังเข้าสู่ธุรกรรมสำหรับวันที่ 1 กรกฎาคมถึง 31 ธันวาคม (ปีบัญชีของบริษัทของคุณ) ตัวเลขเหล่านั้นจะต้องได้รับการปรับโดยการเพิ่มหรือลบวันตาม วันที่เข้าใช้บริการตามลำดับ
• ธุรกรรมอาจถูกป้อนสายเกินไป หากคุณกำลังทำงานกับบัญชีที่ต้องมีการดำเนินการพิเศษเนื่องจากลักษณะหรือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้า เช่น เบี้ยประกัน คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนข้อมูลเหล่านี้ตรงเวลาเพื่อให้สามารถนำไปรวมกับยอดปิดที่ สิ้นสุดแต่ละงวด (หรือไตรมาส)

ข้อผิดพลาด

ความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ แต่ก็ไม่ใช่ความผิดของคุณเสมอไป การระบุสาเหตุของความคลาดเคลื่อนในการกระทบยอดเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้คุณทราบวิธีหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ในอนาคต มาดูข้อผิดพลาดทั่วไปและสิ่งที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับข้อผิดพลาดเหล่านี้:

• ข้อมูลธุรกรรมที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง: หากคุณไม่ได้ตั้งค่าธุรกรรมทั้งหมดอย่างถูกต้องในบัญชี จะมีความแตกต่างระหว่างใบแจ้งยอดจากธนาคารและยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้ (ARB) เมื่อกระทบยอด การแก้ไขปัญหา? ตรวจสอบธุรกรรมที่เข้ามาทั้งหมดอีกครั้งก่อนที่จะนำเข้าหนังสือ และตรวจสอบอีกครั้งหลังจากนำเข้า
• การตั้งค่าไม่ถูกต้อง: มีการตั้งค่าทุกอย่างครบถ้วนหรือไม่ ยอดเยี่ยม! แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกบัญชีแสดงทั้งสองด้านของงบดุลและในงบกำไรขาดทุน (P&L) รวมถึงบัญชีส่วนของเจ้าของ เช่น ทุนของเจ้าของและกำไรสะสม ด้วยองค์ประกอบที่สำคัญเหล่านี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างสมดุลอย่างเหมาะสมระหว่างการกระทบยอดเป็นระยะตลอดทั้งปีจะง่ายกว่าสำหรับคุณ

ธุรกรรมที่ขาดหายไป

ธุรกรรมที่ขาดหายไปอาจเกิดจากหลายสาเหตุ ธุรกรรมบางรายการไม่เคยมีการป้อนตั้งแต่แรก ดังนั้นจะไม่ปรากฏในการกระทบยอด ธุรกรรมอื่นๆ อาจถูกป้อนอย่างไม่ถูกต้อง ส่งผลให้ยอดดุลไม่ถูกต้อง แม้ว่าระบบของคุณจะถูกตั้งค่าให้กระทบยอดบัญชีทั้งหมดโดยอัตโนมัติ แต่ก็เป็นไปได้ว่าคุณลบธุรกรรมโดยไม่ได้ตั้งใจ การตรวจสอบกรณีเหล่านี้อย่างรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากอาจบ่งบอกถึงข้อผิดพลาดภายในระบบหรือกระบวนการของคุณ

การหลอกลวง

เจ้าของธุรกิจกลัวเรื่องนี้ แต่น่าเสียดายที่นักต้มตุ๋นมีความคิดสร้างสรรค์มากกว่าเจ้าของบริษัทในวิธีการนี้ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• การชำระเงินด้วยเงินสดจากลูกค้าที่บันทึกไว้ในหนังสือตามที่ได้รับแทนที่จะไปอยู่ในกระเป๋าของใครบางคน
• เทคนิคการฝากเงินรวมถึงการฝากเงินสดและเช็คล่าช้าจนกว่าเงินที่ได้จากการฝากครั้งถัดไปจะครอบคลุมเงินหรือเช็คที่ถูกขโมยไป
• เช็คปลอมจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ที่ปลอม แต่ปรากฏจริง
• เงินจะถูกโอนเข้าบัญชีธนาคารที่ไม่สามารถติดตามได้
• การโจรกรรมหุ้นหรือทรัพยากรอื่นๆ ของบริษัท
• บันทึกธนาคารปลอม

เนื่องจากผู้ฉ้อโกงที่เชี่ยวชาญสามารถปกปิดร่องรอยได้ดี จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะตรวจพบการฉ้อโกงในครั้งแรกในใบแจ้งยอดธนาคารหรือการกระทบยอดบัญชีธนาคารใดๆ สิ่งเหล่านี้เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าผู้ตรวจสอบไม่ได้พลาด แต่ถ้ามีอะไรดูแปลก ๆ ก็ควรค่าแก่การพิจารณา

การป้องกันเป็นแนวป้องกันการฉ้อโกงที่แข็งแกร่งที่สุด ในระดับที่สำคัญที่สุดที่เป็นไปได้ การแยกงานที่มีวันหยุดที่จำเป็นควรเป็นสิ่งแรกที่องค์กรดำเนินการ ผู้หลอกลวงส่วนใหญ่สามารถท้อแท้ได้ก็ต่อเมื่อรู้ว่ามีใครบางคนกำลังตรวจสอบบันทึกของธนาคารและบัตรเครดิตและการกระทบยอดอย่างรอบคอบ และคอยตรวจสอบทรัพย์สินของบริษัทอย่างเข้มงวด

อ่านเพิ่มเติม:

จะกระทบยอดการชำระเงินได้อย่างไร?