Шаблон робочого циклу дебіторської заборгованості

Підтримуйте стабільний грошовий потік за допомогою своєчасних нагадувань про оплату, спрощеного збору платежів і оновлених фінансових записів за допомогою шаблону робочого циклу дебіторської заборгованості Nanonets.

Про шаблон робочого циклу облікових записів

Чи оновлюєте ви свою фінансову звітність кожного разу, коли здійснюєте продаж у кредит? Чи є у вас спрощений процес, щоб охопити всю вашу дебіторську заборгованість за один раз?

Якщо ні, настав час це змінити. Автоматизуйте, підвищте видимість і усуньте помилки в процесі обробки дебіторської заборгованості за допомогою автоматизованого шаблону робочого циклу дебіторської заборгованості за лічені хвилини. Прискоріть розрахунки з дебіторами за допомогою періодичного виставлення рахунків і своєчасних нагадувань. Отримуйте AR-звіти в режимі реального часу з плавним обміном даними з обліковим програмним забезпеченням. Завжди знайте, де знаходяться ваші грошові потоки за допомогою шаблону робочого процесу Nanonets AR.

Кроки в шаблоні робочого циклу облікових записів Nanonets

Щоб використовувати шаблон робочого циклу дебіторської заборгованості Nanonets, увійдіть на ваш обліковий запис Nanonets або створити безкоштовний обліковий запис якщо ви ще цього не зробили.

Виставлення рахунку

Автоматично створюйте та надсилайте рахунки-фактури, щойно клієнт зробить покупку за допомогою інтеграції сторонніх розробників. Використовуйте робочі процеси, щоб визначити, чи є покупка повторюваною, одноразовою, кредитоспроможною чи ризикованою.

Обробка платежів

Застосуйте необхідні фінансові збори, податки або знижки на дострокові платежі відповідно до ваших критеріїв. Надішліть рахунок-фактуру або виписку клієнту з усіма деталями.

Оновіть фінансові записи

Синхронізуйте платіжні деталі зі своїм бухгалтерським програмним забезпеченням, таким як Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite тощо, за допомогою безперебійної інтеграції.

Переваги використання шаблону робочого процесу Nanonets Accounts Receivable

Дебіторська заборгованість, що очікує на розгляд, може негативно впливати на грошові потоки. Керуйте своєю дебіторською заборгованістю, відстежуйте грошові потоки та прискорюйте свої платежі за допомогою Nanonets. З шаблоном робочого циклу дебіторської заборгованості Nanonets ви можете

Мінімізуйте людські помилки

Автоматично синхронізуйте дані зі своїм бухгалтерським програмним забезпеченням за допомогою повної інтеграції. Зменшіть помилки ручного введення даних до 0.

Автоматизовані робочі процеси

Налаштуйте автоматизовані робочі процеси кількома кліками. Використовуйте шаблони робочих процесів, налаштовуйте робочі процеси або дозвольте нашій команді налаштувати їх для вас.

Виявляйте вузькі місця готівки

Отримайте повне уявлення про грошові потоки з даними в реальному часі у вашому обліковому програмному забезпеченні без електронних таблиць чи документів.

Автоматичні нагадування

Прискоріть платежі, затвердження та фінансову звітність за допомогою автоматичних нагадувань для відповідних зацікавлених сторін.

Інтегруйте, автоматизуйте та завжди отримуйте гроші вчасно

Автоматизуйте кожен крок циклу «рахунок-фактура – ​​готівка» за допомогою інтелектуальних робочих процесів. Nanonets інтегрується з усім основним бухгалтерським програмним забезпеченням, щоб бути в курсі вашої дебіторської заборгованості за допомогою детального відстеження, автоматичних нагадувань і повної видимості.

Прискоріть свої грошові потоки за допомогою робочих процесів AR вже сьогодні!

Автоматизуйте робочі процеси з дебіторською заборгованістю за допомогою безкоду інтелектуальна платформа автоматизації. Оптимізуйте ефективність свого бізнесу, заощаджуйте витрати та стимулюйте зростання за допомогою Nanonets.

Зв’яжіться з нашими експертами з автоматизаціїабо спробуйте самостійно створити процес обліку дебіторської заборгованості.

Читати більше статей з бухгалтерського обліку:

Автоматизуйте бухгалтерський облік за допомогою безкоштовних шаблонів бухгалтерського обліку

Знайдіть найкраще програмне забезпечення для свого бізнесу

Що таке дебіторська заборгованість?

AR, також відомий як дебіторська заборгованість, — це гроші, які компанія отримує від своїх клієнтів після надання послуг. Для простоти розуміння візьмемо приклад з реального життя. Уявіть, що ви позичили гроші у свого колеги, щоб оплатити замовлення, тому що у вас тоді не було грошей. Це можна назвати дебіторською заборгованістю, оскільки ви повернете йому гроші пізніше. А тепер повернемося до справи. Дебіторська заборгованість — це кредит, наданий фірмою, який може варіюватися від кількох днів до навіть року, і називається «IOU».

