Dunning nedir?

---

İhtar Mektubu Türleri

İyi niyeti korumak ve ilişkileri sorunsuz bir şekilde sürdürmek amacıyla işletme sahipleri, müşterilere bir ödemeyi gözden kaçırmış olabileceklerini belirtmek için basit bir ihtar mektubu şeklinde küçük hatırlatmalarla başlar.

İhtar mektupları, etkileşimin gecikmiş ödemenin hangi aşamasında gerçekleştiğine ve müşteriden gelen yanıtın niteliğine bağlı olarak format, stil, dil vb. açısından farklılık gösterebilir.

Bu mektuplar, müşterinin ödeme yapmayı unutmuş olabileceği varsayımıyla basit hatırlatma bildirimleri olarak başlıyor. Bu aşamada işletme iyi niyetini kaybetmek istemiyor.

Bir ihtar mektubu çeşitli şekillerde olabilir. Birçok şirket, ödemenin aciliyetini bildirmek için ilgili müşterilere normal posta, taahhütlü posta veya kurye yoluyla gönderilebilecek basılı bir mektup kullanır. Taahhütlü posta veya kurye kullanımı, müşterilerin mektubu kabul etmek için makbuzları imzalamasıyla teslimatın onaylanmasını sağlar.

İşletmeler ayrıca ihtar hatırlatmaları olarak e-posta, faks veya SMS metinleri göndermeye de başvuruyor. Ancak bunun fark edilmemesi, gözden kaçırılması veya göz ardı edilmesi ihtimali bazen onu normal kağıt mektup yönteminden daha az etkili hale getirebilir.

Dijitalleşme çağının başlamasıyla birlikte, alacak hesaplarının tahsilatını sağlamak için gerekli olan bu tekrarlayan, sıkıcı ama oldukça önemli süreci yönetmek için otomasyona başvurmak artık daha kolay.

İhtar Mektubunun İçeriği

İhtar mektubu bir uyarı mektubudur ve bu nedenle iletilirken belirli kurallara uyulur. Bekleyen tutar, ödenmemiş faturanın numarası ve tarihi ile geç ödeme ücretleri veya faiz tutarlarına ilişkin standart bilgileri taşır.

İhtar mektupları genellikle zordur çünkü işletme sahibinin belirli bir nezaket düzeyini koruması, bunları doğru dil ve anlamla ifade etmesi, müşterinin mektubu gönderme nedenini anlamasını sağlaması ve en önemlisi vadesi gelen ödemenin aciliyetini belirtmesi gerekir.

İhtar mektuplarının gönderilmesi için mektup, e-posta ve faks gibi farklı ortamlar kullanılabilir. Mektubun tonu ve dili önemlidir ancak zaman geçtikçe ve aidatlar arttıkça biraz değişebilir. İhtar mektubu, seçilen araçtan bağımsız olarak, gerekli ödemelerin alınması için müşterilerin dikkatini çekmeyi amaçlamaktadır.

Bir ülkenin yasalarına bağlı olarak, ihtar mektuplarının ne kadar sert veya tehdit edici olabileceğine ilişkin kurallar olacaktır. İşletmeler, alacak hesaplarının tahsilatına yönelik ihtar mektuplarını çerçevelerken aşağıdaki gibi belirli kurallara uyar:

• Doğru dili kullanmak: Mektubun ister postayla ister e-postayla gönderilsin, doğru üslup ve dil korunmalıdır. Belirsiz veya kafa karıştırıcı dil kullanımından kaçınılmalıdır. Mektup gönderenin adını, iletişime olan ihtiyacı, mevcut endişeyi ve sorunun çözüm yollarını belirtmelidir.
• Kısalığı korumak: İhtar mektupları kısa olmalı, ilgili ayrıntıları sağlamalı ve okunması veya anlaşılması kolay olmalıdır. Madde işaretleri veya kalın yazı tipleri kullanmak mesajı net ve basit hale getirebilir. Sayfalarca metin yazmak, okumayı zorlaştırabilir ve hatta müşterilerin ödemeleri tahsil etmelerini engelleyebilir.
• Müşterilere empati göstermek: Suçlayıcı bir dil kullanmak veya müşterinin aidatlarını ödemeyerek işletmeyi kandırmaya çalıştığını öne sürmek, özellikle müşteri bilmeden bir ödemeyi kaçırmışsa, kötü sonuçlar doğurabilir. İhtar mektupları, işletmenin müşterilerine saygı duyduğunu ve onları anladığını gösteren empatik ancak profesyonel bir üslupta olmalıdır. Bu, müşteriyi, işletmeye fayda sağlayacak bekleyen ödemelere yanıt vermeye ve ödemeleri tamamlamaya teşvik edebilir.

