Mevzuata Uygunluk için Mobil Ses ve SMS Kaydetmenin 5 Yolu (Steve Dourdil)

Finansal hizmetlerde çalışıyorsanız, kuruluşunuzda bir tür mobil kayıt çözümü bulunması muhtemeldir. Her ne kadar bazı firmaların mobil iletişimleri kaydetmeye yönelik bir düzenleme zorunluluğu olmasa da çoğu firma yine de bunu tercih ediyor
en iyi uygulamalardan biri.

Firmaların büyük bir yüzdesi için mobil aramaların ve mesajların kaydedilmesi yıllardır hayatın gerekli bir gerçeği olmuştur. ABD'deki son cezaların da gösterdiği gibi, düzenleyiciler SMS ve diğer uygulamaların kontrolsüz kullanımı konusunda her zamankinden daha sert bir duruş sergiliyor.
Mobil mesajlaşma platformları.

Bu kısa makale, mobil ses kaydının (“MVR”) evrimi hakkında biraz bilgi vermekte ve mobil iletişimin mobil iletişimin yakalanması, arşivlenmesi ve gözetlenmesi için müşterilerimize sunduğumuz beş farklı yaklaşımı özetlemektedir.
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA ve diğer düzenleyici gereklilikler.

Mobil Çağrı Kaydının Doğuşu

Birleşik Krallık'ın finansal hizmetlerinde mobil çağrı kaydı, FSA'nın (şu anda FCA) cep telefonu muafiyetini telefon dinleme gerekliliklerinden resmi olarak kaldırdığı 2011 yılından bu yana mevcuttur. Tüm firmalar etkilenmedi. Ama göreceli olarak sahip olanlar
birkaç seçenek.

Cep telefonlarını kaydetme teknolojisi henüz emekleme aşamasındaydı ve piyasada yalnızca bir avuç tedarikçi vardı. Yüksek maliyetlerin yanı sıra uzun gecikmeler, kesilen aramalar ve pil tüketimi gibi teknik sorunların da genellikle benimsenmeye engel olduğu ortaya çıktı. O ilk günlerde,
pek çok firma, cep telefonlarının şirket işleri için kullanılmasına doğrudan yasak koymaya karar verdi.

Diğer firmalar, cep telefonu muafiyetini yeniden yürürlüğe koymak için düzenleyici kurumlarla lobi yapmak üzere bir araya geldi ya da en azından teknoloji olgunlaşana kadar beklediler, ancak çığlıkları kulak ardı edildi. Ancak RegTech topluluğu mevcut çözümlerin hantal olduğunu ve
güvenilmez. Düzenleyicilerin kararlılığını sürdürmesi nedeniyle iyileştirmelerin yapılması gerekiyordu.

MiFID II ve Mobil Kayıt Çözümlerinin Yayılması

Sonraki yıllarda mobil uyumluluk kayıt çözümleri olgunlaştıkça ve yeni sistemler kullanıma sunuldukça benimsenme de arttı. Avrupalı ​​düzenleyici ESMA'nın 2018'de MiFID II'yi piyasaya sürmesi, mobil kayıt gereksiniminin kapsamını da büyük ölçüde artırdı.
RegTech satıcıları arasındaki rekabet şiddetliydi; hepsi bu yeni, keşfedilmemiş pazardan bir pay kazanmak için dişleriyle tırnağıyla mücadele ediyordu.

CoVID 2019'un sonunda ortaya çıktığında ve dünyayı takip eden iki yıl boyunca karantinaya aldığında, şirketler bir kez daha yeni kayıt önlemleri alma konusunda zorlandı. Eski şirket içi telefon sistemlerine güvenen firmalar, çalışanlarının
artık iletişim kurmak için cep telefonlarını kullanmak zorundaydı. Çoğu kişi için bu, ilk kez bir mobil kayıt sağlayıcısı bulmak anlamına geliyordu; o zamana kadar personel her zaman kayıtlı ofis telefonlarını kullanıyordu.

