Що таке автоматизація документообігу?

У сучасному світі, який керується інформацією, співпраця та спілкування всередині команд значною мірою залежать від даних і документів. Від контрактів і рахунків-фактур до посібників і звітів, документи відіграють важливу роль у передачі структурованої інформації, якою можна легко ділитися, розуміти та діяти. Однак для використання повного потенціалу документів ефективне управління має вирішальне значення. Тут починаються робочі процеси затвердження документів.

Робочі процеси затвердження документів – це серія кроків, які передбачають участь людини, і всі вони спрямовані на те, щоб документ відповідав внутрішнім стандартам, перш ніж його можна буде використовувати. Ці робочі процеси служать механізмом забезпечення якості, гарантуючи, що документи виконують своє призначення в рамках організаційної структури. Впроваджуючи робочі процеси затвердження документів, організації можуть оптимізувати процеси керування документами та підвищити загальну ефективність.

Традиційно керування документообігом покладалося на ручні завдання, такі як друк, сканування, надсилання поштою, введення даних вручну, фізична передача документів через ієрархію для затвердження тощо. З появою інструментів автоматизації підприємства тепер використовують автоматизацію для кращого управління їхні робочі процеси з документами.

У цій статті ми визначимо та дослідимо роль автоматизації в управлінні документообігом.

Що таке автоматизація документообігу?

Автоматизація документообігу є частиною ширшої сфери автоматизації бізнес-процесу та стосується використання інтелектуальних інструментів для керування рухом документів всередині організації за участю різних осіб, працівників і відділів. Він слугує для компаній засобом для ефективної роботи з документами, керуючи документами заздалегідь визначеними шляхами та оперативними діями, поки вони не досягнуть кінцевого пункту призначення або результату. Впроваджуючи автоматизацію робочого процесу, організації можуть досягти підвищення ефективності роботи та оптимізації операцій.

Автоматизація документообігу корисна практично у всіх сферах бізнесу, оскільки вся діяльність будь-якої компанії вимагає великого обсягу документообігу. Давайте, наприклад, подивимося, як автоматизація документообігу може допомогти відділу бухгалтерської заборгованості в процесі закупівлі до оплати – рутинній бізнес-операції, яка включає значну кількість документів, погоджень і маршрутизації.

1. Отримання документа: Процес починається зі збору відповідних документів про закупівлю, таких як рахунки-фактури, замовлення на закупівлю та квитанції. Це можна зробити різними способами, включаючи сканування фізичних документів або отримання їх в електронному вигляді від постачальників.
2. Вилучення документів: Інструменти автоматизації можуть витягувати ключові дані із захоплених документів за допомогою таких технологій, як оптичне розпізнавання символів (OCR) або інтелектуальне розпізнавання документів (IDR). Це дає змогу системі отримувати важливу інформацію, як-от номери рахунків-фактур, відомості про постачальників, описи позицій і суми.
3. Перевірка та перевірка даних: Витягнуті дані перевіряються на відповідність попередньо визначеним правилам і зіставляються з відповідними замовленнями та квитанціями для забезпечення точності та узгодженості. Проводяться двосторонні та тристоронні матчі. Розбіжності або винятки можна позначити для подальшого перегляду та вирішення.
4. Маршрутизація робочого процесу: Автоматизована система направляє документи відповідним зацікавленим сторонам для перегляду та затвердження на основі попередньо визначених робочих процесів. Це може включати осіб, відповідальних за перевірку рядків-позицій, перевірку відповідності контракту або авторизацію платежів. Система забезпечує надсилання документів потрібним особам послідовним або паралельним способом, залежно від структури робочого процесу.
5. Затвердження та обробка винятків: Зацікавлені сторони отримують повідомлення та можуть переглядати документи в електронному вигляді. За потреби вони можуть схвалити, відхилити або запросити додаткову інформацію. Винятки, як-от розбіжності в ціні або відсутність інформації, можна позначити для вирішення, перш ніж продовжити подальші кроки.
6. Інтеграція з ERP системами: Автоматизована система документообігу інтегрується з системою корпоративного планування ресурсів (ERP) організації, що дозволяє безперешкодно передавати дані та оновлювати фінансові записи. Затверджені документи та відповідні дані автоматично фіксуються в системі ERP, забезпечуючи послідовність і усуваючи потребу в ручному введенні даних.
7. Обробка платежів: Після того, як документи пройшли необхідні погодження та підтвердження, система генерує платіжні інструкції на основі затверджених даних. Це може ініціювати платіжний процес, незалежно від того, включає він створення чеків, ініціювання електронних переказів коштів або використання інших методів оплати.
8. Журнал аудиту та звітність: Протягом усього автоматизованого процесу «закупівля до оплати» система зберігає повний контрольний журнал, документуючи кожну дію, виконану з документами. Цей контрольний слід слугує записом для цілей відповідності, внутрішнього аудиту та вимог до звітності.

