Зображення рахунків-фактур: як це може автоматизувати ваш процес AP

Зображення рахунків-фактур більше не є футуристичною технологією прямо з Зоряних воєн. Більшість із нас сканували QR-код або використовували можливості оптичного розпізнавання символів Google Lens для перекладу дорожніх знаків у реальному часі. Останні досягнення в області штучного інтелекту та машинного навчання досягли успіху програмне забезпечення для створення зображень рахунків-фактур набагато надійнішим, дозволяючи командам AP автоматизувати деякі з найбільш виснажливих аспектів процесів кредиторської заборгованості.

У цій публікації блогу ми розглянемо, як зображення рахунків-фактур може допомогти автоматизувати обробку кредиторської заборгованості та як Програмне забезпечення для автоматизації Nanonets AP може автоматизувати весь процес, щоб заощадити час, гроші та ресурси.

Що таке візуалізація рахунків-фактур?

Зображення рахунків-фактур — це процес оцифровування рахунків-фактур і вилучення з них даних. Це спосіб перетворення паперових рахунків-фактур у цифрові файли, які легше зберігати, отримувати доступ і використовувати для подальшої обробки.

Функція зображення рахунків-фактур тепер вбудована в інструменти автоматизації рахунків-фактур. Ці інструменти не тільки виявляють і розпізнають текст, цифри та іншу інформацію з рахунків-фактур, вони можуть надсилати витягнуті дані до систем бухгалтерського обліку або Програмне забезпечення ERP для подальшої обробки.

Зображення рахунків-фактур може допомогти оптимізувати весь робочий процес із кредиторською заборгованістю, зменшити ручні зусилля та заощадити дорогоцінний час і ресурси. Команди AP зможуть швидше й точніше обробляти рахунки-фактури, а ви, швидше за все, отримаєте знижки від постачальників за своєчасні платежі.

Як працює зображення рахунків-фактур

Давайте будемо чесними — ніхто не любить обробляти рахунки-фактури вручну. Це трудомістка, повторювана і часто найменш улюблена частина роботи клерка AP. А тепер уявіть, що вам потрібно обробляти 600-800 рахунків-фактур на місяць. Лише ручне введення даних займе більшу частину часу команди, залишивши мало місця для більш важливих завдань.

Тут допомагає програмне забезпечення для обробки рахунків-фактур. Програмне забезпечення, як правило, виконує завдання в три кроки.

• Фізичний рахунок-фактура сканується для створення цифрової версії документа.
• Дані рахунка-фактури інтерпретуються на основі конкретних встановлених бізнес-правил.
• Переконайтеся, що дані точні та повні, і надішліть їх зацікавленим сторонам для отримання необхідного схвалення
• Він зберігається в будь-якій системі планування ресурсів підприємства (ERP) для подальшої обробки та аналізу.

Зараз існує два типи інструментів обробки рахунків-фактур: на основі правил і на основі штучного інтелекту. Системи, засновані на правилах, покладаються на заздалегідь визначені правила, які базуються на конкретних ключових словах або шаблонах, які очікуються в рахунку-фактурі. Інструменти на основі штучного інтелекту використовують ML, щоб дізнатися, як і передбачити, які дані отримувати та обробляти з рахунків-фактур.

Систему, засновану на правилах, можна запрограмувати на пошук слова «загальний», за яким йде сума в доларах, щоб отримати загальну вартість рахунку-фактури. Системи на основі правил можуть бути ефективними для простих завдань обробки рахунків-фактур, але вони можуть мати проблеми зі складнішими рахунками-фактурами або такими, які не відповідають очікуваному формату.

Інтелектуальний інструмент може розпізнавати різні формати рахунків-фактур і відповідно коригувати їх обробку. Інтелектуальні інструменти можуть бути більш гнучкими та точними, ніж системи, засновані на правилах, але для їх створення може знадобитися більше навчальних даних і досвіду.

[Вбудоване вміст]

Програмне забезпечення для автоматизації Nanonets AP постачається з вбудованим зображенням рахунків-фактур. Ви можете масово сканувати та завантажувати рахунки-фактури, повністю автоматизувати вилучення даних, направляти рахунки-фактури на потрібні затвердження, призначати їх членам команди та платити постачальникам лише кількома клацаннями миші.

