Як заповнити квитанційну книгу за 6 кроків

У цьому блозі ми розглянемо важливе завдання заповнення квитанційних книг, що є основним елементом ведення фінансового обліку як для малого, так і для великого бізнесу. Документування операцій у квитанційних книгах забезпечує точність фінансового управління, дотримання податкового законодавства та можливість легкого вирішення розбіжностей.

Ми розповімо вам про основи квитанційних книг, зокрема про їх структуру та інформацію, яка зазвичай міститься в квитанціях. Після цього ми надамо практичні кроки з прикладами того, як правильно заповнювати квитанційну книгу, гарантуючи, що кожна операція документується всебічно та професійно.

Ми також розглянемо переваги автоматизації ваших квитанційних книг і те, як такі платформи, як Nanonets, можуть змінити ваш підхід до фінансового обліку.

Розуміння квитанційних книг

Квитанційна книга — це, по суті, книга попередньо надрукованих форм, призначена для документування операцій між продавцем і покупцем. Кожна форма в книзі слугує окремим записом, у якому описуються деталі конкретної транзакції, зокрема дата, придбані товари чи послуги, сплачені суми та залучені сторони. Основне призначення квитанційної книжки — служити фізичним доказом покупки, що може мати вирішальне значення для бухгалтерського обліку, податкової звітності та вирішення будь-яких розбіжностей, які можуть виникнути між залученими сторонами.

Добре оформлений чек служить доказом покупки та записом як для покупця, так і для продавця. Хоча цифрові платформи мають додаткові рівні складності з такими функціями, як QR-коди та цифрові підписи, основні елементи залишаються в основному незмінними. Ось що ви повинні очікувати знайти на кожній сторінці квитанційної книги:

Дата транзакції: показує час здійснення покупки. Важливо для відстеження продажів і для клієнтів.

номер квитанції: кожен продаж отримує унікальний номер. Це ключове значення для подальших посилань на продажі, обробки повернень або вирішення будь-яких проблем.

Інформація про продавця: у цій частині вказано назву компанії, як з нею зв’язатися (адреса, телефон, електронна пошта), а іноді й того, хто продав товар чи послугу.

Інформація про покупця: іноді потрібно, особливо для комерційних продажів. Він може містити ім’я та контактні дані покупця.

Опис проданих товарів і послуг: простий список, у якому показано кожен проданий товар або послугу, їх кількість і важливі деталі, як-от розмір або колір.

Ціни проданих товарів і послуг: Біля кожного товару чи послуги вказана ціна. Якщо потрібно, він також показує ставки за годину або одиницю.

Разом:: Це відображається під таблицею проданих товарів і послуг із зазначенням лише вартості товарів або послуг без додавання будь-яких податків або додаткових зборів.

Taxes: Тут показано всі податки, які застосовуються до продажу. Отримання права на податки є обов’язковим.

Додаткові збори: перераховує будь-які додаткові витрати, наприклад плату за доставку чи обслуговування.

Загальна кількість: повна ціна, яку клієнт повинен заплатити, включаючи все.

Спосіб оплати: Показує, чи оплачував клієнт готівкою, карткою, чеком, онлайн чи будь-яким іншим способом оплати.

Політика повернення: Коротка примітка про повернення або обмін, яка допоможе клієнтам знати, що вони можуть робити, якщо виникне проблема.

Лінія підпису: у деяких продажах, особливо великих або послугах, є місце для підпису для додаткової довіри.

Відповідно, так виглядає типова сторінка квитанційної книги.

---

Цифрові та фізичні квитанції

Дебати між цифровими та фізичними квитанційними книгами не про перевагу, а про придатність. Кожен тип має своє місце, і вибір часто залежить від конкретних потреб, клієнтської бази та операційної структури бізнесу. Мета тут — зробити усвідомлений вибір, який відповідає вашим бізнес-цілям і стилю роботи.

