Belge Dizine Eklemek İçin Kesin Kılavuz

Kağıttan bilgisayar tabanlı dosyalama prosedürlerine geçen birçok şirket, dijital dosyaların analog dosyalar kadar düzensiz ve dağınık olabileceğini anladı. Yine de, belgeleri dijitalleştirmek uzun vadede çok fazla çaba ve zaman tasarrufu sağlar; sadece doğru yapıldığında çalışır. Belge indekslemenin geldiği yer burasıdır.

Belge indeksleme, kurumunuzun dijital dosyalarınızı organize etmesini ve gelecekteki dosyaları düzenli olarak kaydetmesini sağlamanın mükemmel bir yoludur. Ayrıca, alacak hesapları ve borç hesaplarından satın alma-ödeme ve daha fazlasına kadar kurumunuz genelindeki prosedürlerle ilgili dosyalarla da ilgilidir.

---

Belge İndeksleme Nedir?

Belge indeksleme, gelecekte belgeleri ararken veya alırken daha iyi görünürlük için belgeleri uygun etiketler veya niteliklerle düzenler.

Örneğin, bir firma belgeleri müşteri numarasına, müşteri adına, çalışan adına, tarihe veya daha sonra ilişkilendirilebilecek diğer hayati özelliklere göre indeksleyebilir. Bir kuruluşun belge yönetimi ağlarının üzerine inşa edildiği temelin önemli bir parçasıdır.

Bir sözlük örneğini ele alalım. Bir sözlük çok çeşitli sözcükleri ve bunların anlamlarını içerir. Eğer sözlüğün tamamından belirli bir eseri keşfetmeniz gerekiyorsa, her bir sayfaya bakmak saatler alır.

Ancak dizini kullandığınızda avınız yalnızca dakikalara veya saniyelere iner. Belge indeksleme de benzer bir hipotezi düzenler. Dijital bir belgeye belirli etiketler ekleyerek, bir yığın dosyayı manuel olarak analiz etmek yerine, ihtiyacınız olan bilgiyi daha zahmetsizce bulmak için bu etiketlerdeki terimleri kullanabilirsiniz.

---

Belge Dizine Ekleme Kavramları

Belge indekslemeyi çeşitli kavramlarda anlayabilir ve bilebilir. Bunları kısaca ziyaret edelim:

Veri tabanı: Veritabanı, tek bir yerde tutulan ve birçok kullanıcının birçok farklı amaç için erişebileceği elektronik bir belge koleksiyonudur. Ayrıca, bir programın tartışmak ve sorulara hızlı, esnek yanıtlar vermek için kullanabileceği, bilgisayarda saklanan düzenli bir belge veya veri koleksiyonu da olabilir.

RDBMS: “RDBMS” (İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi) terimi, verilerin ve veriler arasındaki ilişkilerin tablolarda tutulduğu bir veritabanı yönetim sistemini ifade eder.

Anahtar alanlar—dizin alanları olarak da bilinir—belgeleri kategorilere ayırmak ve düzenlemek için kullanılan veritabanı alanlarıdır. Genellikle kullanıcı tarafından tanımlanırlar ve belgeleri taramak ve almak için kullanılabilirler. Örnekler arasında fatura numarası, müşterinin adı, tarihi ve adresi yer alır.

Eşleştirme, birleştirme ve indekslemeyi doldurma Muhasebe sistemleri gibi diğer sistemlerde zaten mevcut olan endeks verilerinin bulunduğu alanlar. Bir veya daha fazla alanı indekslemenize ve kalan alanları, bir tablo aramasından veya muhasebe veya insan kaynakları sistemi gibi başka bir ağ tarafından sağlanan eşleşen metin dosyasından gelen verilerle otomatik olarak doldurmanıza olanak tanır.

---

Belge İndeksleme Neden Önemlidir?

Belge indeksleme, hızlı belge alımından daha fazlasını sağlar. Belge indekslemenin aşağıdakiler dahil pek çok avantajı vardır:

Gelişmiş Belge Organizasyonu

%88 Ofis çalışanlarının oranı, işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olacak güvenilir, birleşik bir arama platformuna ihtiyaç duyulduğunu belirtti.

Çalışanlar, doğru belge indeksleme sistemi ile doğru belgeyi ararken çok fazla zaman kazanabilirler.