Якщо компанія ще не отримала гроші від клієнта після надання такої самої або надання послуг, це називається дебіторською заборгованістю компанії. Багато компаній пропонують цю послугу для зручності клієнтів, щоб потім розрахуватися з ними. Наприклад, виробник посуду доставляє столові прибори до роздрібного магазину. Після виставлення рахунків магазину за речі платіж безпосередньо записується в дебіторську заборгованість. І коли роздрібний магазин отримає товари, він заплатить за них.

Процеси AR можуть бути складними, якщо їх обробляти вручну, тому компанія повинна мати автоматичний процес AR. Це допомагає компанії ефективно управляти потоком доходів і дозволяє компанії розвиватися. Крім того, отримані та залишені платежі чітко відображаються на рахунку, тому працівникам буде легко відстежувати суму.

Що таке процес розрахунків з дебіторами?

Більшість компаній мають процедуру обліку дебіторської заборгованості. Це допомагає їм легко керувати та відстежувати платіж. Таким чином, створення та використання автоматичного бухгалтерського рішення для управління та відстеження процесу дебіторської заборгованості дозволяє компанії підтримувати безперебійну роботу операцій. Етапи процесу обліку дебіторської заборгованості такі:

Створення кредитної практики

Створення процедури кредитної заявки в компанії є першим кроком у процесі розгляду дебіторської заборгованості. Виходячи з репутації будь-якої організації або окремого клієнта, компанія вирішить, чи будуть вони надавати свої товари в кредит. Крім того, компанія повинна встановити умови надання кредиту на основі потреб і вимог клієнтів. У документі чітко прописані процентні ставки та умови кредитування, щоб не виникло розбіжностей.

Наступне в процесі кредитування включає період, на який організація надає кредит клієнту. Великі компанії можуть позичати на більш тривалий термін, тоді як невеликі компанії потребують більше готівки.

Виставлення рахунків клієнтам

Наступним кроком у процесі обробки рахунків до отримання є надсилання рахунків-фактур клієнтам. Рахунок-фактура — це документ із зазначенням деталей товару, вартості, дати оплати та інших банківських реквізитів. Його можна відправити відразу після відправлення товару, щоб оплата була здійснена якомога швидше.

Відстеження дебіторської заборгованості

Спеціаліст відділу дебіторської заборгованості відстежує оплату замовлення. Роль офіцера AR полягає у перевірці суми, внесеної на банківський рахунок, передачі даних у систему AR та розподілі їх у рахунку-фактурі. Крім того, він повинен звірити бухгалтерську книгу дебіторської заборгованості, щоб переконатися, що всі платежі правильно проведені, і повинен видавати щомісячні звіти клієнтам.

Існує різниця між процесом відстеження для великих і малих організацій. Великі організації наймають команду офіцерів AR, які використовують передову систему програмного забезпечення відстеження. Це скорочує час і зусилля та забезпечує точні результати. З іншого боку, невеликі організації зазвичай потребують вдосконаленої системи, тому вони виконують процес відстеження вручну. Це може виконувати професійний бухгалтер або команда з них.

Облік дебіторської заборгованості

Наступним кроком є ​​встановлення дати платежу спеціалістом зі збору. Потім їм потрібно вести журнал для запису замовлень після впорядкування даних про несплачену заборгованість. Цей процес використовується для обліку несплаченої заборгованості та визначення знижок дострокового платежу.

Чому дебіторська заборгованість така важлива?

Стандартна процедура повернення грошей - лише міф. Люди повинні дотримуватися ідеальної процедури, тому процес обліку дебіторської заборгованості стає важливим. Якщо платіж затримується, це може призвести до краху організації, і вся система грошових потоків може зупинитися. Крім того, це може призвести до дефіциту готівки для інвестування в подальше виробництво та виплати акціонерам. Таким чином, процедура обліку дебіторської заборгованості є важливою для безперебійного функціонування будь-якої організації. Він показує, скільки готівки вам потрібно отримати, і графік підтримки нормального грошового потоку.

Як автоматизувати облік дебіторської заборгованості?

Придбання

Відділ закупівель робить перший крок у процесі автоматизації. Він розміщує замовлення та надсилає копію замовлення до відділу дебіторської заборгованості. Потім організація надсилає рахунок-фактуру із зазначенням оплати та інших реквізитів після отримання замовлення.

Обробка рахунків-фактур

Обробка рахунків-фактур може здійснюватися як вручну, так і в електронному вигляді. Однак ручна обробка є надзвичайно довготривалою процедурою, тому пропонується використовувати автоматичну обробку даних. Це допомагає зменшити кількість помилок і забезпечити точність, що, у свою чергу, допомагає плавно виконувати весь процес.

Затвердження рахунку-фактури

Подібно до обробки рахунків-фактур, затвердження рахунків-фактур може здійснюватися вручну та в електронному вигляді. Це передбачає зіставлення інформації із замовленням на купівлю, щоб отриманий платіж точно відповідав замовленню. Потім готуються документи про вартість, час доставки, кількість разів та інші істотні деталі.

