Комплексний посібник із автоматизації закупівель

Ви втомилися вручну вводити заявки, створення замовлень на закупівлю, і відстеження рахунків? Втомилися покладатися на старі трудомісткі методи для вирішення проблем відповідності? Чи хотіли б ви, щоб ваші процеси закупівель були ефективнішими?

Якщо так, вам потрібно знати все про автоматизацію закупівель — потужний інструмент, який допоможе вам ефективно керувати процесом закупівель. У цій статті ми демістифікуємо процес автоматизації закупівель і обговоримо численні проблеми (і переваги), нові тенденції та найкращі практики, пов’язані з цим.

Що таке автоматизація закупівель?

Автоматизація закупівель — це використання технології для оптимізації придбання товарів і послуг. Це спосіб автоматизації ручних завдань у всьому процес закупівлі, що робить його більш ефективним і рентабельним. Автоматизація цього процесу може приймати різні форми, від автоматизованих електронних нагадувань до використання алгоритмів штучного інтелекту (ШІ).

Використовуючи передові технології, такі як ШІ, машинне навчання, роботизована автоматизація процесів (RPA), обробка природної мови (NLP) і блокчейн, компанії можуть автоматизувати різні процеси закупівель. Ці процеси можуть включати обробку замовлень, графіки платежів, вибір і оцінку постачальників, керування документами, прогнозування попиту, узгодження рахунків-фактур і автоматизація ланцюжка поставок.

---

Хочете автоматизувати ручні процеси AP? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

Переваги автоматизації закупівель

Скорочені витрати

Автоматизація може скоротити час, необхідний для обробки замовлень, створення заявок на купівлю та багатьох інших завдань. Це означає, що ви витрачатимете менше грошей на зарплату та інші ресурси.

Підвищена ефективність

Коли у вас менше людей, які працюють над кожним завданням, буде менше помилок, зроблених людським судженням. Це означає, що ваша компанія також зможе зробити більше за менший час!

Покращена точність

З меншою кількістю помилок, які роблять люди, які не є навченими професіоналами, стає менше можливостей для помилок, коли справа доходить до того, щоб переконатися, що все зроблено правильно, перш ніж рухатися далі з будь-чим іншим, пов’язаним саме з процесами закупівель у самій організації.

Підвищена спритність

Автоматизація закупівель — це як мати додаткову пару рук, щоб допомогти організаціям адаптуватися до змін ринку та потреб бізнесу. Виконання повторюваних завдань із закупівель звільняє дорогоцінний час і ресурси, щоб компанії могли зосередитися на побудові кращих відносин з постачальниками, виробленні інноваційних ідей і прийнятті стратегічних рішень.

Прийняття рішень на основі даних

Коли компанії використовують автоматизацію закупівель, вони отримують доступ до деяких потужних інструментів для аналізу даних. Це включає такі речі, як аналіз витрат, який допомагає вам зрозуміти, скільки грошей ви витрачаєте на різні речі, і показники ефективності, які можуть визначити, наскільки добре працюють ваші процеси закупівель. Але це ще не все – також включено прогнозну аналітику, що означає, що ви можете використовувати дані, щоб передбачити, що може статися в майбутньому. Маючи всю цю інформацію, підприємства можуть приймати кращі рішення про те, як витрачати свої гроші, а також визначати можливості та ризики, які вони могли б не помітити інакше. Тому, коли справа доходить до закупівель, використання даних для прийняття рішень – безперечно найкращий шлях!

Покращена відповідність

Коли компанії використовують автоматизацію у своїх процесах закупівель, вони можуть переконатися, що дотримуються всіх правил і норм, які їх стосуються. Це включає такі речі, як політика закупівель, етичні стандарти та вимоги до сталого розвитку. Автоматизуючи завдання, пов’язані з відповідністю, компанії можуть зменшити ризики потрапити в проблеми через недотримання правил. Це може означати уникнення покарань або штрафів, які можуть бути дуже дорогими.

Що таке процес автоматизації закупівель?

Почати роботу з автоматизованими закупівлями простіше, ніж ви думаєте. Сам процес можна розбити на кілька основних етапів:

Збір даних

Почніть зі збору таких даних, як деталі продукту та постачальника, історія замовлень на покупку, статус рахунку-фактури тощо. Збір цієї інформації допоможе вам краще зрозуміти потреби та цілі вашої організації.

Зробіть крок назад і оцініть, наскільки ефективним є ваш поточний процес, де є точки спотикань і яка автоматизація допоможе змінити ситуацію.

