Що таке управління закупівлями? – Повний посібник

Уявіть зайнятий ресторан, якому потрібні свіжі продукти; закупівля — це те, що гарантує, що помідори в салаті будуть хрусткими, а м’ясо для гамбургерів — найвищої якості. Це не просто покупка речей; мова йде про те, щоб отримати потрібні речі за правильною ціною та в правильний час. Для будь-якої компанії, будь то лікарня, будівельна фірма чи технологічний гігант, закупівлі означають різницю між безперебійною роботою та дорогими перебоями.

Затримка закупівель означає зупинку виробництва, що, у свою чергу, призводить до фінансових втрат. Це так просто. Закупівлі не є гламурними; це важкі переговори, ретельне планування та суворе складання бюджету. Але коли все зроблено правильно, це є основою прибутковості. 

У цій статті обговорюються практичні аспекти управління закупівлями, розбивається процес, підкреслюються переваги та обґрунтовується необхідність автоматизації. Незалежно від того, чи є ви власником малого бізнесу чи професіоналом із закупівель, розуміння цих основ може стати ключем до більш ефективної та рентабельної роботи.

Що таке управління закупівлями?

Управління закупівлями передбачає нагляд за процесами придбання, необхідними для діяльності компанії. Від оцінки постачальника до створення замовлення на придбання та затвердження рахунків-фактур, ці завдання є ключовими. У невеликих фірмах закупівлями може керувати одна людина, тоді як у великих організаціях є спеціальні відділи. Процес обертається навколо людей, процесів і паперової роботи. Ефективне управління закупівлями забезпечує контрольовані витрати та підвищення ефективності роботи будь-якої компанії.

Управління закупівлями має важливе значення для бізнесу, оскільки воно забезпечує ефективність і дотримання нормативних вимог у сучасних умовах. Ефективне управління закупівлями має важливе значення для кількох життєво важливих функцій у бізнесі.

• Процес оформлення заявок на купівлю вимагає прискіпливої ​​уваги, гарантуючи, що кожна деталь точно записана, і політика дотримується. Цей крок створює основу для ефективних закупівель, направляючи користувачів через процес подання заявок і пропонуючи відповідних постачальників. 
• Замовлення на закупівлю, якщо їх ретельно керувати, служать схемою для закупівель із детальним описом специфікацій і умов продукту. Чіткі, добре задокументовані замовлення на купівлю сприяють безперебійному спілкуванню з постачальниками, мінімізуючи непорозуміння та затримки. 
• Затвердження рахунків-фактур, важливий крок у циклі закупівель, потребує ретельної перевірки, щоб підтвердити точність і дотримання погоджених умов. Належна обробка рахунків-фактур запобігає фінансовим розбіжностям і зміцнює відносини з постачальниками. 
• Ефективне управління постачальниками передбачає регулярні оцінки, що забезпечують відповідність постачальників стандартам якості та надійності. Такий проактивний підхід створює довгострокові плідні партнерські відносини. 
• Затвердження контрактів і керівництво вимагають точності, де контракти ретельно перевіряються на відповідність, захищаючи бізнес від юридичних і фінансових ризиків.

Надійна система ретельно керує процесом, починаючи від подання заявок і закінчуючи оплатою. Таким чином, менеджери із закупівель відіграють вирішальну роль, закуповуючи високоякісні матеріали за оптимальними цінами від надійних постачальників, підтримуючи довгострокові відносини з пріоритетними постачальниками. Вони контролюють весь процес закупівель, координують діяльність агентів із закупівель і забезпечують дотримання політики відділу. До їх компетенції належать посади аналітика із закупівель, покупця, спеціаліста, агента із закупівель, менеджера та менеджера з постачання.

Етапи процесу закупівлі

Процес управління закупівлями утворює безперервний цикл, який починається з вибору ресурсів і завершується отриманням і оплатою цих ресурсів. Протягом цього циклу необхідна повна документація, яка забезпечує безперебійну координацію між членами команди. Ключові аспекти управління закупівлями охоплюють:

1. Конкретизація та планування:

• Встановлення потреб: Визначте продукти або послуги, необхідні для бізнес-операцій, враховуючи наявні дані та майбутні прогнози.
• Технічні характеристики налаштування: Чітко визначте технічні характеристики продуктів, гарантуючи, що постачальники розуміють точні вимоги.
• Стратегічне прогнозування: Плануйте процеси замовлення та повторного замовлення, узгоджуючи з прогнозами попиту та робочими графіками.

