Masraflar kaçınılmazdır. Ancak, hantal elektronik tablo, saatlerce manuel veri girişi ve kağıt faturalardan kaçınılabilir. Harcama raporları hazırlamak ve bunları onaylamak söz konusu olduğunda, kimse bundan hoşlanmaz.
İster çalışan, ister finans ekibi, CFO veya muhasebeci olsun, kimse zorluk çıkarmak istemez.
Harcama raporları hazırlamak oldukça basit bir süreç gibi görünse de aslında hiç de basit değildir. Ve hala manuel süreçlere güveniyorsanız, dahil olan herkes için bir baş ağrısıdır. Sadece çalışanlar için çalışma saatlerinin boşa gitmesine değil, aynı zamanda işletmenin daha fazla hata yapmasına, tekrara ve verimlilik kaybına neden oluyorsunuz.
İşletmenizin manuel gider talepleri ve onayları endişesinden kurtulmasına yardımcı olacak şekilde, gider yönetiminizi otomatik hale getirmeyi de düşünmenizin zamanı geldi.
Gider yönetimi otomasyonu nedir?
Gider yönetimi otomasyonu, manuel gider yönetimi süreçlerinin otomasyonudur. Masraf raporlarını işlemenin zahmetli yönlerini ve masrafları manuel olarak dosyalama ihtiyacını ortadan kaldırır.
Harcama raporlarını manuel olarak yapmak birçok kişi için göz korkutucu olabilir. Bunları yaptıysanız, aslında acı veri girişi ve hata günleri olan “ayın kapanışı” dediğimiz ay sonunda bu raporların yönetilmesi ve işlenmesinin ne kadar korkunç olduğunu bilirsiniz.
Otomatik gider yönetiminden yararlanan şirketler, iş gereksinimleri nedeniyle çalışanların yaptığı harcamaları izleme, kaydetme ve ödeme sürecini yönetmek için otomatik yazılım ve araçlar kullanır.
Otomatik araçların kullanılması, kuruluşların akıllıca harcama kararları almasına da yardımcı olabilir. Ayrıca, masrafları doğru bir şekilde ele almalarına izin vererek hesap verebilirliği sürdürmelerine yardımcı olabilir.
Gider yönetimini neden otomatikleştirelim?
Günümüzde işletmeler, işlerinden en iyi şekilde yararlanmak için en yeni araçları ve teknolojileri kullanıyor. Yine de, bazen gider yönetimini otomatikleştirme ihtiyacını gözden kaçırırlar. Bir anket gösterdi ki “43% şirket gider raporlarını yönetmek için manuel süreçleri kullanıyor ve %46'sı bu işle ilgili maliyetleri izlemiyor."
Manuel gider yönetimi süreçleri, çok fazla kağıt ve elektronik tablo anlamına gelir. Bu aynı zamanda verimsiz, daha fazla zaman alan ve hataya açık süreçlere yol açar. Manuel gider yönetimi süreçleri işinizi aksatabilir.
Otomatik gider yönetimi ihtiyacı, maliyetin kendisi değildir. Teknolojiye harcama yapan veya yatırım yapmayı planlayan birçok kuruluş, çalışanlar ve yöneticiler için gider raporlama sürecini basitleştirmek istiyor. Onları mutlu etmek ve üretkenliklerini artırmak.
Şirketlerin en son trendlerden ve teknolojilerden de yararlanabilmeleri için gider yönetimi süreçlerini otomatikleştirmeleri çok önemlidir. Ayrıca, otomatikleştirilmiş gider yönetimi, verimli, daha az zaman alan ve hatasız süreçlere yol açabilir.
Gider yönetimi otomasyonu ile şunları yapabilirsiniz:
- Büyük miktarda zaman kazanın.
- Makbuzları dijital olarak ve anında saklayın.
- Ay sonuna kadar makbuzları saklamanız gerekmez.
Geleneksel Gider Yönetim Süreci
Geleneksel gider yönetimi, birkaç zaman alan süreçlerden oluşur. Giderleri manuel olarak yönetme adımları aşağıda verilmiştir.