Аспект	Цифрові квитанційні книги	Фізичні квитанційні книги
Доступність	Можна отримати доступ із кількох пристроїв будь-де та будь-коли.	Для доступу та перегляду потрібна фізична присутність.
зберігання	Необмежене сховище без фізичних обмежень простору; хмарне сховище полегшує організацію та пошук.	Потрібен фізичний простір для зберігання; ризик втрати через пошкодження або неправильне розташування.
Безпека	Покращені функції безпеки, включаючи шифрування та резервне копіювання, захищають від втрати та несанкціонованого доступу.	Сприйнятливий до фізичного пошкодження, крадіжки та втрати. Обмежені можливості безпечного резервного копіювання.
Коштувати	Витрати на початкове налаштування програмного забезпечення або платформ; поточні витрати можуть включати плату за хмарне зберігання.	Витрати, пов'язані з друком і придбанням книг; відсутність витрат на електронну інфраструктуру.
Вплив на навколишнє середовище	Зменшує використання паперу, сприяючи екологічній стійкості.	Сприяє утворенню паперових відходів і негативному впливу на навколишнє середовище.
Простота у використанні	Потрібне знання цифрових інструментів і платформ. Пропонує такі функції, як пошук і автоматичні обчислення.	Інтуїтивно зрозумілий і простий у використанні без необхідності володіти технологіями.
Перевага клієнта	Віддають перевагу клієнтам, які цінують цифрові записи та екологічні методи.	Перевага в ситуаціях, коли фізична квитанція потрібна або бажана для ведення записів або відшкодування.
Дотримання	Легше керувати, шукати та компілювати для цілей оподаткування та дотримання законодавства.	Потрібна організація вручну, а компіляція для цілей звітності може зайняти багато часу.

У деяких випадках використання гібридного підходу — пропонування цифрових квитанцій для онлайн-транзакцій і фізичних квитанцій для особистих продажів — може навіть бути найкращою стратегією. Головне — залишатися гнучким і реагувати на мінливі уподобання та потреби ваших клієнтів, а також на зміну ландшафту вашої галузі.

Вибір і підготовка

Перш ніж занурюватися в тонкощі заповнення квитанційних книжок, дуже важливо вибрати та підготуватися відповідно до потреб вашого бізнесу. Ось кілька критеріїв, які слід враховувати, щоб ваша підготовка найкраще відповідала вимогам вашого бізнесу:

Значення перманентних чорнил: Вибирайте ручки, у яких використовуються стійкі чорнила, щоб гарантувати, що інформація на ваших квитанціях не буде розмазана або стерта з часом.

Вибір правильної квитанційної книжки: Характер ваших транзакцій відіграє вирішальну роль у виборі відповідної книжки квитанцій. Незалежно від того, чи є ваші операції загальними чи включають конкретні транзакції, такі як орендна плата чи плата за послуги, вибір книги квитанцій із спеціальними полями, адаптованими до ваших потреб, може спростити ваш процес.

Перевага дублікатів/потрійних копій: використання багатопримірної квитанційної книги означає більше, ніж просто надання клієнтам їх примірників. Оригінал квитанції, як правило, білого кольору, надсилається клієнту, а жовтий, прямий дублікат, призначений для діловодства. Ця настройка може розширюватися до чотирьох кольорів для складних операцій, що забезпечує структурований розподіл: білий для клієнта, жовтий для продажів, рожевий для фінансів і синій як головна копія. Цей метод не тільки спрощує ведення записів, але й посилює документацію, забезпечуючи комплексну систему резервного копіювання для бізнесу та його клієнтів.

Включення вашого бренду: Налаштування вашої книжки квитанцій, щоб відображати ідентичність вашого бренду — за допомогою логотипів, фірмових кольорів та інших візуальних елементів підсилює присутність вашого бренду та професіоналізм у кожній транзакції.

Попередньо надруковані статичні поля: Ефективність є ключовим у бізнес-операціях. Переконавшись, що статичні поля, такі як інформація про продавця, політика повернення тощо, попередньо надруковані у вашій книжці квитанцій, ви усуваєте потребу в повторюваному введенні вручну.

Портативність для транзакцій на ходу (якщо потрібно): Практичність дизайну вашої квитанційної книжки має першорядне значення. Компактна та міцна квитанційна книга забезпечує зручність і надійність, гарантуючи, що ви завжди будете готові здійснювати транзакції, незалежно від того, куди вас приведе ваш бізнес.

