Tedarik Otomasyonu İçin Kapsamlı Kılavuz

Talepleri manuel olarak girmekten yoruldunuz mu? satın alma siparişleri oluşturmave faturaları takip etmek mi istiyorsunuz? Uyumluluk sorunlarını yönetmek için eski çağların emek yoğun yöntemlerine güvenmekten bıktınız mı? Tedarik süreçlerinizi daha verimli hale getirmenin bir yolu olmasını ister miydiniz?

Öyleyse, satın alma sürecini verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek güçlü bir araç olan satın alma otomasyonu hakkında her şeyi bilmeniz gerekir. Bu makalede, satın alma otomasyonu sürecinin gizemini açığa çıkaracağız ve bununla ilgili birçok zorluğu (ve faydayı), ortaya çıkan trendleri ve en iyi uygulamaları tartışacağız.

Tedarik Otomasyonu Nedir?

Tedarik otomasyonu, mal ve hizmet alımını kolaylaştırmak için teknolojinin kullanılmasıdır. Tüm süreç boyunca manuel görevleri otomatikleştirmenin bir yoludur. tedarik sürecidaha verimli ve uygun maliyetli hale getirir. Bu sürecin otomasyonu, otomatik e-posta hatırlatıcılarından yapay zeka (AI) algoritmalarının kullanımına kadar birçok biçimde olabilir.

İşletmeler yapay zeka, makine öğrenimi, robotik süreç otomasyonu (RPA), doğal dil işleme (NLP) ve blockchain gibi ileri teknolojilerden yararlanarak çeşitli satın alma süreçlerini otomatikleştirebilir. Bu süreçler, sipariş işlemeyi, ödeme planlarını, satıcı seçimi ve değerlendirmesini, belge yönetimini, talep tahminini, fatura mutabakatını ve tedarik zinciri otomasyonu.

---

Manuel AP İşlemlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Bir Demo Planlayın

Tedarik Otomasyonunun Faydaları

Azalan Maliyetler

Otomasyon, siparişlerin işlenmesi, satın alma taleplerinin oluşturulması ve diğer birçok görev için gereken süreyi azaltabilir. Bu, maaşlara ve diğer kaynaklara daha az para harcayacağınız anlamına gelir.

Verimliliği arttırmak

Her görevde daha az kişi çalıştığında, insan muhakemesi nedeniyle yapılan hatalar da azalır. Bu, şirketinizin daha kısa sürede daha fazla iş başarabileceği anlamına gelir!

Geliştirilmiş Doğruluk

Eğitimli profesyonel olmayan kişiler tarafından daha az hata yapıldığı için, özellikle bir kuruluşun kendi içindeki satın alma süreçleriyle ilgili herhangi bir konuda ilerlemeden önce her şeyin doğru yapıldığından emin olmak söz konusu olduğunda hataya daha az yer vardır.

Artırılmış Çeviklik

Tedarik otomasyonu, kuruluşların pazardaki ve iş ihtiyaçlarındaki değişikliklere uyum sağlamasına yardımcı olacak fazladan bir çift ele sahip olmak gibidir. Tekrarlanan satın alma görevleriyle ilgilenmek değerli zaman ve kaynakları serbest bırakır, böylece şirketler tedarikçilerle daha iyi ilişkiler kurmaya, yenilikçi fikirler bulmaya ve stratejik kararlar almaya odaklanabilir.

Veriye Dayalı Karar Verme

İşletmeler satın alma otomasyonunu kullandıklarında verileri analiz etmek için bazı güçlü araçlara erişim elde ederler. Buna, farklı şeylere ne kadar para harcadığınızı anlamanıza yardımcı olan harcama analizi ve satın alma süreçlerinizin ne kadar iyi çalıştığını söyleyebilen performans ölçümleri gibi şeyler dahildir. Ancak hepsi bu kadar değil; tahmine dayalı analizler de dahildir; bu, gelecekte neler olabileceğini tahmin etmek için verileri kullanabileceğiniz anlamına gelir. İşletmeler tüm bu bilgilere sahip olarak paralarını nasıl harcayacakları konusunda daha iyi kararlar alabilir ve aksi takdirde fark edemeyecekleri fırsatları ve riskleri belirleyebilirler. Dolayısıyla konu satın alma olduğunda, karar almayı yönlendirmek için verileri kullanmak kesinlikle gidilecek yoldur!