Masraf taleplerini ayrı ayrı gönderin
Çalışanlar harcamaları biriktirdikçe, bu ödemelerin kanıtı olarak ödeme makbuzları toplarlar. Üç ayda bir veya aylık olarak ekip yöneticilerine bireysel talepler gönderirler.
Makbuzları takip edin ve giderleri kaydedin
Çalışan, harcama taleplerini göndermek için ödeme makbuzlarını, faturaları, kredi kartı ekstrelerini ve diğer belgeleri takip etmelidir.
Geri ödeme talepleri gönderin
Çalışanlar, harcamaların her ayrıntısını notlar ve makbuzlarla birlikte bir elektronik tabloya doldurmak zorundadır. Bundan sonra, ödemenin onaylanması için çalışanın geri ödeme talebini yöneticiye sunması gerekir.
Bazı şirketler, çalışanların gider raporlarını haftalık olarak doldurmasını isterken, diğerleri üç aylık veya aylık raporlar talep etmektedir.
yönetici onayı
İşte birçok yönetici için korkunç olabilecek kısım geliyor. Çalışan, gerçek notlar ve makbuzlar ile harcama talebini gönderdikten sonra, yöneticinin bu harcama taleplerini ayrıntılı olarak incelemek için zaman ayırması gerekir.
Yönetici, gönderilen harcama taleplerinin gerçek ve doğru olduğundan emin olmalıdır. Bu çok zaman alır. Talepler kabul edilirse, masraf işleme ve ödeme için ayrıca gönderilir. Ancak onaylanmayan gider talepleri, inceleme ve revizyon için çalışana geri gönderilir.
gider işleme
Harcama taleplerinin kabul edilmesi durumunda ödeme ve denetim amacıyla muhasebe ekibine iletilir.
Ödeme
Masraflar ve talepler yönetici ve hesaplar tarafından onaylandıktan sonra ödeme çalışana yapılır. Geri ödeme ödemesinin işleme koyulması günler alabilir. Geldiğinde, çalışan tarafından çek, hesaplara doğrudan mevduat veya nakit geri ödeme şeklinde alınır.
Muhasebe ve Denetim
Giderler onaylandıktan ve geri ödemeler yapıldıktan sonra, muhasebe ve denetim amacıyla giderler şirketin muhasebe sistemine işlenir.
Geleneksel gider yönetimi tipik olarak yavaş bir süreçtir ve birkaç olumsuz etkisi olabilir. Bazıları aşağıdaki gibidir.
Tehlikeli şirket-çalışan ilişkileri
Yavaş geri ödeme ödeme süreçleri, çalışanların şirketle olan ilişkilerini de tehlikeye atar. Çalışanlar gider geri ödemelerinde sorunlarla veya gecikmelerle karşılaştıklarında, gider yönetimi süreçleri daha iyi olan kuruluşlara geçme olasılıkları daha yüksektir.
Bir PwC anketine göre, %76 Finansal refahlarına daha fazla önem veren şirketler, stresli çalışanlardan daha fazla etkileniyor.
Çalışanların kişisel mali durumunu çökertir
Yavaş geri ödeme ödemeleri, çalışanlara kuruluşlarının kişisel mali durumlarını umursamadığını hissettirir. Sadece şirket-çalışan ilişkisi tehlikeye girmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanlar da yavaş gider geri ödemesi nedeniyle nakit akışı sorunlarıyla karşı karşıya kalır.
Bir rapora göre: “Her 2 çalışandan 5'si, yavaş gider geri ödemesi nedeniyle nakit akışı sorunları yaşadı.başlıklı bir kılavuz yayınladı
Örneğin, bir çalışan parasını bir iş gezisinde masrafları karşılamak için kullanır. Şimdi geri ödeme ödemesi için uzun süre beklemek zorundalar. Bu arada, kiralarını veya diğer faturalarını bu ödemeyle ödemek zorunda kalabilecekleri için kişisel mali durumları bozulur.