Іншою сферою, яка може отримати значну користь від автоматизації документообігу, є відділ кадрів. Яскравим прикладом є процес адаптації нових працівників, який часто передбачає виконання трудомістких завдань, таких як перевірка репутації та ручне введення даних. Завдяки автоматизації документообігу ці завдання можна автоматизувати, звільняючи співробітників відділу кадрів зосередитися на більш значущих і цікавих проектах. Ця автоматизація не тільки підвищує ефективність кадрової роботи, але й поширюється на інші відділи, такі як ІТ, маркетинг, фінанси, юридичний відділ і продажі, дозволяючи їм автоматизувати рутинні завдання та підвищити загальну продуктивність. Впроваджуючи автоматизацію документообігу, відділи кадрів можуть оптимізувати свою роботу, підвищити продуктивність і розподілити ресурси для більш стратегічних ініціатив, які додають цінності організації.

Управління клієнтськими даними є ще однією сферою, яка виграє від автоматизації документообігу. Використовуючи стандартизовані шаблони та запити API, організації можуть автоматично вставляти динамічну інформацію про клієнтів у документи. Наприклад, коли клієнт надсилає свою інформацію через онлайнову веб-форму, пропозиція може бути автоматично згенерована з його деталями, включаючи повне ім’я, адресу, назву компанії, контактну інформацію тощо. Можна налаштувати різні шаблони для різних робочих процесів і операцій, забезпечуючи персоналізоване та ефективне створення документів на основі конкретної інформації про клієнта.

У галузі охорони здоров’я ефективне ведення записів пацієнтів має першочергове значення. Автоматизація процесу керування документами спрощує створення та ведення медичних записів, дозволяючи постачальникам медичних послуг надавати пацієнтам найвищий рівень догляду. Платформи автоматизації пропонують безпечне централізоване сховище для зберігання та доступу до медичних записів, інформації про рецепти та планів лікування, що дає змогу медичним працівникам надавати покращені медичні послуги.

Так само в освітній галузі автоматизація управління документами може революціонізувати адміністративні процеси та покращити досвід студентів. Школи та університети можуть консолідувати всі студентські записи, включаючи транскрипти, реєстраційні форми та документи про фінансову допомогу, в одному місці, покращуючи доступ до даних і забезпечуючи точність даних. Автоматизація також допомагає викладачам оптимізувати такі процеси, як виставлення оцінок, подання завдань і відстеження відвідуваності, зрештою підвищуючи загальну ефективність роботи.

Переваги автоматизації документообігу

Згідно з дослідженнями McKinsey, оцінюється 50% роботи можна автоматизувати, а навколо 31% підприємств уже застосували автоматизацію принаймні однієї зі своїх функцій. Це підкреслює зростаюче визнання переваг, отриманих від автоматизації різних аспектів бізнес-процесів. Попит на спрощений зв’язок, ефективний розподіл ресурсів і надійні ІТ-системи ще більше сприяв зростанню світового ринку автоматизації бізнес-процесів. Прогнози показують, що до 2026 року цей ринок досягне значення 19.6 млрд доларів . Це означає широке впровадження технологій автоматизації для підвищення продуктивності, зменшення ручних зусиль і оптимізації операційної ефективності в галузях.

