QuickBooks - це бухгалтерська програма для вибір для мільйонів користувачів, більшість з яких є малими та середніми підприємствами. Він пропонує всеосяжний пакет бухгалтерського обліку, який обіцяє не лише вести бухгалтерський облік у порядку, але й просувати бізнес вперед за допомогою розумної фінансової інформації.
Проте перехід від традиційного бухгалтерського обліку до оптимізованої автоматизованої фінансової екосистеми є тим, що багато користувачів QuickBooks ще не повністю сприйняли.
Проблеми традиційної обробки рахунків-фактур у QuickBooks
Навіть із потужними можливостями QuickBooks ручна обробка рахунків-фактур і кредиторської заборгованості створює вузьке місце, пов’язане з проблемами:
- Введення даних забирає багато часу: Ручне введення не просто повільне; це виснаження ресурсів, відволікання персоналу від діяльності, що приносить більше вартості.
- Схильні до помилок транзакції: Людський фактор створює резерв для помилок у введенні даних, що призводить до розбіжностей, які можуть каскадно поширюватися на фінансову звітність.
- Неефективні робочі процеси затвердження: Традиційні процеси часто включають громіздкі ланцюжки затвердження, які затримують платежі та ускладнюють управління грошовими потоками.
По суті, незважаючи на те, що QuickBooks забезпечує основу для надійного управління фінансами, ручна обробка рахунків-фактур діє як гальмо для потенційного підвищення ефективності.
Рішення
Компанії постійно шукають шляхи оптимізації цих важливих операцій. Сьогодні технологія автоматизації AP може автоматизувати те, що колись було трудомістким процесом. У поєднанні з пакетами бухгалтерського програмного забезпечення Quickbooks на ринку та інтеграцією програмного забезпечення AP Automation ця технологія виходить за межі простого оцифрування паперових документів, пропонуючи набір можливостей, призначених для автоматизації та оптимізації кожного аспекту обробки рахунків-фактур:
- Автоматизований збір даних: Завдяки OCR деталі рахунків-фактур витягуються з високою точністю, від інформації про постачальника та номерів рахунків-фактур до рядків і сум, перетворюючи паперові документи в цифрові дані, які можна використовувати.
- Інтелектуальна інтерпретація даних: крім простого вилучення, передові алгоритми ШІ інтерпретують дані рахунків-фактур, автоматизуючи такі завдання, як кодування головної книги та категоризація витрат на основі історичних даних і контекстуального розуміння.
- Спрощене затвердження та обробка платежів: Завдяки точному збору та введенню даних у QuickBooks програмне забезпечення може оптимізувати процес затвердження та перенести його туди, де живе ваша організація — будь то електронна пошта, Slack або Teams.
- Синхронізація даних у реальному часі з автоматизацією робочого процесу: сьогодні програмне забезпечення OCR і сканування рахунків синхронізують дані з QuickBooks та іншими програмами (Slack, Email, Stripe тощо) у режимі реального часу. Це гарантує, що кожна частина інформації буде там, де вона має бути, коли вона має бути там, без ручного втручання.
Інтеграція Nanonets із Quickbooks являє собою стрибок уперед в управлінні фінансовими транзакціями, встановлюючи новий стандарт операційної ефективності в епоху цифрових технологій. Давайте подивимося, як це працює, і як ви можете налаштувати це для своїх команд.
Еволюція обробки рахунків-фактур
Шлях обробки рахунків-фактур від її традиційних, ручних коренів до цифрових рубежів – це історія технологічної еволюції.
- До 1980-х – Кредиторська заборгованість вручну: Процеси розрахунків із кредиторською заборгованістю були повністю ручними, включаючи фізичні рахунки-фактури, паперові чеки та бухгалтерські книги.
- 1980-1990-ті – Цифрові книги: Ранні програмні рішення надавали базові можливості цифрової книги, спрощуючи деякі частини процесу.
- 2000-ті – електронне виставлення рахунків розблоковано: Інтернет зробив революцію в кредиторській заборгованості, запровадивши електронне виставлення рахунків, онлайн-транзакції та спілкування електронною поштою. У цю епоху значно скоротилися паперові процеси.
- 2010-ті – прості у використанні хмарні рішення: Хмарні рішення забезпечили більшу масштабованість, гнучкість і доступність фінансових операцій, а мобільні технології дозволили керувати рахунками-фактурами та затверджувати їх на ходу.
- Кінець 2010-х – теперішній час – автоматизовані рішення для розрахунків із заборгованістю: Остання еволюція передбачає використання автоматизації та штучного інтелекту для автоматизації всього процесу, включаючи –
- Облік і AP Intelligence: Поява систем бухгалтерського обліку на основі ШІ започаткувала нову еру ефективності. Здатні виконувати повторювані завдання, такі як введення даних, зіставлення рахунків-фактур і обробка транзакцій, ці системи працюють зі швидкістю та точністю, які перевищують людські можливості.
- Підключений робочий процес між програмами: У сучасному взаємопов’язаному цифровому середовищі безперебійний зв’язок між програмами має вирішальне значення. Електронні листи, інструменти AP, бухгалтерське програмне забезпечення, ERP та інші бази даних тепер працюють узгоджено, автоматизуючи збір даних і синхронізацію між платформами.
- Інтелектуальний збір даних: Використовуючи технології штучного інтелекту, такі як обробка природної мови та оптичне розпізнавання символів (OCR), сучасні системи автоматизують вилучення та інтерпретацію даних із різних форматів рахунків-фактур. Це включає обробку неструктурованих і відсканованих даних з безпрецедентною ефективністю, що робить процес розрахунків з кредиторами більш плавним і точним, ніж будь-коли раніше.
Технологія OCR для сканування рахунків-фактур
Технологія OCR змінила управління документами в різних галузях, і її застосування в обробці рахунків для користувачів QuickBooks не є винятком. Перетворюючи паперові рахунки-фактури та цифрові документи в дані, доступні для редагування та пошуку, OCR дозволяє підприємствам автоматизувати введення даних, мінімізувати помилки та підвищити ефективність.