Ses hizmetlerini zaten buluta taşımış olanlar daha şanslıydı. Ancak yüz yüze toplantıların da pencereden çıkması ve görüntülü toplantılar ve işbirliği için MS Teams ve Zoom gibi tümleşik iletişim araçlarının hızla yükselişi, düzenlemeye tabi tutuldu.
Firmalar da bunları kaydetmenin yollarını bulmak zorunda kaldı.

Bu arada, yaklaşık bir yıl süren hoşgörünün ardından FCA'dan gelen sert uyarılar, şirketlerin artık yeni uyumluluk kontrollerini devreye sokmak için yeterli zamana sahip olduklarını ve çalışan iletişimlerini uzaktan da etkili bir şekilde izlemelerinin beklendiğini açıkça ortaya koydu.
bir ofis ortamında yapacaklardı.

Pek çok firma ancak şimdi bu uyumluluk açığını kapatmak için önlemler alıyor. WhatsApp ve WeChat gibi mesajlaşma uygulamalarının kullanımı da dahil olmak üzere mobil kullanımda 2020'den bu yana yaşanan büyük artış, birçok şirket için cep telefonlarının birincil öncelik haline geldiği anlamına geliyor
iletişim aracı. Bu durum, şirketleri ya ilk kez bir MVR çözümü kullanmaya ya da salgının başlangıcında aceleyle uygulanan kayıt sistemlerini değiştirmek için daha uzun vadeli bir çözüm bulmaya zorladı.

Temmuz 2023'te yaklaşan FCA Tüketici Vergisi düzenlemesi ve şüphesiz bundan sonra gelecek diğer yeni düzenlemeler ve değişikliklerle birlikte, cep telefonlarını kaydetme zorunluluğu daha da genişleyecek gibi görünüyor. Peki mevcut seçenekler nelerdir? Hangi yaklaşım
Mobil ses ve SMS'i arşivlemek işinize en uygun olanıdır? Bunu başarmanın en güvenilir beş yoluna bakalım…

1. Ağ Tabanlı Mobil Kayıt Çözümleri

Çalışanlarına kurumsal mobil cihazlar sağlayan Birleşik Krallık merkezli şirketler için ağ tabanlı kayıt genellikle gidilecek en bariz yoldur. Tüm çağrıların ve SMS'lerin varsayılan olarak ağ düzeyinde güvenli bir şekilde kaydedilmesi sayesinde kullanıcıların davranışını değiştirmeye gerek kalmaz
ve kullanıcıların kaydı etkinleştirmeyi "unutma" riski yoktur. Ne olursa olsun her şey kayıt altına alınıyor.

Ancak tüm ağlar bunu sunmaz. Vodafone'un MVR hizmeti genellikle yalnızca daha büyük müşterilere sunulmaktadır. Bu arada, O2'ye kayıt yapmak pahalı ve yüksek kurulum maliyetlerine sahip olabilir. O2 ağ tabanlı kayıt da sunabilsek de, EE ağı Kerv'in
kendi kayıt platformuna sahiptir ve mobil filoları için sağlam bir uyumluluk kayıt çözümü arayan firmalara güvenilir ve uygun maliyetli bir seçenek sunar ve Birleşik Krallık'ın önde gelen 50. Kademe bankalarının %1'si tarafından güvenilmektedir.

Önemli bir husus, kuruluşunuzun şu anda farklı bir operatörle sözleşmeye bağlı olup olmadığıdır. Mevcut mobil ağ sağlayıcınız bir kayıt hizmeti sunmuyorsa, sunan bir hizmete geçmeniz gerekecektir. Hala sözleşmeniz varsa
bu her zaman Erken Fesih Ücretlerinin ödenmesi anlamına gelecektir.

Bu nedenle, bazı şirketler en azından kısa vadede diğer seçeneklerin daha uygun olabileceğini düşünüyor.

2. Uygulama Tabanlı Mobil Kayıt Çözümleri

Uygulama tabanlı kayıt, mobil aramaları ve mesajları kaydetmek isteyen firmalar için tartışmasız en esnek yaklaşımı sağlıyor. Uygulama tabanlı mobil kayıt ürünleri Apple ve Android cihazlarda çalışır ve ağdan bağımsızdır; yani şirketlerin
mobil ağı değiştir. Bu aynı zamanda Birleşik Krallık'taki personelle sınırlı olmadıkları anlamına da geliyor.