---

Robotik süreç otomasyonunu kullanmak ister misiniz? Nanonets iş akışı tabanlı belge işleme yazılımına göz atın. Kod yok. Zorluk platformu yok.

---

İhtar Sürecindeki Adımlar

İhtar süreci, alacakların vadesinde geciken tutar ve süreye bağlı olarak çeşitli adımlardan oluşur. Ödemelerin takibi ve gelir tahsilatının yapılabilmesi için aşağıdaki adımlar izlenebilir:

1. Vadesi geçmiş hesapları belirleyin

İhtar sürecindeki ilk görev, bekleyen faturaları, her birindeki ödemeleri ve ödenmemiş dönemi gösterebilecek bir alacak hesapları yaşlandırma raporu oluşturmaktır.

Yaşlandırma raporlarının çoğu, vadesi 30 gün, 30-60 gün, 60-90 gün ve 120 günden çok daha uzun olan faturaları olan vadesi geçmiş hesapları filtreler.

2. Vadesi geçmiş hesapların bir listesini oluşturun

Yaşlandırma raporu oluşturulduktan sonra, bir sonraki adım vadesi geçmiş hesapların takip için önceliklendirilmesini içerir. Bazı işletme sahipleri en yüksek borcu olan müşterilerle iletişime geçmeyi düşünebilirken, diğerleri en çok gecikmiş ödemeleri olan hesaplardan tahsilatı tercih edebilir.

İhtar mektupları, çeşitli vadesi geçmiş hesapların ödenmemiş tutarlarına ve dönemlerine bağlı olarak devreye girer.

3. İhtar mektuplarını yazın

Hesaplar belirlendikten sonra, farklı vadelerde, farklı formatlarda ihtar mektuplarının gönderilmesi gibi zorlu bir süreç gerçekleştirilir.

Müşterinin bu mesajı kaçırmamasını sağlamak için şirketler mektubun bir kopyasını da e-posta yoluyla gönderebilir. Ödeme yanıtlarındaki gecikme, müşteriye her biri farklı ödenmemiş süreler ve geçerli gecikme ücretleri içeren birden fazla mektup gönderilmesini gerektirebilir.

4. İhtar mektuplarını gönderin

İhtar mektupları hazırlandıktan, incelendikten ve tahsilat müdürü tarafından onaylandıktan sonra posta veya kurye aracılığıyla gönderilebilir. Müşterilere ayrı ayrı e-posta da gönderilebilir. E-postaların göz ardı edilme olasılığı daha yüksek olsa da, özellikle seyahat eden veya posta veya kuryeyi almak için bulundukları yerde müsait olmayan müşteriler için etkili bir bildirim aracıdırlar.

5. Çözümleyin veya sonraki adımlara geçin

İhtar mektupları bir iletişim/hatırlatma aracı görevi görür ve ödemeyi unuttuğu için ödemeyi kaçıran müşteriler için sorunun çözülmesine yardımcı olabilir.

Ancak çoğu durumda ihtar mektupları defalarca denemelerden sonra bile işe yaramaz. Müşterilerin yanıt vermemesi gibi durumlarda işletmeler konuyu daha da büyütüyor. Ya müşterilerin yerlerine kişisel ziyaretler yaparak onları bilgilendirebilir ve ödemeleri almaya çalışabilirler ya da işi yapabilecek harici tahsilat acentelerine devredebilirler.

Dunning Modern Zamanlarda Nasıl Evrimleşti?

Uzun bir süredir ihtar stratejileri, gerekli hesap alacaklarını almak için hatırlatma mektupları, uyarı mektupları ve hatta tehditler kullanıyor. Ancak Saas'ın (Hizmet Olarak Yazılım) ortaya çıkışı, günümüzde ihtar süreçlerini değiştirdi. Saas şirketleri, çok sayıda hesapla faturalandırma ve ödemeler konusunda büyük zorluklarla karşı karşıya kalıyor. Yinelenen bir faturalandırma sisteminde istem dışı kesinti nedeniyle işlem başarısızlığı yaygındır ve yetersiz bakiye, net bağlantı sorunları veya bloke edilmiş/süresi dolmuş kredi kartları gibi nedenlerden dolayı meydana gelir.

