Yazı sisteminin insanlar arasında finansal işlemleri kaydetmek için evrimleştiği varsayılmaktadır; en eski kil tabletler MÖ 3000'e kadar uzanan mali kayıtların hesapları - tabiri caizse Mezopotamya ve Mısır uygarlıklarının “Ödenecek Hesaplar”.
O andan itibaren, satıcılar ve müşteriler arasındaki finansal etkileşimleri izleme sistemi Contrugli's aracılığıyla gelişti. çift girişli muhasebe sistemi, Pacioli'nin Efsanevi defter sistemi, ABD taşımacılık endüstrisinin 1960'larda Borçlar Hesabı sürecini, dünya çapında kabul edilen mevcut dijital olarak geliştirilmiş Borç Hesapları Süreçlerine akışı kolaylaştırdı.
hakkında daha fazla bilgi edelim Borç Hesapları için en iyi uygulamalar ve Borç Hesapları Süreci.
AI tabanlı bir arama AP Otomasyon çözümü? Nanonetlere göz atın daha iyi doğruluk, daha fazla esneklik ve diğer Muhasebe, ERP sistemleri ve daha fazlasıyla geniş bir entegrasyon seti için!
İçindekiler
- Giriş
- Temel AP İş Akışı Süreci
- AP Süreciyle İlişkili Belgeler
- AP Yönetiminin Önemi
- AP Sürecinin Genişliği
- AP Sürecindeki Zorluklar
- Borç Hesabı Döngüsünü Kolaylaştırma
- AP Yönetim Sürecini Otomatikleştirme
Veri yakalamayı otomatikleştirin, iş akışları oluşturun ve AP süreçlerini düzene sokun saniyeler içinde. Kod gerekmez.
Giriş
Tüm işletmeler birbirine bağlı gelir ve gider döngüleri üzerinde çalışır. Alacak Hesapları (AR), gelir döngüsünün altına düşerken, Borç Hesapları harcama ve ilgili satın alma döngülerinin altına düşer.
Borç Hesapları veya Borç Hesapları (AP), bir ticari işletmenin mallarından/hizmetlerinden yararlanmak için satıcılara/tedarikçilere borçlu olduğu para miktarıdır. Borç Hesapları Süreci, şirketin satıcıya/tedarikçiye karşı kısa vadeli ödeme yükümlülüklerinin yönetimi ve yerine getirilmesidir.
Layman açısından, Borç Hesapları İşleme, herhangi bir işletme tarafından sağlanan mal ve hizmetler için tedarikçilere ve satıcılara ödeme yapmaktan sorumlu olan süreçtir. AP sürecinin amacı, işletmeden kaynaklanan herhangi bir ödemenin meşruiyetini ve doğruluğunu sağlamaktır. Tedarikten fatura işleme ve satıcı ödemelerine kadar tüm faaliyetleri kapsayan P2P (satın almadan ödemeye) sürecinin bir parçasıdır.
Çoğu işletme, gelen faturaları/faturaları ve satıcılara yapılan ödemeleri yöneten ayrı bir AP departmanına sahiptir. Departmanın sorumlulukları işletmenin niteliğine ve büyüklüğüne bağlı olarak değişebilir.
Temel AP İş Akışı Süreci
Herhangi bir kuruluşun Borç Hesaplarının İşleme ölçeği şunlara bağlıdır:
- ihtiyaçlarını karşılayan satıcıların/hizmet sağlayıcıların sayısı
- kısa bir süre içinde yapılması beklenen ödeme miktarı
- satın alma sürecini doğrulamak için gereken tür belgeleri
AP departmanı, operasyonlarında satın alma departmanı gibi diğer departmanlarla da arayüz oluşturabilir.
Örneğin, küçük bir anne ve baba mağazası yalnızca temel bir Borç Hesabı prosedürü gerektirir. Tek bir defter, faturaları ve faturaları biri alınan faturalar, diğeri yapılan ödemeler için olmak üzere iki sütuna kaydedebilir. Burada satın alma departmanı, AP departmanı olarak ikiye katlanır.
