10 найкращих програм для керування документами у 2022 році

Офіси по всьому світу стають безпаперовими. Системи управління документами замінили кімнати, заповнені діловими документами. Крім того, він має такі переваги, як інтелектуальна автоматизація, менше помилок, додаткова економія, підвищена безпека тощо.

І воно швидко росте.

Ринок програмного забезпечення для керування документами наразі становить 5.5 мільярдів доларів США у 2022 році та має зрости до 16.4 мільярдів доларів США до 2029 року з 16.8% CAGR.

Давайте подивимося, як ви можете перейти до цієї тенденції та оптимізувати свої бізнес-процеси за допомогою ефективного керування документами. У цій статті ми обговоримо 5 найкращих програм для керування документами на ринку. Провідні організації використовують інструменти DMS, згадані нижче, для автоматизації своїх паперових процесів і підвищення безпеки документів, індексування та загальної обробки документів.

Якщо вам бракує часу, ось 5 найкращих рекомендацій щодо програмного забезпечення для керування документами у 2022 році та їх порівняння між собою:

---

Що таке документообіг?

Управління документами – це процес оптимізації захоплення, відстеження, вилучення, перевірки, схвалення та зберігання документів, як-от зображень, електронних листів, документів Word, PDF-файлів та інших форматів документів, пов’язаних із бізнесом.

Управління документами охоплює все в життєвому циклі документів – від створення до утилізації.

---

Що таке програмне забезпечення для керування документами?

Програмне забезпечення для керування документами (DMS) — це інтелектуальне програмне забезпечення для автоматизації, яке автоматизує всі аспекти життєвого циклу документів за допомогою автоматизації робочого процесу, як-от створення, збір, вилучення даних, класифікація, перевірка, затвердження, модифікація, синхронізація бази даних, зберігання та захист.

Система керування документами полегшує пошук і роботу з вашими файлами за допомогою таких функцій, як теги документів, повнотекстовий пошук (це дозволяє шукати файли за ключовими словами) і сховища доступу на основі ролей.

Однак це більше, ніж просто зберігання документів; він упорядковує вашу базу даних, автоматизує ручні завдання, такі як введення даних, покращує продуктивність співробітників і підтримує журнали активності для перевірок.

---

Особливості, на які варто звернути увагу при виборі системи документообігу

Під час пошуку системи керування документами зверніть увагу на ці функції:

• Введення документів – чи можна автоматично отримувати документи з кількох джерел?
• Індексування документів – чи можете ви автоматично сортувати документи?
• Пошук документів – чи можна шукати документи за ключовими словами?
• Обробка документів – чи можна отримувати дані з документів за допомогою OCR?
• Автоматизація робочих процесів – чи можете ви використовувати робочі процеси для автоматизації обробки документів?
• Безпека документів – чи зберігаються документи в надійному сховищі? У вас є рольовий доступ?
• Налаштування – чи можете ви налаштувати робочі процеси та процеси?
• Інтеграція – чи інтегрується вона з бізнес-інструментами, які ви використовуєте?
• Гнучкий хостинг – чи можете ви вибрати локальне або хмарне сховище?

---

5 найкращих програм для керування документами у 2022 році

#1. Наномережі

Nanonets — це програмне забезпечення для керування документами на основі штучного інтелекту, вбудоване потужне оптичне розпізнавання символів, безкодові робочі процеси та безпечне зберігання. Nanonets може автоматизувати всі процеси з документами, такі як захоплення документів, вилучення даних, перевірка документів, пошук документів, архівування документів тощо. Ви можете контролювати свої документи за допомогою рольового доступу та гнучких параметрів розміщення.

Nanonets спрощує керування документами за допомогою користувацьких робочих процесів без коду, понад 5000 інтеграцій і вдосконаленого програмного забезпечення OCR.

