Як побудувати економічне обґрунтування для автоматизації процесів джерела оплати. Частина 4 (Юссі Карьялайнен)

Як побудувати бізнес-кейс, орієнтований на вартість, для автоматизації процесів джерела оплати, який буде схвалено. Частина 4. 

Моя остання стаття охоплювала важливі етапи визначення правильної технології та розробки реалістичної дорожньої карти трансформації. У цій статті розглядатиметься процес побудови вашого бізнес-кейсу з нефінансової точки зору. Мій наступний твір буде виглядати
у фінансах. Важливо пам’ятати, що бізнес-кейс, зосереджений виключно на фінансових показниках високого рівня, ймовірно, не буде підписаний і затверджений. З іншого боку, ділове обґрунтування, яке охоплює всі аспекти запропонованих змін і
забезпечує оцінку вартості знизу вгору. Надійна оцінка також, ймовірно, допоможе вам провести проект трансформації під час впровадження.

Побудова вашого бізнес-кейсу

До цього моменту процесу ви будете знати, що хочете робити, з ким і в який період часу. Наступним кроком у цьому процесі є зіставлення всього, що ви знаєте, у бізнес-документ, а потім отримання дозволу на інвестиції в проект від вашого
виконавча команда та / або члени правління. Цікаво, що цей крок часто розглядається як найбільш напружена частина всього процесу. З чого почати? Яку документацію необхідно підготувати? Як це буде отримано? Які додаткові питання зададуть ваші керівники
запитати? У вас є досить переконлива історія? Чи будуть схвалені запропоновані вами зміни?

Незважаючи на цілеспрямованість і важливість бізнес-документу, зазвичай це крок, який надто спрощується і в кінцевому підсумку зосереджується на цифрах, а не на чесній оцінці, яку зазвичай очікують керівники. Ваш бізнес-кейс — це не електронна таблиця.
Фінанси є важливою складовою бізнес-обґрунтування, але не єдиною.

Ваше бізнес-кейс має охопити три основні моменти, щоб отримати схвалення та допомогти вам керувати вашим проектом трансформації:   

• Довіра - ваша Бізнес-кейс має бути достатньо надійним, щоб переконати ваших керівників у тому, що ви знаєте, про що говорите 
• Чесність - це має бути чесна оцінка запропонованого проекту. Визначення компонентів, які можуть прискорити або уповільнити проект, а також визначення фінансових припущень та припущень щодо виконання проекту, які ви зробили 
• Управління – він повинен прокласти чіткий шлях із надійними точками моніторингу та оцінки, які гарантуватимуть, що проект виконує свої обіцянки. Наявність надійного плану, який визначає ключові показники «трансформації», яких необхідно досягти, і які
  можна застосувати коригувальну дію. 

Ваше бізнес-кейс має містити такі елементи: 

Оцінка управління змінами 

Будь-яке бізнес-кейс має включати детальну оцінку впливу, який ваш проект може мати на вашу команду. Вам потрібно окреслити «людські чинники», які будуть як сприяти реалізації вашого проекту, так і перешкоджати йому. Щоб це зробити
врахуйте наступне: 

• Ваша поточна культура та система цінностей 
• Спроможність вашого бізнесу до змін, у тому числі кількість змін, які вже здійснюються або плануються 
• Стилі керівництва та розподіл влади, які існують в організації 
• Сприйняття попередніх проектів трансформації та змін 
• Ставлення вашого керівництва середньої ланки до запропонованих змін, оскільки вони будуть ключовими для сприяння кінцевим користувачам 
• Спонсорство виконавчої влади, необхідне для впровадження змін у всій організації 

Приведіть свій план до ширших стратегічних цілей 

Будь-яке ділове обґрунтування має проводити дуже чітку та очевидну межу від запропонованого проекту до однієї чи кількох стратегічних цілей вашої організації. Потім зв’яжіть це з трансформацією, яку ви забезпечите запропонованими змінами. Це життєво важливо для отримання
виконавча підтримка проекту та отримання від них схвалення будь-яких витрат. Це має бути більш детальним, ніж просто «X».
узгоджується з ціллю Y щодо цифрової трансформації, оскільки це цифровий проект. Отже, як продемонструвати необхідний рівень деталізації? 

• Перегляньте свої корпоративні та відомчі стратегічні плани. Якщо їх немає, зустріньтеся зі своєю командою вищого керівництва та запитайте їх про їхні ключові стратегічні пріоритети. 
• Потім визначте конкретні результати вашого проекту, які підтримуватимуть ці пріоритети.
• Порівняйте ваші показники успіху та графік вашого проекту з більш широким корпоративним та/або стратегічним планом відділу. 

Перевірте свої висновки з кількома ключовими зацікавленими сторонами, щоб переконатися, що вони мають сенс – це також допоможе поширити ідею вашого проекту з цією зацікавленою стороною.  

Впорайтеся з ризиком 

Ризик є надзвичайно важливою частиною будь-якого процесу прийняття рішень щодо бізнес-кейсів, тому вам потрібно продемонструвати, що ви виконали домашнє завдання та розумієте пов’язані з цим ризики вашого проекту в трьох ключових сферах: 

• Проектні ризики – які ризики пов’язані з виконанням проекту 
• Ризики бездіяльності – які корпоративні ризики, з якими бізнес продовжує стикатися, поки не виконує проект 
• Ризики ROI – які ризики недосягнення очікуваного прибутку від інвестицій. 

