Пам’ятаєте той час, коли одна-єдина квитанція, яка не була на місці, могла зірвати весь процес звітування про витрати в компанії? Що ж, ті часи давно минули. У сучасному блискавичному діловому світі ефективність управління витратами – це не просто приємно мати, це обов’язкова умова для процвітаючої компанії. Спрощене затвердження витрат залежить не лише від швидкості; вони про розумний бізнес.
У цьому блозі ми глибоко зануримося у світ затвердження витрат. Ми проведемо вас через заплутані виклики традиційних процесів затвердження витрат і розповімо, як ефективність може кардинально змінити правила управління фінансами. Зрештою, ми розглянемо стратегії, щоб оптимізувати затвердження ваших витрат і сприяти розвитку вашої компанії.
Важливість ефективного затвердження витрат
Уявіть собі звичайний процес затвердження витрат: купи квитанцій, нескінченні зворотні листи та купа очікувань.
Традиційні методи часто пронизані неефективністю:
- втрачені документи
- затримані погодження
- відсутність видимості витрат
Цей млявий процес не просто засмучує; це коштує підприємствам більше, ніж просто час. Це призводить до затримки відшкодування, незадоволених працівників і, найгірше, відсутності контролю над витратами компанії.
Оптимізація для успіху
А тепер давайте перейдемо до спрощеного процесу затвердження витрат. Тут головне – ефективність. Швидке та ефективне затвердження витрат означає відстеження в реальному часі, швидке відшкодування та щасливих працівників. Але це більше, ніж просто щасливі обличчя; це про підсумок. Ефективне затвердження витрат дає вам чітке уявлення про моделі витрат вашої компанії, допомагаючи вам приймати обґрунтовані рішення. Ви знаєте, куди йде кожен долар, що забезпечує краще управління бюджетом і фінансове планування. У свою чергу, це сприяє загальному зростанню компанії, швидшому й ефективнішому обертанню гвинтів бізнес-колеса.
Приклад автоматизації затвердження витрат
Давайте розглянемо приклад із реального життя.
Дослідження переваг автоматизації звітності про витрати надано мережею магазинів і майстерень автомобільної торгівлі ATU. Вони зіткнулися зі значними проблемами у своїх фінансових робочих процесах через залежність від готівкових платежів і процесів звірки вручну. Ця система була неефективною, особливо враховуючи великий масштаб ATU з понад 500 філіями та численними зовнішніми закупівлями, які вимагали великої кількості документів.
Фінансовий директор ATU, Себастьян Яранковскі, підкреслив неефективність їхньої старої системи, коли їм доводилося транспортувати паперові рахунки-фактури по всій Німеччині, що спричиняло величезну паперову роботу та труднощі з управлінням. Поворотним моментом для ATU стало впровадження програмного забезпечення для керування витратами Payhawk, яке революціонізувало їхні фінансові операції.
Впровадження рішення Payhawk забезпечило ATU повну видимість витрат компанії та дозволило фірмі використовувати вбудовані засоби контролю витрат і автоматизовані багатоетапні затвердження. Ця трансформація дозволила ATU приймати більш обґрунтовані рішення щодо витрат, значно скоротити ресурси, що виділяються на виконання ручних завдань, і досягти суттєвої економії завдяки відшкодуванню ПДВ.
Помітним результатом цієї цифрової трансформації стало усунення необхідності гнатися за паперовими квитанціями. Як заявив Матіас Гетц, старший менеджер проектів ATU, новий процес вимагав від менеджерів просто сфотографувати свої квитанції та завантажити їх в автоматизовану фінансову систему. Ця зміна призвела до вражаючого повернення 2 мільйонів євро від податкової служби лише за перший рік, що є значною фінансовою вигодою, яку було б втрачено за попередньої системи.
Прочитайте повний звіт із прикладу нижче.
Ключові стратегії оптимізації затвердження витрат
Зараз ми розглянемо, як з нуля налаштувати й автоматизувати процедуру затвердження витрат. Давайте почнемо зараз.