Функції безпеки (якщо потрібно): Вибір квитанційних книжок із водяними знаками або унікальною системою нумерації може стати заходом безпеки, який допоможе запобігти шахрайству та вселити довіру серед ваших клієнтів, захищаючи цілісність ваших транзакцій.

Витрачення часу на вибір та налаштування відповідної квитанційної книжки для вашого бізнесу – це інвестиція у вашу операційну ефективність та імідж вашого бренду.

Етапи заповнення Квитанційної книги

Ретельна навігація в процесі заповнення квитанційної книги гарантує, що кожна операція буде зареєстрована точно та професійно. Це не тільки допомагає в управлінні фінансами, але й створює довіру ваших клієнтів.

Уявіть, що ви власник малого бізнесу, Сара, яка керує місцевою кав’ярнею. Постійний клієнт, Джон, приходить, щоб купити каву в зернах і кавову чашку. Давайте розберемося, як Сара заповнює сторінку книги квитанцій для цієї операції.

Крок 1: дата та номер квитанції

Завжди пишіть дату в узгодженому форматі (наприклад, ММ/ДД/РРРР) у верхній частині квитанції. Для номера квитанції розгляньте послідовну систему, яка починається з певного номера та збільшується з кожною квитанцією. Ця система допомагає підтримувати порядок і спрощує ведення документації.

• сценарій: 19 лютого 2024 року, це перша трансакція за день.
• дію: у верхній частині квитанції Сара пише дату «02/19/2024». Вона перевіряє номер останньої квитанції, який був №1050, тому призначає «1051» як новий номер квитанції та пише його поруч із датою.

Крок 2: Контактна інформація

Включення контактних даних як продавця (вашого підприємства), так і покупця (вашого клієнта) створює офіційний запис транзакції. Це підвищує довіру та надає важливу інформацію, якщо виникне потреба в майбутньому спілкуванні.

• сценарій: Реквізити кав'ярні попередньо надруковані на чековій книзі. Джон, клієнт, є постійним клієнтом, але для більших покупок Сара любить записувати дані клієнтів.
• дію: Оскільки Джон погоджується, Сара записує його ім’я, «Джон Доу», і його номер телефону під попередньо надрукованими даними кав’ярні, залишаючи місце для конфіденційності.

Крок 3: Опис продукту або послуги

Детальний опис продукту або послуги, що продається, необхідний для ясності та ведення записів. Це допомагає у вирішенні суперечок, управлінні запасами та розумінні тенденцій продажів. Перелічіть кожен продукт або послугу, включаючи відповідні деталі, такі як кількість, розмір, колір або SKU (Stock Keeping Unit), якщо це можливо. Будьте якомога конкретнішими, щоб уникнути двозначності. Для послуг можна включити короткий опис виконаної роботи.

• сценарій: Джон купує 2 пакети кавових зерен і 2 керамічні кавові кухлі.
• дію: Сара записує речі, куплені Джоном:
  • «Кавові зерна – ефіопська суміш, 1 фунт» x2
  • «Керамічна чашка для кави – синя» x2

Крок 4: Деталі ціни

Точне вказівку ціни за товар і розрахунок загальної вартості є основними як для покупця, так і для продавця. Це забезпечує прозорість і довіру до транзакції. Поруч із кожним товаром або послугою впишіть ціну. Якщо продається кілька кількостей одного товару, помножте ціну на кількість і запишіть загальну суму. Якщо діють знижки, чітко вкажіть їх і відніміть від загальної вартості товарів.

• сценарій: Кавові зерна коштують по 15 доларів, а чашки по 10 доларів. Існує акція, згідно з якою при покупці двох пакетів кавових зерен ви отримуєте знижку 5 доларів, а на кожну чашку разом із кавовими зернами надається знижка 2 долари.
• дію: Сара вказує вихідні ціни, а потім застосовує знижки таким чином:
  • Кавові зерна: $15 x 2 = $30
  • Знижка на каву в зернах: -$5
  • Керамічні чашки для кави: 10 $ x 2 = 20 $
  • Знижка на чашки (при покупці з кавою): -4$ (2$ за чашку)

Крок 5: Проміжні підсумки, податки та підсумки

Перед остаточним підсумком важливо обчислити проміжний підсумок (загальний підсумок до сплати податків і додаткових зборів). Потім застосуйте будь-які податки та додайте додаткові збори, як-от плата за доставку чи обробку, щоб визначити загальну суму.