OCR сканує рахунки-фактури та інші паперові документи, перетворюючи їх на цифровий текст. Цифровий текст інтерпретується за допомогою штучного інтелекту, а деталі рахунку-фактури вилучаються –
- Поля (дата рахунку-фактури, номер рахунку-фактури, сума, відомості про продавця, відомості про покупця тощо)
- Позиції (опис і вартість проданих товарів і послуг).
- Коди GL (автоматично присвоєні AI на основі минулих даних).
- Інші параметри на основі контексту (класифікація витрат тощо)
Потім витягнуті дані відображаються та синхронізуються з Quickbooks.
Наномережі для OCR і сканування рахунків-фактур у Quickbooks
Для компаній, які використовують Quickbooks для своїх потреб у бухгалтерському обліку, процес обробки рахунків-фактур вручну є не лише випробуванням на терпіння, але й значною витратою ресурсів. Програмне забезпечення OCR і сканування рахунків-фактур для Quickbooks перетворює цей критично важливий, але громіздкий процес на спрощений ефективний робочий процес.
Давайте подивимося, як бухгалтерські команди можуть використовувати програмне забезпечення для автоматизації AP на основі OCR, як-от Nanonets, та інтегрувати його з Quickbooks, щоб оптимізувати робочий процес бухгалтерського обліку.
Ручний робочий процес AP у Quickbooks
По-перше, давайте переглянемо типовий ручний процес AP для компанії, яка використовує Quickbooks:
Квитанція рахунка-фактури: Рахунки-фактури надходять у різних форматах, включаючи паперові та цифрові. Персонал повинен вручну збирати та систематизувати ці документи, щоб забезпечити їх правильну обробку.
Ручне сортування та кодування GL: потім кожен рахунок-фактура сортується за такими критеріями, як постачальник, сума або дата виконання, що вимагає значного часу та зусиль. Згодом кожен рахунок-фактура має бути точно закодований у правильні рахунки Головної книги (GL), що є критичним кроком для ведення організованих фінансових записів.
Введення даних: наступний етап передбачає ручне введення важливих деталей рахунків-фактур у QuickBooks. Сюди входить така інформація, як імена постачальників, виставлені суми та терміни оплати. Точне введення даних має важливе значення для забезпечення надійності та актуальності фінансових записів.
Перевірка рахунку: Залежно від політики компанії рахунки-фактури можуть проходити двосторонню (рахунок-фактура та замовлення на поставку), тристоронню (рахунок-фактура, замовлення на поставку та звіт про отримання) або чотиристоронню (рахунок-фактура, замовлення на поставку, звіт про отримання та звіт про перевірку) відповідно до перевіряти транзакції. Цей крок життєво важливий для підтвердження точності транзакцій і запобігання шахрайству.
Затвердження: після перевірки рахунки-фактури направляються на затвердження. Цей процес часто включає кілька відділів або рівнів влади всередині компанії, кожен з яких має власний набір критеріїв для затвердження. Це гарантія того, що видатки є дозволеними та необхідними.
Обробка платежів: Затверджені рахунки-фактури плануються до оплати на основі умов і міркувань щодо руху готівки. Важливо підтримувати хороші стосунки з постачальниками через своєчасні платежі.
Примирення: Зрештою, платежі звіряються в Quickbooks, гарантуючи, що всі транзакції точно відображаються у фінансових записах. Звірка має вирішальне значення для ведення точного фінансового обліку та підготовки фінансових звітів.
Автоматизований робочий процес точки доступу з Nanonets
Тепер давайте дослідимо, як інтеграція Nanonets у QuickBooks може перетворити робочий процес облікової заборгованості (AP) з ручного на автоматизований, спрощуючи процеси та підвищуючи ефективність:
Квитанція рахунка-фактури: Уявіть собі: кожен рахунок-фактура, який отримує ваша компанія, незалежно від його джерела, акуратно зберігається в одному цифровому місці. Рахунки-фактури автоматично імпортуються з купи електронних листів, дисків і баз даних, щойно вони надходять, що економить ваш час і зменшує кількість помилок.
Nanonets автоматично зчитує надіслані електронною поштою рахунки-фактури з тексту та вкладень.
Усі рукописні та роздруковані рахунки-фактури можна легко сканувати за допомогою смартфона або безпосередньо завантажувати на платформу.
Цифрові квитанції можна створювати та друкувати безпосередньо за допомогою платформи Nanonets або імпортувати в Nanonets із вашої пошти, програм і баз даних.
Цей процес гарантує, що кожна частина даних, незалежно від її походження, знаходить своє місце в централізованому цифровому сховищі, готовому для подальших дій.
Автоматичне введення даних: Nanonets використовує ШІ для досягнення понад 99% точності читання рахунків-фактур, перетворюючи години ручної роботи на прості миті. Ця автоматизація дозволяє вашій команді зосередитися на більш значущих завданнях, оскільки дані, отримані з рахунків-фактур, безпосередньо вводяться в QuickBooks без ручного втручання.
Автоматичне сортування та кодування GL: Використовуючи технологію OCR, Nanonets автоматично розпізнає та класифікує рахунки-фактури за різними критеріями, такими як постачальник, дата та сума. Він також автоматизує призначення кодів GL за допомогою:
- Навчання на минулих даних: Це передбачає завантаження історичних фінансових документів і транзакцій, позначених історично правильними кодами GL. На цих прикладах модель вчиться точно передбачати коди GL для нових транзакцій.
- З коробки Gen AI: Використовуючи Nanonets GenAI, наше програмне забезпечення може інтерпретувати текст фінансових документів у спосіб, який імітує людське розуміння. Це дозволяє отримувати відповідну інформацію, контекст і семантику, щоб застосувати складні міркування для точного призначення кодів GL, навіть у випадках, коли деталі транзакції неоднозначні або розріджені.
Інтелектуальна перевірка рахунків-фактур: Використовуючи штучний інтелект, Nanonets автоматично виконує двостороннє, тристороннє або чотиристороннє зіставлення шляхом зчитування та перехресних посилань на витягнуті дані рахунків-фактур із замовленнями на купівлю, звітами про отримання та звітами про перевірки, наявними в QuickBooks.
