Borç Hesapları için 3 Yollu Eşleştirme: Ayrıntılı Bir Kılavuz

İşletme finansmanı ekipleri, önemli bir borç hesapları süreci olarak satıcı faturalarının 3 yönlü eşleştirmesini gerçekleştirir. Destekleyici belgeleri 3 yönlü eşleştirerek şirketler mükerrer, hatalı veya hileli ödemeleri tespit edebilir.

Bu makalenin amacı 3 yollu eşleştirme sürecini, manuel eşleştirme süreçlerinin sıkıntılı noktalarını, üç yollu eşleştirme sürecinin nasıl otomatikleştirileceğini ve otomasyonun faydalarını anlamaktır.

3 yollu eşleştirme, Nanonets gibi borç hesapları otomasyon çözümleri tarafından desteklenen otomatik bir iş akışı olarak en iyi şekilde gerçekleştirilir.

3 yollu maç nedir?

Tüm ödemeler, dolandırıcılığı önlemek ve destekleyici belgelerdeki mali ayrıntıların birbiriyle eşleştiğinden emin olmak için bir tür doğrulamayı içerir.

3 yollu eşleştirme, satın alma siparişini (PO) iyi alınan notla (GRN) ve ilgili tedarikçinin faturasıyla karşılaştıran bir iç kontrol sürecidir.

Karşılaştırıldığında, 2 yönlü bir eşleşme yalnızca PO'yu faturayla karşılaştırır. Faturalanan miktar (faturada) sipariş edilen miktarla (satın alma siparişinde) eşleşmelidir. Ve fatura fiyatı, satın alma siparişinde belirtilen fiyatla eşleşmelidir.

2 yönlü eşleştirme süreci, kuruluşlar genelinde faturaları doğrulamak için varsayılan yaklaşımdır. Ancak şirketler, ek bir doğrulama katmanı eklemek ve fazla harcamayı önlemek için giderek daha fazla üç yollu eşleştirmeyi benimsiyor.

3 yollu eşleştirme, fatura ödemelerinin daha hızlı onaylanmasına yardımcı olur ve ayrıca tutarsızlıkları, hataları veya olası sahtekarlıkları işaretler.

Üç yollu eşleştirme, satın alma siparişleri (PO), mal makbuzları (doğrulanmış teslim belgesi ve sevk irsaliyesi) ve müşteriye gönderilen satıcı faturaları genelinde satır öğesi ayrıntılarını ve toplamları karşılaştırır.

Başarılı bir şekilde doğrulanmış bir faturanın, PO ve makbuzla kabul edilebilir tolerans seviyeleri dahilinde eşleşmesi gerekir. Toleransları eşleştiremeyen bir fatura beklemeye alınır ve uygun inceleme için gönderilir.

---

Manuel 3 yönlü eşleştirme süreçlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Bir Demo Planlayın

---

İçindekiler

3'lü maç nasıl yapılır?

The ödenecek hesaplar süreci büyük ölçüde üç belgedeki ayrıntıların izlenmesine bağlıdır: satın alma siparişleri, sipariş makbuzları ve faturalar.

Satıcı ödemelerini işleme koymadan önce AP ekipleri, şirketin aldığı ürün/hizmetin başlangıçta sipariş edilen/talep edilen ayrıntılarla eşleştiğini doğrulamak için bu 3 belgeyi inceler.

3 yolu faturaların eşleştirilmesi Yukarıda belirtilen 3 önemli belgenin herhangi birindeki hataların veya tutarsızlıkların vurgulanmasına yardımcı olur. Hatalar/sorunlar arasında yanlış ödeme ayrıntıları, şişirilmiş/yanlış fiyatlar, yanlış veya hasarlı ürünler vb. yer alabilir.

3'lü eşleştirme sürecinde hatalar işaretlenirse fatura beklemeye alınır ve ödeme durdurulur. Sorun uzlaştırıldıktan ve başarılı bir üçlü eşleşme sağlandıktan sonra fatura işlenebilir ve ödenebilir.

3 yollu eşleşme örneği

Örneklemek gerekirse, bir alıcının, Alıcı A.Ş.., bir satıcıdan/tedarikçiden 1500$ tutarında bir fatura alır, Tedarikçi A.Ş., yüz kalem sürücüsü için:

• AP ekibi ilk olarak açıklamanın (kalem sürücüler), miktarın (100), maliyetin (parça başına 15 ABD doları), toplam fiyatın (1500 ABD doları) ve koşulların (ödeme koşulları) başlangıçtakilerle eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek için faturayı PO'yla karşılaştırır/eşleştirir. PO'yu onayladı.
• Daha sonra fatura ve PO ayrıntıları, sipariş makbuzunda (alınma raporu) bulunanlarla karşılaştırılır/eşleştirilir. Bu makbuz, teslimatla birlikte gelen sevk irsaliyesi esas alınarak teslim alma departmanı tarafından düzenlenir. Kalem sürücülerinin türü ve miktarı (100), fiyatı (parça başına 15$) ve toplam fiyatı (1500$) orijinal PO ve faturada belirtilenlerle eşleşmelidir.
  • Teslim alma departmanı da bu aşamada hasar ve kalite kontrolü yapar.