Автоматизація документообігу розвинулась із систем керування документами (DMS), які були розроблені наприкінці 1980-х років. Перший комерційний продукт DMS був представлений на початку 1990-х років, головним чином зосереджуючись на організації та зберіганні документів. Однак, оскільки організації визнали потребу в більш розширених функціональних можливостях, системи DMS еволюціонували, включивши такі функції, як контроль версій документів, комплексні модулі безпеки та можливості документообігу. Включення управління робочими процесами в DMS природно призвело до вражаючого зростання розміру ринку; у 2021 році розмір світового ринку DMS, який оцінювався в 5.00 мільярдів доларів США, планується досягти вражаючої 16.42 млрд штук. по 2029.

Деякі конкретні переваги автоматизації документообігу включають:

• Прискорене формування документів: Створення документів вручну - трудомістка і трудомістка справа. Автоматизація процесу усуває потребу в ручному введенні даних і оптимізує співпрацю, дозволяючи компаніям створювати рахунки-фактури, контракти та пропозиції за лічені хвилини, а не за тижні. Наприклад, завдяки оцифровці процесу документації Округ державних шкіл Сент-Луїса скоротив час на підбір персоналу з трьох тижнів до три години.
• Зменшення помилок: Ручне введення даних може призвести до приголомшення 40% ймовірність людських помилок, що спричиняє значні технічні та фінансові проблеми для організацій. Автоматизація документів мінімізує ймовірність помилок шляхом автоматизації введення даних, позначення потенційних помилок і перевірки даних у точці введення.
• Краща співпраця: Співпраця над створенням документів вручну часто передбачає складне відстеження та спілкування, що призводить до помилок і затримок. Автоматизація документів забезпечує централізовану платформу, де зацікавлені сторони можуть працювати разом у режимі реального часу, скорочуючи час очікування та зводячи до мінімуму потребу в тривалих ланцюжках електронних листів і зустрічах.
• Узгодженість і ясність версії: Автоматизація документів забезпечує ясність щодо останньої версії документа, пропонуючи контроль версій і підтримку узгодженості. Автоматизація відстежує зміни, визначає найновішу версію та дозволяє підприємствам створювати шаблони та стандарти для узгодженого форматування.
• Безпека даних: Створення документа вручну створює ризики порушення та втрати даних. Автоматизація документів забезпечує безпечну цифрову платформу для створення та зберігання документів із такими функціями, як контроль доступу, шифрування та контрольні журнали, що забезпечує захист конфіденційної інформації.
• Екологічні переваги: За даними EPA, середній офісний працівник заробляє близько два фунти паперу та картонних виробів щодня, в результаті чого утворюється значна кількість офісного сміття. Основними джерелами марнотратства є друкарські помилки, погані фотокопії, застарілі записки та звіти, а також застарілі періодичні видання. Примітно, що паперові відходи становлять приблизно 90% усіх офісних відходів. Впровадження автоматизації юридичних документів може не повністю усунути паперові відходи, але може мати суттєвий вплив на підвищення точності та зменшення помилок, які сприяють утворенню паперових відходів
• Покращений результат: Автоматизація документообігу дає значні фінансові вигоди завдяки зниженню витрат, пов’язаних із ручними процесами, включаючи друк, розсилку та фізичне зберігання. Крім того, автоматизація економить час і зусилля, дозволяючи персоналу зосередитися на діяльності з доданою вартістю. Це також покращує процес виставлення рахунків і платежів, забезпечуючи оперативні та точні платежі.

Як автоматизувати робочі процеси з документами за допомогою Nanonets?

Nanonets — це інтелектуальне програмне забезпечення для автоматизації документообігу на основі штучного інтелекту, яке пропонує ряд інструментів і функцій для автоматизації процесів затвердження документів за допомогою робочих процесів на основі правил без коду. За допомогою Nanonets команди можуть ефективно керувати різними аспектами документообігу, зокрема тим, як інформація надходить і переміщується в робочому процесі, контрольними точками для коментарів і схвалень, а також призначенням завдань членам команди.