Daha az üretken çalışanlar
Mali sorunlarla karşılaşan çalışanlar işte daha az üretkendir. Yavaş geri ödeme, çalışanlar arasında mali strese yol açabilir ve bu da üretkenliklerine zarar verebilir.
Global Business Travel Association'a göre, Tek bir gider raporunu doldurmak için 20 dakika.
Bu, zamanı çalışanların temel sorumluluklarından uzaklaştırabilir ve kuruluş genelinde daha az üretkenliğe neden olabilir.
Kuruluş genelinde bu olumsuz etkilerden kaçınmak için kuruluşunuzun otomatik bir gider yönetimi sürecine sahip olması gerekir. Geleneksel gider yönetimi süreçleri artık modası geçmiş hale geldi.
Bu yavaş, tipik geri ödeme süreçlerini atlamanın ve kuruluşunuzda gider yönetimi otomasyonuna sahip olmanın zamanı geldi.
Gider Yönetimi için Geleneksel ve Otomatikleştirilmiş Araçlar
İnsanlar altının eski olduğunu söylüyor. Ancak bazen, birçok durumda doğru değildir. Otomatik gider yönetimi hakkında konuşursak, geleneksel gider yönetimine göre çeşitli özellikleri ve faydaları vardır.
Geleneksel gider yönetimi |
Otomatik gider yönetimi |
Çalışanların harcama taleplerini göndermek için evrak işleri yapması veya elektronik tablolar yapması gerekir. |
Harcama taleplerini göndermek için evrak işi yapmanıza veya elektronik tablo hazırlamanıza gerek yoktur. |
Harcama kanıtı için ay sonuna kadar makbuz ve faturaları toplayın ve toplayın. |
Fişler ve faturalar, gider kanıtı için yapıldıkları anda sisteme girilebilir. |
Yöneticinin harcama isteklerini onaylaması veya reddetmesi için daha uzun bir süre bekleyin. |
Talepler, kanıtlarıyla birlikte sisteme iletildiği anda onaylanabilir veya reddedilebilir. |
Hem çalışanlar hem de yöneticiler için zaman alıcı bir süreç. |
Çok daha az zaman ve çaba gerektirir. |
Şirketin bütçesine zarar verebilir. |
Gerçek zamanlı harcama kontrolü, şirketlerin bütçe ve harcamaları yönetmesine olanak tanır |
Verimlilik tehlikeye girdi |
Çalışanlar ve yöneticiler arasında artan verimlilik. |
Otomatik Gider Yönetiminin Faydaları
Gider yönetimi otomasyonu söz konusu olduğunda bir takım avantajlar vardır. Bazı faydaları aşağıda verilmiştir.
Daha az hata
Masraf raporları manuel olarak girildiğinde birçok hata olasılığı vardır. Global Business Travel Association'a göre, %19 Hatalı gider raporları olasılığı.
Otomatik gider yönetim sistemlerinin kullanımı ile manuel olarak veri girmeye gerek yoktur. Bu, daha az hata ve ayrıca önemli maliyet tasarrufu sağlar.
mutlu çalışanlar
Zamanında geri ödeme, mutlu çalışanlarla sonuçlanabilir. Harcama raporlarını manuel olarak girmek ve ardından harcamalarını geri almak için günler, bazen haftalarca beklemek zorunda kaldıklarında çalışanlar için korkunç olabilir.
Zamanında onaylar, kuruluşun finansal ihtiyaçlarını önemsediğini anlamalarını sağlar.
Gelişmiş üretkenlik
Daha mutlu çalışanlar, kuruluşta daha fazla üretkenlik anlamına gelir. Kullanımı kolay gider yönetimi süreçleri olduğunda kimsenin zamanı boşa gitmez. Değerli çalışma saatlerini zahmetli günlük kaydı ve masraf raporları süreci için harcama ihtiyacı en aza indirilir, böylece işte üretkenlik artar.
Otomatik gider yönetimi, hem çalışan hem de finans yöneticileri için üretkenliği artırır.