Tipik olarak uygulama tabanlı çözümler, cihazın SIM numarasından farklı bir sanal telefon numarasıyla ilişkilendirilir. Uygulama aracılığıyla yapılan veya alınan aramalar kaydedilirken, yapılan veya alınan tüm aramalar cihazın SIM numarası kullanılarak telefonun yerel çeviricisi aracılığıyla kaydedilir.
kaydedilmeden kalır.

Bu, personelin iş için kendi kişisel cep telefonunu kullandığı şirketler ("Kendi Cihazınızı Getirin" veya "BYOD" kullanıcıları) için ideal olsa da, bazen şirket telefonları veren kuruluşlar için bu bir endişe kaynağıdır. Çalışanlar uygulamayı atlayıp yerel olanı kullanırsa ne olur?
Bunun yerine, kasıtlı veya kasıtsız olarak kayıtsız iş aramaları yapmak için çevirici mi kullanıyorsunuz?

Ancak bu durumu önlemenin yolları var. Popüler yaklaşımlardan biri, telefonun yerel çevirici uygulamasını cihazdaki farklı bir klasöre veya ekrana taşımaktır. Bu, kullanıcıların yanlışlıkla kayıtsız arama yapmasını önleyecek ancak elbette durmayacak
bunu bilerek yapıyorlar. Ancak kaydı atlamak isterlerse farklı bir telefon kullanabilirler, bunu iddia edebilirsiniz...

Diğer bir yaklaşım ise, temeldeki SIM kartı yalnızca veri içeren bir SIM ile değiştirerek kullanıcıya kayıtlı uygulamayı kullanmaktan başka seçenek bırakmamaktır. Bu etkili bir geçici çözümdür ancak telefonun daha sonra yalnızca mobil verilere (4G veya WiFi) güveneceği anlamına gelir ve
çağrı alma - mutlaka bir sorun değil, ancak personelinizin Wi-Fi bağlantısı kesintiliyse veya hücresel veri kapsama alanının zayıf olduğu yerlere seyahat ediyorsa sınırlamalar oluşturabilir.

3. SIM Tabanlı Mobil Kayıt Çözümleri

Ağ tabanlı çözümlere çok benzeyen SIM tabanlı kayıt, ağ MVR'si ile aynı avantaj ve dezavantajların çoğuna sahiptir; çağrılar ve mesajlar herhangi bir "kullanıcı müdahalesi" olmadan otomatik olarak kaydedilir, ancak numaraların yine de mevcut kayıttan uzaklaştırılması gerekir.
ağ.

Ağ ve SIM tabanlı mobil çağrı kaydı arasındaki temel fark, SIM tabanlı kayıt çözümlerinin birincil ağ taşıyıcıları yerine, genellikle birçok farklı ülkede varlığı bulunan MVNO'ları (Mobil Sanal Ağ Operatörleri) kullanmasıdır. Bu şu anlama gelir
çalışanların kaydedilmesi gereken uluslararası ofisleri olan kuruluşlar tarafından kullanılabilirler.

Ancak bunun bir bedeli var. Birçok SIM tabanlı MVR çözümü, paket dışı veri kullanım ücretleri açısından son derece pahalıdır ve belirli ülkelerde dolaşımdayken ciddi fatura şoku riski taşır. Bu genellikle Birleşik Krallık'ta, AB'de ve AB'de bir sorun değildir.
ABD, ancak çalışanları bu bölgelerin dışına seyahat eden firmaların bunu akılda tutması gerekiyor.

4. Cihaz Tabanlı Mobil Kayıt Çözümleri

Mobil arama ve SMS kaydı da cihaz düzeyinde etkinleştirilebilir ancak bu, Android telefonlarla sınırlıdır (Apple bu şekilde komik olabilir). Telefona bir yazılım yüklendikten sonra, aramalar ve mesajlar cihaza yerel olarak kaydedilip gönderiliyor.
belirlenen şirket kayıt arşivi. Arama bittiğinde telefonda 4G verisi veya Wi-Fi sinyali yoksa, kayıt mümkün olan en kısa sürede gönderilecektir.