Borç Hesapları Daha fazla paydaşa sahip daha büyük işletmelerin işleme departmanları bu tek defter sisteminde çalışamaz. Birden fazla adımı içeren prosedürlere ihtiyaçları olacaktır: satın alma departmanından Satın Alma Siparişini (PO) almak, satıcıdan faturaları almak, PO ve faturadaki ayrıntıları eşleştirmek, doğrulama, onay ve satıcıya fatura ödemeleri.
Bu gibi durumlarda, yüksek değer ve işlem hacmini verimli bir şekilde yönetmek için daha ayrıntılı bir iş akışı gerekli hale gelir.
AP sürecinin basit bir iş akışı aşağıdaki adımları içerir:
Sürecin sonunda ilk adımda “ödenecek” olan tutar artık yükümlülük olmaktan çıkacaktır. araya girenler olabilir satınalma siparişlerini içeren süreçler, doğrulamalar ve onaylar, ancak harcamalarda hata ve sahtekarlığı önlemek için temel beş adım gereklidir.
AP Süreciyle İlişkili Belgeler
Faaliyetlerin ölçeğine bağlı olarak, bir şirketin borç hesapları prosedürleri aşağıdaki belgelerin çoğunu veya tamamını içerebilir:
Satınalma Siparişi – PO: Satınalma siparişi, şirket tarafından satıcıya verilen, sipariş edilen ürün/hizmetin türü ve üzerinde anlaşılan miktar ve fiyatlar hakkında bilgi veren yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Büyük şirketler için, malları/hizmetleri talep eden kişi/departman, satın alma departmanı, borç hesapları departmanı, alıcı departman ve satıcı dahil olmak üzere, PO sürecine birden fazla kuruluş dahil olur.
Teslim alma raporu: Mal/hizmet alındı raporu, sipariş edilen ürün/hizmetin satıcıdan temin edildiğinin teyididir. Makbuz raporundaki ayrıntılar, daha önce düzenlenen PO'dakilerle eşleşmelidir.
Satıcı Faturası: Sipariş edilen malın teslim alınmasıyla aynı anda veya ondan sonra işletme, mal/hizmetin tedarikçisinden ürün için fatura/fatura alacaktır. İş sonunda buna satıcı faturası denir. Satıcı faturasının işlenmesi, faturadaki ayrıntıları PO, makbuz raporu ve satıcı faturası arasında üç yönlü bir eşleşmeyle doğrulayan ve onaydan sonra ödemeleri planlayan AP departmanının sorumluluğundadır.
Kuponlar: Kuponlar bazen onay sürecinin eksiksizliği için "teminat etmek" için kullanılır - bu, PO, Makbuz raporu, satıcı faturası vb. gibi destekleyici belgelerin bir indeksi gibidir ve onaylar, vaka numaraları ve bunlarla ilgili diğer bilgileri içerir. o özel satın alma.
Bu belgeler, ödeme tamamen işlenene kadar "açık" bir dosyada tutulur ve ardından "kapalı" olarak etiketlenir.
Örneklemek gerekirse, Buyer Inc. adlı bir alıcının şirket için 10 kalem sürücüye ihtiyacı olduğunu varsayalım. Tedarikçisi, Tedarikçi A.Ş.'ye, beş gün içinde teslim edilmek üzere, kalem sürücü başına 15 $ gibi bir fiyatla on ürün için bir satınalma siparişi verir. PO, bir kopyası Tedarikçi A.Ş.'ye, bir kopyası AP departmanına, bir kopyası yararlanıcı departmanına ve bir kopyası da satın alma departmanında tutulacak olan satın alma departmanı tarafından oluşturulur. Tedarikçi A.Ş. kalem sürücüleri sağladığında, satın alma departmanı tarafından ABC Inc. tarafından bir alım raporu (veya bir alındı raporu) hazırlanır ve satıcı faturası AP departmanı tarafından dosyalanır. Bu noktada, AP departmanı açıklama, miktar, maliyet ve koşulların üç belgede de eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek için PO, giriş raporu ve satın alma faturası arasında üç yönlü bir eşleşme yapar. Maç AP departmanı tarafından doğrulandıktan sonra ödeme başlatılır. Tüm şirketler üç yönlü eşleşmeye sahip olmayabilir, ancak fonların yanlış yönetilmesini önlemek için PO ile fatura arasında iki yönlü bir eşleşme gereklidir.