Перевірка та маршрутизація: система визначає розбіжності для перевірки людиною, але автоматично направляє або затверджує рахунки-фактури, які відповідають заздалегідь визначеним критеріям, значно зменшуючи ручний контроль.
Затвердження: Дозволи з Nanonet більше не є вузьким місцем. Вони стають гнучкими та живуть там, де працює ваша організація, чи то в електронній пошті, Slack або Teams. Це усуває потребу в руйнівних телефонних дзвінках і надто знайомому шквалі нагадувань.
Обробка платежів: після того, як рахунки-фактури будуть закодовані та затверджені в Nanonets, інтеграція автоматично створить готові до надсилання рахунки для платежів. Маючи все це на місці, компанії тепер можуть оптимізувати час своїх платежів, щоб повною мірою скористатися знижками дострокових платежів або уникнути комісій за прострочення, безпосередньо сприяючи економії коштів.
Примирення: ви можете імпортувати свої банківські виписки, і Nanonets автоматично звіряє платежі з даними в Quickbooks, забезпечуючи актуальність і точність фінансових звітів, а ваші книги закриваються на 90% швидше.
Раніше ми обговорювали відчутні переваги використання OCR і програмного забезпечення для сканування рахунків для Xero. Але крім того, перехід від ручного до автоматизованого процесу AP означає не лише зміну способів виконання завдань, але й фундаментальну трансформацію ролі фінансового відділу. За допомогою таких інструментів, як Nanonets, фінансові команди переходять від бек-офісних функцій до стратегічних учасників, використовуючи дані та аналітику в реальному часі для прийняття бізнес-рішень. Це майбутнє фінансів, і воно тепер доступне для користувачів Xero завдяки потужності автоматизації з Nanonets.
Який вплив має OCR і програмне забезпечення для сканування рахунків?
Різні статистичні дані підкреслюють вплив програмного забезпечення для автоматизації. Ці цифри представляють розповідь про успіх, якого ви та ваша команда можете з нетерпінням чекати.
Значне зниження витрат на обробку
Почнемо з фінансового стану вашого відділу. Доведено, що AP Automation скорочує витрати на обробку на приголомшливі 70%. Це не просто економія копійок; йдеться про перерозподіл вашого бюджету на розвиток, навчання і, можливо, навіть на ту офісну еспресо-машину, на яку всі дивляться. Сприймайте це як інвестицію в ефективність вашої команди та її добробут.
Час - це сутність
тепер, уявіть, що ви скоротили час обробки рахунків-фактур на 384%. Це різке зменшення означає, що ваша команда може обробляти більше рахунків-фактур швидше, ніж будь-коли раніше, звільняючи час, щоб зосередитися на стратегічних ініціативах, які справді важливі. З AP Automation «У мене немає на це часу» стає «Що далі на порядку денному?»
Зменшення помилок для душевного спокою
Ми знаємо, що помилки можуть не просто дратувати — вони можуть коштувати дорого. Зі зменшенням помилок обробки рахунків-фактур на 37%., AP Automation забезпечує душевний спокій у ваших роботах. Менша кількість помилок означає менше годин, витрачених на цикли виправлення, і більше впевненості в цілісності ваших даних. Це також призводить до зменшення тертя з постачальниками та зацікавленими сторонами, згладжуючи шлях для більш плавних відносин і операцій.
Розвиток відносин із постачальниками
Говорячи про стосунки, давайте поговоримо про 76% організацій, які повідомляють про підвищену задоволеність постачальників. Це ключ. Щасливі постачальники означають надійний ланцюг постачання та можливості для переговорів і знижок у майбутньому. Завдяки AP Automation ваші постачальники помітять і оцінять пунктуальність і точність ваших платежів.
Оптимізація грошових потоків завдяки знижкам при дострокових платежах
Економія 3% завдяки знижкам на ранній оплаті дає фінансову підтяжку вашої організації, покращуючи ваш грошовий потік і надаючи вам більше важелів і гнучкості у ваших фінансових операціях.
Комплаєнс без ускладнень
І, нарешті, перлина AP Automation: 100% безперебійна відповідність вимогам. В епоху, коли регулятивні вимоги постійно зростають, досягнення повної відповідності без стресу є чимось іншим, як дивом.
💡
Раніше ми обговорювали відчутні переваги використання OCR і програмного забезпечення для сканування рахунків-фактур для Quickbooks. Але крім того, перехід від ручного до автоматизованого процесу AP означає не лише зміну способів виконання завдань, але й фундаментальну трансформацію ролі фінансового відділу. За допомогою таких інструментів, як Nanonets, фінансові команди переходять від бек-офісних функцій до стратегічних учасників, використовуючи дані та аналітику в реальному часі для прийняття бізнес-рішень. Це майбутнє фінансів, і воно тепер доступне для користувачів QuickBooks завдяки потужності автоматизації з Nanonets!
Готові революціонізувати обробку рахунків-фактур за допомогою Nanonets для QuickBooks? Заплануйте дзвінок сьогодні, щоб дізнатися, як наше передове рішення може оптимізувати ваші фінансові операції.
Кроки для інтеграції наномереж для Quickbooks
Ви можете інтегрувати Nanonets із QuickBooks за лічені хвилини та почати використовувати платформу для автоматизації обробки рахунків-фактур і робочих процесів AP.
Повністю автоматизований процес обробки рахунків-фактур Nanonets, інтегрований із QuickBooks, виглядає наступним чином.
Ось повний покроковий посібник щодо налаштування інтеграції Nanonets із QuickBooks за лічені хвилини –
1. Налаштування облікового запису
- Виберіть попередньо навчену модель Рахунки-фактури.
2. Налаштування автоматичного збирання рахунків
- Створивши модель, перейдіть до розділу Workflow на лівій навігаційній панелі.
- Перейдіть на вкладку імпорту та налаштуйте параметри імпорту –
- 1. Електронна пошта:
- Перейдіть на вкладку імпорту та натисніть «Отримувати файли електронною поштою».