Daha kolay denetim uyumluluğu

Belgeler zaten mali yıl ve diğer ilgili ölçütlere göre indekslenmiş ve düzenlenmişse, bir denetim için zamanında kağıt toplama çabasından kolayca vazgeçebilirsiniz.

Zamandan tasarruf

%50 profesyonellerin oranı, dosya aramak için işte olduğundan daha fazla zaman harcıyor.

Ancak siz ve ekibiniz uygun belge indeksleme protokollerine sahipseniz, harcadığınız zamanı verimli işler aramak için kullanabilirsiniz.

---

Belge İndeksleme Türleri

Belge indekslemenin birçok avantajına ek olarak, birçok farklı indeksleme yaklaşımı da vardır; böylece iş akışınıza en uygun olanı (veya yolların bir kombinasyonunu) seçebilirsiniz. Bu stratejiler şunlardan oluşur:

Tam Metin İndeksleme

Tam metin indeksleme ile, bir belgenin tüm içeriği taranır ve metinde herhangi bir yerde kelime öbekleri veya anahtar kelimeler aramanıza izin verir.

Çoğu kelime işlemci ve web tarayıcısında bulunan “Bul” (Ctrl+F veya Command+F) aracıyla aynıdır. Bu indeksleme türünün kullanıcı dostu doğası, onu en kolay hale getirir, ancak çok fazla depolama alanı gerektirir.

Kaynak

Otomatik İndeksleme

Değişken arama indeksleme olarak da bilinen otomatik indeksleme, tüm sayfayı indekslemek yerine, müşteri numaraları veya isimleri gibi bir veritabanıyla eşleşen bir belgenin önemli kısımlarını seçici olarak indeksler.

Bu, belge indeksleme yazılımı kullanan daha karmaşık bir prosedürdür, ancak her zaman veritabanlarındaki verilerle eşleşen alanları içeren faturalar gibi belgeleri indeksleyen işletmeler için oldukça faydalı olabilir.

Meta Veri İndeksleme

“Verilerle ilgili veriler”, meta verilere atıfta bulunmak için sıklıkla kullanılan bir terimdir, ancak çok ayrıntılıdır. Bunun bir örneği, bir pdf dosyası yapmak için görüntüleri yakalarken olabilir; çekildiği zamanı yakalar.

Üstelik PDF meta verileri olarak bilinen ek "etiketler" eklemenize de olanak tanır. Daha sonraki aramalar için kullanmak istediğiniz etiketler ve diğer bilgiler gibi meta veriler, bir belgeyi dijitalleştirirken veya tararken kullanılabilir. Daha sonra sıra bir belge almaya geldiğinde, belgenin tamamını taramak için belge alma programınızı kullanmak yerine meta verileri tarar.

Saha Verilerini Kullanarak Otomatik Dizin Oluşturma

Alan tabanlı indeksleme, bir veritabanındaki alanlar olarak da bilinen çeşitli veri kaynaklarını ifade eder. Kavramsal olarak meta veri indekslemeyle aynıdır. Örneğin, veritabanınızda müşteri sütununda aynı ada sahip kayıtları aramak için alan bazlı indekslemeyi kullanabilirsiniz.

---

Belge Dizine Ekleme nasıl çalışır?

Hangi belge indekslemenin sizin için en iyisi olduğu, ilgili tarafların her birinin indekslediğiniz belgeleri nasıl kullanmayı amaçladığına bağlı olacaktır. Çalışanların internette arama olasılığı en yüksek olan bilgiler ve bu bilgileri bulmak için kullanma olasılıkları en yüksek olan arama terimleri sizin tarafınızdan bilinmelidir. Çalışan ihtiyaçlarını anlamak, hızlı belge alımını mümkün kılacak şekilde indekslemenizi sağlamanın tek yoludur.

İndekslenmiş makalelerinizin nasıl kullanılacağını ve kuruluşunuz için hangi tür indekslemenin en mantıklı olduğunu anladıktan sonra belgeleri indekslemek kolaydır. İndeksleme işlemi, önceden belirlenmiş anahtar ifadeleri manuel veya otomatik olarak bulmak için sayısallaştırılmış ve taranmış materyalleri taramayı ve kategorilere ayırmayı gerektirir. İndeksleme sürecinin daha ayrıntılı bir açıklaması aşağıda verilmiştir:

Belge Dizine Ekleme Kullanım Durumunu Anlayın

Kullanmanız gereken indeksleme türü, indekslediğiniz belgelere, bunların personel kayıtları, faturalar veya başka bir şey olup olmadığına bağlı olacaktır; bu belgeleri kimin ve neden alacağını bilmek de önemlidir.