профі

• Легко знімайте документи з таких джерел даних, як Gmail, Диск, Outlook тощо.
• Автоматизовані робочі процеси для захоплення, оцифрування, перевірки та зберігання документів
• Робочі процеси затвердження, щоб отримати схвалення всіх позначених документів
• Проста інтеграція з понад 5000 програмами через API та Zapier
• Попередньо навчені моделі OCR API для вилучення інформації з документів
• Витягайте дані із записів із точністю >95%.
• Простий у використанні інтерфейс – навчіться ним користуватися за 30 хвилин або менше
• Шаблони та прості параметри налаштування
• Рольовий контроль доступу
• Підтримка 24 × 7

мінуси

• Немає варіантів створення документів
• Не можна використовувати для електронного підпису документів

---

#2. тусуватися

Huddle пропонує організаціям онлайн-систему керування документами для створення онлайн-центру для керування спільною роботою, переглядом, затвердженням та обговоренням документів на безпечній платформі.

Подібно до онлайн-сховища Google Drive, ви можете легко ділитися, надавати обмежений доступ або захищати свої файли для підвищення безпеки. Huddle також пропонує платні плани, які надають додатковий простір для зберігання, додатки, такі як мобільні програми, можливості відеоконференцій тощо.

профі

• Простий у використанні та навчанні
• Керування версіями документа
• Безпечне зберігання документів у хмарі
• Прості параметри обміну файлами для зовнішніх користувачів
• Легкий процес адаптації
• Проста інтеграція з Microsoft Office Suite

мінуси

• Функції співпраці можна покращити
• Відсутні такі функції високого рівня безпеки, як 2-факторна автентифікація.

---

#3. Alfresco One

Програмне забезпечення для керування документами Alfresco One розроблено для управління корпоративним контентом. Його можна використовувати або як хмарну службу, або встановити локально. Програмне забезпечення дозволяє ефективно керувати корпоративним вмістом за допомогою пошуку корпоративних документів, безпечного зберігання, обробки документів OCR та інтелектуальної аналітики документів.

профі

• Чудові функції зберігання та обміну документами
• Безліч варіантів налаштування
• Складні та різноманітні випадки використання.

мінуси

• Інтерфейс користувача не дуже інтуїтивно зрозумілий.
• Важко налаштувати
• Робочі процеси складні для визначення.

---

№ 4. OpenKM

OpenKM — це комплексна система керування документами, яка поєднує всі аспекти керування документами, співпраці, розповсюдження та зберігання на одній платформі. Програмне забезпечення для керування корпоративними документами дозволяє повністю контролювати корпоративний вміст, покращує безпеку за допомогою докладних журналів активності та підтримує документообіг за допомогою автоматизації.

профі

• Багатофункціональна платформа DMS
• Підходить для людей, які не займаються технікою
• Легка інтеграція
• Відмінний час роботи
• Сканує на віруси всі оновлені документи

мінуси

• Інтерфейс користувача застарілий
• OCR не завжди точний

---

eFileCabinet

eFileCabinet — це хмарне програмне забезпечення для керування документами корпоративного рівня для малого та середнього бізнесу. eFileCabinet дозволяє вам керувати всіма своїми паперовими документами, електронними листами, рахунками-фактурами, контрактами та іншою важливою інформацією в одному місці.

профі

• Шаблони для структури папок
• Конструктор робочого циклу перетягування
• Безпечне зберігання файлів

мінуси

• Тривалий процес адаптації
• Він не підтримує масові зміни
• Іноді відстає

---

Ось деякі інші системи керування документами, які потребують окремої згадки:

Документи Google

Google Docs — це безкоштовне програмне забезпечення для керування документами, до якого можна отримати доступ із будь-якого місця, що робить його ідеальним вибором для фрілансерів і малих підприємств, які працюють віддалено з клієнтами в інших частинах світу. Як бонус, Google Docs OCR може перетворювати зображення на редагований текст.

Microsoft SharePoint

SharePoint допомагає організаціям обмінюватися документами, об’єднувати людей і оптимізувати процеси обробки документів. SharePoint схожий на Google Drive, де співробітники можуть співпрацювати та підтримувати внутрішній список документів для легкого доступу. Ви можете поєднати Microsoft Sharepoint із Microsoft PowerAutomate І використовувати автоматизований документообіг.

Команда Viewpoint

Viewpoint Team — потужна система управління документами для будівельників. Це єдине рішення, яке надає необхідні інструменти управління справами від початку до кінця, включаючи спільні робочі процеси з клієнтами, безпечний перегляд і затвердження процеси для документіві контроль прав доступу.