- У розгорнутому вигляді ви зможете знайти автоматично згенеровану електронну адресу, створену Nanonets.
- 1. Електронна пошта:
- Будь-яка електронна пошта, надіслана на цю адресу, буде прийнята моделлю Nanonets, яку ви створили, і з неї буде витягнуто структуровані дані. Ви можете налаштувати пересилання електронної пошти, щоб автоматично пересилати вхідні електронні листи з будь-якої адреси електронної пошти на адресу електронної пошти Nanonets для автоматизації прийому електронної пошти та вилучення даних.
- Дізнайтеся, як налаштувати пересилання електронної пошти з будь-якої електронної пошти
- 2. Автоматичний імпорт із програм і баз даних
- Налаштуйте імпорт із режиму «Переглянути всі параметри імпорту».
- 3. Пряме завантаження
- Ви також можете безпосередньо фотографувати та завантажувати рахунки-фактури за допомогою платформи Nanonets або мобільного додатку.
- Тестове вилучення даних: завантажте тестовий рахунок-фактуру, і Nanonets працюватиме з імпортованим документом і витягуватиме поля, рядки та таблиці.
4. Додайте етапи постобробки
- Після перевірки вилучення даних за допомогою тестового рахунку ви можете автоматизувати подальшу обробку витягнутих даних за допомогою дій. Перейдіть до розділу Дії в Workflow стр.
- Натисніть на Додайте дію.
- Виберіть і налаштуйте дію. Ось список дій, які ви можете додати –
Перетворити у формат дати | Змінити текст на вибраний формат дати. |
Детектор валют | Виділяє поле валюти як 3-значний код (наприклад, USD). |
Знайти і замінити | Замініть випадки будь-якого символу чи фрази. |
Видаліть символи | Видаліть алфавіти, цифри або спеціальні символи. |
Об'єднайте екземпляри | Об’єднати окремі значення даних в один рядок. |
Змінити на найближчий збіг | Змініть текст на значення, яке майже відповідає отриманим даним. |
Змінити регістр | Змінити текст на великі/нижні літери або на всі великі літери. |
Перетворити в ціле число | Видаліть десяткові знаки з чисел. |
Перетворити на float | Додайте десяткові знаки до чисел. |
Видаліть символи валют | Зберігайте лише числа, десяткові дроби та коми в сумах. |
Перетворити в ASCII | Перетворення рядка в кодування американського стандартного коду для обміну інформацією. |
Збіг з регулярним виразом | Витягніть підрядок, що відповідає регулярному виразу. |
Створіть нове поле за допомогою Regex | Отримайте поля із захоплених груп регулярних виразів і призначте їх змінним. |
Додати/замінити значення | Додайте нову мітку або замініть значення мітки комбінацією рядків та інших міток. |
Видалити значення | Видалити значення (вміст) зазначеного поля, зберігаючи мітку в остаточних результатах/виводі. |
Barcode Scanner | Сканування штрих-кодів. |
Сканер QR-коду | Скануйте QR-коди. |
Детектор прапорців | Отримати всі загальні поля прапорців. |
Спеціальний детектор прапорців | Отримайте конкретні поля прапорців. |
Математичні функції | Виконуйте математичні операції над мітками та значеннями. |
Дія даних LLM | Використовуйте великі мовні моделі та підказки для обробки даних. |
Пошук в різних базах даних | Файли PostgreSQL, MySQL, MariaDB, MSSQL, Salesforce, Quickbooks, Microsoft Dynamics-365, Sage Intacct, Nanonets DB, CSV. |
Пошук у CSV | Знайдіть і отримуйте додаткові дані з файлів .csv. |
Категорії Головної книги | Додайте облікові записи Головної книги, автоматизуйте категоризацію на основі будь-якого захопленого поля. |
Код Python | Створіть спеціальний крок за допомогою блоку коду Python. |
Gmail – надсилання електронної пошти | Надсилайте електронні листи будь-кому, хто має витягнуті дані. |
Slack – Надіслати повідомлення каналу | Надіслати повідомлення на загальнодоступний канал із витягнутими даними. |
Google Таблиці – оновіть електронну таблицю | Автоматично оновлюйте електронну таблицю Google Sheets деталями рахунку-фактури. |
Twilio – надсилання SMS | Надішліть SMS на будь-який номер телефону з витягнутими даними. |
Zapier – тригерна подія | Ініціювати подію в Zapier із видобутими даними. |
Salesforce – оновлення записів | Оновіть записи Salesforce інформацією про рахунок-фактуру. |
Microsoft Dynamics 365 – сутність оновлення | Оновіть сутності в Dynamics 365 деталями рахунку-фактури. |
Веб-хуки – індивідуальна інтеграція | Надсилайте витягнуті дані рахунку-фактури до будь-якої кінцевої точки як вебхук. |
4. Налаштуйте свій процес затвердження
- Перейдіть до розділу Схвалення в Workflow стр.
- Натисніть на Додайте етап перегляду.
- Блок етапу буде додано до вашого робочого процесу.
- Виберіть Тип огляду.
- Призначати рецензента, лише якщо позначено – використовуйте це, якщо ви хочете пропустити перевірку вручну файлів без позначених помилок і призначити рецензента лише для файлів з помилками.
- Обов’язковий перегляд – використовуйте це, якщо ви хочете надіслати всі файли вибраному учаснику для ручного перегляду незалежно від того, позначено вони чи ні.
- додавати Рецензенти
- Тут ви можете додати одного або кількох учасників. Якщо додано кілька учасників, файл буде призначено кожному з них.
- Виберіть поле застосувати умову до.
- Виберіть стан позначити поле прапорцем. Правила застосовуються в такому форматі: Якщо Тоді вірно буде позначено.
- Встановіть умову. Виходячи з вибраної умови, вам може знадобитися вибрати оператор або заповнити додаткові відомості, щоб налаштувати правило.
- додавати Правила щоб позначити файли. Приклад: налаштуйте правило для позначення файлів, якщо Invoice_amount > 5000.