Çoğu durumda müşteriler, banka veya kredi kartı ekstreleri bunu kendilerine bildirene kadar işlem hatalarını fark etmeyi kaçırmış olacaklardır. İhbarın yardımcı olabileceği yer burasıdır. İhtar süreci, işlem hatalarını tespit edebilir ve bunları çözmek için uyarılar gönderebilir. Teknolojik ilerlemeler, işletmelerin kesintiyi ve dolayısıyla gelir kaybını önlemek için ihtar sürecini verimli bir şekilde yönetmeye yardımcı olan otomasyon sistemlerini kullanmalarına olanak tanıdı.

---

Faturalar ve makbuzlarla çalışıyorsanız veya kimlik doğrulama konusunda endişeleniyorsanız, Nanonets'e göz atın çevrimiçi OCR or PDF metin çıkarıcı PDF belgelerinden metin çıkarmak için bedava. Hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıya tıklayın Nanonets Kurumsal Otomasyon Çözümü.

---

Otomatik İhtar Nedir?

Otomatik ihtar, alacak hesapları tahsilat sürecini ele almak ve işletmelerin gelir kaybı yaşamamasını sağlamak için özel olarak tasarlanmış otomasyon yazılımının kullanılmasını ifade eder. Otomatik bir ihtar çözümünün kullanılması, başarısız işlemler nedeniyle meydana gelen istem dışı kesintilere karşı şirketler için koruyucu bir kalkan sağlayabilir.

Modern işletmeler, müşterilerin zamanında ödeme yapmalarına ve süreçteki gecikmeleri önlemelerine yardımcı olmak için ihtar otomasyonunu kullanmaya güveniyor. Bu şekilde işletme, müşterilerine sürekli hizmet ve iyi niyet konusunda güvence verebilir.

Otomatik ihtar yönetimi sistemleri, müşterileri yaklaşan ödemeler hakkında bilgilendirmek için bildirimlerin zamanında iletilmesini sağlayabilir. Ayrıca başarısız ödemelerle ilgili güncellemeler de gönderebilirler, bu da müşterilerin kendi açılarından hızlı aksiyon almalarına olanak tanır.

İhtar Çözümleri Nasıl Çalışır?

İhtar çözümleri, kaçırılan veya başarısız ödemelerden kaynaklanan alacak hesaplarındaki tahsilat sorunlarını çözmeyi amaçlamaktadır. İhtar yönetimi yazılımı aşağıdaki gibi eylemleri mümkün kılar:

• Reddedilen kredi kartlarından ödenmemiş ödemelerle ilgili müşterilere hatırlatma gönderme
• Müşterileri ödeme işlemleriyle ilgili sorunlar konusunda uyarmak için e-postaları kullanın
• Başarısız işlem tutarları için akıllı yeniden denemeleri etkinleştirin
• Sağlayıcılardan kredi kartlarına ilişkin güncel bilgileri toplamak için müşteriden izin isteyin

İhtar çözümleri, belirli aralıklarla farklı formatlarda mektuplar üretebilme kapasitesine sahiptir. Şablon oluşturma, ödeme aidatlarının belirli süre sınırlarını aşması durumunda otomatik olarak ihtar mektubu oluşturulmasına olanak tanır. Zaman dilimlerinde veya içerikte yapılacak değişiklikler, tahsilatların gerçekleştirilmesi açısından yararlı görülmesi halinde alacak hesapları departmanları tarafından belirlenebilir.

Otomatik İhtarın Faydaları

Bir işletme, ihtar yönetimi gibi önemli süreçleri otomatik hale getirdiğinde önemli faydalar elde edebilir. İhtar yazılımının sunduğu avantajlardan bazıları şunlardır:

Zamanında hatırlatıcılarla istem dışı kaybı azaltın

İstemsiz kayıp, müşteri açısından kasıtsız bir durumdur. Gözetim, süresi dolmuş kredi kartları, kayıp kartlar ve hatta ödemelerin başarısız olmasına neden olan ağ sorunları nedeniyle bu durum meydana gelebilir. İhtar çözümleri bu durumlarda cankurtaran olabilir. Mektup veya e-posta yoluyla zamanında yapılan bir bildirim çoğu zaman istem dışı kesintileri önleyebilir ve ihtar çözümleri de tam da bunu yapar. Müşterilere hatırlatıcılar gönderecek ve ödemeleri zamanında yapmak için hızlı harekete geçmelerini sağlayacak şekilde ayarlanabilirler.

