Dosya dolapları arasında dolaşma ve kağıt yığınları arasında gezinme günleri çoktan geride kaldı. Günümüzde işletmeler, tüm dosyalarına, belgelerine ve kayıtlarına PC, akıllı telefon ve tablet gibi cihazlar aracılığıyla erişebilecekleri elektrikli depolamayı kullanıyor. Bu, önemli bilgilerin alınmasını ve yönetilmesini daha kolay ve hızlı hale getirir. Aslında bir Deloitte'un araştırması işletmelerin %85'inin önümüzdeki aylarda dijital girişimlerini hızlandıracağını gösteriyor.
Ancak belgeleri manuel olarak yönetmek ve almak hala zaman alıcı ve sıkıcı olabilir. Ayrıca dosyaların zarar görmesine veya kaybolmasına neden olan insan hatası riskini de ortadan kaldırmaz. Bu nedenle işletmeniz için bir belge yönetim sistemine yatırım yapmanız önemlidir.
Belge yönetimi yazılımı veya DMS, işletmenizin her gün kullandığı tüm belgeleri saklayan, yöneten ve alan bir yazılım türüdür. Tüm elektronik dosyalarınızı ve hatta kağıt bazlı belgelerinizi, yaratılma aşamasından uygulanmasına kadar yaşam döngüleri boyunca yönetir. En önemlisi, tüm dosyalarınızı organize etmeye ve almaya daha az zaman harcayabilmeniz ve diğer önemli görevler üzerinde çalışmaya daha fazla zaman ayırabilmeniz için süreci otomatikleştirir.
Doküman yönetim sisteminin nasıl çalıştığı, yatırım yaptığınız yazılıma bağlıdır. Ancak genel olarak, tüm dosyalarınızı dijitalleştirerek ve bunları kolay erişim ve erişim için tek bir veritabanında depolayarak işinize yardımcı olur. Bazıları, kağıt tabanlı belgeleri dijital dosyalara dönüştürmek için tarama ve görüntü yakalama özelliklerine sahiptir. Hatta diğerleri, belgelerden anında veri yakalamak için yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojisinden yararlanır. Belgelerin gerçekliğini doğrulamak, kuruluşunuz içinde onay iş akışları oluşturmak ve veri yedekleme ve kurtarma işlemlerini otomatikleştirmek için belge yönetimi yazılımını da kullanabilirsiniz.
Belge yönetimi yazılımının sunduğu daha birçok özellik vardır. Doküman yönetimi yazılımına yönelik küresel talebin avantajlarından dolayıdır. 5.55'da 2022 milyar dolara ulaştı ve 16.42 yılına kadar 2029 milyar dolara ulaşması bekleniyor.
Neden belge yönetimi yazılımına ihtiyacınız var?
Belge işlemeyi iyileştirir
Doküman yönetiminizi kolaylaştırmak istiyorsanız dokümanlarınızı dijitalleştirmek yeterli değildir. Belge yönetimi yazılımı olmadan, veritabanınızdaki dosyaları manuel olarak düzenlemek, izlemek ve almak zorunda kalacaksınız. Bu yine de diğer önemli sorumlulukları yerine getirmek için kullanabileceğiniz değerli zamanınızı alabilir. Ayrıca belgelerin işlenmesi söz konusu olduğunda olası insan hatalarını hâlâ ortadan kaldırmadığını belirtmeden geçemeyeceğiz.
Belge yönetimi yazılımı, belgeleriniz için mükemmel bir veritabanından daha fazlasıdır. Çok sayıda araç ve özelliği, tüm dosyalarınızı ve kayıtlarınızı yalnızca birkaç tıklamayla yönetmenizi ve yönetmenizi kolaylaştırır. Dosyaları belgedeki bir kelimeye veya kelime öbeğine göre izlemek ve almak için de kullanabilirsiniz. Ve diğer uygulamalarla entegre ederek, belgeden çıkarılan verileri kolayca içe ve dışa aktarabilir ve böylece süreçte manuel veri girişinden kurtulabilirsiniz.
