E-posta Ayrıştırıcıları İçin Kapsamlı Bir Kılavuz

üzerinde yüzde seksen küçük ve orta ölçekli firmaların oranı, yeni müşteriler çekmek ve halihazırda sahip oldukları müşterileri elde tutmak için e-posta pazarlamasını kullanıyor.

E-posta, modern iş operasyonlarının önemli bir bileşenidir. E-postalar genellikle müşteri iletişim bilgilerini, müşteri sipariş onaylarını, satıcı ödeme isteklerini, olası satış taleplerini ve benzer önemli iş verilerini içerir.

E-posta ayrıştırıcıları, kuruluşların e-postalarında ve eklerinde sıkışıp kalan tüm verileri çıkarmasına ve kullanmasına yardımcı olabilir.

E-posta Ayrıştırıcı nedir?

E-posta ayrıştırıcı, gelen e-postalardan bilgi toplamak için kullanılan bir araçtır. Veriler, bir posta ayrıştırma API'si kullanılarak başlıktan ve e-posta içeriğinden çıkarılabilir. Ayrıca, PDF dosyaları, CSV dosyaları, resimler ve diğer belge türleri gibi e-posta eklerinden doğrudan veri ayıklayabilir.

E-posta ayrıştırıcıları, yeni mesajlardan belirli veri alanlarını çıkarmak için programlanabilir. Kullanıcı, yapılandırılmamış e-posta verilerini CRM veya ERP yazılımına beslemeye uygun yapılandırılmış verilere dönüştürebilir. E-posta ayrıştırma böylece gereksiz manuel veri girişini ortadan kaldırır.

E-posta Ayrıştırma Web Kazıma gibi mi?

E-posta ayrıştırma, web kazıma işlemine benzer. Web kazıyıcılar genellikle HTML web sitelerinden veri toplarken, e-posta ayrıştırıcıları yalnızca e-posta başlıklarından, gövdelerinden ve eklerinden veri alır.

E-posta ayrıştırma yazılımı, bir e-posta içindeki belirli kelime öbeklerini ve anahtar kelimeleri arar.

E-posta ayrıştırıcıları, gelen kutunuz için e-postaları doğrudan alabilir. Alternatif olarak, tüm e-postalarınızın otomatik olarak iletilebileceği özel bir e-posta kimliği de sağlarlar.

E-posta ayrıştırma aracı, kullanıcı tarafından ayarlanan ayrıştırma kurallarına göre e-postalardaki veri alanlarını otomatik olarak tanır ve çıkarır. Çoğu e-posta ayrıştırıcı, kullanıcıların basit bir kodsuz kullanıcı arayüzünde özel ayrıştırma kuralları oluşturmasına olanak tanır.

E-posta Ayrıştırma Neden Önemlidir?

E-posta ayrıştırma yazılımı, günlük olarak e-posta alan ve analiz eden şirketler için üretkenliği artırmaya yardımcı olur. Çalışanlar artık daha yüksek değerli görevlere odaklanabilir. Küçük bilgi parçalarını birer birer çıkarmak için birden fazla e-postayı taramak yerine.

Otomatik e-posta ayrıştırma, manuel veri girişinden çok daha doğrudur ve iş akışlarını ayarlamak için kullanılabilir. Örneğin, manuel inceleme için gönderilebilen düşük ayrıştırma güveniyle veri alanlarını vurgulamak için ayrıştırma kuralları ayarlanabilir.

E-posta ayrıştırma böylece manuel veri girişini ortadan kaldırabilir ve minimum manuel incelemeyi sağlayabilir.

E-posta Ayrıştırma Avantajları

E-postaları ayrıştırmak, her büyüklükteki ve sektördeki işletmelere önemli avantajlar sunar. Bunlardan bazıları:

Zaman ve Para Tasarrufu

Yukarıda bahsedildiği gibi, e-posta ayrıştırıcıları birçok gereksiz manuel çalışmayı ortadan kaldırabilir. Bu, personelin şirketin kârlılığını doğrudan etkileyebilecek diğer yüksek değerli görevlere odaklanmasına yardımcı olur.

E-posta ayrıştırma, verilerin aşağı akış iş uygulamalarına neredeyse anında gönderilmesini sağlayarak gecikmeleri de azaltabilir.

İş Akışlarını Otomatikleştirme

E-posta ayrıştırıcıları, e-postalardan ilgili veri alanlarını otomatik olarak alır. Çıkarılan veriler daha sonra tercih edilen herhangi bir formatta değiştirilebilir. Ve son olarak veriler, CRM, ERP'ler veya muhasebe yazılımı gibi herhangi bir alt yazılıma aktarılabilir.

Tüm bu süreç, el değmeden otomatikleştirilmiş bir iş akışı olarak ayarlanabilir.