За допомогою Nanonets компанії можуть покращити керування документообігом кількома способами:

Автоматизоване виконання завдань:

• Автоматизуйте повторювані завдання, такі як вилучення даних і перевірка в рамках робочого процесу, заощаджуючи час і зменшуючи ручне навантаження.
• Встановіть умови та правила для оптимізації обробки документів на основі значень конкретних полів.
• Автоматично класифікуйте вхідні документи, такі як рахунки-фактури, замовлення на придбання, контракти та квитанції, покращуючи організацію та вилучення даних.
• Визначте права доступу, гарантуючи, що тільки авторизований персонал може переглядати або редагувати конфіденційні документи.

Розширена обробка документів:

• Використовуйте передову технологію OCR для точного розпізнавання тексту, цифр і символів у різних типах документів, включаючи рукописний текст і текст, надрукований машинним способом.
• Використовуйте алгоритми глибокого навчання, щоб зрозуміти контекст даних, забезпечуючи точне вилучення зі складних і неструктурованих документів.
• Налаштуйте модель, налаштувавши правила вилучення, і навчіть її, використовуючи зразки документів, щоб забезпечити точне вилучення даних.

Автоматизація робочого процесу:

• Легко створюйте робочі процеси затвердження за допомогою шаблонів і настроюваних параметрів.
• Визначте рецензентів, правила та етапи, щоб забезпечити ефективні процеси перевірки та затвердження документів.
• Виконуйте визначені правила на автопілоті для кожного документа, мінімізуючи помилки та усуваючи вузькі місця затвердження.
• Оптимізуйте співпрацю та комунікацію між відділами, зменшуючи вузькі місця та підвищуючи загальну продуктивність.

Зручний інтерфейс і інтеграція:

• Скористайтеся перевагами зручного інтерфейсу, який полегшує перегляд і виправлення витягнутих даних, забезпечуючи точність даних.
• Експортуйте витягнуті дані в різні формати, наприклад CSV, JSON і Excel, для бездоганної інтеграції з іншими системами.
• Використовуйте багатомовну підтримку, уможливлюючи вилучення з документів, написаних різними мовами.
• Використовуйте інтеграцію API для інтеграції Nanonets з існуючими інструментами та системами, такими як бухгалтерське програмне забезпечення, ERP та CRM.

Статистика та масштабованість:

• Отримайте цінну інформацію завдяки комплексній звітності та аналітиці, що дозволяє відстежувати продуктивність і виявляти вузькі місця.
• Постійно оптимізуйте робочі процеси на основі вдосконалень, керованих даними, для досягнення максимальної ефективності та продуктивності.
• Скористайтеся перевагами масштабованості Nanonets, що дозволяє ефективно обробляти великі обсяги документів і даних.

Використовуючи можливості Nanonets, підприємства можуть оптимізувати керування документообігом, підвищити точність, покращити безпеку даних і досягти більшої ефективності процесів, пов’язаних з документами.

Забрати

За оцінками Gitnux, впровадження автоматизації робочого процесу призводить до підвищення точності даних на 88%. Дослідження показали, що до 72% працівників вважають, що неефективні процеси негативно впливають на їхню задоволеність роботою. За відсутності цифровізації та автоматизації співробітники часто відчувають підвищений рівень розчарування, стресу та загального невдоволення.

Автоматизація документообігу – це трансформаційне рішення, яке пропонує безліч незаперечних переваг. Впроваджуючи автоматизацію, підприємства можуть спостерігати підвищення продуктивності та пропускної спроможності разом із значним підвищенням точності даних. Використання платформи автоматизації процесів на основі правил, як-от Nanonets, може допомогти компаніям налагодити централізований і спрощений процес для створення, редагування та підписання важливих документів. Зручний інтерфейс дає змогу користувачам легко відстежувати та керувати всією документацією, усуваючи залежність від застарілих паперових систем.

Якщо ви прагнете розблокувати переваги автоматизації документообігу та підвищити операційну продуктивність вашої організації, наші експерти готові надати поради. Вони можуть розповісти вам про чудові функції та можливості Nanonets, допомагаючи визначити, чи відповідає він вашим вимогам. Не пропустіть можливість спростити процеси керування документами та оптимізувати робочий процес. Скористайтеся можливостями автоматизації та просуніть свій бізнес до більшої ефективності та успіху.

FAQ

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. Автомобільні / електромобілі, вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• BlockOffsets. Модернізація екологічної компенсаційної власності. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/