DMS'nin içerik yönetim sisteminden farklı olduğunu unutmamak önemlidir. İçeriğinizi çevrimiçi olarak oluşturmak ve yayınlamak için bir içerik yönetim sistemi veya CMS kullanılır. Dosyalarınızı ve belgelerinizi mutlaka yönetmez. Dolayısıyla hem DMS'ye hem de CMS'ye sahip olmak işletmeniz için kullanışlı olabilir. Bazı CMS yazılımı örnekleri DMS ile sorunsuz bir şekilde entegre olabilir; bu nedenle bunları kontrol ettiğinizden emin olun.
Erişilebilirliği artırır
Uzaktan çalışmanın ve hibrit işyerlerinin yükselişiyle çalışanlarınız ihtiyaç duydukları tüm dosyalara her zaman ve her yerden erişebilmelidir. Belgelerinizi dijitalleştirmek, dosyaları bir cihazdan diğerine paylaşmayı ve göndermeyi kolaylaştırsa da, belge aramayı ve almayı kolaylaştırmak için yine de belge yönetimi yazılımına ihtiyacınız vardır. Anahtar sözcükleri ve diğer özellikleri kullanarak dosya aramayı, izlemeyi ve almayı otomatikleştirir. Sadece birkaç tıklamayla ofise gitmenize gerek kalmadan istediğiniz belgeyi alabilirsiniz.
Doküman yönetimi yazılımı, tüm dokümanlarınızı bilgisayar, akıllı telefon veya tablet gibi herhangi bir cihazı kullanarak erişebileceğiniz tek bir platformda merkezileştirir. Üstelik, bir belgedeki veya veri tabanının kendisindeki önemli değişiklikleri kaybetmeden bir cihazdan diğerine geçmenize olanak tanır. Bu, aramayı ve almayı daha da kolaylaştırır PDF dosyaları ve hareket halindeyken diğer belge türleri. Uygulanan çözüme bağlı olarak bu dosyalara çevrimiçi veya çevrimdışı olarak erişilebilir.
İşbirliğini teşvik eder
Belge yönetim sistemleri, belgeleri daha erişilebilir hale getirerek kuruluşunuz içinde ve müşterilerinizle olan işbirliğini de geliştirebilir. DMS tüm dosyalarınızı tek bir platformda merkezileştirdiğinden, diğer departmanlardaki ekipler belirli belgeleri değiştirmek, kayıtları derlemek ve veritabanlarını düzenlemek için birlikte çalışabilir. Ayrıca şirketinizin tek bir doğruluk kaynağına sahip olmasını sağlar. Bu, herkesin ne zaman ve nereden edindiğine bakılmaksızın aynı bilgi ve veri kümesi üzerinde çalıştığı anlamına gelir.
Bazı belge yönetimi sistemi özellikleri, daha hızlı belge geri dönüş süresi için onay iş akışlarının otomatikleştirilmesini de içerir. Bu, belgeyi imza veya onay almak üzere gerekli paydaşlara gönderme konusunda endişelenmenize gerek olmadığı anlamına gelir. Belgenin kendisi, süreç ilerledikçe belgeyi otomatik olarak iletecektir. Gecikmeleri önlemek için alıcıya belgenin yaklaşmakta olan onayı hakkında bilgi bile verebilir.
Veri güvenliğini artırır
Bir belge yönetim sistemine yatırım yapmak aynı zamanda iş verilerinizi korumanın bir yoludur. Farklı belge yönetim sistemi türleri, belgelerinize yetkisiz erişimi önlemek için güçlü güvenlik özellikleri sunar. Buna izin kontrolleri, veri şifreleme, izleme ve izleme araçları ve daha fazlası gibi özellikler dahildir.