- Виберіть поле застосувати умову до
- Виберіть стан позначити поле прапорцем. Правила застосовуються в такому форматі: Якщо Тоді вірно буде позначено.
- Встановіть умову. Виходячи з вибраної умови, вам може знадобитися вибрати оператор або заповнити додаткові відомості, щоб налаштувати правило.
- За потреби ви можете додати більше правил. Операторами між правилами можуть бути «І» або «АБО».
- І: якщо кілька правил додано за допомогою оператора І, файл буде позначено, лише якщо всі правила на цьому етапі не виконуються.
- АБО: якщо кілька правил додано за допомогою оператора АБО, файл буде позначено, якщо будь-яке з правил на цьому етапі не виконується.
- Натисніть на Зроблений.
5. Експорт даних до QuickBooks
- Перейдіть до Робочі процеси -> Експорт -> Переглянути всі параметри експорту.
- Натисніть картку QuickBooks, щоб додати її до свого робочого процесу.
- Після додавання до робочого процесу клацніть картку, щоб відкрити її.
- Натисніть «Увійти в QuickBooks». Ви будете перенаправлені до QuickBooks.
- Введіть свої облікові дані QuickBooks. Вам буде запропоновано надати відповідні дозволи, а потім буде перенаправлено назад до Nanonets.
- На картці Nanonets QuickBooks виберіть тип об’єкта, який ви хочете створити в QuickBooks:
- Рахунки на основі облікового запису (зазвичай використовується за умовчанням, коли ви намагаєтеся експортувати рахунки-фактури до оплати в QuickBooks)
- Постатейні рахунки
- Записи витрат
- Виберіть відповідний обліковий запис AP/рахунок витрат для публікації.
- Зіставте поля Nanonets із відповідними стовпцями в QuickBooks.
Наприклад: The Номер накладної записані в Nanonets, слід заповнити під «Номер документа» в QuickBooks. Щоб зв’язати ці дві сутності, їх потрібно відобразити в блоці експорту QuickBooks.
- Завантажте свій план рахунків і налаштуйте автоматичне кодування GL у картці експорту QuickBooks.
- Виберіть активатор експорту:
– Файл можна експортувати, щойно його обробить модель, або
– Файл можна експортувати лише з позначкою «Схвалено» (це рекомендований параметр)
- Виберіть дію експорту:
– Файл можна оновити, новий запис буде створено, лише якщо немає існуючого з такими самими даними)
– Файл можна вставити (завжди буде створено новий запис)
- Виберіть тип експорту:
– Ви можете експортувати кожну сторінку завантаженого файлу окремо, або
– Ви можете експортувати кожен файл як цілий документ
- Test Action – Ви можете вибрати зразок файлу зі своєї моделі та протестувати експорт на ньому
- На цій сторінці ви можете перевірити статус свого експорту на екрані журналу виконання робочого процесу.
- Коли ви задоволені тестовим запуском робочого процесу, натисніть «Готово», щоб зберегти робочий процес.
І вуаля, ваш робочий процес Nanonets тепер активний, оптимізуючи колись громіздкий процес обробки рахунків-фактур і робочі процеси кредиторської заборгованості в бездоганну автоматизовану систему. Завдяки бездоганній інтеграції Nanonets із Quickbooks кожен рахунок-фактура автоматично завантажується, як тільки він надходить, його деталі ретельно вилучаються, а потім, на основі попередньо визначених правил, класифікуються, затверджуються та очищаються для оплати з ручним втручанням, необхідним лише для затвердження/відхилення надісланих рахунків-фактур. для перегляду вручну.
Готові революціонізувати обробку рахунків-фактур за допомогою Nanonets для QuickBooks? Заплануйте дзвінок сьогодні, щоб дізнатися, як наше передове рішення може оптимізувати ваші фінансові операції.
Вивчення проблеми
Досліджуючи відчутні переваги OCR і програмного забезпечення для сканування рахунків-фактур для QuickBooks, давайте зануримося в реальну програму, яка демонструє трансформаційну силу цієї технології. Одна з переконливих історій успіху – компанія Pro Partners Wealth, яка використала можливості Nanonet для революції в процесі введення облікових даних.
Клієнт: Pro Partners Wealth
Pro Partners Wealth – це бухгалтерська фірма та фірма з управління активами зі штаб-квартирою в Колумбії, штат Міссурі. Більше двох десятиліть вони пропонують комплексні рішення для управління капіталом власникам ветеринарів. Їхній досвід полягає в зборі та аналізі життєво важливих фінансових документів, таких як податкові декларації, інвестиційні проспекти, юридичні документи та особисті фінансові звіти, щоб надавати індивідуальні поради своїм клієнтам.
Pro Partners Wealth також обслуговує клієнтські бухгалтерські послуги, забезпечуючи актуальність і впорядкованість їхніх фінансів. Їхні фінансові радники, Кале Фласполер і Джеймс Майкл, прагнуть допомогти клієнтам оптимізувати свої фінансові операції та керувати бухгалтерським обліком.
Завдання: введення даних вручну та його обмеження
Як бухгалтери, вони розуміють важливість високої точності та безпомилкового обліку, щоб уникнути невиправданих втрат для своїх клієнтів. Однак їхній процес вилучення даних, перевірки та оновлення їх у QuickBooks займав багато часу. Ця проблема створила проблему масштабованості, що ускладнювало прийом нових клієнтів, оскільки значну кількість часу було витрачено на створення безпомилкового процесу розрахунків із кредиторами.
Pro Partners Wealth використовувала послуги автоматизації, але зіткнулася з кількома проблемами, такими як:
- Незважаючи на впровадження програмного забезпечення для автоматизації, їхнім співробітникам все одно доводилося витрачати багато часу на виправлення даних рахунків-фактур вручну.
The - Швидкість прямої обробки (STP) була дуже низькою, майже кожен рахунок-фактура потребував перегляду або редагування вручну.
