Тристороння відповідність кредиторської заборгованості: поглиблений посібник

Команди фінансових відділів бізнесу виконують тристороннє зіставлення рахунків-фактур постачальників як важливий процес кредиторської заборгованості. Завдяки 3 способам зіставлення підтверджуючих документів компанії можуть виявити дублікати, помилкові або шахрайські платежі.

Мета цієї статті — зрозуміти тристоронній процес зіставлення, проблеми ручного зіставлення, як автоматизувати тристоронній процес зіставлення та переваги автоматизації.

3-стороннє зіставлення найкраще виконувати як автоматизований робочий процес на основі рішень для автоматизації рахунків до кредиторів, таких як Nanonets.

Що таке 3-сторонній матч?

Усі платежі передбачають певну перевірку, щоб уникнути шахрайства та переконатися, що фінансові дані в підтверджуючих документах збігаються між собою.

Тристороннє зіставлення — це процес внутрішнього контролю, який порівнює замовлення на купівлю (PO) з накладною на отримання товару (GRN) і рахунком-фактурою відповідного постачальника.

Двосторонній збіг порівнює лише замовлення на замовлення з рахунком-фактурою. Кількість, виставлена ​​в рахунку (у рахунку-фактурі), має відповідати замовленій кількості (у замовленні на купівлю). Ціна в рахунку-фактурі має відповідати ціні, указаній у замовленні на купівлю.

Двосторонній процес зіставлення є підходом за умовчанням для перевірки рахунків-фактур між організаціями. Але компанії все частіше застосовують тристороннє зіставлення, щоб додати додатковий рівень перевірки та запобігти перевитратам.

Тристороннє зіставлення допомагає швидше затверджувати платежі за рахунками-фактурами, а також позначати будь-які невідповідності, помилки чи потенційне шахрайство.

Тристороннє зіставлення порівнює деталі рядка-позиції та підсумки в замовленнях на купівлю (PO), квитанціях про отримання (підтверджений документ про отримання та пакувальний лист) і рахунках-фактурах постачальників, надісланих клієнту.

Успішно підтверджений рахунок-фактура має відповідати заявці на поставку та квитанції в межах прийнятних рівнів допуску. Рахунок-фактура, який не відповідає допускам, призупиняється та надсилається на відповідну перевірку.

---

Хочете автоматизувати тристоронні процеси збігу вручну? Забронюйте 3-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

---

Зміст

Як підібрати 3 шляхи?

Команда процес кредиторської заборгованості значною мірою залежить від відстеження деталей у трьох документах: замовлення на купівлю, квитанції про замовлення та рахунки-фактури.

Перед обробкою платежів постачальника команди AP переглядають ці 3 документи, щоб переконатися, що продукт/послуга, отримана компанією, відповідає деталям того, що було спочатку замовлено/запитано.

3 шлях зіставлення рахунків-фактур допомагає висвітлити помилки чи невідповідності в будь-якому з 3 важливих документів, згаданих вище. Помилки/проблеми можуть включати неправильні платіжні реквізити, завищені/неправильні ціни, неправильні або пошкоджені продукти тощо.

Якщо в процесі 3-стороннього зіставлення помічено помилки, рахунок-фактура призупиняється, а оплата затримується. Після узгодження питання та успішного тристороннього збігу рахунок-фактуру можна обробити та оплатити.

Приклад тристороннього збігу

Для ілюстрації припустімо, що покупець, Покупець Inc., отримує рахунок-фактуру на суму 1500 доларів США від продавця/постачальника, Supplier Inc., на сто ручок:

• Команда AP спочатку порівнює/зіставляє рахунок-фактуру зі своїм замовленням на замовлення, щоб перевірити, чи відповідають опис (флеш-накопичувачі), кількість (100), вартість (15 доларів США за штуку), загальна ціна (1500 доларів США) і умови (умови оплати) тим, що були в початковому затверджений ПЗ.
• Далі дані рахунка-фактури та замовлення на замовлення порівнюються/зіставляються з даними в квитанції про отримання замовлення (звіт про отримання). Цю квитанцію готує приймальний відділ на основі пакувального листка, який постачається разом із доставкою. Тип і кількість флеш-накопичувачів (100), ціна (15 доларів США за штуку) і загальна ціна (1500 доларів США) мають відповідати зазначеним у оригінальному замовлення на замовлення та рахунку-фактурі.
  • На цьому етапі приймальний відділ також перевіряє пошкодження та якість.