Odoo

Odoo — це програмне забезпечення ERP та CRM з відкритим кодом із безкоштовним модулем системи керування документами для фінансових професіоналів. Odoo дозволяє організаціям мати безпаперову бухгалтерію за рахунок оцифровки документів, автоматизації процесів документації та бездоганної інтеграції з іншими програмами Odoo.

Dokmee

Dokmee — це програмне забезпечення для керування документами, яке дозволяє зберігати, упорядковувати та ділитися своїми документами, електронними листами та іншими важливими файлами.

---

Яка система управління документами найкраща для вашого бізнесу в 2023 році?

Ми склали карту важливих функцій п’яти найкращих програм для керування документами, згаданих у статті вище, щоб полегшити вам вибір найкращого програмного забезпечення для керування документами для вашого бізнесу та вимог. Подивіться на знімок, спробуйте безкоштовну пробну версію, окресліть свої вимоги та виберіть найкращий інструмент.

Згідно зі знімком, Nanonets є найкращим програмним забезпеченням для керування документами. Хоча Nanonets не має можливостей створення документів, ви можете використовувати просту інтеграцію з пакетом Google для швидкого створення документів. Nanonets також пропонує безкоштовну пробну версію та безкоштовне налаштування облікового запису з допомогою в міграції.

Після Nanonets OpenKM є наступною найкращою системою керування документами. Це програмне забезпечення ERM з відкритим кодом. Варіант використання для керування документами обмежено фінансовими спеціалістами та пропонує безкоштовну пробну версію протягом 15 днів.

---

Наномережі як ваша система управління документами

[Вбудоване вміст]

Nanonets — це просте у використанні програмне забезпечення, яке не потребує інтенсивного навчання чи налаштування, щоб почати використовувати. Тут ми пояснюємо, чому ви повинні розглядати Nanonets як програмне забезпечення для керування документами.

Розумний Захоплення даних:

Компанії мають багато документів, як-от форми, рахунки, квитанції, замовлення тощо. Наномережі допомагають підприємствам оцифровувати та отримувати відповідну інформацію з цих документів за допомогою інтелектуальний OCR API.

Автоматизовані робочі процеси:

Прискоріть темп бізнес-процесів, автоматизувавши всі ручні кроки, такі як збір документів, перевірка документів, 3-стороннє відповідність, погодження тощо.

Інформаційні панелі в реальному часі:

Використовуйте інформаційні панелі витрат, щоб відстежувати свої витрати, позначені витрати та розуміти тенденції в реальному часі. Відстежуйте відповідні KPI, як-от %STP-рахунки-фактури, %paid-фактури тощо, за допомогою даних із Nanonets.

Параметри хмарного та локального хостингу:

Виберіть варіант хостингу, який відповідає вашим вимогам.

Інтеграція:

Проста інтеграція є обов’язковою. Ви не можете змінити свій технічний стек для розміщення одного програмного забезпечення. Nanonets легко інтегрується з усім вашим програмним забезпеченням Інтеграція Zapier і API. Наномережі інтегруються з Xero, Quickbooks, SAP тощо.

Шаблони та спеціальні моделі:

За допомогою Nanonets ви можете або використовувати попередньо визначені робочі процеси, як-от рахунки-фактури, коносаменти, замовлення на купівлю чи кредиторську заборгованість, або створити власний спеціальний режим AI.

Прозоре ціноутворення:

Nanonets має прозору цінову політику 499 доларів США на місяць і 0.1 долара США за сканування документа. Ніяких прихованих платежів для жодного клієнта.

Висновок

Оскільки цифрова трансформація набирає обертів, настав час інвестувати в систему управління документами для вашого бізнесу. Він робить більше, ніж оцифровує файли. Система управління документами оптимізує потік документів в організації та забезпечує додатковий рівень безпеки для ділових документів. Переваги управління документами дозволяють організаціям залишатися конкурентоспроможними та продуктивними.

Тим не менш, вибираючи найкраще програмне забезпечення для керування документами для вашого бізнесу вимагає глибокого розуміння того, що потрібно вашій компанії та який тип DMS їй підходить. Тому обов’язково вивчіть свої варіанти та спробуйте їх на собі.

FAQ розділу