Harcama üzerinde gerçek zamanlı görünürlük
Otomatik gider yönetimi, kuruluştaki satın almaları gerçek zamanlı olarak izlemenize olanak tanır. Ya tüm organizasyonun masraflarına ya da bireysel bir çalışana göz atabilirsiniz.
Bu yalnızca nakit akışını yönetmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kalan bütçenize göre bilinçli ve zamanında kararlar verir.
Daha hızlı gider talepleri ve onayları
Yönetici, gider yönetimi otomasyonu ile gider taleplerini anında alabilir ve iyileştirebilir. Ayrıca, evrak işleri ve elektronik tablolar oluşturmak için zaman harcanmaz.
Otomatik Gider Yönetimi Çözümlerinin Özellikleri
Doğru araçlara ve çözümlere sahipseniz, otomatik gider yönetimi süreci sorunsuzdur. Otomatik gider yönetimi çözümlerinin bazı temel özellikleri aşağıda verilmiştir.
Kullanması kolay
Otomatik gider yönetimi çözümlerinin kullanımı ve ayarlanması kolay olmalıdır. Mevcut birçok çözüm var ancak bunların karmaşık arayüzleri var ve bunları kullanmak için tam zamanlı bir ekip üyesi atamanız gerekiyor.
Bazı çözümlerin kurulması aylar alabilir. Ancak, daha iyi çözümlerin kullanımı her zaman kolaydır ve fazla çaba gerektirmez.
Ölçek
İster vaka yönetimi çözümleri ister otomatik gider yönetimi ile ilgili olsun, işiniz büyüdükçe büyüyecek özelliklere sahiptirler. Ayrıca, ölçeklenebilir bir otomatik gider yönetimi çözümü ile kullanıcıları eklemek ve çıkarmak kolaydır.
Dosyalama sürecini basitleştirmek için otomatik çözümler, kuruluşların maliyetler, ipuçları, vergiler, diğer bilgiler vb. gibi otomatik veri çıkarma işlemlerini kolaylaştırır.
Farklı izin seviyeleri
Otomatik bir gider yönetimi yazılımında hesabın bir sahibi olacak, ancak ekip yöneticileri, ekip harcamaları için harcama taleplerini onaylayabilecek veya reddedebilecek. Ayrıca, çalışanlar gider taleplerini iletebileceklerdir.
İstekler ve onaylar için yerleşik gösterge tablosu
Bu çözümler, kullanıcıların atamalarına göre istek ve onay yapabilmeleri için yerleşik bir gösterge panosuna sahiptir. Ayrıca yöneticiler ve finans yöneticileri, istekleri istedikleri zaman kolayca görüntüleyebilir ve onaylayabilir.
Daha iyi muhasebe entegrasyonları
Otomatikleştirilmiş gider yönetimi çözümleri, şirketin diğer merkezi finans veya muhasebe sistemlerine doğrudan entegrasyon yapmanızı sağlar. Masraf yönetimi otomasyonu ile kopyalamaya/yapıştırmaya gerek yok.
gider kanıtları
Otomatik yazılım, denetim durumunda yapılan tüm satış ve satın almalar için belgelenmiş gider kanıtları içerir.
Veri raporları
Şirketlerin harcamalarını ve bütçelerini takip etmeleri için bu çözümlerde veri raporları ve içgörüler bulunur.
Doğru Otomatik Gider Yönetimi Yazılımını Seçme
Doğru otomatik gider yönetimi yazılımını seçmek hiç de kolay değil. Bu kadar çok seçenek varken, şirketiniz için hangi yazılımı seçeceğiniz konusunda kafanız karışacak. Masraf yönetimi söz konusu olduğunda, farklı kuruluşların farklı gereksinimleri ve iş akışları vardır.
Gereksinimlerinize ve şirketinizin büyüklüğüne göre çözümü seçmelisiniz. Otomatik gider yönetimi yazılımı ararken göz önünde bulundurulması gereken birkaç faktör vardır.