На цьому етапі ретельне планування є наріжним каменем, забезпечуючи чітку дорожню карту для закупівель і розподілу ресурсів.

2. Визначення та вибір постачальників:

• Дослідження та оцінка: Проведіть комплексне дослідження, щоб визначити потенційних постачальників на основі таких критеріїв, як якість, надійність і економічна ефективність.
• Вибір постачальника: Вибирайте постачальників за допомогою конкурентних торгів або налагоджених відносин, забезпечуючи різноманітні варіанти для стійкого ланцюжка поставок.
• Процес RFx: Ініціювати процес запиту інформації/пропозиції/котирування, щоб оцінити можливості та пропозиції постачальника.

Цей крок передбачає прийняття критичних рішень, що забезпечує вибір постачальників, здатних ефективно задовольнити потреби організації.

3. Ведення переговорів і укладання контрактів:

• Обговорення ціни та умов: Участь у переговорах, щоб забезпечити найкращу ціну та умови контракту, балансуючи між якістю та економічною ефективністю.
• Чітка комунікація: Прозоро повідомляйте про вимоги, гарантуючи, що обидві сторони мають спільне розуміння очікувань.
• Завершення контрактів: Задокументуйте всі узгоджені положення та умови, завершивши договір для офіційного оформлення партнерства.

Ефективні переговори створюють основу для успішного партнерства, роз’яснюючи ролі та відповідальність обох залучених сторін.

4. Розміщення замовлення на купівлю:

•  Деталі визначення: Укажіть деталі продукту, ціну та умови в замовленні на купівлю (PO), забезпечуючи ясність як для постачальника, так і для покупця.
•  Джерело правди: ЗП діє як орієнтир, перевіряючи продукти та послуги, що закуповуються, керуючи всіма наступними кроками.

ЗП слугує офіційною угодою, оптимізуючи процес закупівлі та підтримуючи узгодженість транзакцій.

5. Прискорення:

• Своєчасна доставка: Забезпечте швидку доставку продуктів, ураховуючи будь-які непередбачені обставини, такі як застарілість продукту або зміни в розкладі.
•  Вирішення проблеми: Усувайте затримки або розбіжності, зберігаючи ясність щодо дат платежів, графіків доставки та завершення роботи.

Експедиція гарантує своєчасну доставку, усунення можливих збоїв і підтримку ефективності процесу закупівель.

6. Отримання та перевірка покупки:

•  Огляд якості: Оцініть отримані продукти відповідно до встановлених специфікацій і стандартів якості, переконавшись, що вони відповідають визначеним критеріям.
•  Тристоронній матч: Перевірте узгодженість між замовленням на замовлення, рахунком-фактурою та пакувальною накладною/документом на отримання, виділяючи розбіжності, якщо такі є.

Цей крок забезпечує відповідність отриманих товарів очікуваній якості та специфікаціям, зберігаючи цілісність процесу закупівлі.

7. Очищення та оплата рахунків-фактур:

• Перевірка документів: Перехресно перевірте замовлення на замовлення, рахунок-фактуру та документи про отримання, переконавшись, що всі деталі точно збігаються.
• Обробка платежів: Вирівняти закупівлю і кредиторська заборгованість, завершення процесу оплати після підтвердження узгодження документів.

Очищення рахунків-фактур і оплата завершують цикл закупівель, забезпечуючи точні фінансові операції та компенсацію постачальникам.

8. Ведення записів і відносин:

• Облік: Ведіть ретельний облік для аудиту, оподаткування, перевірки гарантії та майбутніх довідок щодо повторного замовлення.
• Відгук постачальника: Надавати дані та відгуки постачальникам на основі ключових показників ефективності, сприяючи постійному вдосконаленню та взаємовигідним відносинам.

Ефективне ведення записів забезпечує підзвітність і прозорість, а відгуки постачальників сприяють співпраці та вдосконаленням, підвищуючи ефективність майбутніх закупівель.

Завдяки стандартизованій політиці управління закупівлями внутрішні команди стають надійнішими та послідовнішими в розподілі обов’язків щодо закупівель, зміцнюючи довіру та надійність. Спрощений підхід не лише підвищує продуктивність у командах, дозволяючи точніше зосереджуватися на окремих завданнях, але й сприяє зміцненню ділових стосунків. Встановлюючи чіткі очікування з постачальниками, управління закупівлями не тільки вдосконалює внутрішні процеси, але й сприяє налагодженню взаємовигідного партнерства, що в кінцевому підсумку підвищує загальну ефективність і результативність організації.