AP Yönetiminin Önemi ve borç hesapları iş akışı
Borç hesaplarının yönetimi, bir işyerinin verimli ve hatasız çalışması için kritik öneme sahiptir. Önemi şu nedenle ortaya çıkar:
- Firmanın kredibilitesi için önemli olan faturaların hızlı ödenmesine ve satıcı firma ile firma arasında sağlıklı ilişkiler kurulmasına yardımcı olur.
- Hızlı ödemeler ayrıca gecikmiş ücretleri, cezaları veya gecikme ücretlerini de önler.
- Borç Hesapları İşleme, fazla harcamayı kontrol altında tutar ve aynı ürün/hizmet için çoklu/tekrar ödemeleri önler.
- Şirketin günlük işleyişinde gecikmeleri ve kesintileri önlemeye yardımcı olan şirketin ihtiyaçlarını ve satın alımlarını takip eder.
- Kolay erişim için tüm satın alma işlemlerini birleştirir.
- AP işleme, sürecin her aşamasında sıkı takip ve kontroller yoluyla dolandırıcılığı ortadan kaldırır.
- Satıcılar vb. tarafından sunulan kredi olanaklarını kullanarak, ödemelerin yalnızca vadesi geldiğinde yapılmasını sağlayarak nakit akışının daha iyi yönetilmesine yardımcı olur.
AP Sürecinin Genişliği
Borç Hesapları süreci, bir işletme tarafından mal ve hizmetler için yapılan hemen hemen tüm ödemeleri kapsar; Ancak bordro, AP sürecinin bir parçası değildir, ancak İK yönetimi sınıfına girer. AP, denetim ve vergi amaçları için çok önemli olan, şirket tarafından yapılan satın almaların tüm mali yönlerinin kayıtlarını tutar.
AP'nin ana hedefleri şunlardır:
- Ödemelerin meşru ve doğru olmasını sağlamak için
- Erken ödemelerden veya dinamik indirimlerden yararlanmak için.
AP sürecinde, özellikle otomatik süreçlerde iç kontrollerin entegrasyonu, tüm faturaların muhasebeleştirilmesini sağlarken, hileli veya yanlış ödemeleri ortadan kaldırır.
AP Sürecindeki Zorluklar
AP işlemeye yönelik bazı yaygın zorluklar şunlardır:
- Zaman gecikmeleri: Kağıt belgelerin tablolar ve departmanlar arasında taşınması gerektiğinden, bu özellikle manuel AP işleme için geçerlidir. Bu, bir faturanın işlenmesinde ve satıcıya ödeme yapılmasında gecikmelere neden olabilir. Borç hesabı döngüsündeki gecikmeler, sipariş edilen ürünlerin geç alınmasına, düşük kredi notuna, satıcılarla zayıf ilişkilere ve ücretler/para cezalarına yol açabilir.
- Eşleştirme hataları: Tüm satıcı faturalarının doğru şekilde ödenmesini sağlamak için üç yönlü eşleştirme gereklidir. Tanımlanması veya düzeltilmesi zaman alabilen veri girişi hataları veya yanlış fatura bilgileri olduğunda tutarsızlıklar meydana gelebilir.
- İstisna yönetimi: Borçlu hesap departmanları, faturalardaki eksik ve eşleşmeyen bilgiler gibi maliyetli gecikmelere yol açabilecek istisnalarla ilgilenmelidir.
- Gereksiz satın almalar: Borç hesapları döngüsünde yeterli kontrollerin ve kontrol noktalarının olmaması, gereksiz veya yetkisiz satın almalara neden olabilir.
- Dolandırıcılık ve hırsızlık: AP ekipleri hem şirket içinden hem de şirket dışından dolandırıcılık ve hırsızlığa karşı sürekli tetikte olmalıdır.