Otomatik Gider Yönetimine geçmeden önce dikkate alınması gereken faktörler
Esneklik
Otomatik bir çözüm seçerken esnekliğe sahip bir araç arayın. Firmanızın talep ve gereksinimlerine göre uyarlanabilir ve özelleştirilebilir olmalıdır. Bazı çözümler, kendi kartlarınızı tasarlamanıza ve özelleştirmenize ve sınırlar belirlemenize olanak tanır.
Güvenlik
Bu kadar farklı düzeyde harcama yaptığınızda, şirketin parasının güvenliği kritik hale gelebilir. Gider yönetimi süreçleriniz için tam teşekküllü gerçek zamanlı güvenlik sunan otomatikleştirilmiş bir gider yönetimi çözümüne gitmek çok önemlidir.
kolay entegrasyon
Otomatik bir çözüm seçerken göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör de entegrasyonudur. Seçtiğiniz yazılımın sorunsuz bir geçiş için mevcut sistemle entegre olması gerekir.
Gerçek zamanlı bakış
Gider yönetim sistemine yapılan gerçek zamanlı kontroller, şirketin harcamalarını bütçelerine ve ayrıca dolandırıcılık iddialarına göre takip etmesine olanak tanır.
Bunlar, otomatikleştirilmiş gider yönetimi yazılımı ararken göz önünde bulundurmanız gereken birçok faktörden bazılarıydı. Ayrıca, her çözümün şirketiniz için doğru olmadığını ve hepsinin aynı olmadığını öğreneceksiniz.
Esneklik ve güvenlik sunan, kağıdı ortadan kaldıran, giderleri takip eden ve kaydeden bir çözüm arayın. Ayrıca ihtiyaçlarınıza göre işlevsellik sunan ve özelleştirilebilir bir çözüm isteyeceksiniz.
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
- Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :dır-dir
- $UP
- a
- Yapabilmek
- Hakkımızda
- Göre
- Hesap
- sorumluluk
- muhasebe
- Hesaplar
- Biriktirmek
- doğru
- tam olarak
- karşısında
- aslında
- yöneticiler
- Sonra
- Türkiye
- Izin
- veriyor
- her zaman
- arasında
- tutarları
- ve
- onaylamak
- onaylı
- ARE
- AS
- yönleri
- ilişkili
- Dernek
- At
- çekti
- denetim
- denetleme
- Otantik
- otomatikleştirmek
- Otomatik
- Otomatik
- Otomasyon
- mevcut
- kaçınılması
- Arka
- merkezli
- temel
- BE
- müşterimiz
- önce
- olmak
- altında
- yarar
- faydaları
- Daha iyi
- Fatura
- sınırları
- bütçe
- yerleşik
- iş
- işletmeler
- by
- çağrı
- CAN
- kart
- Kartlar
- hangi
- dava
- durumlarda
- Nakit
- nakit akımı
- Sebeb olmak
- neden olan
- merkezi
- CFO
- şans
- şansı
- denetleme
- Çekler
- Klinik
- seçme
- iddia
- toplamak
- COM
- Şirketler
- şirket
- Şirketin
- karmaşık
- uzlaşma
- Uzlaşılmış
- karışık
- Düşünmek
- içeren
- çekirdek
- Ücret
- tasarruf
- maliyetler
- Oluşturma
- kredi
- kredi kartı
- kritik
- çok önemli
- özelleştirilebilir
- özelleştirmek
- gösterge paneli
- veri
- veri girişi
- Günler
- kararlar
- gecikmeleri
- talepleri
- mevduat
- Dizayn
- tayin
- ayrıntı
- farklı
- dijital
- direkt
- evraklar
- Değil
- Dont
- her
- kolayca
- kolay kullanımlı
- verimli
- çaba
- ya
- ortadan kaldırır
- Işçi