Якщо рахунок-фактура, замовлення на замовлення та квитанція про замовлення точно збігаються (або в межах прийнятного рівня похибки), ви маєте успішне тристороннє збігання. Тепер команда AP може оплатити рахунок.

Якщо 3 документи не збігаються (вище рівня допустимого збігу трьох сторін), тоді рахунок-фактура призупиняється, доки помилки/проблеми не будуть відсортовані.

Давайте коротко розглянемо кожен із цих документів і побачимо, як вони пов’язані з процесом тристороннього зіставлення кредиторської заборгованості:

Замовлення на придбання

Замовлення на купівлю або замовлення на покупку — це стандартна форма компанії з послідовними номерами, у якій перераховуються продукти або послуги, які їй потрібні. Замовлення на купівлю використовується для авторизації покупки.

ЗП стає контрактом, коли воно надсилається та приймається постачальником, який має намір доставити товари чи послуги. Команда відділ закупівель створює замовлення на покупку на основі підписаного та затвердженого заявка на закупівлю після вибору постачальника.

Команда процес замовлення на покупку фіксує назву та логотип компанії, назву постачальника та контактну інформацію, юридичні умови та умови оплати, запропоновані знижки, номер замовлення на купівлю, адресу виставлення рахунків компанії та адресу доставки, позиції з описами, ціни, замовлені кількості, розширену суму, проміжний підсумок, податок із продажів, якщо є, і загальна сума.

Отримання

Квитанція – це фізичний або електронний документ, який відображає фактичне отримання товарів/послуг. Квитанції звіряються приймальним відділом компанії з деталізованим пакувальним листом постачальника, який додається до поставлених продуктів.

Квитанція містить посилання на спосіб оплати, а також номер замовлення на купівлю, що полегшує зіставлення документів.

Отримання товару може бути доставкою всього замовлення на купівлю або часткової відправки, якщо будь-які продукти замовлені для подальшої доставки або відправлені з іншого місця.

Рахунок-фактура постачальника

Рахунок-фактура постачальника — це документ, який виставляє клієнту рахунок за поставлені товари чи надані послуги. Рахунок-фактура є вимогою про оплату.

Поля рахунку-фактури здебільшого такі самі, як і в замовленні на купівлю.

У рахунках-фактурах також зазначено номер рахунка-фактури, дати замовлення, дати відвантаження, адресу переказу, умови оплати, знижки дострокового платежу, проміжну суму, податок із продажу та загальну суму до сплати.

---

Автоматизуйте збір даних, створюйте робочі процеси та оптимізувати тристоронній процес підбору за секунди. Код не потрібен. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Проблемні точки ручного зіставлення

Ручне 2- або 3-стороннє узгодження може бути дуже повільним, дорогим і схильним до помилок. Автоматизація тристороннього зіставлення та робочого процесу затвердження кредиторської заборгованості точно допоможе командам AP зосередитися на більш цінних завданнях і позбавить їх від гори ручної паперової роботи.

Зіставлення вручну тисяч підтверджуючих документів може зайняти багато часу, бути дорогим і трудомістким. Команди AP витрачають багато людино-годин вручну на пошуки кожного рахунку-фактури, замовлення на замовлення та квитанції!

Затримки та помилки змушують команду з обліку кредиторської заборгованості працювати понаднормово, а також можуть призвести до штрафів за прострочення платежів постачальникам.