Veri güvenliğinde doküman yönetiminin önemi göz ardı edilmemelidir. Dosyalarınızı doğru şekilde işleyememek veri kaybına ve ihlaline neden olabilir. Bu da işletmenizin, müşterilerinizin ve ortaklarınızın genel güvenliğini etkileyebilir.
Bazı DMS'lerde ayrıca şirketinizdeki değerli verileri asla kaybetmemenizi sağlayan otomatik belge yedekleme ve kurtarma özelliği de bulunur. Bu, yalnızca birkaç tıklamayla bozuk, silinmiş veya kaybolan dosyaları almanıza olanak tanır.
Maliyetleri azaltın
İlk bakışta fiziksel bir dosyalama sistemi, belge yönetim sistemine yatırım yapmaktan daha ucuz görünüyor. Ancak potansiyel yanlış yönetim, belge hasarı veya kaybından kaynaklanan maliyetler genel olarak çok daha büyük olacaktır. Üstelik bu, kayıp veya hasar görmüş dosyayı yeniden oluşturmak veya geri almak için değerli zamanınızı harcamanıza neden olur. Bu nedenle DMS işletmeniz için büyük bir yatırım olarak kabul edilir, çünkü sürecinizi optimize eder minimum maliyetlerle.
DMS ayrıca kağıt, mürekkep ve posta ücreti gibi ofis malzemesi masraflarını azaltmanıza da yardımcı olabilir. Aynı şekilde, tüm dosyalarınız elektronik olarak saklanabildiği için depolama alanı konusunda da endişelenmenize gerek yok. Dolayısıyla, belgeleriniz için o pahalı çelik dosya dolaplarına veya tesis dışında bir depoya veya kasaya ihtiyacınız olmayacak.
Faturalar ve makbuzlarla çalışıyorsanız veya kimlik doğrulama konusunda endişeleniyorsanız, Nanonets'e göz atın çevrimiçi OCR or PDF metin çıkarıcı PDF belgelerinden metin çıkarmak için bedava. Hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıya tıklayın Nanonets Kurumsal Otomasyon Çözümü.
Doğru yazılımı seçmek
Dijital dönüşümün yükselişe geçmesiyle işletmeniz için bir belge yönetim sistemine yatırım yapmanın tam zamanı. DMS, dosyalarınızı dijitalleştirmekten fazlasını yapar. Ayrıca kuruluşunuz dahilinde belge yönetimini kolaylaştıracak araçlar ve işlevler de sağlar. Pazarda güncel ve rekabetçi kalmak istiyorsanız, sayısız faydası onu şirketiniz için önemli bir araç haline getirir.
Bununla birlikte, seçim en iyi belge yönetim yazılımı İşletmeniz için şirketinizin neye ihtiyacı olduğuna ve ne tür bir DMS'nin ona uygun olduğuna dair derinlemesine bir anlayış gerekir. Bu yüzden seçeneklerinizi keşfettiğinizden ve bunları kendiniz denediğinizden emin olun.
Nanonetler çevrimiçi OCR ve OCR API çok ilginç kullanım durumları tBu, iş performansınızı optimize edebilir, maliyetleri azaltabilir ve büyümeyi artırabilir. Bulmak Nanonetlerin kullanım durumlarının ürününüze nasıl uygulanabileceği.
- AI
- AI ve Makine Öğrenimi
- yapay zeka
- AI sanat üreteci
- yapay zeka robotu
- yapay zeka
- yapay zeka sertifikası
- bankacılıkta yapay zeka
- yapay zeka robotu
- yapay zeka robotları
- yapay zeka yazılımı
- blockchain
- blockchain konferans ai
- zeka
- konuşma yapay zekası
- kripto konferans ai
- dal-e
- derin öğrenme
- belge ai
- Belge Otomasyonu
- google ai
- makine öğrenme
- Platon
- plato yapay zekası
- Plato Veri Zekası
- Plato Oyunu
- PlatoVeri
- plato oyunu
- ölçek ai
- sözdizimi
- zefirnet
