Що таке процес закупівлі?

Що таке процес закупівлі?

Мітка часу: 9 грудня 2023 р., 6:03
Що таке процес закупівлі? PlatoBlockchain Data Intelligence. Вертикальний пошук. Ai.

Внутрішня природа ведення бізнесу вимагає від вас перетворити навіть найбанальніші повсякденні дії на структуру на основі процесів або систем для керування відповідністю, запобігти шахрайству, щоб ваш корабель працював безперебійно. З цією метою, хоча ви звикли використовувати картку або передавати готівку, коли вам потрібно купити товари чи послуги вдома, отримання того ж як частини корпоративної структури перетворює просту транзакцію на процес закупівлі.

 

Але, хоча закупівля є тривалішою та вимагає більше часу та уваги, ніж бездумне використання картки, вона не повинна бути складною чи неприємною. Якщо ви маєте досвід роботи на подібних посадах, особливо вправно керуєте бюрократичними функціями або використовуєте багато сучасних автоматизованих платформ закупівель, ви на шляху до того, щоб стати закупівлі про.

Але спочатку ви повинні чітко розуміти, що передбачає процес закупівлі, процедури закупівлі, етапи процесу закупівлі та типові підводні камені, пов’язані із закупівлею, а також методи навігації в них.

Що таке закупівля?

Закупівля — це формалізована, кодифікована та заснована на процесі техніка замовлення матеріалів, товарів або послуг від імені вашого бізнесу. Закупівлі також часто пов’язують із глибшим зв’язком із постачальниками, тому керування процесом закупівель у постачальників шляхом взаємодії з постачальниками має першочергове значення.

У минулому закупівлі були ручним процесом, який вимагав купи паперів і найціннішого товару на робочому місці – часу. Навіть нещодавні розробки, як-от цифрові електронні таблиці та електронна пошта, надто повільні, щоб відповідати сучасним корпоративним темпам, і можуть суттєво вплинути на прибутки, якщо закупівлі не оптимізовані.   

Зрештою, a стратегія якісних закупівель відповідає вашим потребам (матеріали, товари, послуги тощо) за допомогою оптимізованої серії робочих процесів, які скорочують витрати, виконуються швидко та підтримують найкращі відносини вашої компанії з вашими командами постачальників.

Види закупівель

Поки закупівлі специфіка широкого діапазону, закупівлі вашої компанії, ймовірно, підпадатимуть під одну з трьох основних парасольок:

Прямі закупівлі

Це фактично те, що ваш звіт про доходи вартість товару відображає. Прямі закупівлі охоплюють будь-які закупівлі матеріальних об’єктів, які безпосередньо сприяють вашому прибутку та продажам. Залежно від вашої галузі це може бути сировина, як-от пиломатеріали для виробництва, або оптові запаси для перепродажу.

Непрямі закупівлі 

Ці елементи підпадають під SG&A витрати у звіті про доходи. Вони включають усе, що купується, купується та заготовляється для внутрішнього використання фірми. Це може бути вартість авіаквитків на конференцію, нові офісні меблі або повсякденні комунальні послуги, як-от вода та електрика. Хоча предмети непрямих закупівель необхідні для бізнесу, вони безпосередньо не впливають на ваш дохід. 

Закупівля послуг

Остаточний тип закупівлі включає все, що покращує продуктивність, ефективність або якість роботи вашого співробітника або компанії. Це включає підписку на програмне забезпечення, одноразові консультаційні послуги або навіть тимчасових підрядників для покриття напружених бізнес-циклів.

Що таке процес закупівлі?

Процес закупівель описує конкретну стандартну операційну процедуру (SOP) вашої фірми для здійснення закупівель у постачальників. Кодифікація офіційного процесу закупівель, порівняно з розкиданням готівкою або видачею кожному працівнику платіжної картки, має кілька конкретних і кількісно визначених переваг:

  1. Це запобігає шахрайству, марнотратству та зловживанням.
  2. Це допомагає підтримувати паперовий слід для відповідності нормативним вимогам.
  3. Згодом уважне спостереження за процесами закупівель виявляє неефективність або організаційні витрати, які потрібно усунути, зрештою покращуючи ваші результати.

Знову ж таки, процес закупівлі вашого конкретного постачальника буде відрізнятися залежно від СОП, вашої ролі та галузі вашої компанії. Але якщо ви досягнете успіху, чудовий процес закупівель: 

  1. Створює спільне розуміння між вашою компанією та постачальниками, де кожна сторона дотримується взаємно узгоджених правил і систем.
  2. Має достатньо контактів із співробітниками та керівництвом, щоб забезпечити якісні закупівлі без відходів, зберігаючи при цьому робочий процес достатньо ефективним і швидким.
  3. Має параметри файлів і зберігання, які ефективно організовують і ведуть документацію на етапах процесу.

Етапи процесу закупівлі: як це працює?