The - Існуючому рішенню бракувало автоматизації та гнучкості, що вимагало додаткової ручної роботи для важливих процесів, таких як перевірка підсумків рахунків-фактур і позицій.
Кейл і Джеймс знали, що для вирішення цих проблем потрібне більш ефективне та спрощене рішення. Їм потрібна була компанія, яка могла б надати їм персоналізацію та підтримку, щоб адаптувати рішення, яке б відповідало їхньому бізнесу.
Рішення: впровадження наномереж для спрощеного процесу обліку
Завдяки традиційним інструментам автоматизації Pro Partners Wealth спостерігала високий рівень помилок, що вимагало вручну перевіряти кожен рахунок-фактуру та підтверджувати його відповідно до своїх бізнес-правил. Їм довелося додатково обробляти вручну, надаючи ці підтверджені дані до свого бухгалтерського програмного забезпечення – Quickbooks.
Щоб подолати ці проблеми, Кейл і Джеймс шукали рішення для точного запису рахунків-фактур, виконання певних перевірок підтвердження даних і передачі даних безпосередньо в QuickBooks на необхідному рівні. Ось чому вони обрали Flow від Nanonets, який пропонував налаштування, які дозволили їм оптимізувати процес виставлення рахунків і автоматизувати весь потік.
За допомогою Nanonets вони могли завантажувати клієнтські зображення або налаштовувати автоматичне пересилання, а також забезпечувати вилучення даних із високим ступенем точності. Вони також встановлюють етапи перевірки на основі бізнес-логіки, щоб позначати помилкові рахунки-фактури, що полегшує виявлення та швидке вирішення проблем.
Використовуючи Nanonets, Pro Partners Wealth отримала кращий огляд своїх доходів і витрат, дозволяючи їм розраховувати прибуток і рекомендувати обґрунтовані бізнес-рішення своїм клієнтам. Скорочений час виконання робіт і підвищена точність процесу виставлення рахунків покращили взаємодію з їхніми поточними клієнтами та дозволили їм розширити свій бізнес, залучивши нових клієнтів.
Вражаючі результати: ефективність, точність і економія коштів
Pro Partners Wealth перебуває у фазі зростання, тому їм потрібно було усунути вузькі місця, які знижували ефективність. Їх традиційний інструмент OCR не міг забезпечити довгострокове рішення через повільну обробку та відсутність налаштувань і підтримки. З впровадженням Nanonets вони одразу отримали підтримку, необхідну для швидкого вирішення проблем і налаштування продукту для подальшого скорочення часу виконання робіт.
The
До появи Nanonets їх OCR мав рівень точності лише 80%, а Nanonets забезпечував точність понад 95%. Проводячи переважно вибіркові перевірки замість того, щоб перевіряти кожен рахунок-фактуру вручну, Pro Partners Wealth зміг заощадити 40% часу порівняно з їхнім попереднім інструментом. У подальшому вони планують продовжувати роботу з Nanonets для подальшого підвищення точності та впровадження додаткових інструментів, які допоможуть заощадити ще більше часу. Це дозволяє їм оптимізувати кредиторську заборгованість і зосередитися на масштабуванні свого основного бізнесу.
Подивіться, що вони сказали про Nanonets.
Висновок
Інтеграція Nanonets із QuickBooks перетворює важке завдання ручної обробки рахунків-фактур на безперебійний автоматизований робочий процес, що дає можливість компаніям подолати традиційні обмеження. Завдяки використанню передової технології оптичного розпізнавання тексту та інформації, керованої ШІ, компанії тепер можуть насолоджуватися прискореною обробкою рахунків-фактур, мінімізованою кількістю помилок і розширеними можливостями прийняття рішень. Автоматична синхронізація з QuickBooks не тільки спрощує фінансові операції, але й позиціонує фінансові команди як стратегічних партнерів у розвитку бізнесу.
Готові революціонізувати обробку рахунків-фактур за допомогою Nanonets для QuickBooks? Заплануйте дзвінок сьогодні, щоб дізнатися, як наше передове рішення може оптимізувати ваші фінансові операції.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/ocr-invoice-scanning-and-automated-invoice-processing-software-for-quickbooks/
- : має
- :є
- : ні
- :де
- $UP
- 10
- 11
- 13
- 14
- 200
- 2000
- 33
- 40
- 5000
- 7
- 798
- 8
- 95%
- a
- Здатний
- МЕНЮ
- прискорений
- доступною
- рахунки
- бухгалтерський облік
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- точність
- точний
- точно
- Achieve
- досягнення
- через
- дію
- дієвий
- дії
- діяльності
- акти
- додавати
- доданий
- Додатковий
- адреса
- просунутий
- Перевага
- прихід
- рада
- радники
- вік
- порядок денний
- AI
- алгоритми
- ВСІ
- Усі транзакції
- дозволено
- Дозволити
- дозволяє
- Також
- завжди
- американська
- кількість
- суми
- an
- аналітика
- Аналізуючи
- та
- будь-який
- будь
- автоматизація ап
- додаток
- додаток
- застосування
- прикладної
- Застосовувати
- цінувати
- відповідний
- твердження
- погодження
- затверджений
- додатка
- ЕСТЬ
- Прибуває
- штучний
- штучний інтелект
- AS
- призначений
- At
- влада
- уповноважений
- автоматичний
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматизує
- автоматично
- автоматизація
- Автоматизація
- доступний
- уникнути
- геть
- назад
- Банк
- загороду
- заснований
- основний
- BE
- ставати
- стає
- було
- перед тим
- буття
- Переваги
- між
- За
- Банкноти
- Блокувати
- тіло
- книги
- обидва
- вузьке місце
- вузькі місця
- Box
- приносити
- Приносить
- бюджет
- бізнес
- підприємства
- але
- ПОКУПЕЦЬ..