Ось покроковий огляд того, як працює зображення рахунків-фактур у нашому програмному забезпеченні для автоматизації AP:

1. Завантажуйте рахунки-фактури в систему в будь-якому форматі, включаючи файли PDF і зображення.
2. Вилучайте критичну інформацію з рахунків-фактур автоматично за допомогою OCR і технологій на основі штучного інтелекту.
3. Зіставте рахунки-фактури із замовленнями на купівлю та товарними чеками.
4. Направляйте рахунки-фактури до потрібного затвердження.
5. Автоматично оплачуйте постачальникам на основі налаштованих правил.

Автоматизація звільняє команди з кредиторської заборгованості, щоб зосередитися на таких важливих завданнях, як аналіз моделей витрат, відносин з постачальниками, дотримання вимог і переговорів про ставки. Це підвищує ефективність і продуктивність.

Причини застосувати зображення рахунків-фактур і автоматизацію в робочому процесі AP

Компанії отримали значну користь від останніх інновацій у технології зображення рахунків-фактур. Це зробило вилучення даних більш легким і продуктивним, ніж будь-коли раніше, настільки, що автоматизація рахунків-фактур стає нормою для компаній, які прагнуть покращити свої робочі процеси AP.

Для постачальників це означає швидші платежі та зниження ризику помилок у рахунках-фактурах. Автоматизовані робочі процеси маршрутизації та схвалення усувають необхідність стежити за платежами або мати справу із затримкою транзакцій, що підвищує довіру та зменшує кількість спорів, пов’язаних із платежами.

Ці переваги не обмежуються лише постачальниками. Ваша команда AP отримує переваги від автоматизованого введення даних і простих завдань AP, звільняючи свій дорогоцінний час, щоб зосередитися на стратегічних завданнях, що призводить до покращення відносин з постачальниками, кращого управління готівкою та більш ефективного узгодження умов оплати.

Докладніше про те, як автоматизація створення зображень рахунків-фактур допомагає командам AP і постачальникам:

1. Запобігайте шахрайству

Оскільки кожен рахунок проходить 2-х, 3-х або 4-х зіставлення замовлень на купівлю та квитанцій про продаж із рахунками-фактурами (за допомогою технології OCR), шахрайські постачальники не зможуть скористатися вашим бізнесом. Це також запобігає обробці шахрайських платежів, у тому числі внаслідок неправильного введення даних, фальшивих рахунків або шахрайських чеків.

Крім того, можна налаштувати автоматичне затвердження рахунків-фактур і контрольний журнал для бухгалтерської групи та аудиторів, щоб додати ще один рівень захисту від шахрайства.

2. Зменшити людські помилки

Введення даних вручну часто призводить до помилок, що призводить до неправильних платежів, штрафів і напружених відносин з постачальниками. Завдяки створенню зображень рахунків-фактур і автоматизації ці помилки значно зменшуються, оскільки програмне забезпечення точно збирає та обробляє дані рахунків-фактур.

Це також гарантує, що жодні рахунки-фактури не будуть втрачені чи забуті, ще більше підвищуючи надійність і ефективність процесу AP. Ви можете правильно оцінити свій грошовий потік і вжити необхідних заходів для підтримки здорового балансу грошового потоку.

3. Забезпечте відповідність

Аудити стають менш складними, оскільки вся необхідна документація легко доступна, доступна в центральному місці та її можна відстежити. Крім того, інтеграція з системою ERP гарантує, що всі транзакції реєструються та відстежуються в режимі реального часу.

Процеси перегляду та маршрутизації затвердження гарантують, що кожен рахунок-фактура перевіряється відповідно до політики компанії та нормативної політики. Крім того, у програмному забезпеченні можна налаштувати правила та норми оподаткування для автоматичного розрахунку та застосування правильних податкових ставок до рахунків-фактур, забезпечуючи дотримання місцевого та міжнародного податкового законодавства.

4. Підтримуйте кращі відносини з постачальниками

Продавці цінують швидку відповідь і точні платежі. А автоматизована обробка рахунків гарантує, що всі рахунки оплачуються вчасно. Крім того, оскільки система тримає їх в курсі за допомогою автоматичних сповіщень, вони почуваються більш захищеними щодо своїх транзакцій із вашим бізнесом — і це зменшує потребу в подальших діях.

Такий рівень прозорості може сприяти кращому обговоренню умов, знижок і, можливо, навіть ексклюзивних угод. Це також полегшує вирішення будь-яких суперечок або проблем, які можуть виникнути, що веде до міцніших відносин співпраці.