Gelişmiş Uyumluluk

Şirketler satın alma süreçlerinde otomasyonu kullandıklarında, kendileri için geçerli olan tüm kural ve düzenlemelere uyduklarından emin olabilirler. Buna satın alma politikaları, etik standartlar ve sürdürülebilirlik gereksinimleri gibi şeyler dahildir. Şirketler, uyumlulukla ilgili görevleri otomatikleştirerek kurallara uymama nedeniyle sorun yaşama riskini azaltabilir. Bu, gerçekten maliyetli olabilecek cezalardan veya para cezalarından kaçınmak anlamına gelebilir.

Tedarik Otomasyon Süreci Nedir?

Otomatik tedariki kullanmaya başlamak düşündüğünüzden daha kolaydır. Sürecin kendisi birkaç önemli adıma ayrılabilir:

Veri koleksiyonu

Ürün ve tedarikçi ayrıntıları, satın alma siparişi geçmişi, fatura durumu ve daha fazlası gibi verileri toplayarak başlayın. Bu bilgileri toplamak, organizasyonel ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Bir adım geri atın ve mevcut sürecinizin ne kadar verimli olduğunu, anlaşmazlık noktalarının nerede olduğunu ve ne tür bir otomasyonun işleri değiştirmeye yardımcı olabileceğini değerlendirin.

Tedarik Optimizasyonu

Gerekli tüm verilere sahip olduğunuzda sıra sürecinizi optimize etmeye gelir. Toplanan verileri analiz etmek ve potansiyel maliyet tasarruflarını, güncelliğini yitirmiş ürünleri, aşırı harcama risklerini ve standardizasyon fırsatlarını belirlemek için algoritmaları kullanın.

Tedarik Otomasyonu

Otomatik satın alma siparişleri, satıcı seçimi, sözleşme yönetimi ve daha fazlasını içeren satın alma sürecini otomatikleştirmek için teknoloji araçlarından yararlanın. Bu, sözleşmeleri takip etme ve yönetme yeteneğinizi geliştirirken işlem süresi ve idari genel giderler şeklindeki maliyetleri azaltır.

Temel çözümlerden tam kapsamlı kurumsal düzeydeki çözümlere kadar çok çeşitli farklı çözümler mevcuttur; bu nedenle, mevcut olanlarla ilgili araştırma yapmak ve kuruluşunuza en uygun olanı bulmak önemlidir.

Fizibilite ve Paydaş Oturumu

Uygulama maliyetleri hakkında fikir edinin, böylece hamleyi yaptığınızda neyle karşı karşıya olduğunuzu bilirsiniz. Herkesin aynı fikirde olduğundan ve kağıttan dijitale geçişi destekleyeceğinden emin olmak için herhangi bir taahhütte bulunmadan önce, karar alma sürecine dahil olan herkesin sürece dahil olduğundan emin olun.

Bir Plan Geliştirin

Tüm ön hazırlıklar halledildikten sonra, otomatik satın alma sistemlerini hayata geçirmeden önce çalışanların eğitimini, veri güvenliğini ve diğer gerekli adımları hesaba katan bir uygulama planı geliştirmenin zamanı geldi.

İzleme ve Raporlama

Son olarak, hedeflere ulaşıldığından ve sorunların hızlı bir şekilde tanımlanıp ele alındığından emin olmak için teslimat zaman çizelgeleri, harcama görünürlüğü ve zaman içindeki tedarikçi performansı gibi performans ölçümlerini izleyin.

Tedarik Otomasyonunun Zorlukları

Otomatik tedarik söz konusu olduğunda dikkate alınması gereken birkaç zorluk vardır. Süreç kağıt üzerinde basit görünse de pratikte karmaşık olabilir. Karşılaşabileceğiniz bazı engellerin bir dökümü aşağıda verilmiştir:

Değişim Yönetimi

Otomatik satın alma çözümlerine geçiş, kuruluş genelindeki paydaşların ve personelin katılımını gerektirir. Genellikle değişime karşı bir miktar direnç olduğundan ve yeni teknolojinin benimsenmesi zaman aldığından bu zor olabilir.

Maliyet Hususları

Otomasyon, hem zaman hem de para açısından ön yatırım gerektirir; bu da bazı kuruluşlar için geçiş sürecini korkutucu hale getirebilir. Seçenekleri dikkatli bir şekilde değerlendirmek ve ilgili maliyetleri anlamak, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun otomatik çözümü seçerken çok önemlidir.

