5 поширених питань, які технічні рішення вирішують під час вступу фрілансерів (Павло Шинкаренко)

Зараз американські компанії стикаються з серйозною двоякою проблемою. З одного боку є

величезна нестача талантів, що ускладнює найм кваліфікованих кандидатів. У той же час більшість компаній не можуть запропонувати вищі, привабливіші зарплати для залучення найкращих талантів, оскільки вони повинні оптимізувати витрати на робочу силу. 

У більшості випадків рішенням цієї проблеми є наймання кваліфікованих фрілансерів, а не штатних працівників. Недавнє опитування показало, що технологічні компанії одні з перших звертаються до незалежних підрядників, щоб заощадити гроші, наймаючи найкращих спеціалістів. У цьому
опитування, 71% компаній відзначили, що залучення фрілансерів ідеально підходить для збереження гнучкості під час економічної невизначеності, чого всі підприємства шукають у поточному ландшафті. 

Однак підключення віддалених підрядників викликає труднощі. Компанії повинні з’ясувати, як швидко, ефективно та відповідати вимогам дистанційної реєстрації, що піднімає кілька ключових питань, які технологічні компанії можуть вирішити. 

1. Як мій бізнес може легально працювати з фрілансерами в усіх регіонах?

У кожній країні є свої закони про бізнес і фінансові правила, які може бути важко організувати, особливо коли наймають підрядників із кількох регіонів. 

Наприклад, в Індії встановлено 14 років, а в Індонезії – 18 років. У Мексиці фрілансерів можна наймати лише на певну роботу, а в Малайзії заборонено взаємодіяти з Ізраїлем (і навпаки). Ось чому часто варто передати свою роботу аутсорсингу
позаштатний найм для компаній, які спеціально дотримуються цих правил.

Крім того, підприємства можуть використовувати спрощені процедури перевірки з високим рівнем безпеки. Такі компанії, як Sumsub, пропонують ретельні перевірки та процеси KYC, які забезпечують відповідність. 

2. Як моя компанія повинна встановити цілі контракту та отримати виконану роботу?

З віддаленими працівниками може бути важко зрозуміти, як налагодити робочі відносини. Оскільки ви не можете піти в їхній офіс для перевірки статусу, як вам орієнтуватися, ставлячи цілі та вчасно отримувати роботу? 

Відповідь полягає в чіткому, ретельному контракті. Такі сайти, як Rocket Lawyer і HoneyBook, допомагають компаніям і підрядникам скласти письмові вимоги щодо конфіденційності, власності, чітких завдань і цілей, прозорих ставок оплати та розірвання
умови. 

У таких випадках краще надмірно пояснювати очікування, щоб не було місця для майбутніх дебатів чи плутанини. 

3. Як ми вимірюємо результати та продуктивність підрядника?

Глобальна пандемія допомогла компаніям по-новому поглянути на те, як оцінювати результати для штатних і контрактних співробітників. Замість того, щоб вимірювати вартість за кількістю відпрацьованих годин, компанії тепер оцінюють результати та відстежують, скільки часу
витрачається на виконання кожного завдання.

На щастя, є кілька рішень, які компанії можуть вибрати. Такі служби, як TimeCamp або Quickbooks Time, можна використовувати для відстеження оплачуваних годин і продуктивності підрядника. Ці записи також можуть допомогти компаніям вирішити, яких підрядників розвивати на повний робочий день
відносини з. 

4. Як ми можемо ефективно спілкуватися з фрілансерами щодо дедлайнів? Коли ми повинні звернутися до посередника для вирішення суперечок?

Хоча багато фрілансерів є чудовими працівниками, які вчасно здають роботу, компанії повинні мати політику та процедури, щоб вирішувати складні ситуації з контрактними працівниками. 

Під час укладення нового контракту ваша компанія повинна встановити чіткі терміни та окреслити чіткі цілі. Це означає визначення таких речей, як погодинна ставка чи ставка за завдання, а також те, які послуги включені в ці ставки, як-от кількість переглядів або тестів для завдання. 

Деякі платформи, як-от Solar Staff, утримують оплату на умовному депонуванні та дозволяють зміщувати терміни виконання робіт, якщо це схвалять обидві сторони. Ці послуги також пропонують зовнішнє посередництво у випадку, якщо жодна зі сторін вважає завершений контракт недостатнім. Додатково, якщо
ви шукаєте рішення, яке допоможе розв’язати конфлікти, кількість суперечок є важливою цифрою: скільки суперечок служба успішно вирішила?

Компанії завжди мають можливість спілкуватися з підрядниками безпосередньо через електронну пошту або програми обміну повідомленнями, такі як Whatsapp і Slack. Проте зазвичай краще підтримувати спілкування на перевіреній платформі обслуговування. Використання подібної сторонньої служби захищає
як для фрілансерів, так і для компаній, коли справа стосується дотримання термінів і розбіжностей щодо робочих цілей. 

5. Як мій бізнес може швидко та легко платити фрілансерам за виконану роботу?

Питання оплати підрядника часто є найскладнішим для бізнесу. Підрядників не розглядають так само, як звичайних працівників, тому бухгалтерія повинна мати докладні та точні журнали розподілу грошей. 

Наприклад, компанії повинні переконатися, що всі виплати підрядникам за виконані завдання позначені як бюджети заробітної плати, а не як виплати окремим особам. Крім того, оскільки в різних регіонах світу діють свої правила оподаткування та праці, підприємства потребують
щоб переконатися, що вони точно документують кожну операцію. Загалом три головні проблеми, з якими стикаються компанії під час оплати міжнародним підрядникам, це:

1. Як орієнтуватися в передоплаті без гарантії, що підрядник відправить роботу.

2. Як скоротити час, витрачений на транскордонні платежі незалежним підрядникам.

3. Як пришвидшити процес платежу, щоб трансакції надходили швидко, а не займали кілька тижнів (як це часто відбувається з платежами SWIFT).

У більшості випадків компаніям швидше, простіше та ефективніше передати цю бухгалтерію професійній службі. Послуги сторонніх розробників, які спеціалізуються на дотриманні законодавчих і фінансових норм, можуть допомогти компаніям дотримуватися вимог без
додаткові документи та головні болі. 

Нарешті, для відділів бухгалтерського обліку також доцільно зберігати підшивки для кожного завдання, щоб процеси бухгалтерського обліку та ведення бухгалтерського обліку проходили гладко в майбутньому. 

Згідно зі
Міжнародна організація праці, приблизно 46.5% світової робочої сили складають фрілансери. Лише в США очікується, що фрілансери будуть компенсувати

більше половини всієї робочої сили по 2028.

Ці цифри доводять, що за контрактними працівниками майбутнє, а бригади будівельних підрядників незабаром стануть такою ж звичною справою, як і найм власних працівників. Ця зміна робочої сили означає, що компаніям потрібно швидше почати переглядати свої процеси адаптації
пізніше, щоб залишатися актуальними в майбутньому.

На щастя, на сцені є багато стартапів і технологічних рішень, які готові допомогти оптимізувати процес створення віддаленої команди, тому робота з фрілансерами не повинна бути клопотом.