Оплата

Потім йде платіж, який можна отримати готівкою, і чек може бути оброблений автоматично. Менеджер з дебіторської заборгованості повинен затвердити платіж і виконати всі формальності, щоб оплата могла бути безперебійною.

Дилерський менеджмент

Необхідно уточнити у клієнта, якщо він стикається з будь-яким питанням, пов'язаним з оплатою. Обов’язком відділу дебіторської заборгованості є перевірити, чи рахунок-фактура все ще перебуває в процесі затвердження, чи платіж отримано.

Оновлення системи

Щоб автоматизувати процес обліку дебіторської заборгованості, важливо постійно оновлювати систему ERP (Enterprise Resource Planning) шляхом встановлення нових версій програмного забезпечення відповідно до вимог команди для безперебійного здійснення процесу платежу.

Звітування та аналіз

Останнім кроком у процесі автоматизації дебіторської заборгованості є звітування підготовлених аркушів для надісланих замовлень і платежів, отриманих відділом AP. Після цього проаналізуйте транзакції та дослідіть продуктивність відділу, щоб вони могли внести зміни, якщо за ними щось стоїть. Знову ж таки, це сприяє безперебійній роботі організації.

Поради щодо покращення дебіторської заборгованості

Ведіть детальну інформацію про споживача

Скажімо, організація використовує ручне введення даних; це може призвести до помилок, що впливають на процедуру виставлення рахунків. Таким чином, система автоматичного обліку дебіторської заборгованості повинна завантажувати всі важливі деталі, особливо умови оплати та кредиту. Автоматизований процес AR допомагає підтримувати точність у регулярній перевірці бази даних, інформуванні про терміни та навчанні персоналу правильному управлінню деталями, щоб грошовий потік був плавним.

Пропонуйте позитивні та негативні стимули

Стимули можуть творити чудеса для загальної процедури грошових потоків. Це те ж саме, що й реальний приклад покупки товарів; коли пропонуються знижки, продажі зростають. Подібним чином позитивні та негативні стимули діють на відмову від готівки підприємствам і приватним особам. Прикладом позитивного стимулу може бути пропозиція подарункових корзин, якщо оплата отримана раніше. Прикладом негативного стимулу може бути покарання їх додатковими зборами, якщо оплата затримується. Це може викликати певний страх, і вони почнуть сприймати платежі серйозно, що може принести користь вашій організації.

Переконайтеся, що ваша кредитна політика чітка та лаконічна

Перш ніж позичати гроші на будь-які товари чи послуги, переконайтеся, що ваша організація має надійну кредитну політику. Це важливо, щоб кредитний потік підтримувався належним чином. Обов’язком відділу фінансів і продажів є встановлення кредитних лімітів і штрафів у разі перенесення дати. Співробітники також повинні планувати зустрічі, щоб переконатися, що політика відповідає мінливим економічним умовам.

Залишайтеся на зв’язку зі своїми клієнтами

Багато разів буває, що клієнтам може знадобитися не забувати оплатити замовлення, оскільки це звичайний людський інстинкт. Або в інших випадках вони можуть мати серйозні причини не сплачувати рахунки вчасно. Якою б не була причина, її можна вирішити здоровим спілкуванням. За допомогою процесу розрахунків з дебіторами це можна вирішити. Ви можете надіслати нагадування, щоб вони запам'ятали платіж, або безпосередньо зателефонувати їм, щоб знайти рішення.

Використовуйте звичайні щомісячні платежі, а не стандартні рахунки-фактури

Завжди рекомендується надсилати щомісячні рахунки, якщо замовлення велике або є регулярні операції між підприємствами. На відміну від нерегулярних рахунків, щомісячні рахунки більш продуктивні для будь-якої організації. Це допомагає компанії регулювати грошові потоки, покращуючи виробничий процес і допомагаючи компанії розвиватися. Крім того, щомісячні рахунки означають, що клієнти можуть платити за допомогою прямого дебету, що спрощує всю процедуру оплати.

Спростіть процес виставлення рахунків

Щоб згладити процес обліку дебіторської заборгованості, важливо не допускати будь-яких помилок. Помилки можуть варіюватися від орфографічних до абсолютно неправильних деталей. Тому рекомендується використовувати шаблони рахунків-фактур, які містять формат, щоб ви могли запам’ятати, що включати, а що ні. Це, у свою чергу, прискорює весь процес обліку дебіторської заборгованості та сприяє безперебійному функціонуванню будь-якої організації.

Пропонуйте своїм клієнтам варіанти оплати

Для своєчасного отримання готівки організація повинна пропонувати клієнту варіанти оплати. Завдяки цьому їм зручно здійснювати платежі в потрібному режимі перед своєчасним надходженням грошей. Варіанти патенту включають чеки, готівку, дебетові картки, кредитні картки, прямий дебет і банківські перекази. Серед цих варіантів прямий дебет є найефективнішим, оскільки це витягнутий платіж, а не проштовхнутий платіж. Це означає, що він попередньо схвалений, і клієнту не потрібно проводити ратифікацію платежу.