Önceki bildirimlerle başarısız işlemleri önleyin

İhtar çözümleri, başarısız ödemelerle kolayca başa çıkabilir. Müşterinin kartlarını güncellemek veya yenilemek için kullanabileceği, kredi kartı son kullanma tarihlerine ilişkin bildirimler göndermek ve işlemlerin başarısızlıkla sonuçlanmasını önlemek üzere tasarlanabilirler. Bu proaktif önlem, hem müşteri hem de işletme için çok fazla çaba ve zaman tasarrufu sağlayabilir. Müşteri kesintisiz hizmetlerden yararlanır ve işletmeler hak ettikleri geliri elde edebilir.

Akıllı yeniden denemelerle müşteri tutma oranını artırın

Ödemelerde akıllı yeniden denemelere izin verilmesi müşterilere olumlu bir deneyim sağlar. Otomatik ihtar çözümleri, çoğu durumda akıllı yeniden denemelere izin vererek iptal edilen veya başarısız olan işlemleri çözebilir. Yeniden denemeler, işletmeler için kayıp oranını azaltabilir, müşteri tutma oranını artırabilir ve mutlu müşterilerin sadakatini sağlayabilir.

Müşteri deneyimini iyileştirir

İhtar çözümleri, yaklaşan müşteri ödemelerinin takip edilmesi ve ödemelerin kaçırılmasını önlemek için zamanında hatırlatmalar gönderilmesi gibi tekrarlanan görevlerin yerine getirilmesine yardımcı olur. Ayrıca, ödeme kurtarmayı kolaylaştırmak için kibar ve olumlu ancak sert tonlar ve dil kullanan şablonlar ayarlanabilir. Her şey tanımlandıktan sonra, otomatik sistem bekleyen faturaları takip edebilir ve müşterileri planlanmış ödemeler konusunda bilgilendirmek için hatırlatıcılar sunabilir.

---

Tekrarlayan manuel görevleri otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Verimliliği artırırken Zamandan, Efordan ve Paradan Tasarruf Edin!

---

Dunning'deki Zorluklar

İhtar süreci kolay değildir ve otomasyon bile bunu tamamen kolaylaştıramayabilir. Otomasyona rağmen işletmelerin karşılaştığı zorluklardan bazıları şunlardır:

Müşteri yanıtsızlığı

Ödemelerin gecikmesine katkıda bulunan en büyük faktör, borcu olan müşterilerin yanıt vermemesidir. İşini kaybetmek, hesaptaki bakiyenin yetersiz olması veya müşterilerinden zamanında olmayan ödemeler bireylerin düzenli ödeme döngüsüne ayak uydurmasını zorlaştırabilir. Bu gibi durumlarda, müşterinin ödemeyi yapacak parası olmadığından, ödemelere ilişkin hatırlatıcılar sunmak için otomatik sistemlerin kullanılması bile işe yaramayabilir. İhtar mektuplarının yanıt vermemesinin bir başka nedeni de müşterinin, bunların yalnızca otomatik bildirim olduğunu bilerek bunları görmezden gelmesi veya bunlardan rahatsız olması olabilir.

Empati eksikliği

Otomasyonun önemli bir dezavantajı makinelerin müşterilere empati gösterememesidir. Yalnızca, iyi ilişkileri sürdürmek için hayati önem taşıyan duygusal bağlantıyı hiçbir şekilde göstermeyen, belirlenmiş şablonları takip eden monoton mektuplar gönderebilirler. Bu çözümler, müşteri işlemlerinin gerçek sebeplerden dolayı başarısızlıkla sonuçlandığı durumlarda bile empati gösterememektedir. İhtar yazılımı yoluyla müşteriyi elde tutma sağlanamaz. Bunu kullanmak müşteriyi tamamen uzaklaştırabilir ve bir işletme için başarılı bir ödeme tahsilatı ile sonuçlanmayabilir.