- by
- обчислювати
- call
- Виклики
- CAN
- можливості
- здатний
- шапки
- захоплення
- захоплений
- карта
- водоспад
- випадків
- готівкові гроші
- грошовий потік
- категоризовано
- централізована
- певний
- ланцюг
- ланцюга
- виклик
- проблеми
- Канал
- характер
- розпізнавання символів
- символи
- Графік
- перевірка
- Перевірки
- Вибирати
- вибрав
- клацання
- клієнт
- клієнтів
- близько
- хмара
- код
- закодований
- Коди
- Кодування
- збирати
- Збір
- COLUMBIA
- Колони
- поєднання
- приходить
- Комунікація
- зв'язку
- Компанії
- компанія
- Компанії
- порівняний
- переконливий
- повний
- комплекс
- дотримання
- всеосяжний
- концерт
- висновок
- стан
- довіра
- конфігурування
- міркування
- постійно
- зміст
- зміст
- контекст
- контекстуальний
- продовжувати
- внесок
- Автори
- перетворення
- Core
- виправити
- правильно
- Відповідний
- Коштувати
- економія на витратах
- дорого
- витрати
- може
- створювати
- створений
- створення
- Повноваження
- Критерії
- критичний
- перехресні посилання
- Корона
- вирішальне значення
- громіздкий
- Валюта
- Поточний
- виготовлений на замовлення
- настройка
- налаштувати
- передовий
- циклів
- дані
- введення даних
- базами даних
- Дата
- Дати
- десятиліття
- Прийняття рішень
- рішення
- зменшити
- присвячених
- дефолт
- Ступінь
- затримка
- запити
- демонструє
- відділ
- відомства
- Залежно
- призначений
- деталі
- важкий
- цифровий
- цифровому столітті
- цифрова книга
- оцифрування
- розміри
- прямий
- безпосередньо
- знижки
- обговорювалися
- руйнівний
- занурення
- do
- документ
- управління документами
- документація
- робить
- Дон
- зроблений
- вниз
- виснажувати
- драматично
- управляти
- диски
- два
- динаміка
- e
- кожен
- Раніше
- Рано
- легше
- легко
- легкий у використанні
- екосистема
- ефективність
- ефективний
- зусилля
- або
- Electronic
- Усуває
- повідомлення електронної пошти
- вбудований
- обійняти
- співробітників
- уповноважують
- включений
- дозволяє
- кодування
- Кінцева точка
- підвищена
- підвищення
- користуватися
- забезпечувати
- гарантує
- забезпечення
- увійшов
- підприємств
- Весь
- повністю
- юридичні особи
- запис
- Епоха
- помилка
- помилки
- сутність
- істотний
- і т.д.
- Навіть
- Event
- НІКОЛИ
- постійно збільшується
- Кожен
- все
- еволюція
- приклад
- Приклади
- виняток
- існуючий
- розширений
- досвід
- зазнають
- експертиза
- дослідити
- експорт
- експорту
- експорт
- вираз
- зовнішній
- витяг
- видобуток
- Виписки
- прицілювання
- стикаються
- Підтяжка обличчя
- фактор
- FAIL
- швидше
- годування
- Інформація про оплату
- менше
- поле
- Поля
- філе
- Файли
- заповнювати
- остаточний
- в кінці кінців
- фінансування
- фінанси
- фінансовий
- знайти
- знахідки
- Фірма
- відповідати
- позначений прапором
- Гнучкість
- гнучкий
- потік
- Сфокусувати
- слідує
- для
- формат
- Вперед
- фонд
- шахрайство
- чревата
- звільнення
- тертя
- від
- Кордон
- Повний
- повністю
- Функції
- фундаментальний
- далі
- майбутнє
- отримала
- прибуток
- Gen
- genai
- Загальне
- генерується
- отримати
- дає
- Go
- добре
- товари
- великий
- Групи
- Зростання
- керівництво
- було
- Ручки
- Обробка
- щасливий
- запряжений
- Мати
- зі штаб-квартирою
- здоров'я
- допомога
- допомогу
- тут
- Високий
- історичний
- історично
- історія
- ГОДИННИК
- Як
- How To
- Однак
- HTTPS
- людина
- i
- ідентифікує
- ідентифікує
- if
- зображень
- негайно
- Impact
- здійснювати
- реалізація
- реалізації
- імпорт
- значення
- важливо
- імпорт
- удосконалювати
- поліпшений
- in
- includes
- У тому числі
- Вхідний
- збільшений
- промисловості
- інформація
- повідомив
- ініціативи
- всередині
- розуміння
- замість
- інтегрувати
- інтегрований
- Інтеграція
- інтеграція
- цілісність
- Інтелект
- обмін
- взаємопов'язані
- інтернет
- інтерпретація
- втручання
- в
- Вводить
- введення
- інвестиції
- рахунок-фактура
- Управління рахунками-фактурами
- обробка рахунків-фактур
- рахунки
- виставлення рахунку
- залучати
- включає в себе
- за участю
- isn
- питання
- питання
- IT
- пунктів
- ЙОГО
- Джеймс
- Дорогоцінний камінь
- подорож
- просто
- тримати
- ключ
- Дитина
- Знати
- етикетка
- етикетки
- відсутність
- Землі
- ландшафт
- мова
- великий
- Пізно
- останній
- провідний
- Стрибок
- вчиться
- Гросбух
- залишити
- легальний
- менше
- дозволяти
- рівень
- рівні
- Важіль
- важелі
- використання
- як
- недоліки
- Лінія
- LINK
- список
- жити
- логіка
- довгостроковий
- довше
- подивитися
- ВИГЛЯДИ
- втрати
- низький
- машина
- підтримувати
- Підтримка
- Робить
- управляти
- управління
- управління
- керівництво
- ручна робота
- вручну
- багато
- Маржа
- поля
- позначено
- ринок
- матч
- узгодження
- математики
- Матерія
- Може..
- може бути
- значити
- значущим
- засоби
- член
- члени
- меров
- повідомлення
- прискіпливо
- Майкл
- Microsoft
- мільйони
- mind
- мінімізувати
- хвилин
- помилки
- Mobile
- Мобільний додаток
- Мобільні технології
- модель
- Моделі
- змінювати
- Моменти
- більше
- більш ефективний
- найбільш
- рухатися
- переміщення
- множинний
- повинен
- MySQL
- Імена
- NARRATIVE
- Природний
- Обробка природних мов
- Переміщення
- навігація
- майже
- необхідно
- Необхідність
- необхідний
- потреби
- переговори
- Нові
- наступний
- немає
- нічого
- Зверніть увагу..