5. Краще відстежуйте продуктивність постачальника

З централізованою інформацією про постачальників стає легше контролювати їхню ефективність і приймати рішення на основі даних. Можна уникнути неочікуваних затримок у поповненні запасів, оскільки система може передбачити та повідомити про необхідність поповнення запасів на основі історичних даних постачальника.

Цей рівень передбачення не тільки забезпечує безперебійний ланцюжок поставок, але й знижує ризик надлишку або недостатнього запасу, таким чином оптимізуючи управління запасами.

6. Підвищення морального духу та продуктивності команди AP

Уявіть собі, що ви говорите члену команди AP, що йому не доведеться ганятися за схваленням своїх колег або товаришів по команді з інших відділів. Або що їм більше ніколи не доведеться обробляти рахунки-фактури вручну. Це саме те, що можуть надати зображення рахунків-фактур і автоматизація.

Усунення нудних і повторюваних завдань може підвищити задоволеність роботою та підвищити рівень продуктивності. Крім того, завдяки швидкій і точній обробці рахунків-фактур команда може уникнути стресу, пов’язаного з поспіхом в останню хвилину, і досягти кращого балансу між роботою та особистим життям.

7. Поліпшення фінансового прогнозування

Завдяки оновленням даних про оплату рахунків у реальному часі команди AP можуть отримати чітку картину грошових потоків компанії. Це дозволяє краще фінансове прогнозування та планування. Наприклад, знаючи, коли має бути сплачено великий платіж, можна скорегувати бюджет і уникнути будь-яких потенційних проблем з грошовими потоками.

8. Підвищити прибутковість

Завдяки автоматизації процесу виставлення рахунків-фактур компанії можуть значно знизити витрати на обробку кожного рахунку-фактури. Це, у поєднанні з використанням знижок на дострокову оплату та уникненням штрафів за прострочення платежу чи штрафів, пов’язаних із відповідністю, може призвести до помітного покращення результатів компанії.

Крім того, здатність точно прогнозувати грошові потоки та ефективний бюджет також може сприяти підвищенню прибутковості. Чітко розуміючи фінансову ситуацію компанії, можна приймати кращі рішення, які можуть позитивно вплинути на прибутковість бізнесу. 

Автоматизація зображення рахунків-фактур підвищує ефективність AP

Автоматизація зображень і обробки рахунків-фактур виявилася кардинальною для наших клієнтів, що призвело до значної економії коштів і часу.

[Вбудоване вміст]

Підрядник із повного комплексу послуг із відновлення навколишнього середовища, штат Меріленд, Послуги ACM, є яскравим прикладом цієї трансформації. Вони інтегрували рішення Nanonets OCR у свою діяльність, і результати були блискучими — колосальне скорочення часу обробки рахунків-фактур на 90%.

Те, що раніше було 20-годинною щотижневою роботою, перетворилося на завдання, яке можна було виконати за один день. Це не тільки пришвидшило процес виписки рахунків-фактур, але й створило щасливішу робочу атмосферу. Вартість обробки рахунків-фактур різко впала для ACM Services. Крім того, завдяки миттєвій оплаті рахунків-фактур вони змогли отримати знижки на дострокові платежі від своїх постачальників.

[Вбудоване вміст]

Властивості Ascend, британська компанія з управління нерухомістю змогла заощадити 80% витрат на обробку рахунків-фактур після впровадження автоматизованої системи відображення рахунків-фактур. У них було 5 штатних працівників, які займалися ручною обробкою рахунків-фактур. Після автоматизації їм потрібен був лише один, що звільнило решту команди для зосередження на більш стратегічних завданнях.

Заключні думки

Якщо ви плануєте запровадити автоматизовану систему відображення рахунків-фактур, важливо вибрати рішення, яке відповідає потребам вашого бізнесу. Шукайте систему, яка пропонує відстеження в реальному часі, інтеграцію з вашою ERP-системою та настроювані робочі процеси затвердження.

Пам’ятайте, що мета полягає в тому, щоб оптимізувати процес AP, зменшити ручні завдання та покращити прибутки. За допомогою правильного рішення ви зможете досягти цих цілей та інших.

Перевіряти Nanonets OCR і рішення автоматизації AP для комплексного, легкого у використанні та ефективного способу автоматизації процесу створення зображень рахунків-фактур. Завдяки нашій передовій технології AI ви можете значно скоротити час обробки рахунків-фактур, підвищити точність і підвищити продуктивність вашої команди.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. Автомобільні / електромобілі, вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• BlockOffsets. Модернізація екологічної компенсаційної власності. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/