Підсумуйте вартість усіх предметів для проміжного підсумку. Розрахуйте податок на основі вашої місцевої податкової ставки та додайте його до проміжної суми разом із будь-якими іншими додатковими зборами. Сума цих цифр є загальною сумою, тобто сумою, яку заборгував клієнт.

• сценарій: Після застосування знижок потрібно розрахувати проміжну суму до оподаткування. Ставка місцевого податку з продажу становить 8%.
• дію: Сара обчислює проміжний підсумок, додаючи ціни зі знижкою:
  • Проміжний підсумок для кавових зерен: $30 – $5 = $25
  • Проміжний підсумок для чашок: $20 – $4 = $16
  • Комбінована проміжна сума: $25 (кавові зерна) + $16 (кухлі) = $41
    Потім Сара розраховує податок із продажу на проміжний підсумок: $41 x 0.08 = $3.28. Загальна сума, включаючи податок, розраховується:
  • Загальна сума = 41 долар США (проміжна сума) + 3.28 долара США (податок) = 44.28 долара США

Крок 6: Завершення оформлення квитанції

Перевірка квитанції на точність гарантує, що всі деталі правильні, а трансакція зареєстрована належним чином. Підписання квитанції підтверджує її валідність, і рішення про те, яку копію надати клієнту, а яка залишити для записів, має вирішальне значення для документації.

• сценарій: Сарі потрібно завершити транзакцію, перевіривши квитанцію на точність, підписавши її та надавши Джону його копію.
• дію: Сара перевіряє квитанцію на точність, звертаючи увагу на початкові ціни, застосовані знижки та кінцеву суму з податком. Задоволена, вона розписується внизу квитанції. Потім вона розриває верхню копію (оригінал) уздовж перфорованої лінії та передає її Джону. Дублікат залишається прикріпленим до книги для записів Сари.

---

Квитанція виглядатиме приблизно так.

Ретельно виконуючи ці кроки, ви створюєте надійний і професійний запис кожної транзакції. Це не тільки допомагає в ефективному управлінні фінансами, але й покращує загальний досвід клієнтів, зміцнюючи довіру та довіру до вашого бізнесу.

Етапи заповнення Книги квитанцій про орендну плату

Орієнтування в ретельному процесі заповнення книги квитанцій про орендну плату має вирішальне значення для орендодавців і менеджерів нерухомості. Це гарантує, що кожна орендна плата документується точно та професійно, зміцнюючи довіру між орендодавцем та орендарем. Розглянемо сценарій, коли ти, Алекс, є орендодавцем, щомісячно збираєш орендну плату зі свого орендаря, Джордан. Давайте дослідимо, як Олексій заповнює книгу квитанцій про орендну плату за цією операцією.

Заповнення книги квитанцій про орендну плату з увагою до деталей має першочергове значення для орендодавців і менеджерів нерухомості. Він забезпечує чіткий паперовий слід для фінансових операцій і запевняє орендарів, що їхні платежі задокументовані. Ось як ви, як орендодавець на ім’я Алекс, заповнюєте квитанцію про орендну плату для свого орендаря, Джеймі.

Крок 1: дата та номер квитанції

Почніть із написання дати в стандартному форматі, наприклад ДД/ММ/РРРР, щоб уникнути плутанини. Номер квитанції має відповідати послідовному шаблону, який допомагає ефективно організувати ваші записи.
Сценарій: Сьогоднішня дата 19 лютого 2024 року, номер попередньої квитанції 447000.
дія: Алекс вводить дату як «02/19/2024» у призначеному рядку та пише «447001» як наступний порядковий номер квитанції.