Оскільки ми гарантуємо, що наш процес закупівель підтримує документацію щодо відповідних кроків, нам також потрібно охопити їх. Пам’ятайте – ваші конкретні етапи закупівлі можуть відрізнятися, але, ймовірно, будуть мати дуже схожу структуру:

  1. Визначте потребу: всередині компанії співробітник або керівник визначає потребу та починає закупівлю з a реквізиція.
  2. Заявка на закупівлю: ініціюючий працівник завершить Заявка на закупівлю перш ніж відправити його вгору по ланцюжку для перевірки та затвердження.
  3. Змагання: Після схвалення органом із затвердження контрактна група компанії розпочинає тендер на закупівлю. Залежно від того, наскільки складною є потреба, ви можете отримати a Запит пропозиції (RFQ) у випадку дуже простих і зрозумілих випадків закупівлі або повний запит на пропозицію (RFP), якщо ви купуєте більшу систему або складну послугу.
  4. Оцінка та початок контракту: Після того як ваша команда оцінить усі пропозиції та ставки, ви виберіть постачальника, сповістити всіх заявників і розпочати адаптацію постачальника. Це також час завершення договорів та юридичної документації. Фаза закінчується, коли постачальник отримує та підписує їх Замовлення на купівлю (PO).
  5. Цикл замовлення: Потім, залежно від СОП вашої компанії, ви отримаєте товар і рахунок-фактуру перед відправленням робочі процеси затвердження рахунків-фактур і сплатити в повному обсязі. Складність цього етапу залежить від закуплених товарів і способів управління вашою компанією кредиторська заборгованість угода.
  6. Ведення документації та записів: Тоді ви переконаєтеся, що всі документи оформлені правильно й у порядку, перш ніж зберігати – ми рекомендуємо знайти якісну цифрову платформу зберігання, а не зберігати десятиліттями старі дані закупівель у банківських ящиках!

Поширені проблеми, з якими стикаються підприємства під час закупівель

 Як і в будь-якій ситуації, у якій задіяно більше двох осіб, закупівлі створюють певні труднощі для вашого підприємства, особливо якщо ви не пам’ятаєте про потенційні підводні камені та не плануєте заздалегідь їх усунути.

Несинхронізовані відносини з продавцем і постачальником

Відмінною рисою добре налагодженої машини в корпоративному світі є комплексні та плідні відносини з вашими постачальниками. Кожна точка взаємодії вашої компанії з постачальником – адаптація, керування рахунками тощо – це шанс покращити або погіршити ці відносини.

Зрештою, якісне управління закупівлями значною мірою сприяє підтримці високої якості відносин. Після початкового звернення та адаптації робочий процес із закупівель може бути найчастішою частиною вашої операції, яку бачить постачальник. Ви хочете, щоб ваш постачальник був схвильований, коли він побачить фільтр замовлення на закупівлю на своїй платформі, чи ви б краще уявили, як він розчаровано зітхає, стикаючись із ще одним непотрібно складним і заплутаним циклом закупівель? 

У той час як управління постачальниками — це просто хороший бізнес, підтримання високої якості закупівель також сприяє знижкам, першому шансу на вигідні продажі та кращій позиції на переговорах, коли контракти потрібно продовжити. 

Шахрайство, марнотратство та зловживання

 Хоча офіційний процес закупівель заперечує велику частину явного шахрайства на робочому місці, людська природа (і людські помилки) іноді створюють марнотратство або непотрібні витрати. Це також іноді називають маніпулятивними витратами, які переважають, коли замовників та замовлених ними товарів мало перевіряють.

Маверичні витрати за своєю природою є результатом поганої практики закупівель. Коли кілька співробітників мають неконтрольовану платіжну спроможність і працюють за межами набору параметрів, вони можуть легко почати перевитрати або витратити речі, не пов’язані з наданням цінності вашому підприємству, навіть з найкращими намірами. 

Видимість і відстеження

Ми не можемо зрозуміти, що ми не вимірюємо, але компанії, які використовують процедури закупівель вручну, ризикують втратити можливості збирати та оцінювати дані для підвищення ефективності. Так само, чим менше інформації у керівників і керівництва, тим менше вони здатні правильно керувати кораблем. 

У той же час погано відстежувані процеси або обмежена видимість закупівель створюють регулятивні ризики та ризики відповідності, які можуть спричинити масу головного болю та клопоту під час аудитів.

Висновок

 Хоча закупівлі можуть бути жорсткими, наступного покоління автоматизація фінансів tech швидко оптимізує навіть найскладніші робочі процеси із закупівель. Якщо ви шукаєте автоматизацію закупівель або хочете побачити, які можливості доступні, пам’ятайте, що чудові платформи закупівель:

  1. Централізуйте співробітників, постачальників, зацікавлених сторін і керівництво в єдиному робочому процесі для максимальної видимості.
  2. Дозвольте агрегувати дані та аналізувати за допомогою штучного інтелекту, щоб визначати витрати, створювати звіти та допомагати приймати стратегічні рішення.
  3. Достатньо настроювані, щоб ви могли адаптувати систему до вашої конкретної галузі або нормативних вимог, залишаючись достатньо зручними для користувачів, щоб усі співробітники могли легко навчатися.
  4. Інтегруйте свою екосистему та, що не менш важливо, зі стеком ваших постачальників під час виконання початкова адаптація постачальника.
  5. Створіть ітераційні цикли зворотного зв’язку, щоб покращити ваші робочі процеси закупівель і фінансовий стан.

Хоча, так, ти може тримати робочі процеси закупівель у ручному режимі, ви не повинні, особливо з огляду на пов’язаний ризик і легкість впровадження нових платформ, які роблять етапи процесу закупівель легкими.

Часова мітка:

Більше від ШІ та машинне навчання