- çalışanların
- gelişmiş
- Keşfet
- girdi
- Tüm
- giriş
- Hatalar
- vb
- Her
- herkes
- örnek
- mevcut
- Mevcut sistem
- giderler
- deneyimli
- göz
- Yüz
- kolaylaştırmak
- faktörler
- oldukça
- Özellikler
- az
- fileto
- Dosyalama
- doldurmak
- maliye
- Finans
- mali
- mali refah
- Esneklik
- akış
- şu
- İçin
- Forbes
- Airdrop Formu
- sahte
- Ücretsiz
- itibaren
- tam teşekküllü
- işlevsellik
- daha fazla
- almak
- verilmiş
- Küresel
- küresel iş
- Go
- gidiş
- Altın
- Büyümek
- Büyür
- sap
- mutlu
- Var
- yardım et
- yardımcı olur
- engellemek
- SAAT
- Ne kadar
- Ancak
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- Kocaman
- hemen
- Etkiler
- iyileştirmek
- in
- Artışlar
- artan
- bireysel
- verimsiz
- bilgi
- bilgi
- anlayışlar
- entegre
- bütünleşme
- entegrasyonlar
- arayüzler
- Yatırım yapmak
- ilgili
- sorunlar
- IT
- ONUN
- kendisi
- tutmak
- anahtar
- Bilmek
- son
- öncülük etmek
- İlanlar
- ÖĞRENİN
- seviyeleri
- Muhtemelen
- Uzun
- uzun zaman
- uzun
- Bakın
- bakıyor
- kayıp
- Çok
- yapılmış
- korumak
- yapmak
- YAPAR
- Yapımı
- yönetmek
- yönetim
- Yönetim Çözümü
- müdür
- Yöneticileri
- Manuel
- el ile
- çok
- birçok insan
- anlamına geliyor
- Bu arada
- üye
- olabilir
- dakika
- hataları
- an
- para
- Ay
- aylık
- ay
- Daha
- Dahası
- çoğu
- gerek
- ihtiyaçlar
- negatif
- numara
- of
- Teklifler
- Eski
- on
- ONE
- Opsiyonlar
- sipariş
- kuruluşlar
- organizasyonlar
- Diğer
- Diğer
- kendi
- sahip
- acı
- kâğıt
- evrak
- Bölüm
- ödeme yapan
- ödeme
- ödemeler
- İnsanlar
- dönem
- izin
- kişisel
- yer
- planlama
- Platon
- Plato Veri Zekası
- PlatoVeri
- mevcut
- sorunlar
- süreç
- Süreçler
- işleme
- üretken
- verimlilik
- kanıt
- ispatları
- alımları
- amaçlı
- PWC
- gerçek zaman
- gerçekleştirmek
- makbuzlar
- teslim almak
- Alınan
- kayıt
- kayıt
- kayıtlar
- ilişki
- İlişkiler
- kalan
- Kaldır
- Kira
- rapor
- Raporlama
- Raporlar
- talep
- isteklerinizi
- gerektirir
- Yer Alan Kurallar
- sorumlulukları
- sonuç
- Sonuçlar
- yorum
- s
- satış
- aynı
- Tasarruf
- ölçeklenebilir
- güvenlik
- set
- birkaç
- çalışma
- meli
- önemli
- Basit
- basitleştirmek
- tek
- beden
- yavaş
- So
- Yazılım
- çözüm
- Çözümler
- biraz
- geçirmek
- Harcama
- Tablo
- ifadeleri
- Basamaklar
- Yine
- basit
- stres
- sunmak
- gönderilen
- böyle
- Anket
- sistem
- Sistemler
- Bizi daha iyi tanımak için
- alır
- Konuşmak
- Vergiler
- takım
- Teknolojileri
- Teknoloji
- o
- The
- ve bazı Asya
- Onları
- Bunlar
- zaman
- zaman tükeniyor
- ipuçları
- için
- araç
- araçlar
- iz
- Takip
- geleneksel
- geçiş
- seyahat
- Trendler
- yolculuk
- gerçek
- DÖNÜŞ
- tipik
- tipik
- kullanım
- kullanıcılar
- Değerli
- Görüntüle
- görünürlük
- vs
- beklemek
- Atık
- haftalık
- Haftalar
- Ne
- Nedir
- hangi
- süre
- DSÖ
- irade
- ile
- İş
- çalışma
- Sen
- zefirnet