Kullanmak istediğiniz belge indeksleme türünü sonlandırın

Bazı makale türlerinin indekslenmesi için çok fazla bilgiye ihtiyaç duyulmadan kolayca bulunması mümkündür. Örneğin, faturalardaki yalnızca hesap numarası veya satıcı adı gibi temel bilgilere ihtiyacınız olabilir.

Uygulanabilir verileri indeksleyin

Verileri manuel olarak indeksleyebilir veya tercihen, hangi indeksleme biçiminin anlamlı olduğunu belirledikten sonra verileri indeksleyebilecek yazılıma güvenebilirsiniz.

Çift anahtar yöntemi manuel olarak yapıldığında en etkili indeksleme tekniğidir. İki kişi, bu yöntemi kullanarak taranan her belgeyi, gördükleri bilgileri dosya için uygun meta veri alanlarına girerek gerekli indeksleme ifadeleriyle etiketler. Bu, çapraz karşılaştırmanın herhangi bir hatayı bulmasını mümkün kılar. Çift anahtar, büyük ölçüde zaman tasarrufu sağlar ancak aynı zamanda hataları da büyük ölçüde azaltır.

Yazılıma güveniyorsanız, yazılımın belgenin hangi bölümlerinden alması gerektiğine ilişkin yönergeleri belirtmelisiniz. Örneğin, doğru exing yazılımı, bilgisayarın görüntülerden metin okumasına olanak sağlamak için OCR teknolojisiyle işbirliği yapar; bu, ilgili verilerin indekslenmesi ve belgelerin fiziksel kopyalarının dijitalleştirilmesi için çok önemlidir.

---

Belge İndeksleme için Nanonet'ler

[Gömülü içerik]

Nanonetler bir AI tabanlı belge yönetim sistemi için kodsuz bir platforma sahip kullanıcılara izin veren uçtan uca belge yönetimi. Nanonets, aşağıdakiler gibi tüm belge işlemlerini otomatikleştirir:

Ve dahası. Nanonets, belgeleri tanımlamak ve bunları ilgili veritabanlarına göre dizine eklemek için anahtar kelime ayıklamayı kullanan yerleşik bir OCR yazılımına sahiptir. Nanonets AI algoritması zamanla öğrenir ve işler yapılandırılmamış, yarı yapılandırılmışveya özel belgeleri kolayca kullanın.

Belgeleri verimli bir şekilde yönetmek için 30,000'den fazla kuruluştan 500'den fazla profesyonel Nanonets'e güveniyor.

Nanonet'lerin kullanılması, maliyet tasarrufları, gelişmiş uyumluluk ve gelişmiş üretkenlik dahil olmak üzere bir dizi avantaj sağlayabilir. Nanonet'leri diğerlerinden ayıran bazı benzersiz avantajlar şunlardır:

• Kodlama gerekmez
• Tüm belge türleri ile çalışır
• Özel AI modelleri
• Son işleme veya ön işleme gerekmez.
• Çok dilli belgeleri işler
• 200'den fazla dili tanır
• 1 günlük kurulum
• API ve Zapier ile 5000'den fazla entegrasyon
• 24 × 7 canlı destek
• Şeffaf Fiyatlandırma Seçenekleri
• Beyaz etiket çözümü
• Yerinde ve Bulut Barındırma

Belge indeksleme için Nanonetler nasıl kullanılır?

1 Adım: Hesap oluştur Nanonetlerde (Şimdi ücretsiz başlayın) ve giriş yapın.

Adım 2: Ana ekrandan belge sınıflandırma modelini seçin.

3. Adım: Dahil etmek istediğiniz belge etiketlerini seçin.

Adım 4: Nanonets AI algoritmasının, AI modelini belge türünüzü tanıması için eğitmesi için yalnızca 25 belgeye ihtiyacı vardır. Her belge etiketi için 25 belge yükleyin ve modelin çalışmasına izin verin.

Adım 5: Tamamlandığında, belgeleri otomatik olarak göndermek, indekslemek ve gerektiğinde veritabanına göndermek için belge iş akışını kullanabilirsiniz. Belgelerden veri çıkarmak, belgeleri işlemek veya bir onay süreci aracılığıyla göndermek için belge iş akışlarını kullanabilirsiniz. Hayal gücünüz sınırlamadır.