- Eksik belgeler: Evrak işleri, faturalar gibi önemli belgelerin yanlış yerleştirilmesine ve kaybolmasına neden olabilir. Bu, satıcıyla sürtüşmeden başlayıp gecikmiş işlemlere kadar, borç muhasebesi döngüsü boyunca çok sayıda soruna yol açabilir.
- Çifte ödeme: Belgelerdeki tutarsızlıklar ve verimsizlikler, tek bir faturanın iki kez ödenmesine neden olabilir. Tek bir entegre sistem yerine birden fazla finansal yazılım kullanıldığında da çifte ödeme gerçekleşebilir.
- Kör noktalar: Kağıt ve manuel süreçler, AP ekiplerinin şirketin nakit akışını gerçek zamanlı olarak izlemesini engelleyen opaklıkla ilişkilendirilir.
- Borçlu dış kaynak hesapları etkinlikler vs AP sorumluluklarını otomatikleştirme
Borç Hesabı Döngüsünü Kolaylaştırma
Borç Hesapları İşleme, ilgili tüm AP belgelerini merkezileştirerek ve kolay erişim için dosyalayarak kolaylaştırılabilir. Bu tür düzene sokma otomasyonla etkinleştirilebilir. Otomatikleştirme aşağıdaki amaçlara hizmet eder:
- Kağıt dağınıklığını ortadan kaldırarak işlem süresini ve hata oranlarını azaltır
- Borç hesapları döngüsünün tam resmini sunan, PO'ları ve faturaları elektronik ödemelerle ilişkilendirir
- Daha iyi satıcı yönetimine yardımcı olur & satıcı dolandırıcılığını önlemek
- Sorunsuz üç yönlü eşleştirme sağlar
- Borç Hesapları sürecinin ERP ve CRM gibi diğer temel iş sistemleriyle entegrasyonunu sağlar
- Aşırı harcamaları veya gereksiz satın alımları önlemek için borç muhasebesi döngüsünde birden fazla kontrol noktasının kurulmasına izin verir
- Borç hesapları iş akışının herhangi bir aşamasında tutarsızlıklar tespit edildiğinde uyarılar ve alarmlar ayarlanabilir
- Ödeme tarihlerinin ayarlanmasına izin verir
- Şirketin harcama modellerini anlamak ve denetimlere ve vergilendirmeye hazırlanmak için periyodik raporların oluşturulmasını sağlar.
AP Yönetim Sürecini Otomatikleştirme
Dijital olarak geliştirilmiş borç hesapları iş akışının, 1978'de, hesap yönetimi için kullanılabilecek ilk elektronik tablo yazılımı olan Visical ile başladığına inanılıyor. Bunu, şirketlerin muhasebelerini bilgisayarlaştırmasına yardımcı olabilecek benzer bir yazılım izledi. Bugün, dijital Borç Hesapları Süreci, fatura verilerinin alınmasını, faturaların doğru hesap ve maliyet merkezi ile kodlanmasını, faturaların onaylanmasını, faturaların satınalma siparişleriyle eşleştirilmesini ve ödemeler için kaydedilmesini içermektedir.
Çeşitli borç hesapları iş akışı yazılımı, aşağıdaki gibi özellikleri kullanır: Optik karakter tanıma (OCR) ve akıllı veri yakalama (IDC), PO numarası, miktar ve tarih gibi önemli veri bitlerini otomatik olarak yakalamak için. Ayrıca, AP yönetimiyle ilişkili tüm belgeleri dijital sürümlere dönüştürmek için önceden ayarlanmış şablonlar kullanırlar.
Daha yakın zamanlarda, Borç Hesapları da dahil olmak üzere tüm muhasebe görevleri, AI tabanlı teknolojiler kullanılarak otomatik hale getirildi. Makine Öğrenimi, AP sisteminin sürecin olağan öğelerinden öğrenmesine ve gelecekte bu öğelerin nasıl ele alınacağına dair anlamlı önerilerde bulunmasına olanak tanır. AP süreçlerinin bu tür AI otomasyonu, AP ekibine şirkete fayda sağlayan analitik ve idari işlevlere ayırması için daha fazla zaman verebilir.