Ось деякі з основних проблемних моментів у ручному тристоронньому процесі зіставлення, які в кінцевому підсумку спричиняють затримки та перевищення витрат:

---

Забронюйте цю 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб останній раз, коли вам доведеться вручну вводити дані з рахунків-фактур або квитанцій у програмне забезпечення ERP.

Заплануйте демонстрацію

---

Переваги автоматизації процесу

Автоматизація тристороннього процесу зіставлення усуває більшість, якщо не всі проблемні моменти ручного зіставлення, розглянуті вище. Ось деякі з основних причин, чому бізнес все більше автоматизує тристоронню відповідність і більший процес AP:

Забезпечте аудиторські сліди

Автоматизований цифровий підхід гарантує, що всі записи є послідовними та надають єдине джерело правди. Коли дані завжди доступні, підприємства можуть отримати доступ до чітких журналів аудиту та швидко виявити фінансові невідповідності.

Зменшіть кількість помилок і шахрайства

Автоматизоване програмне забезпечення для тристороннього зіставлення працює за попередньо встановленими правилами/робочими процесами на основі рівнів допуску та дозволів. Такі автоматизовані робочі процеси є швидкими та високоточними. Вони швидко позначають помилки та потенційні випадки шахрайства, щоб команди AP могли негайно вжити заходів.

Поліпшити відносини з постачальниками

Покращений 3-сторонній робочий процес узгодження точки доступу забезпечує своєчасні платежі постачальникам. Продавці цінують ранні платежі та можуть запропонувати знижки. Таким чином, автоматизація може допомогти заощадити кошти при створенні стабільного ланцюжка поставок.

Збільште нижню лінію

Автоматизація тристороннього зіставлення та інших процесів AP заощаджує час, зменшує витрати на оплату праці, запобігає шахрайству/помилкам і надає знижки постачальникам у довгостроковій перспективі. Це відіграє значну роль у прибутку компанії.

Безшовна синхронізація

Швидше закривайте свої книги, синхронізуючи тристоронній збіг безпосередньо з вашим ERP або бухгалтерським програмним забезпеченням.

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Як автоматизувати тристороннє зіставлення та робочі процеси точки доступу

міст Програмне забезпечення для автоматизації AP, як і Nanonets, може допомогти організаціям перейти від ручного тристороннього зіставлення до повністю безконтактного автоматизованого робочого процесу. Команди AP на підприємствах використовують Nanonets для створення наскрізних автоматизованих робочих процесів із рахунками до кредиторів.

Автоматизація точки доступу та тристороннє узгодження робочих процесів, налаштованих у Nanonets, можуть зменшити на 3% робоче навантаження відділу точки доступу без залучення додаткового персоналу.

За допомогою Nanonets ви можете налаштувати автоматизований робочий процес 3-сторонньої відповідності AP, який автоматично:

• Отримує документи та файли з багатьох джерел – електронної пошти, відсканованих документів, цифрових файлів/зображень, хмарного сховища, ERP тощо.
  • Правильно класифікує та сортує документи як рахунки-фактури, замовлення на замовлення та квитанції
• Точно зчитує та збирає дані з усіх рахунків-фактур, замовлення на замовлення та квитанцій
• Узгоджує поля, витрати, залишки та інформацію про рівень артикула у пов’язаних рахунках-фактурах, замовленнях на замовлення та квитанціях за допомогою тристороннього збігу
  • Позначає помилки тристороннього збігу, які порушують допустимі рівні, або надсилає рахунки-фактури для подальшого затвердження в разі успішного тристороннього збігу.
• Керуйте всіма робочими процесами витрат від створення звіту про витрати до отримання схвалень керівника
• І синхронізуйте/інтегруйте все вищезазначене з будь-яким ERP, бухгалтерським програмним забезпеченням або бізнес-інструментом на ваш вибір
  • Ми легко інтегруємося з Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks тощо

Позбавте свою команду AP від ​​завдань, пов’язаних із горами паперової роботи. Замовте демонстрацію, щоб побачити, як Nanonets може автоматизувати всі ваші процеси AP.

Заплануйте демонстрацію

---