Fatura, PO ve sipariş makbuzu tam olarak eşleşiyorsa (veya kabul edilebilir bir tolerans düzeyi dahilindeyse), başarılı bir 3 yönlü eşleştirme yapmış olursunuz. Fatura artık AP ekibi tarafından ödenebilir.

3 belge eşleşmezse (üç yollu eşleştirme tolerans seviyesinin üzerinde), hatalar/sorunlar çözülene kadar fatura beklemeye alınır.

Bu belgelerin her birine kısaca bakalım ve bunların borç hesapları 3 yollu eşleştirme süreciyle nasıl ilişkili olduğunu görelim:

Satın alma emri

Satınalma siparişi veya PO, bir şirketin ihtiyaç duyduğu ürün veya hizmetleri listeleyen standart, sıralı numaralandırılmış formudur. Satın alma siparişi, bir satın alma işlemini yetkilendirmek için kullanılır.

PO, malları veya hizmetleri teslim etmeyi amaçlayan satıcıya gönderildiğinde ve satıcı tarafından kabul edildiğinde bir sözleşme haline gelir. The satın alma departmanı imzalanmış ve onaylanmış bir satın alma siparişi oluşturur satın alma talebi Satıcı seçiminden sonra.

The satın alma siparişi süreci şirket adını ve logosunu, satıcı adını ve iletişim bilgilerini, yasal koşulları ve ödeme koşullarını, sunulan indirimleri, satın alma siparişi numarasını, şirket fatura ve teslimat adresini, açıklamalı satır öğelerini, fiyatlandırmayı, sipariş edilen miktarları, uzatılmış tutarı, ara toplamı, varsa satış vergisini içerir, ve toplam tutar.

Makbuz

Makbuz, malların/hizmetlerin fiili alınışını yansıtan fiziksel veya elektronik bir belgedir. Makbuzlar, şirketin teslim alma departmanı tarafından, teslim edilen ürünlerle birlikte verilen ayrıntılı satıcı sevk irsaliyesi ile doğrulanır.

Makbuz, ödeme yönteminin yanı sıra satın alma siparişi numarasına da atıfta bulunarak belge eşleştirmeyi kolaylaştırır.

Malların alınması, satın alma siparişinin tamamının teslimi veya herhangi bir ürünün daha sonra teslim edilmek üzere geri sipariş edilmesi veya farklı bir yerden sevk edilmesi durumunda kısmi bir sevkiyat olabilir.

Satıcı Faturası

Satıcı faturası, müşteriye teslim edilen mallar veya sunulan hizmetler için fatura kesen bir belgedir. Fatura bir ödeme talebidir.

Fatura alanları öncelikle satınalma siparişindekilerle aynıdır.

Faturalarda ayrıca fatura numarası, sipariş tarihleri, sevkıyat tarihleri, havale adresi, ödeme koşulları, erken ödeme indirimleri, ara toplam, satış vergisi ve ödenmesi gereken toplam tutar da belirtilir.

---

Veri yakalamayı otomatikleştirin, iş akışları oluşturun ve 3 yollu eşleştirme sürecini kolaylaştırın saniyeler içinde. Kod gerekmez. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

---

Manuel eşleştirmede sorunlu noktalar

Manuel 2 yollu veya 3 yollu eşleştirme acı verici derecede yavaş, pahalı ve hataya açık olabilir. 3 yollu eşleştirmeyi ve borç hesapları onayı iş akışını otomatikleştirme AP ekiplerinin daha yüksek değerli görevlere odaklanmasına kesinlikle yardımcı olacak ve onları bir yığın manuel kağıt işinden kurtaracaktır.

Binlerce destekleyici belgenin manuel olarak eşleştirilmesi zaman alıcı, pahalı ve emek yoğun olabilir. AP ekipleri, her faturayı, PO'yu ve makbuzu manuel olarak aramak için çok fazla çalışma saati harcıyor!

Gecikmeler ve hatalar, borç hesapları ekibini fazla mesai yapmaya zorlar ve aynı zamanda satıcılara geç ödeme yapılması durumunda ceza uygulanmasına neden olabilir.