Для кожного з ризиків вам потрібно визначити ймовірність, вплив, оцінку ризику та стратегію пом’якшення, а також власника. Ризики проекту слід виводити з процесу планування проекту, зазвичай це ризики, які виділяються в бізнес-обґрунтуванні.
Сфери, які зазвичай упускаються, це ризики бездіяльності та ризики рентабельності інвестицій. 

Ризик бездіяльності 

Ризик бездіяльності стосується цілком реальних корпоративних ризиків, з якими стикається бізнес, коли він змінює процес закупівель і кредиторської заборгованості. Кожен бізнес стикається з цими ризиками, питання полягає в тому, наскільки високі ці ризики, виходячи з систем
і процеси, які у вас уже є. Загалом існує 10 корпоративних ризиків, пов’язаних із процесами закупівель і кредиторської заборгованості підприємства, про які вам слід знати: 

• Шахрайські рахунки-фактури – ризик того, що ви сплачуєте рахунок-фактуру, якого не повинні 
• Невідповідність постачальника – це включає цілий ряд ризиків невідповідності з боку постачальника щодо типів документації/процесів, які ви вимагаєте від них. Тут ризик полягає в тому, що ви починаєте працювати з постачальником, який не має
  необхідна документація на місці або існуюча документація постачальника втратила чинність. Це може включати відповідність: 
  • Екологічні, соціальні та управлінські вимоги (ESG) 
  • Сучасне рабство 
  • Страхування 
  • Галузеві акредитації 
  • Галузеві оцінки  
• Дублікати рахунків-фактур – ризик того, що ви двічі оплачуєте той самий рахунок-фактуру для постачальника. 
• Дотримання податкового законодавства – ризик того, що ви не зможете дотримуватися відповідних податкових документів/законів через проблеми з вашими даними або процесами. 
• Витрати Maverick – ризик несанкціонованих корпоративних витрат на товари/послуги. 
• Схвалення витрат – ризик того, що ви не зможете продемонструвати схвалення корпоративних витрат на товари/послуги відповідно до вашої фінансової політики та процедур. 
• Неправильний збір даних рахунку-фактури – ризик того, що ви неправильно зафіксуєте дані рахунку-фактури, що призведе до проблем із платежами постачальникам  
• Конфлікт інтересів - ризик того, що корпоративні рішення про витрати приймаються без чіткої оцінки конфлікту інтересів (наприклад, контракт присуджується другу працівника або іншому діловому інтересу). 
• Ризик життєвого циклу контракту – цей ризик включає в себе цілий ряд ризиків, пов'язаних з контрактом, включаючи такі сфери, як: 
  • Ухвалення несприятливих та/або потенційно шкідливих умов контракту без належної оцінки ризику контракту 
  • Зникла договірна документація 
  • Погодження договорів неуповноваженими працівниками 
  • Контракти несвідомо закінчуються 
• Порушення відносин з постачальниками – цей ризик пов’язаний із проблемами, які можуть виникнути в процесі закупівлі для оплати, що може пошкодити ваші відносини з постачальниками. Це може включати такі фактори, як: 
  • Несвоєчасні, затримані або пропущені платежі за рахунками 
  • Висока вартість обслуговування через ручні подальші процеси 
  • Замовлення пропущені або неправильні через процедури замовлення вручну 
• Порушення бізнесу – цей ризик пов’язаний з можливістю того, що ваші основні бізнес-операції закупівлі для оплати будуть порушені через відхід ключового персоналу, який володіє ключовими ручними знаннями процесів. 

Ризик рентабельності інвестицій

Якщо ви були в змозі стежити за процесом до цього моменту, ви повинні мати чітке уявлення про те, як і коли буде створена цінність через запропонований вами проект, і все це визначатиметься низкою припущень. Ризики рентабельності інвестицій – це ризики
ці припущення не виконуються.

Наприклад, якщо ви підрахували, що зниження витрат на обробку рахунків-фактур буде зумовлене впровадженням постачальником більшої кількості автоматизованих каналів виставлення рахунків-фактур, що станеться, якщо впровадження відбуватиметься повільніше, ніж очікувалося? Які стратегії пом’якшення ви можете запровадити
переконатися, що припущення близькі до реальності?

Рекомендую переглянути всі напрямки очікуваних переваг:

• Переваги процесу виставлення рахунків
• Переваги обробки замовлення на замовлення
• Переваги, пов'язані із закупівлями
• Переваги, пов'язані з людьми
• Переваги, пов'язані з ефективністю

А потім проведення оцінки ризиків на основі цих областей для визначення ймовірності, впливу та стратегії пом’якшення.

З нашого досвіду, чітке формулювання нефінансових аспектів бізнес-кейсу має велике значення для зміцнення довіри, демонстрації вашого досвіду та підготовки вашого керівника до фінансової сторони бізнес-кейсу. У своїй наступній статті я розгляну додавання цих ключових фінансових показників
для вашого бізнесу.