İlgili Makaleler
- &
- 10
- Hakkımızda
- erişim
- Hesap
- muhasebe
- edinme
- karşısında
- eylemler
- faaliyetler
- Bireysel Üyelik Sözleşmesi
- AI
- Türkiye
- arasında
- miktar
- Analitik
- AR
- Otomatik
- ayrıca otomasyonun
- Otomasyon
- arka fon
- olmak
- yarar
- İYİ
- Fatura
- fatura
- Fatura
- sınır
- inşa etmek
- iş
- işletmeler
- ele geçirmek
- durumlarda
- Nakit
- nakit akımı
- Sebeb olmak
- zorluklar
- yükler
- Çekler
- sınıf
- istemciler
- kod
- kodlama
- ortak
- Şirketler
- şirket
- içeren
- çekirdek
- olabilir
- kredi
- kritik
- çok önemli
- akım
- veri
- Bayan
- anlaşma
- gecikmeleri
- teslim edilen
- bağlı
- algılandı
- dijital
- dijital
- evraklar
- çift
- sürücü
- dinamik
- Erken
- verimli
- verimli biçimde
- ayrıntılı
- Elektronik
- elemanları
- etkinleştirme
- sağlanması
- kuruluş
- kişiler
- özellikle
- gerekli
- kurmak
- örnek
- infaz
- beklenen
- Tesis
- Özellikler
- Fiyatlandırma(Yakında)
- mali
- Ad
- sabit
- Esneklik
- akış
- takip etme
- dolandırıcılık
- tam
- işlev
- işleyen
- para
- gelecek
- nesil
- gol
- Goller
- mal
- büyük
- yardım et
- yardımcı olur
- okuyun
- Yüksek
- Ne kadar
- Nasıl Yapılır
- hr
- HTTPS
- İnsanlar
- belirlemek
- önem
- önemli
- A.Ş.
- dahil
- içerir
- Dahil olmak üzere
- indeks
- bilgi
- entegre
- bütünleşme
- entegrasyonlar
- Akıllı
- arayüzey
- ilgili
- sorunlar
- IT
- anahtar
- büyük
- büyük
- öncülük etmek
- ÖĞRENİN
- öğrenme
- Defteri kebir
- meşruluk
- Kaldıraç
- yükümlülük
- makine
- makine öğrenme
- yapılmış
- yönetmek
- yönetim
- Manuel
- Maç
- uygun
- para
- Daha
- çoklu
- Tabiat
- gerekli
- numara
- sayılar
- tahviller
- Operasyon
- sipariş
- emir
- kuruluşlar
- Diğer
- p2p
- ödenmiş
- kâğıt
- özellikle
- ödeme
- ödemeler
- resim
- Nokta
- yoksul
- POS
- fiyat
- süreç
- Süreçler
- işleme
- PLATFORM
- satın alma
- alımları
- amaçlı
- Kuantum
- değerlendirme
- teslim almak
- Alınan
- kayıt
- kayıtlar
- azaltarak
- İlişkiler
- uygun
- rapor
- Raporlar
- gerektirir
- gereklidir
- sorumluluk
- sorumlu
- gelir
- koşmak
- ölçek
- saniye
- Hizmetler
- set
- ayar
- kısa
- kısa dönem
- benzer
- Basit
- beden
- küçük
- So
- Software
- Harcama
- Aşama
- başladı
- mağaza
- aerodinamik
- tedarikçileri
- Destek
- sistem
- Sistemler
- görevleri
- vergi
- takım
- Teknolojileri
- hırsızlık
- İçinden
- zaman
- bugün
- iz
- Takip
- işlemler
- taşımacılık
- anlamak
- us
- kullanım
- onaylama
- değer
- çeşitlilik
- satıcıları
- hacim
- süre
- içinde
- olmadan
- Dünya çapında
- olur
- yazı yazıyor