 

Переваги управління закупівлями

Управління закупівлями пропонує відчутні переваги. Цей процес гарантує постійний потік ресурсів, запобігаючи дорогим закупівлям в останню хвилину. Прозорість операцій підвищує ефективність, сприяє вдосконаленню та масштабу. Ефективні закупівлі зменшують ризики постачальників і зміцнюють ланцюжки поставок, готуючи бізнес до непередбачуваних викликів. Крім того, він сприяє інноваціям, вивільняючи ресурси, які раніше були пов’язані з короткостроковими проблемами, забезпечуючи довгострокову стратегічну спрямованість і зростання. Деякі конкретні переваги включають:

Зниження витрат:

• Стратегічне планування: Продумане планування закупівель передбачає аналіз ринкових тенденцій, коливань попиту та поведінки постачальників. Стратегічно плануючи закупівлі, компанії можуть укладати вигідні оптові угоди, ефективно знижуючи загальні витрати.
• Сила ведення переговорів: Команди із закупівель, озброєні детальним плануванням і достатньою кількістю часу, мають сильніші важелі впливу на переговори. Ця стратегічна перевага дозволяє їм укладати контракти з більш вигідними умовами, забезпечуючи значну економію коштів.
• Управління відносинами з постачальниками: Підтримка позитивних відносин з постачальниками, особливо з довгостроковими контрактами, може призвести до пільгового ціноутворення та знижок, ще більше зменшуючи витрати на закупівлі.

Покращена безперервність ресурсів:

• Довгострокове планування: Ефективне управління закупівлями передбачає прогнозування довгострокових потреб у ресурсах. Заздалегідь передбачаючи потреби, підприємства можуть налагодити надійні ланцюжки поставок, запобігаючи перебоям і забезпечуючи стабільну роботу.
• Диверсифікація постачальників: Покладаючись на різноманітну групу постачальників, ви зменшуєте ризики, пов’язані із залежністю від конкретних постачальників. У разі дефіциту або перебоїв альтернативні постачальники можуть втрутитися, підтримуючи потік ресурсів без значних перебоїв.

Оптимізовані операції та прозорість:

• Співпраця зацікавлених сторін: Прозорі процеси закупівель заохочують відкриту комунікацію між зацікавленими сторонами, сприяють співпраці та ефективному вирішенню проблем. Чіткі канали зв’язку гарантують, що всі залучені сторони добре поінформовані, мінімізуючи непорозуміння та затримки.
• Прийняття рішень на основі даних: Використовуючи аналітику даних і програмне забезпечення для закупівель, компанії можуть отримати детальну інформацію про свої процеси закупівель. Аналіз цих даних дає змогу приймати обґрунтовані рішення, оптимізувати процеси, виявити вузькі місця та підвищити загальну ефективність.

Структура зменшення ризиків:

• Комплексна оцінка ризиків: Надійне управління закупівлями передбачає проведення ретельної оцінки ризиків, що охоплює фінансові, операційні, юридичні та стратегічні аспекти. Виявлення потенційних ризиків дозволяє вживати профілактичних заходів, мінімізуючи їх вплив на закупівельну діяльність.
• Планування на випадок непередбачених ситуацій: Розробка планів дій на випадок виявлених ризиків забезпечує швидке реагування у разі збоїв. Наявність попередньо визначених стратегій для різних сценаріїв дозволяє підприємствам ефективно долати виклики, підтримуючи відносини з постачальниками та безперервність роботи.

Стійкість ланцюга поставок:

• Проактивний підхід: Перехід від реактивного підходу «точно вчасно» до проактивного ментальності «про всяк випадок» передбачає накопичення критичних ресурсів для швидкого усунення непередбачених збоїв. Такий підхід забезпечує буфер, що дозволяє підприємствам безперебійно продовжувати роботу під час надзвичайних ситуацій.
• Гнучкість і адаптивність: Стійкий ланцюжок поставок вимагає гнучкості. Підприємства повинні бути готові адаптуватися до мінливих ринкових умов, динаміки ланцюга поставок і нових викликів. Залишаючись гнучкими, організації можуть швидко коригувати свої стратегії закупівель, забезпечуючи безперервний потік ресурсів.