Veri Entegrasyonu

Tedarik otomasyonu çözümleri yalnızca tedarikçi verileri, ürün fiyatları, satın alma siparişleri vb. hakkında kapsamlı bir görünüm sağlamak amacıyla mevcut sistemler ve veritabanlarıyla entegre olduklarında başarılı olur. Örneğin, seçtiğiniz herhangi bir potansiyel çözüm, finansal durumunuzla iletişim kurabilme yeteneğine sahip olmalıdır. Kuruluş içinde daha iyi karar alma süreçleri için ayrıntılı işlem geçmişi sağlayan sistem.

---

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

Tedarik Otomasyonu için En İyi Uygulamalar

İhtiyaçlarınızı Değerlendirin

Teknolojiyi incelemeye başlamadan önce, satın alma otomasyonuyla tam olarak neyi başarmaya çalıştığınızı değerlendirmeniz önemlidir. Harcama verilerinin daha iyi görülebilmesini mi istiyorsunuz? Analitik ve içgörüler yoluyla tedarikçi performansını artırmak ister misiniz? Mevcut süreçlerde yeni araçlar veya sistemlerle giderilebilecek herhangi bir verimsizlik var mı? Neyin iyileştirilmesi gerektiğine dair net bir resme sahip olduğunuzda, ikinci adımın zamanı gelir!

Uzmanlarla Çalışın

Yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri, tedarik otomasyonu konusunda uzmanlığa sahip uzmanları dahil etmektir. Süreç boyunca size rehberlik edebilecekler, zorlukları planlamanıza ve olası tuzakları belirlemenize yardımcı olacaklar. Bir uzmana danışmak, geçişinizin hızını ve güvenilirliğini büyük ölçüde artırabilir.

İşletmeniz için Doğru Teknolojiyi Seçin ve Ona Bağlı Kalın!

Kuruluşunuz için hangi satın alma otomasyon yazılımının anlamlı olacağını seçerken, zaman içinde maliyet etkinliği ve kullanım kolaylığı gibi faktörleri göz önünde bulundurun; hem yazılım çözümlerinin ölçeklenebilirliği hem de daha büyük kuruluşlar içindeki yetenekleri. ERP platformları gibi kurumsal bir ortamda halihazırda kullanılmakta olan diğer mevcut sistemlerle iyi bir şekilde entegre olup olmadıkları. Tedarik otomasyon süreci hakkında herhangi bir karar vermeden önce yalnızca tek bir satıcıya bakmak yerine birden fazla seçeneği araştırmak da önemlidir.

Bir Plan Geliştirin

Herhangi bir yeni yazılım sistemini veya süreç değişikliğini (özellikle satın alma otomasyonu kadar karmaşık olanı) uygulamaya koymadan önce, her şey eyleme geçtikten sonra işlerin nasıl yürüyeceğine dair açık bir plan oluşturmak akıllıca olacaktır. Bu, her adım için zaman çizelgelerini ve başarının daha sonra ölçülebileceği belirli ölçümleri içermelidir. Örneğin, bu yeni politikanın satışlarımızı altı ay içinde %20 oranında artırmasını bekliyoruz.

Tedarik Otomasyonunun Yaygın Kullanım Durumları

Envanter Yönetimi

Bu, tedarik otomasyonunun en temel kullanımlarından biridir çünkü envanter seviyelerinizi izlemenize ve ürün veya sarf malzemelerinin ihtiyaç duyulmadan önce tükenmemesini sağlamanıza olanak tanır.

Satıcı Yönetimi

Bu özellik, işletmelerin tüm tedarikçilerini tek bir yerden takip etmelerine olanak tanır, onlarla düzenli olarak çalışmayı kolaylaştırır ve tüm ödemelerin her ay (veya yıl) sonunda sorunsuz bir şekilde yapılmasını sağlar.