Manüel üç yollu eşleştirme sürecinde gecikmelere ve maliyet aşımlarına neden olan önemli sorun noktalarından bazıları şunlardır:

---

Fatura veya makbuzlardaki verileri ERP yazılımına manuel olarak girmek zorunda kalacağınız son sefer yapmak için bu 30 dakikalık canlı demoyu ayırtın.

Bir Demo Planlayın

---

Süreci otomatikleştirmenin faydaları

3 yollu eşleştirme işleminin otomatikleştirilmesi, yukarıda ele alınan manuel eşleştirmenin sorunlu noktalarının tümü olmasa da çoğunu giderir. İşletmelerin üç yollu eşleşmeyi ve daha büyük AP sürecini giderek daha fazla otomatikleştirmesinin en önemli nedenlerinden bazıları şunlardır:

Denetim izleri sağlayın

Otomatik dijital öncelikli yaklaşım, tüm kayıtların tutarlı olmasını ve tek bir doğruluk kaynağı sunmasını sağlar. Verilere her zaman kolayca erişilebildiğinde, işletmeler net denetim yollarına erişebilir ve finansal tutarsızlıkları hızlı bir şekilde tespit edebilir.

Hata oranlarını ve sahtekarlığı azaltın

Otomatik 3 yollu eşleştirme yazılımı, tolerans seviyelerine ve onaylara dayalı olarak önceden belirlenmiş kurallar/iş akışları üzerinde çalışır. Bu tür otomatik iş akışları hızlı ve son derece doğrudur. AP ekiplerinin anında harekete geçebilmesi için hataları ve olası dolandırıcılık vakalarını hızla işaretlerler.

Tedarikçi ilişkilerini geliştirin

Güçlü 3 yollu eşleşen AP iş akışı, satıcı ödemelerinin zamanında yapılmasını sağlar. Satıcılar erken ödemelere değer verir ve karşılığında indirimler sunabilirler. Böylece otomasyon, istikrarlı bir tedarik zinciri oluştururken maliyetlerden tasarruf etmenize yardımcı olabilir.

Alt çizgiyi artırın

Üç yönlü eşleştirme ve diğer AP süreçlerini otomatikleştirmek zamandan tasarruf sağlar, işçilik maliyetlerini azaltır, dolandırıcılığı/hataları önler ve uzun vadede satıcı indirimleri sağlar. Bu, şirketin kârlılığında önemli bir rol oynuyor.

Sorunsuz senkronizasyon

3 yönlü eşleşmenizi doğrudan ERP'nize veya muhasebe yazılımınıza senkronize ederek defterlerinizi daha hızlı kapatın.

---

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

---

3 yollu eşleştirme ve AP iş akışları nasıl otomatikleştirilir?

köprü AP otomasyon yazılımıNanonets gibi, kuruluşların manuel 3 yollu eşleştirmeden tamamen temassız, otomatikleştirilmiş bir iş akışına geçiş yapmasına yardımcı olabilir. Kuruluşlardaki AP ekipleri, uçtan uca otomatikleştirilmiş borç hesapları iş akışları oluşturmak için Nanonets'i kullanıyor.

Nanonet'lerde kurulan AP otomasyonu ve 3 yollu eşleştirme iş akışları, ek personel çalıştırmadan AP departmanının iş yükünün %80'ini azaltabilir.

Nanonets ile otomatik olarak aşağıdakileri gerçekleştiren 3 yollu otomatik bir AP eşleştirme iş akışı oluşturabilirsiniz:

• Belgeleri ve dosyaları birden fazla kaynaktan (e-posta, taranmış belgeler, dijital dosyalar/görüntüler, bulut depolama, ERP vb.) çeker.
  • Belgeleri fatura, PO ve makbuz olarak doğru bir şekilde sınıflandırır ve sıralar
• Tüm faturalardan, PO'lardan ve makbuzlardan verileri doğru bir şekilde okur ve yakalar
• İlgili faturalar, satın alma siparişleri ve makbuzlardaki alanları, giderleri, bakiyeleri ve SKU düzeyi bilgilerini 3 yönlü bir eşleştirmeyle mutabakat sağlar
  • Tolerans seviyelerini ihlal eden 3 yollu eşleştirme hatalarını işaretler veya başarılı bir 3 yollu eşleştirme için daha fazla onay için fatura gönderir.
• Gider raporu oluşturmaktan yönetici onayları almaya kadar tüm gider iş akışlarını yönetin
• Yukarıdakilerin tümünü seçtiğiniz herhangi bir ERP, muhasebe yazılımı veya iş aracıyla senkronize edin/entegre edin
  • Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks ve daha fazlasıyla kolayca entegre oluyoruz

AP ekibinizi dağlar kadar kağıt işi gerektiren görevlerden kurtarın. Nanonets'in tüm AP süreçlerinizi nasıl otomatikleştirebileceğini görmek için bir demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

---