1. Пріоритет прозорості та підзвітності
Кожна транзакція, кожне схвалення мають бути ясними як день. Щоб досягти цього, створіть систему, де схвалення та відмови не просто повідомляються, а пояснюються. Заохочуйте культуру, в якій питання про витрати не є табу, а ознакою належного управління. Виберіть платформу, на якій схвалення відстежуються та доступні відповідним сторонам, щоб мати чіткий контрольний слід. Такий рівень прозорості зрештою сприяє підзвітності.
2. Створення Політики витрат
Подумайте про політику витрат вашої компанії як про звід правил спорту. Якщо правила незрозумілі, гра перетворюється на хаос. Добре складена комплексна політика щодо витрат є вашою першою лінією захисту від неправильного використання та плутанини. Почніть із визначення того, що підлягає відшкодуванню, а що ні. Будьте чіткі, як кристал: якщо пара кросівок не вважається витратами для бізнесу, скажіть це. Використовуйте зрозумілу мову, а не юридичну, щоб її зрозуміли всі, від вашої технічної команди до відділу продажів. А спілкування? Не просто надішліть його електронною поштою та забудьте. Проводьте регулярні обговорення, семінари та нагадування про ці політики. Зробіть розуміння політики витрат таким же звичним, як ранкова кава у вашому офісі.
Ви можете переглянути наведену нижче статтю, щоб розпочати створення політики витрат відповідно до ваших потреб.
3. Виберіть програмне забезпечення для автоматизації затвердження витрат
Давайте поринемо у світ автоматизації витрат і дослідимо доступні рішення. Уявіть собі кожне з цих потенційних рішень як супергероя у всесвіті управління фінансами, кожне зі своїми унікальними можливостями перетворити звітність про ваші витрати з головного болю на легкий вітер.
- Нанонети: Nanonets — це технічно підкована дитина. Завдяки передовій технології OCR і процесам, керованим штучним інтелектом, Nanonets полегшує керування витратами. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу користувача, бездоганній інтеграції з різними бухгалтерськими програмами та моніторингу дотримання правил Nanonets виділяється як цілісне рішення. Це ніби мати відданого фінансового помічника, який опанував усі трюки з книги – від відстеження надходжень до складного аналізу витрат.
- Розширити: Думайте про Expensify як про крутого, інтуїтивно зрозумілого друга, який точно знає, що вам потрібно. Його зручний інтерфейс робить відстеження квитанцій і керування відшкодуваннями схожими на прогулянку в парку. Завдяки сумісності з різними бухгалтерськими програмами Expensify не просто добре працює з іншими; це покращує гру всієї команди.
- Zoho Expense: Zoho Expense схожий на багатозадачний геній групи. Будучи частиною великого пакету Zoho, він забезпечує автоматичний запис витрат, що забезпечує дотримання правил. Його повна інтеграція з бухгалтерським програмним забезпеченням схожа на перекладача, який вільно розмовляє всіма фінансовими мовами.
- QuickBooks Інтернет: Уявіть QuickBooks Online як досвідченого універсала. Це не лише надійний облік; мова йде про те, щоб відстежувати витрати. З QuickBooks ви не просто керуєте витратами; ви консолідуєте весь свій фінансовий всесвіт в одному місці. Це як мати свій торт і їсти його теж.
- Спендеск: Spendesk — це сучасний, незвичайний (в хорошому сенсі) спосіб управління витратами. Він пропонує комплексне рішення щодо витрат, яке забезпечує контроль, видимість і автоматизацію прямо у вашій долоні. Від корпоративних карток до несподіваних платежів, Spendesk допоможе вам. Це як мати у своєму розпорядженні фінансовий швейцарський ніж.
Кожне з цих рішень привносить щось унікальне в таблицю, перетворюючи складне завдання управління витратами на щось більш кероване, більш оптимізоване та, я можу сказати, більш приємне. Це не просто облік витрат; мова йде про розумніший спосіб роботи на основі вибору рішення, яке точно відповідає вашим потребам.
Робочий процес затвердження витрат
Давайте перевернемо стрілки годинника назад і поглянемо на традиційний процес затвердження витрат вручну, який нагадує часи, коли все робилося вручну.