Sözleşme yönetimi

Sözleşme yönetimi özellikleri, kalite kontrol standartlarının zaman içinde tutarlı bir şekilde karşılanmasını sağlamak için şirketlerin tedarikçileriyle sözleşmeler oluşturmasına olanak tanır. Bu, bir proje sırasında her iki tarafın da zayıf performansı veya iki taraf arasındaki diğer anlaşma türleri nedeniyle ileride ortaya çıkabilecek sorunların önlenmesine yardımcı olur.

tedarikçi İlişkileri Yönetimi

Tedarikçi ilişkileri yönetimi çözümleri, tedarikçilerle çalışan kuruluşlar için oyunun kurallarını değiştirebilir. Tedarikçi performansını takip etme, onlarla iletişimde kalma ve ortak hedefler doğrultusunda birlikte çalışma gibi görevleri otomatikleştirerek tedarikçi ilişkilerini yönetme sürecini basitleştirirler.

Tedarik Otomasyonunda Yükselen Trendler

Tedarik otomasyonu, satın alma süreci için halihazırda ezber bozan bir özellik olsa da, giderek daha da iyiye gidecek. Tedarik otomasyonunda ortaya çıkan trendlerden bazıları şunlardır:

Yapay Zeka ve Makine Öğrenimi

Yapay zeka destekli otomasyon çözümleri giderek daha popüler hale geliyor ve daha iyi kararları daha hızlı almak için verileri hızlı ve doğru bir şekilde analiz edebiliyorlar. Sadece bu da değil, makine öğrenimi, daha fazla veri topladıkça bu araçların zaman içinde daha doğru ve verimli hale gelmesine olanak tanır.

Blockchain Teknoloji

Blockchain teknolojisi, satın alma sürecinin her adımını kaydeden değişmez bir defter sağlamak için satın alma sürecinde kullanılıyor. Bu, daha fazla şeffaflık, doğruluk ve maliyet tasarrufu sağlamaya yardımcı olur ve düzenlemelere uyumu desteklemek için kullanılabilir.

Belgelerin Dijitalleştirilmesi

Belgelerin dijitalleştirilmesi OCR (optik karakter tanıma) gibi bulut tabanlı teknolojilerle mümkün hale geldi. Bu teknoloji, taranan belgelerin dijital dosyalara dönüştürülmesini sağlayarak belge işleme sürelerinin daha hızlı olmasını sağlar. Ayrıca evrakların her yere dağılması yerine, tek bir sistemde güvenli bir şekilde saklanır.

Ortaya çıkan bu trendlerin vaadi ve mevcut süreçlerin devam eden gelişimi, satın alma otomasyonunun iş operasyonlarında dönüştürücü bir güç olarak kalacağını gösteriyor.

Nanonetler Tedarik Otomasyonuna Nasıl Yardımcı Olabilir?

Nanonets'in yapay zeka destekli platformu, belge verileri yakalama ve çıkarma görevlerini otomatikleştirerek satın alma otomasyon süreçlerine yardımcı olabilir. Örneğin platform, faturalardan, satın alma siparişlerinden ve satın almayla ilgili diğer belgelerden veri çıkarabilir ve bu verileri otomatik olarak satın alma sistemlerine veya iş akışlarına yerleştirebilir. Bu otomasyon, hata riskini azaltır, işlem hızını artırır ve çalışanların daha katma değerli görevlere odaklanmasına olanak tanır.

Buna ek olarak Nanonets, süreç otomasyonunuzu kolaylaştırmak için sezgisel kullanıcı arayüzü ve özel iş akışlarına sahip bir sistem sağlar.

Bir Demo Planlayın

Sonuç

Sonuç olarak, tedarik otomasyonunun geleceği burada. Bununla birlikte benzersiz fırsatlar ve zorluklar da geliyor. Ancak onun gücünü benimseyenler, artan verimlilik, daha iyi doğruluk ve maliyet tasarrufunun meyvelerini alacaklar. Kuruluşlar, burada özetlenen en iyi uygulamaları takip ederek satın alma süreçlerini kolaylaştırabilir ve küresel pazarda daha rekabetçi.

Nanonets ile işletmeler, doğruluğu artırmak, maliyetleri azaltmak ve iş gücünü daha verimli kullanmak amacıyla satın alma süreçlerini otomatikleştirmek için makine öğrenimi ve yapay zeka teknolojisindeki en son gelişmelerden yararlanabilir.

Bu nedenle, dalmaktan korkmayın. Tedarik sürecinizi otomatikleştirmeye başlamanın ve işinizi bir sonraki seviyeye taşımanın zamanı geldi.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoAiStream. Web3 Veri Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• Adryenn Ashley ile Geleceği Basmak. Buradan Erişin.
• PREIPO® ile PRE-IPO Şirketlerinde Hisse Al ve Sat. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/