Оптимізація закупівель

Отримавши всі необхідні дані, настав час оптимізувати процес. Використовуйте алгоритми для аналізу зібраних даних і визначення потенційної економії коштів, застарілих продуктів, ризиків перевитрати та можливостей для стандартизації.

Автоматизація закупівель

Використовуйте технологічні інструменти для автоматизації процесу закупівель, включаючи автоматичні замовлення на купівлю, вибір постачальника, керування контрактами тощо. Це покращує вашу здатність відстежувати та керувати контрактами, одночасно зменшуючи витрати у вигляді часу обробки та адміністративних витрат.

Існує низка різноманітних рішень — від базових до повномасштабних рішень корпоративного рівня, тому важливо дослідити доступні рішення та знайти те, що підходить для вашої організації.

Підписання здійсненності та зацікавлених сторін

Отримайте уявлення про витрати на впровадження, щоб знати, що вас чекає, коли ви зробите крок. Перш ніж взяти на себе будь-які зобов’язання, переконайтеся, що всі, хто бере участь у процесі прийняття рішень, беруть участь у процесі, щоб усі були на одній сторінці та підтримували перехід від паперового до цифрового.

Розробити план

Після того, як усі підготовчі роботи виконано, настав час розробити план впровадження, який передбачає навчання працівників, захист даних та інші необхідні кроки перед запуском автоматизованих систем закупівель.

Моніторинг і звітність

Нарешті, відстежуйте показники ефективності, такі як графік доставки, видимість витрат і продуктивність постачальника з часом, щоб переконатися, що цілі досягаються, а будь-які проблеми швидко виявляються та вирішуються.

Проблеми автоматизації закупівель

Коли справа доходить до автоматизованих закупівель, слід враховувати кілька проблем. Хоча процес може здатися простим на папері, на практиці він може бути складним. Ось розбивка деяких перешкод, з якими ви можете зіткнутися:

Управління змінами

Перехід на автоматизовані рішення для закупівель вимагає участі зацікавлених сторін і персоналу всієї організації. Це може бути важко, оскільки часто існує певний опір змінам, а впровадження нових технологій вимагає часу.

Міркування щодо вартості

Автоматизація вимагає початкових інвестицій у плані як часу, так і грошей, що може зробити перехід наляканим для деяких організацій. Ретельна оцінка варіантів і розуміння пов’язаних витрат є ключовими при виборі автоматизованого рішення, яке найкраще відповідає потребам вашої організації.

Інтеграція даних

Рішення для автоматизації закупівель є успішними лише в тому випадку, якщо вони інтегруються з існуючими системами та базами даних, щоб забезпечити всебічне уявлення про дані постачальників, ціни на продукти, замовлення на закупівлю тощо. Наприклад, будь-яке потенційне рішення, яке ви виберете, повинно мати можливість спілкуватися з вашими фінансовими система для надання детальної історії транзакцій для кращого процесу прийняття рішень в організації.

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

Найкращі практики автоматизації закупівель

Оцініть свої потреби

Перш ніж почати вивчати технологію, важливо оцінити, чого саме ви намагаєтеся досягти за допомогою автоматизації закупівель. Бажаєте отримати кращу видимість даних про витрати? Ви хочете покращити ефективність роботи постачальника за допомогою аналітики та розуміння? Чи є неефективність поточних процесів, які можна було б усунути за допомогою нових інструментів або систем? Коли у вас є чітке уявлення про те, що потребує вдосконалення, настав час для другого кроку!

Робота з експертами

Однією з найважливіших речей, яку ви можете зробити, є залучення експертів, які мають досвід автоматизації закупівель. Вони проведуть вас через процес, допоможуть спланувати труднощі та виявити потенційні підводні камені. Консультація експерта може значно покращити швидкість і надійність вашого переходу.

Виберіть правильну технологію для свого бізнесу та дотримуйтеся її!

Вибираючи, яке програмне забезпечення для автоматизації закупівель має сенс для вашої організації, враховуйте такі фактори, як економічна ефективність проти простоти використання з часом; масштабованість як самих програмних рішень, так і їх здатність у великих організаціях. Чи добре вони інтегруються з іншими існуючими системами, які вже використовуються в корпоративному середовищі, як-от платформи ERP. Також важливо не просто дивитися на одного постачальника, а радше дослідити кілька варіантів, перш ніж приймати будь-які рішення щодо процесу автоматизації закупівель.