- Збір квитанцій: працівники збирають паперові квитанції на всі витрати – від поїздок на таксі до обідів для клієнтів. Це схоже на зберігання альбому для вирізок, але менш весело та більше втомливо.
- Заповнення звітів про витрати: Далі вони заповнюють звіти про витрати вручну або в електронній таблиці. Це забирає багато часу, як сплачувати податки щомісяця.
- Подання на затвердження: ці звіти разом із квитанціями потім надсилаються менеджеру або фінансовому відділу – часто у фізичній папці, яка передається, як гаряча картопля.
- Огляд менеджера: Менеджер переглядає кожен звіт, уважно вивчаючи кожну позицію. Це як детектив, але з більшою кількістю цифр і меншим хвилюванням.
- Запити та роз'яснення: якщо є запитання, вони повертаються до співробітника для уточнення. Це рух вперед-назад може здатися нескінченною грою в пінг-понг.
- Остаточне затвердження та відшкодування: після схвалення звіт надсилається фінансовому відділу для обробки відшкодування. Це може зайняти дні або тижні, залежно від черги.
- Архівація та діловодство: Зрештою, усі ці документи зберігаються для зберігання, займаючи фізичний простір і ускладнюючи пошук.
Оптимізований робочий процес із наномережами: сучасний підхід
А тепер давайте швидко перенесемося до сьогоднішнього дня та переосмислимо цей робочий процес за допомогою Nanonets, перетворивши громіздкий процес на спрощену та ефективну операцію.
- Автоматизоване захоплення квитанцій: працівники фотографують свої квитанції. Технологія OCR Nanonets миттєво фіксує та оцифровує дані. Більше ніякого накопичення паперу!
- Створення звіту про витрати без зусиль: система автоматично створює звіти про витрати, використовуючи отримані дані, і експортує їх у програмне забезпечення, яке ви вибрали. Це схоже на магію, коли цифри з’являються там, де вони повинні, все акуратно й охайно.
- Електронне подання та повідомлення: працівники подають звіти в електронному вигляді з обраного ними середовища. Менеджери отримують миттєві сповіщення, просуваючи процес зі швидкістю електронного листа.
- Швидкий огляд менеджера за допомогою ШІ: менеджери переглядають звіти ефективніше за допомогою штучного інтелекту, який позначає аномалії або порушення політики. Це не так пошук скарбів, а більше швидке сканування.
- Скорочення запитів і роз’яснення в реальному часі: завдяки чіткішим даним і цифровим записам кількість запитів зменшується. Будь-які необхідні уточнення швидко обробляються системою, що значно скорочує перекиди.
- Швидке схвалення та автоматичне відшкодування: Після схвалення система взаємодіє з платіжними системами для швидкого відшкодування. Співробітники отримують свої гроші швидше, і всі щасливіші від цього.
- Цифрове архівування та легке пошук: усі записи зберігаються в цифровому вигляді, що робить архівування легким, а пошук таким же простим, як пошук у Google. Немає більше копатися в картотеках!
Впроваджуючи Nanonets, компанії перетворюють робочий процес затвердження витрат із повільного, ручного процесу на швидку, автоматизовану та майже невимушену систему. Йдеться не лише про те, щоб йти в ногу з часом; це про просування вашого бізнесу в майбутнє, де ефективність є нормою, а продуктивність зростає.
Подолання загальних викликів
Розбиття льоду
Зміни, особливо в усталеній організації, можуть бути такими ж складними, як навчити старого пса новим трюкам. Але це не неможливо. Запроваджуючи нові процеси або технології затвердження витрат, очікуйте опору. Щоб полегшити це, залучіть свою команду до процесу відбору та впровадження. Дайте їм відчути, що вони є частиною змін, а не їх жертвами. Проведіть повне навчання та покажіть їм переваги – не лише для компанії, але й для них самих. Трохи емпатії та багато спілкування допоможуть перетворити скептиків на захисників.