İş Kalitesini Geliştirme

Manuel işlemlere daha az çaba harcandığında, veri girişi hataları önemli ölçüde azalır. Bilgi çıkarmak için yüzlerce e-postayı gözden geçirdiğinizi hayal edin - bu, manuel olarak yönetilmesi gereken çok fazla veridir!

Veri çıkarmayı otomatikleştirmek için bir e-posta ayrıştırıcı kullanıldığında doğruluk sağlanır. E-posta ayrıştırma, veri çıkarmanın kalitesinden ve doğruluğundan ödün vermeden kolayca ölçeklenebilir.

Popüler E-posta Ayrıştırma Kullanım Örnekleri

Pratik olarak, değerli verileri çıkarmak için herhangi bir e-posta ayrıştırılabilir. İş belgeleri ve işlem güncellemeleri genellikle e-posta yoluyla gönderilir ve önemli veriler içerir.

İşte bazı popüler e-posta ayrıştırma kullanım durumları:

Satınalma talepleri, satınalma siparişleri, faturalar, banka hesap özetleri ve diğer belgeler genellikle ek olarak e-posta ile gönderilir. E-posta ayrıştırıcıları ile her bir e-postayı veya eki otomatik olarak sınıflandırabilir/sınıflandırabilir ve daha sonraki işlemler için uygun bir ayrıştırıcıya gönderebilirsiniz.

E-posta yoluyla bir PO aldığınızı ve müşteriyi otomatik olarak faturalandırdığınızı hayal edin! Veya ekli ödeme makbuzlarından verileri otomatik olarak çıkarma ve muhasebe yazılımınıza besleme.

Müşteri adayı yönetimi ve zenginleştirme

İşletmeler genellikle e-posta yoluyla kendilerine ulaşan potansiyel müşterilere sahiptir. Bu e-postalar, müşteri adayının iletişim bilgilerini ve satış ve pazarlama ekipleriyle ilgili diğer bilgileri içerir. Bir e-posta ayrıştırıcı, müşteri adayı bilgilerini otomatik olarak çıkarabilir ve Salesforce veya Hubspot gibi bir CRM'deki verileri güncelleyebilir.

Pazarlama ekipleri daha sonra bu müşteri adaylarını ilgili erişimle hedefleyebilir. Veya satış ekipleri, bir teklif göndererek veya bir çağrıya atlayarak bu tür potansiyel müşterileri daha fazla niteleyebilir.

E-ticaret süreç otomasyonu

Her e-ticaret satın alma işlemi, sipariş bilgilerini, faturaları ve güncellemeleri içeren bir dizi e-postayı tetikler.

E-posta ayrıştırma API'leri, e-ticaret sitelerinin sipariş karşılama, sevkiyat ve müşteri takiplerini optimize etmesine yardımcı olabilir.

Nanonet'lerle E-posta Ayrıştırma Nasıl Otomatikleştirilir

Nanonets ile otomatik bir e-posta ayrıştırma iş akışı kurma adımları şunlardır:

Hesap oluştur

Kayıt ol Nanonet'lere başlamak için.

Özel bir e-posta ayrıştırıcı oluşturun

Birkaç örnek dosya yükleyin ve çıkarmak istediğiniz alanları işaretleyin. AI, gösterdiğiniz örneklere dayanarak ilgi alanlarınızı belirlemeyi öğrenecektir - ne kadar çok o kadar iyi.

E-postaların ekran görüntüleri yeterli olacaktır. Nasıl çalıştığını görmek için özel çıkarıcıyı yeni dosyalarla test edin.

Nanonets'in faturalar, PO'lar, makbuzlar ve daha fazlası dahil olmak üzere ek olarak gelebilecek yaygın belge türleri için kutudan çıkarıcılar sunduğunu unutmayın.

Kaynakları tanımlayın

E-postalar birincil kaynağınızsa, bir Nanonets alıcı adresi ayarlayın ve ilgili tüm e-postaları bu e-posta kimliğine otomatik olarak iletin.

Ayrıca bulut depolama, veritabanlarından dosyaların otomatik olarak içe aktarılmasını ayarlayabilir veya bir API aracılığıyla bağlanabilirsiniz.

İş akışını ayarlayın

Kaynağı, oluşturduğunuz özel veri çıkarıcıya bağlayarak tüm iş akışını oluşturun. Ayıklanan verileri uygun bir çıktı biçiminde işlemek için ayrıştırma kuralları da tanımlayabilirsiniz.

Son olarak, rafine verileri dışa aktarmak istediğiniz hedefi tanımlayın. Verileri Nanonets' API aracılığıyla doğrudan CRM veya ERP yazılımına aktarabilirsiniz.