Ancak finans camiasında Apple cihazlarının yaygınlığı göz önüne alındığında, bu seçenek bazen gözden kaçırılıyor ("tüccarlarımızın iPhone'larından vazgeçmelerini sağlamamızın hiçbir yolu yok"). Ancak ağdan bağımsız olma avantajına sahiptir ve
Kullanıcı davranışında herhangi bir değişiklik yapılmasını gerektiren çağrılar ve mesajlar, normal çevirici/SMS işlevi kullanılarak tamamen normal şekilde gönderilir.

5. Bulut Tabanlı Mobil Kayıt Çözümleri

Giderek daha fazla işletme ses hizmetlerini buluta taşıdıkça ve eski şirket içi PABX altyapısını barındırılan telefon sistemleri ve tümleşik iletişim platformlarıyla (Microsoft Teams dahil) değiştirdikçe, bulut tabanlı çağrı kaydı giderek daha yaygın hale geliyor
popüler yaklaşım.

Her ne kadar sabit hat numaralarını kullandığından ve SMS sunmadığından tam anlamıyla bir "mobil kayıt" çözümü olmasa da, bu seçeneğin birçok temel avantajı vardır ve mobil cihazlar üzerinden yapılan iletişimlerin kaydedilmesi için başka bir yol sağlar. Pek çok firma için değişen
Son birkaç yılda çalışma ortamı aynı zamanda alışkanlıklarda da bir değişikliğe yol açtı.

Hibrit ve uzaktan çalışmayla birlikte, arama yapmak ve almak için Kerv'in amiral gemisi Voxivo platformu veya Microsoft Teams gibi bulut telefon sistemlerini kullanmak birçok şirket için norm haline geldi. Çalışanlar mevcut ofis numaralarını kullanarak
Veri bağlantısı olan her yerden, cep telefonları da dahil olmak üzere herhangi bir cihazdan arama yapın ve alın.

Şirketlerinin bulut tabanlı telefon sisteminin mobil uygulamasını zaten kullanmaya alışmış ve kullanıcı arayüzüne aşina olan personel, ister MS Teams ister başka bir barındırılan PBX olsun, onu günlük olarak kullanmaya devam etmek nefes almak kadar doğaldır.

Bu sistemler, tüm çağrıları kaydetmek ve arşivlemek için FCA ve MiFID II uyumlu bir kayıt hizmetine kolayca bağlanabilir. Teams söz konusu olduğunda bu, görüntülü toplantıları, IM sohbetini, dosya paylaşımını ve ekran paylaşımını da kaydedecek şekilde genişletilebilir (herhangi bir kullanıcı için)
kaydedilmesi gerekenler – olmayanların kaydedilmesi gerekmez).

Firmalar, çoğu durumda zaten kullandıkları ve aşina oldukları bu teknolojilerden yararlanarak çalışanlarının mutlu ve uyumlu kalmasını sağlayabilir, aynı zamanda geleneksel mobil kayıt sistemlerinin kurulum masraflarından ve kaynak kaynaklarından da kurtulabilirler.
bunları yönetmek gerekiyordu.

Ayrıca, Microsoft Teams küresel bir platform olduğundan, bu seçeneğin ek avantajı, dünyanın her yerinde ofisleri olan kuruluşlara tek bir küresel çözüm sağlamadır.

Sonuç

Sunulan bu kadar çok seçenek varken işletmeniz için doğru mobil çağrı kayıt çözümünü seçmek kafa karıştırıcı ve zaman alıcı bir iş olabilir. Uyumluluk kaydı konusunda uzun yıllara dayanan deneyime sahip, bağımsız ve tarafsız bir teknoloji ortağıyla çalışmak
tüm süreci daha kolay ve hızlı hale getirebilir ve pahalı ve potansiyel olarak itibarınıza zarar verebilecek hatalar yapma riskinden kaçınmanıza yardımcı olabilir.