Швидкість проти відповідності
У змаганні за оптимізацію затвердження витрат дотримання вимог — це шлях, якого ви повинні дотримуватися. Балансування швидкості та податливості — це як ходьба по канату. З одного боку, ви хочете зробити процес швидшим; з іншого, ви не можете дозволити собі зрізати кути законно. Головне – налаштувати системи, які є не тільки ефективними, але й за своєю суттю сумісними. Використовуйте технологію, яка стежить за оновленнями нормативних документів та інтегрує їх у процес. Проводьте регулярні перевірки та навчайте свою команду питанням відповідності. Йдеться не лише про швидкий рух; це про те, щоб зайти далеко, не спотикаючись про правила.
Реалізація цих стратегій не тільки спростить процес затвердження витрат, але й створить культуру ефективності та підзвітності. Це подорож, але за правильного підходу ця подорож може змінити фінансовий хребет вашої компанії.
Висновок
Отже, ми маємо це, карколомна подорож динамічним світом управління витратами. Ми бачили незграбні, трудомісткі методи вчорашнього дня та те, як вони протистоять елегантним ефективним процесам сьогодні. Це як порівняти кінний екіпаж зі спортивним автомобілем – обидва доставлять вас куди потрібно, але один робить це з набагато більшим стилем і швидкістю.
Ми заглибились у трансформації реального життя, як-от подорож ATU від завантаженого паперами минулого до оцифрованого, оптимізованого майбутнього, повернувши приголомшливі 2 мільйони євро в процесі. Саме такі історії показують нам відчутний вплив застосування сучасних рішень для управління витратами.
Наше дослідження найкращих рішень на ринку, від технічно підкованих Nanonets до інтуїтивно зрозумілого Expensify, універсального Zoho Expense, всеохоплюючого QuickBooks Online і орієнтованого на контроль Spendesk, підкреслило різноманітність інновацій, доступних нам. Кожне рішення привносить свою унікальну родзинку, але важко ігнорувати всеосяжний шарм Nanonets, які тонко поєднують найкраще з усіх світів.
Коли ми перейшли від лабіринту традиційних методів до спрощених шляхів, прокладених сучасними технологіями, стало зрозуміло, що майбутнє управління витратами полягає не лише в тому, щоб робити речі швидше. Йдеться про те, щоб зробити їх розумнішими, з більшою прозорістю, підзвітністю та ефективністю. Йдеться про розширення можливостей наших команд, звільнення їх від важкої ручної роботи та надання їм інструментів для просування нашого бізнесу вперед.
Отже, коли ми завершуємо, я пропоную вам поміркувати про поточний процес управління витратами. Це пережиток минулого чи готовий підштовхнути вас до продуктивного майбутнього? Пам’ятайте, що у світі бізнесу стояти на місці не можна. Прийміть зміни, осідліть хвилю технологічного прогресу та спрямуйте наші компанії до горизонту ефективності та зростання. Майбутнє вже зараз, і це надихає!
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/
- : має
- :є
- : ні
- :де
- $UP
- 13
- 19
- 35%
- 500
- a
- МЕНЮ
- підзвітність
- бухгалтерський облік
- Achieve
- через
- Прийняття
- просування
- прихильники
- проти
- AI
- ВСІ
- виділено
- дозволено
- тільки
- по
- Також
- an
- аналіз
- та
- аномалії
- будь-який
- з'являються
- підхід
- твердження
- погодження
- затверджений
- влучно
- ЕСТЬ
- армія
- навколо
- стаття
- AS
- Помічник
- At
- аудит
- аудит
- автоматичний
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматично
- автоматизація
- Автоматизація
- доступний
- геть
- назад
- Хребет
- Балансування