---

Belgeleri Bulmanıza Nasıl Yardımcı Olur?

Belge indeksleme, herhangi bir iş belgesi yönetimi tekniğinin temel bir unsurudur ve daha verimli iş akışları oluşturmanın harika bir yoludur. Yeterli indeksleme sayesinde çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu her belgeyi aramak ve yalnızca sınırlı bir tuş vuruşuyla almak kolaydır. Ancak elinizde yeterli araç yoksa, güçlü belge indekslemeyi uygulamak karmaşık olabilir.

Sonuç

Belge indeksleme, binlerce belge de dahil olmak üzere büyük arşivlerden belgelerin daha sonra alınmasına yardımcı olmak için güçlü bir yaklaşımdır. Belgeler, tam metin içeriğine göre (verideki herhangi bir kelimeye erişilebildiği gibi) veya üretim günü, benzersiz bir tanımlayıcı veya belgenin ana teması gibi belgeyle ilgili bilgilere göre indekslenebilir.

SSS

Belgeleri İndekslemek için Kullanılan Veriler Nedir?

Yeni dijital dosyalardan en iyi şekilde yararlanmak için önemli bir karar, hangi indeksleme standartlarının kullanılacağını seçmektir. İndeksleme için kullanılan bazı veri örnekleri şunları içerir:

• Sipariş numarası
• Adreslerim
• Tarih
• Adı ve soyadı
• Telefon numaraları
• Fatura numarası
• Müşteri numaraları
• Hesap numaraları
• Anahtar kelime tanımlayıcıları

İndekslemenin Amacı Nedir?

İndekslemenin temel amacı, taranan kağıtlarınızdaki bilgileri hızlı bir şekilde tarama ve alma kapasitesine sahip olmaktır. Ayrıca, çalışanlarınızın dosya kutularını elle çalıştırmadan bilgi aramasını sağlayarak ofis verimliliğinizi artırabilir.

İyi İndekslemenin Nitelikleri Nelerdir?

Bir indeksleme projesinin nihai amacı, kullanıcıların verileri verimli bir şekilde alabilecekleri bir sistem oluşturmaktır. Bu, şu yollarla gerçekleştirilir:

• Görüşlerini almak için son kullanıcılarla (departman başkanları, yöneticiler, çalışanlar) bağlantı kurun.
• Kullanımı kolay kolay bir sistem.
• Bir belgede ve tam metinde belirli alanları arama seçeneği dahil.
• Süreç boyunca size rehberlik edecek ve tavsiyelerde bulunacak yetenekli indeksleme uzmanlarının katılımı.

Bir Sektörden Diğerine Nasıl Değişir?

İndeksleme terimlerinin seçiminde temel faktörlerden biri belgelerin nasıl inceleneceğidir. Örneğin, bir dizi personel dosyasında, özellikle ad ve soyadları ve çalışma tarihleri, popüler arama araçları olacaktır.

Aksine, tıbbi sertifikalar, doğum tarihlerinin veya sigorta poliçesi numaralarının ayrıştırılmasına atıfta bulunabilir. Belge indeksleme sırasında yaygın olarak kullanılan arama terimlerini dahil etmek daha iyi sonuçlar verecektir.

Belge İndeksleme Nasıl Çalışır?

Taranan belgelere belirli bilgiler atayarak belge indeksleme işlevi görür, böylece verimli ve hızlı bilgi alımı sağlanır. Belge indeksleme için her birinin kendine özgü yararları olan çeşitli yöntemler vardır.

En İyi Belge İndeksleme Seçeneğiniz Nedir?

Belge indeksleme, uygun şekilde uygulandığında çok sayıda belgenin sorunsuz bir şekilde aranmasını ve alınmasını sağlar. Bununla birlikte, uygun indeksleme prosedürü herkese uyacak tek kalıp değildir. Belgelerin metnin tamamına göre dizine eklenmesi, alanlara göre düzenlenmesi veya iyi meta verilerle desteklenmesi fark etmeksizin bu seçenek tüm sistemin başarısını artırır. Yetenekli bir ortak, ekibinizin benzersiz egzersizlerine uygun uygun indeksleme tekniklerini seçmesine olanak sağlayabilir.