Крок 2: Від і Куди

Чітко вкажіть ім’я орендаря, який здійснює платіж, і одержувача платежу, як правило, це орендодавець або компанія з управління майном.
Сценарій: Джеймі сплачує орендну плату за цей місяць.
дія: Алекс пише «Джеймі Сміт» у розділі «Від» і «Алекс Джонсон» у розділі «ДО», встановлюючи сторони, залучені до транзакції.

Крок 3: Деталі платежу

Позначте відповідне поле, щоб вказати, що платіж здійснюється за оренду. Вкажіть термін оренди, написавши дати початку та закінчення. Якщо оплата здійснюється за щось інше, наприклад, заставу, поставте позначку в іншому полі та напишіть опис.
Сценарій: В оплату входить орендна плата за березень 2024 року.
дія: Олексій ставить прапорець «ДЛЯ ОРЕНДИ» та пише «з 1 березня 2024 року до 31 березня 2024 року» у відповідних рядках.

Крок 4: сума

Щоб уникнути неправильного тлумачення, введіть суму платежу як цифрами, так і словами. Це зменшує кількість помилок і забезпечує згоду обох сторін щодо сплаченої суми.
Сценарій: Щомісячна орендна плата становить 1,200 доларів.
дія: Алекс пише «1,200 доларів» у полі та «Одна тисяча двісті доларів» у рядку поруч із «ДОЛАРИ».

Крок 5: Спосіб оплати

Вкажіть спосіб оплати, поставивши галочку у відповідному полі – готівкою, чеком, грошовим переказом або кредитною карткою. Якщо використовується чек або грошове переказ, запишіть номер для довідки.
Сценарій: Джеймі платить чеком.
дія: Алекс ставить галочку в полі «CHECK» і записує номер чека в «ACCT. НІ." розділ.

Крок 6: Підписи та баланси

Якщо є будь-який непогашений залишок, зазначте його в розділі «ПРИЄМСТВО». Потім і орендодавець, і орендар повинні підписати квитанцію, щоб підтвердити оплату. Якщо ви надаєте копію орендарю, вирішіть, чи підходить оригінал чи дублікат для їхніх записів.
Сценарій: Орендна плата Джеймі сплачена повністю, без заборгованості.
дія: Алекс пише «0» у розділі «DUE», підписує квитанцію та передає оригінал Джеймі, зберігаючи дублікат для своїх записів.

Ретельно дотримуючись цих кроків, орендодавці та менеджери нерухомості можуть створити надійний і професійний запис кожної орендної операції.

Ведення квитанційної книги

Послідовність і ясність: Послідовність є однією з основ ефективного управління квитанційною книгою. Це означає використання однакового формату для дат, номерів квитанцій і деталей для всіх записів. Узгодженість не тільки спрощує посилання на квитанції та впорядковує їх, але й спрощує процес перегляду та аудиту фінансових записів.

Безпечне зберігання та організація: У сучасну цифрову епоху резервне копіювання ваших фізичних записів ніколи не було настільки важливим. Зберігайте книги квитанцій у надійному сухому місці, щоб захистити їх від пошкодження. Регулярне фотокопіювання або сканування ваших заповнених квитанцій забезпечує захист від втрати, пошкодження або зносу. Цифрові резервні копії слід зберігати безпечно, використовуючи рішення для зашифрованого зберігання для захисту конфіденційної інформації. Упорядкуйте їх у хронологічному порядку або відповідно до ваших бізнес-операцій, забезпечуючи легкий доступ у разі потреби.

Автоматизація: у міру розширення вашого бізнесу ручне керування квитанціями може стати неефективним і схильним до помилок. Використання технології для автоматизації керування квитанційною книгою може заощадити час і зменшити ймовірність помилок. Такі інструменти, як Nanonets, пропонують рішення для оцифровки квитанцій, відстеження витрат і легкої інтеграції фінансових записів у системи бухгалтерського обліку. Автоматизація не тільки оптимізує процеси, але й звільняє дорогоцінний час, щоб зосередитися на основній бізнес-діяльності. Ми обговоримо це більш детально в наступному розділі.