- заснований
- BE
- було
- нижче
- користь
- Переваги
- КРАЩЕ
- Краще
- Блокувати
- Блог
- книга
- обидва
- дно
- гілки
- вітер
- Приведення
- Приносить
- бюджет
- будувати
- вбудований
- бізнес
- підприємства
- але
- by
- CAKE
- CAN
- захоплений
- захвати
- автомобіль
- Cards
- різьблені
- випадок
- тематичне дослідження
- готівкові гроші
- Безготівковий
- обслуговує
- викликаючи
- CFO
- ланцюг
- проблеми
- складні
- зміна
- хаос
- погоня
- вибір
- Вибирати
- Вибираючи
- ясно
- ясніше
- клієнт
- годинник
- кави
- збирати
- об'єднання
- приходить
- загальний
- спілкувалися
- Комунікація
- Компанії
- компанія
- Компанії
- порівняння
- сумісність
- повний
- дотримання
- поступливий
- всеосяжний
- висновок
- Проводити
- замішання
- консолідація
- сприяє
- контроль
- управління
- Прохолодно
- кути
- може
- покритий
- створювати
- створення
- вирішальне значення
- кристал
- культура
- громіздкий
- Поточний
- Вирізати
- різання
- передовий
- дані
- день
- Днів
- рішення
- присвячених
- глибокий
- оборони
- визначаючи
- Затримується
- Залежно
- утруднення
- цифровий
- цифрове перетворення
- в цифровому вигляді
- оцифровані
- вечері
- обговорення
- розпорядження
- занурення
- документація
- робить
- байдуже
- Ні
- Пес
- справи
- Долар
- зроблений
- Не знаю
- вниз
- різко
- управляти
- водіння
- два
- динамічний
- кожен
- простота
- легко
- Ефективний
- фактично
- ефективність
- ефективний
- продуктивно
- без зусиль
- в електронному вигляді
- повідомлення електронної пошти
- обійняти
- обіймаючи
- співпереживання
- Співробітник
- співробітників
- уповноважують
- включений
- дозволяє
- заохочувати
- Нескінченний
- Підсилює
- приємний
- забезпечення
- Весь
- особливо
- встановити
- встановлений
- Кожен
- все
- все це
- все
- точно
- приклад
- Збудження
- очікувати
- витрати
- пояснені
- дослідження
- дослідити
- експорт
- обширний
- зовнішній
- очей
- стикаються
- особи
- далеко
- ШВИДКО
- швидше
- почувати
- подано
- Подача
- заповнювати
- в кінці кінців
- фінансування
- фінансовий
- фінансове планування
- Фірма
- Перший
- прапори
- для
- Примусово
- Вперед
- вихователі
- звільнення
- друг
- від
- розчарування
- Повний
- повністю
- веселощі
- майбутнє
- гра
- змінювач гри
- передач
- геній
- Німеччина
- отримати
- Давати
- даний
- дає
- Go
- йде
- буде
- пішов
- добре
- Google Пошук
- управління
- Group
- Зростання
- було
- рука
- щасливіше
- щасливий
- Жорсткий
- Мати
- має
- допомогу
- тут
- Виділено
- цілісний
- горизонт
- ГАРЯЧА
- Як
- How To
- HTTPS
- полювання
- i
- if
- ігнорувати
- картина
- Impact
- реалізація
- реалізації
- значення
- неможливе
- вражаючий
- поліпшується
- in
- неефективність
- неефективний
- повідомив
- за своєю суттю
- інновація
- мить
- негайно
- Інтеграція
- інтеграція
- інтерфейс
- Інтерфейси
- в
- введення
- інтуїтивний
- запрошувати
- рахунки
- залучати
- isn
- IT
- ЙОГО
- подорож
- просто
- тримати
- зберігання
- тримає
- ключ
- дитина
- King
- Знати
- знає
- відсутність
- мова
- великий
- Веде за собою
- УЧИТЬСЯ
- Led
- юридично
- менше
- дозволяти
- рівень
- Важіль
- життя
- блискавичний
- як
- Лінія
- трохи
- ll
- Довго
- подивитися
- втрачений
- серія
- магія
- зробити
- РОБОТИ
- Робить
- керований
- управління
- менеджер
- Менеджери
- управління
- керівництво
- ринок
- масивний
- Питання
- значити
- середа
- методика
- мільйона
- не на місці
- зловживання
- сучасний
- гроші
- моніторинг
- місяць
- більше
- Ранок
- переміщення
- багато
- множинний
- повинен