Уповноважений інноваційний фокус:

• Довгострокові інвестиції: Ефективне управління закупівлями вивільняє ресурси, як фінансові, так і людські, дозволяючи підприємствам інвестувати в дослідження та розробки. Довгострокові інвестиції в інновації забезпечують стабільне зростання, дозволяючи компаніям досліджувати нові ринки, продукти та технології.
• Стратегічне партнерство: Розподіл ресурсів на стратегічні партнерства та співпрацю сприяє інноваціям. Співпрацюючи з інноваційними постачальниками, підприємства можуть отримати доступ до передових продуктів і послуг, підвищуючи свою конкурентну перевагу на ринку.

Автоматизація закупівель 

Враховуючи важливість управління закупівлями в діяльності будь-якого бізнесу, автоматизація — це не варіант, це стратегічний імператив. А звітом Згідно з прогнозами Verified Market Research, глобальний ринок програмного забезпечення для закупівель досягне 9.5 мільярдів доларів США до 2028 року. Ось основні аспекти, які команди із закупівель можуть оцифрувати для трансформації своєї діяльності з управління закупівлями, покращуючи ефективність, контроль і взаємодію за всіма напрямками.

• Автоматизовані процеси та безпаперові схвалення: використання розширених систем закупівель автоматизує існуючу закупівельну діяльність, уможливлюючи безпаперові схвалення та цифрову авторизацію. Спілкування в режимі реального часу з постачальниками в рамках цих систем дозволяє швидко вирішувати проблеми, забезпечуючи безперебійний потік процесу.
• Покращене керування постачальниками: цифрові рішення для закупівель централізують взаємодію з постачальниками, спрощують перевірку, адаптацію, моніторинг ефективності та вирішення проблем. Усім, що стосується постачальників, керується на єдиній цифровій платформі, що сприяє ефективній співпраці та зменшує складності. 
• Фінансовий контроль і звітність: попрощайтеся з громіздкими електронними таблицями. Онлайн-системи управління закупівлями пропонують точний бюджетний контроль. Користувачі можуть контролювати витрати, встановлювати ліміти та отримувати доступ до вичерпних звітів для отримання стратегічної інформації. Онлайн-каталоги підтримують точність, зменшуючи навантаження на співробітників і забезпечуючи послідовність. 
• Надійна відповідність і впевненість: програмне забезпечення для закупівель збирає важливі дані на інтуїтивно зрозумілих інформаційних панелях, забезпечуючи 360-градусний огляд ефективності закупівель. Це включає дотримання термінів, стандартів якості та відповідність політикам, нормам і юридичним вимогам. Прозора звітність знижує ризики позаконтрактних закупівель і шахрайства, вселяючи довіру до процесів пошуку.
• Глибокі звіти та оцінка: програмне забезпечення для керування закупівлями пропонує поглиблений аналіз даних, що дозволяє підприємствам оцінювати ефективність постачальників, визначати ризики та точно визначати області для вдосконалення. Це дає змогу приймати обґрунтовані рішення та покращує стратегічне планування.

Вибір правильного програмного забезпечення для закупівель має вирішальне значення. Шукайте такі функції, як складне керування постачальниками, настроювані робочі процеси та безпаперова автоматизація. Надійні можливості звітування забезпечують комплексний аналіз, уможливлюючи дотримання вимог і стратегічний бюджетний контроль.

Цифрові закупівлі – це не просто автоматизація; мова йде про ефективність, відповідність і стратегічне розширення можливостей. Використовуючи сучасні рішення закупівель, компанії скорочують час обробки, мінімізують помилки та підвищують концентрацію співробітників на діяльності, орієнтованій на цінність. Удосконалюйте свої процеси закупівель за допомогою технології, яка не тільки оптимізує роботу, але й позиціонує вашу організацію для майбутнього успіху.

Висновок

 Сучасні провідні компанії визнають ключову роль закупівель у вдосконаленні процесів, зниженні витрат і підвищенні задоволеності клієнтів. Інвестуючи в ефективні стратегії управління закупівлями та впроваджуючи автоматизацію, компанії не тільки знижують витрати та покращують відносини з постачальниками, але й прокладають шлях до сталого зростання та конкурентоспроможності. Закупівлі більше не є просто необхідністю; це наріжний камінь стратегічного успіху бізнесу, що дозволяє компаніям орієнтуватися в складних ланцюгах постачання, оптимізувати грошові потоки та забезпечувати стале надання цінності для бізнесу та його зацікавлених сторін.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/procurement-management/