Розробити план

Перш ніж запроваджувати будь-яку нову систему програмного забезпечення чи змінювати процес, особливо такий складний, як автоматизація закупівель, доцільно створити чіткий план того, як усе працюватиме, коли все буде введено в дію. Це має включати часові рамки для кожного кроку, а також конкретні показники, за якими пізніше можна буде оцінити успіх. Наприклад, ми очікуємо, що ця нова політика збільшить наші продажі на 20% протягом шести місяців.

Загальні випадки використання автоматизації закупівель

Управління запасами

Це одне з найпростіших застосувань автоматизації закупівель, оскільки воно дає змогу відстежувати рівень ваших запасів і гарантувати, що продукти чи матеріали не закінчаться до того, як вони знадобляться.

Управління постачальниками

Ця функція дозволяє підприємствам відстежувати всіх своїх постачальників в одному місці, полегшуючи регулярну роботу з ними та забезпечуючи безперебійне проходження всіх платежів наприкінці кожного місяця (або року).

Управління контрактами

Функції керування контрактами дозволяють компаніям укладати контракти зі своїми постачальниками, щоб забезпечити постійне дотримання стандартів контролю якості з часом. Це допомагає запобігти виникненню будь-яких проблем через низьку роботу будь-якої сторони під час проекту або інших типів угод між двома сторонами.

Управління взаємовідносинами з постачальниками

Рішення для управління відносинами з постачальниками можуть кардинально змінити правила для організацій, які працюють з постачальниками. Вони спрощують процес управління відносинами з постачальниками, автоматизуючи такі завдання, як відстеження ефективності роботи постачальників, підтримка з ними зв’язку та спільна робота для досягнення спільних цілей.

Нові тенденції в автоматизації закупівель

Незважаючи на те, що автоматизація закупівель вже змінила правила процесу закупівель, вона стане лише кращою. Ось деякі з нових тенденцій в автоматизації закупівель:

Штучний інтелект і машинне навчання

Рішення автоматизації на основі ШІ стають дедалі популярнішими, і вони здатні швидко й точно аналізувати дані, щоб швидше приймати кращі рішення. Мало того, машинне навчання дозволяє цим інструментам з часом ставати точнішими та ефективнішими, оскільки вони збирають більше даних.

Blockchain технології

Технологія Blockchain використовується в процесі закупівель, щоб створити незмінну книгу, яка записує кожен крок процесу закупівлі. Це допомагає забезпечити більшу прозорість, точність і економію коштів, і це може бути використано для підтримки відповідності нормам.

Оцифрування документів

Оцифрування документів стало можливим завдяки хмарним технологіям, таким як OCR (оптичне розпізнавання символів). Ця технологія дозволяє конвертувати відскановані документи в цифрові файли, що дозволяє прискорити обробку документів. Крім того, замість того, щоб документи були розкидані всюди, вони надійно зберігаються в одній системі.

Перспективи цих нових тенденцій, а також постійний розвиток поточних процесів показують, що автоматизація закупівель має залишитися як трансформаційна сила в бізнес-операціях.

Як Nanonets може допомогти в автоматизації закупівель?

Платформа Nanonets на базі штучного інтелекту може допомогти з процесами автоматизації закупівель шляхом автоматизації завдань збору та вилучення даних документів. Наприклад, платформа може отримувати дані з рахунків-фактур, замовлень на закупівлю та інших документів, пов’язаних із закупівлями, і автоматично заповнювати ці дані в системах закупівель або робочих процесах. Ця автоматизація зменшує ризик помилок, збільшує швидкість обробки та дозволяє співробітникам зосередитися на більш важливих завданнях.

На додаток до цього, Nanonets надає систему з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом користувача та спеціальними робочими процесами для оптимізації автоматизації ваших процесів.

Заплануйте демонстрацію

Висновок

Підсумовуючи, майбутнє автоматизації закупівель уже тут. З ним постає унікальний набір можливостей і викликів. Але ті, хто скористається його потужністю, отримають винагороду від підвищення ефективності, кращої точності та економії коштів. Дотримуючись найкращих практик, викладених тут, організації можуть оптимізувати свої процеси закупівель і стати більш конкурентоспроможними на світовому ринку.

Завдяки Nanonets компанії можуть скористатися перевагами останніх технологій машинного навчання та штучного інтелекту для автоматизації процесів закупівель, щоб підвищити точність, зменшити витрати та ефективніше використовувати свою робочу силу.

Тож не бійтеся зважитися. Настав час почати автоматизувати процес закупівель і вивести свій бізнес на новий рівень.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• Карбування майбутнього з Адріенн Ешлі. Доступ тут.
• Купуйте та продавайте акції компаній, які вийшли на IPO, за допомогою PREIPO®. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/