- Обов’язково
- майже
- Необхідність
- необхідний
- потреби
- Нові
- наступний
- немає
- Помітний
- Повідомлення
- зараз
- номер
- номера
- численний
- OCR
- of
- Пропозиції
- Office
- часто
- Старий
- on
- один раз
- ONE
- онлайн
- тільки
- операція
- операції
- варіант
- or
- організація
- Інше
- інші
- наші
- з
- Результат
- над
- загальний
- Біль
- пара
- долоню
- Папір
- оформлення документів
- Парк
- частина
- Сторони
- Пройшов
- Минуле
- шляхів
- моделі
- оплата
- звірка платежів
- Платіжні системи
- платежі
- фотографії
- фізичний
- картина
- місце
- одноколірний
- планування
- платформа
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- Play
- точка
- готовий
- Політика
- політика
- потенціал
- повноваження
- попередній
- визначення пріоритетів
- процес
- процеси
- обробка
- продуктивний
- продуктивність
- проект
- Пропел
- прибігання
- забезпечувати
- за умови
- Купівля
- Ставить
- запити
- Швидко
- Швидкі книги
- Гонки
- швидко
- RE
- реальний
- справжнє життя
- реального часу
- надходження
- отримати
- примирення
- облік
- запис
- облік
- відновлюється
- відновлення
- зменшити
- Знижений
- відображати
- регулярний
- правила
- регуляторні
- доречний
- опора
- запам'ятати
- нагадує
- звітом
- Звітність
- Звіти
- вимагається
- Опір
- ресурси
- роздрібна торгівля
- огляд
- Відгуки
- революціонізували
- позбавлений
- Ride
- атракціони
- право
- міцний
- Котити
- Правила
- s
- продажів
- зберігаються
- Економія
- say
- шкала
- сканування
- подряпати
- безшовні
- Пошук
- витриманий
- бачив
- вибір
- старший
- комплект
- Повинен
- Показувати
- підпис
- значний
- істотно
- просто
- один
- Скептики
- Гладкий
- сповільнювати
- млявий
- розумний
- розумнішими
- хватка
- Кросівки
- So
- Злітає
- Софтвер
- рішення
- Рішення
- що в сім'ї щось
- складний
- Простір
- Говорить
- швидкість
- витрачати
- Спендеск
- Витрати
- Спорт
- SPORTS
- Електронна таблиця
- стек
- укладені
- приголомшливий
- становище
- стенди
- старт
- почалася
- заявив,
- управляти
- Як і раніше
- зберігати
- зберігати
- історії
- стратегії
- раціоналізувати
- обтічний
- упорядкування
- Вивчення
- стиль
- уявлення
- представляти
- представлений
- істотний
- набір
- SVG
- швидко
- Швейцарський
- перемикач
- система
- Systems
- таблиця
- Приймати
- приймає
- взяття
- відчутний
- Завдання
- завдання
- податок
- Taxes
- Навчання
- команда
- команди
- технології
- технологічний
- Технології
- Технологія
- ніж
- Що
- Команда
- Блок
- Майбутнє
- світ
- їх
- Їх
- потім
- Там.
- Ці
- вони
- речі
- думати
- це
- ті
- процвітає
- через
- канава
- час
- трудомісткий
- times
- до
- сьогодні
- занадто
- інструменти
- топ
- Тур
- до
- трек
- Відстеження
- традиційний
- слід
- навчений
- Навчання
- угода
- Перетворення
- Перетворення
- перетворень
- перетворення
- прозорість
- перевезення
- вантажні автомобілі
- ПЕРЕГЛЯД
- Поворот
- поворотний пункт
- повороти
- типовий
- Зрештою
- при
- розуміння
- розумієш
- Unexpected
- створеного
- Всесвіт
- Updates
- us
- використання
- користувач
- Інтерфейс користувача
- зручно
- використання
- різноманітний
- різний
- ПДВ
- Ve
- різнобічний
- жертви
- вид
- Порушення
- видимість
- видимий
- vs
- Очікування
- ходити
- ходьба
- хотіти
- було
- хвиля
- шлях..
- we
- тижня
- ДОБРЕ
- пішов
- Що
- Колесо
- коли
- який
- вихор
- ВООЗ
- всі
- волі
- з
- без
- Work
- робочий
- Робочі процеси
- робочий
- майстерня
- Семінари
- світ
- світі
- найгірше
- б
- обернути
- рік
- вчора
- Ти
- вашу
- зефірнет