Автоматизуйте свої квитанційні книги

Автоматизація журналів квитанцій є значним кроком вперед у фінансовому управлінні, пропонуючи неперевершену ефективність, точність та інтеграцію в різні бізнес-системи. Перехід від ручних процесів до автоматизованих не тільки оптимізує операції, але й забезпечує надійну автоматизовану структуру для запису та керування транзакціями, починаючи з моменту покупки й закінчуючи звіркою в бухгалтерії чи системах ERP і закінчуючи остаточним записом у бухгалтерській книзі чи системі ERP. .

Давайте подивимося, як Nanonets автоматизує ці процеси.

Легкий запис квитанцій у вас під рукою

Усі рукописні та роздруковані квитанції можна легко сканувати за допомогою смартфона або безпосередньо завантажувати на платформу Nanonets.

Усі цифрові квитанції можна створити та роздрукувати безпосередньо за допомогою платформи Nanonets або імпортувати в Nanonets із вашої пошти, програм і баз даних.

Цей процес гарантує, що кожна частина даних, незалежно від її походження, знаходить своє місце в централізованому цифровому сховищі, готовому для подальших дій.

Розкриття потужності оптичного розпізнавання символів для безперебійної оцифровки

Nanonets не просто читає ваші квитанції; воно їх осягає. Витягуючи важливі дані з кожного типу квитанцій і організовуючи їх у структурованому цифровому форматі, Nanonets усуває хаос у ваших фінансових записах. Цей процес оцифрування не тільки економить час, але й гарантує, що кожна транзакція буде точно зафіксована та збережена.

Інтелектуальна категоризація та кодування GL

Наномережі виходять за рамки простого збору даних. Використовуючи ШІ, він заглиблюється в контекст ваших надходжень, розуміючи нюанси ваших фінансових операцій. Nanonets AI дозволяє автоматично класифікувати відповідно до вашої власної структури та навіть призначає коди Головної книги (GL), спрощуючи процес фінансової звітності та аналізу.

Розширені можливості пошуку та глибокий аналіз витрат

З оцифрованими та впорядкованими квитанціями Nanonets відкриває потужні функції пошуку. Тепер ви можете з легкістю переглядати свої фінансові дані, класифікувати квитанції за кодами GL або іншими параметрами та проводити детальний аналіз витрат. Ці вичерпні дані в режимі реального часу дають вам чітке уявлення про ваш фінансовий ландшафт, дозволяючи вам приймати обґрунтовані рішення.

Розширені перевірки підтвердження

За допомогою Nanonets ви можете налаштувати попередньо встановлені правила перевірки для виявлення будь-яких розбіжностей або аномалій у ваших транзакціях, позначаючи проблеми для перевірки, перш ніж вони стануть проблематичними.

Бездоганна інтеграція ERP

Nanonets пропонує безперебійну синхронізацію даних у режимі реального часу з вашим бухгалтерським програмним забезпеченням / системою ERP / іншими програмами. Ця синхронізація даних у реальному часі кардинально змінює правила, усуває потребу в ручному введенні даних і гарантує, що ваші фінансові записи завжди актуальні. Ми пропонуємо повну інтеграцію з сотнями інструментів, зокрема Gmail, Quickbooks, Xero та Stripe.

Автоматизоване фінансове узгодження

Синхронізуючи банківські виписки та дані ERP кількома клацаннями миші, Nanonets полегшує процес узгодження, який є не тільки автоматизованим, але й на 90% швидшим. Це означає, що закриття ваших книг на кінець місяця стає легким, звільняючи дорогоцінний час і ресурси.

---

По суті, Nanonets пропонує багатогранний підхід до автоматизації журналів квитанцій, який забезпечує ефективність, точність та інтеграцію, прокладаючи шлях до більш раціональної, проникливої ​​та проактивної фінансової стратегії.

Готові автоматизувати заповнення та керування квитанційними книгами? Приймайте майбутнє документації транзакцій. Досліджуйте Nanonets і дізнайтеся, як автоматизація може змінити вашу документацію та процес керування квитанціями вже сьогодні.

Розклад дзвінка

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/how-to-fill-out-a-receipt-book/