- зараз
- номер
- номера
- об'єкт
- OCR
- інструмент OCR
- of
- запропонований
- пропонує
- Пропозиції
- Office
- часто
- on
- На борту
- один раз
- ONE
- онлайн
- тільки
- відкрити
- працювати
- оперативний
- операції
- оператор
- Оператори
- Можливості
- оптичне розпізнавання символів
- оптимізація
- Оптимізувати
- Опції
- or
- порядок
- замовлень
- організація
- організації
- Організований
- походження
- Інше
- наші
- з
- над
- Подолати
- Нагляд
- власний
- Власники
- сторінка
- парний
- pane
- панель
- Папір
- на паперовій основі
- документи
- партнери
- частини
- Минуле
- Терпіння
- оплата
- платежі
- світ
- Виконувати
- виконується
- виконанні
- виступає
- Дозволи
- персонал
- фаза
- телефон
- телефонні дзвінки
- фотографії
- фізичний
- картина
- частина
- місце
- місця
- план
- платформа
- Платформи
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- pm
- PO
- Політика
- заселений
- поставлений
- позиції
- пошта
- потенціал
- влада
- Точність
- заздалегідь визначений
- передбачати
- підготовка
- представити
- подарунки
- попередження
- попередній
- в першу чергу
- Pro
- Проблема
- процес
- Оброблено
- процеси
- обробка
- Product
- Прибуток
- обіцяє
- підказок
- Пропел
- забезпечувати
- за умови
- забезпечує
- забезпечення
- громадськість
- тягне
- покупка
- Python
- qr-коди
- Швидкі книги
- швидко
- Quora
- ставка
- RE
- читання
- готовий
- реальний
- Реальний світ
- реального часу
- дані в режимі реального часу
- надходження
- отримати
- отримано
- отримує
- отримання
- визнання
- визнає
- рекомендувати
- рекомендований
- примирення
- облік
- зменшити
- Знижений
- зниження
- скорочення
- скорочення
- відображено
- Незалежно
- regex
- регулярний
- регуляторні
- Відносини
- доречний
- надійний
- видаляти
- повторювані
- замінювати
- звітом
- Повідомляється
- Звітність
- Звіти
- Сховище
- представляти
- представляє
- вимагається
- рішення
- ресурси
- результати
- утримує
- Умови повернення
- revenue
- огляд
- здійснити революцію
- революціонізували
- дорога
- міцний
- Роль
- коренеплоди
- маршрутизовані
- маршрути
- Правило
- Правила
- прогін
- s
- захист
- Salesforce
- то ж
- зразок
- задоволення
- Незадоволений
- задоволений
- зберегти
- економія
- Економія
- бачив
- say
- масштабованість
- масштабовані
- шкала
- Масштабування
- сканування
- сканування
- розклад
- плановий
- Екран
- безшовні
- розділ
- побачити
- пошук
- вибрати
- обраний
- семантика
- послати
- посланий
- Послуги
- комплект
- установка
- Листи
- зсув
- Короткий
- Повинен
- показаний
- підпис
- значний
- істотно
- один
- слабкий
- сповільнювати
- невеликий
- розумний
- смартфон
- більш гладкий
- SMS
- So
- Софтвер
- проданий
- solid
- рішення
- Рішення
- деякі
- скоро
- шукати
- Source
- спеціальний
- конкретний
- зазначений
- швидкість
- витрачати
- відпрацьований
- Spot
- Електронна таблиця
- Персонал
- Стажування
- приголомшливий
- зацікавлених сторін
- standard
- старт
- почалася
- заяви
- статистика
- Статус
- Крок
- заходи
- Як і раніше
- Історія
- прямий
- Стратегічний
- стратегічні партнери
- раціоналізувати
- обтічний
- Спрощує
- упорядкування
- стрес
- рядок
- полоса
- структурований
- Згодом
- успіх
- історія успіху
- такі
- набір
- поставка
- ланцюжка поставок
- підтримка
- синхронізація.
- синхронізація
- система
- Systems
- кравець
- з урахуванням
- Приймати
- розповідь
- балаканина
- відчутний
- Завдання
- завдання
- податок
- команда
- команди
- технологічний
- Технології
- Технологія
- terms
- тест
- Тестування
- текст
- ніж
- Дякую
- Що
- Команда
- Майбутнє
- їх
- Їх
- потім
- Там.
- Ці
- вони
- думати
- це
- через
- час
- трудомісткий
- своєчасно
- times
- терміни
- до
- сьогодні
- інструмент
- інструменти
- топ
- до
- традиційний
- Навчання
- угода
- Інформація про транзакцію
- Transactions
- переступає
- Перетворення
- Перетворення
- перетворювальний
- перетворений
- перетворення
- перетворення
- перехід
- викликати
- правда
- по-справжньому
- намагається
- Поворот
- два
- тип
- типовий
- при
- пройти
- підкреслювати
- розуміти
- розуміння
- розблокована
- безпрецедентний
- неструктурований
- необґрунтований
- відповідний сучасним вимогам
- Оновити
- оновлення
- завантажено
- Завантаження
- USD
- використання
- використовуваний
- користувач
- User Experience
- користувачі
- започатковано
- використання
- зазвичай
- використовує
- ПЕРЕВІР
- підтверджено
- перевірка
- перевірка достовірності
- значення
- Цінності
- різний
- продавець
- постачальники
- перевірено
- перевірити
- дуже
- через
- вид
- видимість
- життєво важливий
- хотіти
- було
- шлях..
- способи
- we
- Багатство
- управління активами
- були
- Що
- коли
- Чи
- який
- в той час як
- чому
- волі
- з
- в
- без
- Work
- робочий
- Робочі процеси
- робочий
- працює
- б
- ксеро
- ще
- Ти
- вашу
- YouTube
- зефірнет