Sorunları çözememe

Sorunları çözmek için otomasyona güvenmek her zaman işe yaramaz. Tahsilat ekipleri müşteriyle etkileşime girdiğinde müşterilerle pazarlık yapabilir ve onları ödemelerini yapmaya ikna edebilirler. Veya ödeme yapılarında veya yöntemlerinde değişiklik yaparak bunları müşteri için daha uygun ve daha kolay yönetilebilir hale getirebilirler. Bir ihtar yazılımı, insanlar gibi kendi ayakları üzerinde duramaz veya müşteriye ve işletmeye fayda sağlayacak çözümler üretemez, bu da onları zaman zaman etkisiz hale getirir.

Paket

İhtar, bir işletmedeki alacak hesaplarına son derece yardımcı olabilecek bir tahsilat sürecidir. Pek çok SaaS şirketi için zor bir görev ancak bir zorunluluk olan otomatik ihtar çözümleri, birçok açıdan oyunun kurallarını değiştirecek şekilde ortaya çıktı. Otomasyonun devreye girmesiyle birlikte vadesi geçmiş hesapların ve başarısız ödemelerin önlenmesi, ihtar yönetimini kolaylaştırır. İhtar çözümleri, şüphesiz, gelir tahsilatı sağlamak ve şirketlerin daha fazla büyüme için müşterileriyle iyi iş ilişkileri sürdürmelerine yardımcı olmak için harika bir araç görevi görüyor.

SSS

Vadesi geçmiş hesaplar nelerdir ve ihtar süreciyle nasıl ilişkilendirilir?

Vadesi geçmiş hesaplar, ödemelerinin vadesi geçmiş müşterilerdir. Genellikle müşterilere veya borçlulara ödeme yapmaları için 30 günlük bir süre verilir. Ödeme 30 gün içinde yapılmazsa, hesap vadesi geçmiş hesap olarak sınıflandırılır. Alacak hesapları ekibi genellikle bu vadesi geçmiş hesapları, ödemelerin 30, 60, 90 veya 120 gün geciktiği şeklinde sınıflandırır.

Genellikle ihtar sürecinin ilk adımı, takip için vadesi geçmiş hesapların bir listesini hazırlamaktır. İhtar mektupları aynı zamanda 'geciken kullanıcı bildirimleri' olarak da anılır ve alacak hesapları ekibi tarafından vadesi geçmiş ödemelerin tahsil edilmesi için müşterilere gönderilir.

İhtar mektubu ile beyan arasındaki fark nedir?

İhtar mektubu aylık beyanlardan çok farklıdır. Ekstre, genellikle ay sonunda ödenmemiş faturası olan tüm müşterilere gönderilen bir belgedir. Acil ödeme vadesi gelmemiş olsa bile, tüm ödenmemiş faturaların bir özetini içerir. İhtar mektubu, yalnızca kaçırılmış veya vadesi geçmiş olabilecek ve ihtardan uyarı mektubuna kadar değişiklik gösterebilecek ödemeler için gönderilir.

Hem ekstre hem de ihtar mektubu tahsilat aracı olarak hizmet ederken, ekstre daha çok müşterilerin kayıtlarını kontrol etmeleri ve gelecekteki ödemeleri takip etmeleri için hesapların bir kaydıdır.

Müşteri kaybı ne anlama geliyor?

Müşteri kaybı, bir abonelik şirketinin çeşitli nedenlerle müşterisini kaybetmesini ifade eden bir terimdir. Belirli bir süre içinde bir ürün veya hizmeti kullanmayı bırakan kişilerin yüzdesini gösteren bir kayıp oranıyla belirlenir.

İki tür kayıp vardır: gönüllü kayıp ve gönülsüz kayıp. Gönüllü kayıp, müşterilerin bir işletmeye olan aboneliklerini bilerek geri çekmesi veya sona erdirmesidir. İstemsiz kayıp, müşterinin haberi olmadan gerçekleşir. İhtar, istem dışı kesintilerin önlenmesinde en yararlı yöntemdir ve bu tür sorunların çözümünde başarılı olabilir.

---

Nanonetler çevrimiçi OCR ve OCR API çok ilginç kullanım durumları tBu, iş performansınızı optimize edebilir, maliyetleri azaltabilir ve büyümeyi artırabilir. Bulmak Nanonetlerin kullanım durumlarının ürününüze nasıl uygulanabileceği.

---