Рахунок -фактура pproАвтоматизація ‌

Вступ

Відділи обліку кредиторської заборгованості (AP) більшості компаній мають внутрішні правила управління рахунками-фактурами які включають схвалення. Що таке затвердження рахунків? Що таке робочий процес затвердження рахунку-фактури вручну? Навіщо автоматизувати робочий процес затвердження рахунків?

Читайте далі, щоб зрозуміти процес затвердження рахунку-фактури.

---

---

---

Хочете автоматизувати ручні процеси AP? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

---

Функціонування відділу кредиторської заборгованості (AP) у бізнесі, орієнтованому на продукт або послугу, має вирішальне значення для продуктивності компанії та підтримки хороших відносин з постачальниками. Ефективний відділ AP, який надає фінансову, адміністративну та канцелярську підтримку процесу закупівель компанії, повинен мати організовану систему, яка плавно інтегрує різні функції процесу закупівлі до оплати, що охоплює керування замовленнями на купівлю, спілкування з постачальниками, виставлення рахунків-фактур. управління, відстеження продукту та оплата.

Управління рахунками-фактурами починається, коли компанія отримує рахунок-фактуру, і закінчується оплатою рахунку, є однією з найважливіших функцій відділу AP компанії. Як би спрощено це не звучало, керування рахунками-фактурами не є або не повинно бути двоетапним процесом «отримати рахунок-фактуру, оплатити рахунок-фактуру». Особливо це стосується компаній, які здійснюють багато закупівель і отримують велику кількість рахунків-фактур. Хороший протокол керування рахунками-фактурами обов’язково повинен передбачати перевірку легітимності всіх рахунків-фактур і багаторівневі затвердження, перш ніж їх можна буде обробити для оплати.

Робочий процес затвердження рахунку-фактури

Робочий процес затвердження рахунків-фактур — це каскад кроків у процесі закупівлі до оплати, які виконуються, щоб переконатися, що рахунок-фактура, отриманий компанією, є законним і відповідає зробленому замовленню. Затвердження рахунка-фактури передбачає кілька рівнів перевірки персоналом, відповідальним за замовлення на купівлю, та/або постачальником. Кожна компанія може мати власний унікальний робочий процес затвердження

Типовий процес затвердження рахунків-фактур складається з таких кроків:

На компанію надходить рахунок. Рахунок-фактура може бути у формі друкованої копії, вкладеного PDF-файлу або більш вдосконаленої форми цифрового рахунку-фактури, який потрібно подати у відповідний розділ для обробки.

• Підтвердження рахунку: Після подання рахунок-фактура пов’язується з будь-якими іншими документами, пов’язаними з цією конкретною транзакцією, такими як заявка на купівлю, замовлення на купівлю, пропозиція від постачальника, інші повідомлення від постачальника тощо. Це зазвичай називають «тристороннім зіставленням». , трьома документами, які потрібно зіставити, є замовлення на придбання, рахунок-фактура та квитанція про доставку, але зіставлення може включати й інші документи. Інші фактори, які слід враховувати для перевірки, включають:
  Чи збігаються умови оплати?
  Чи включені обіцяні знижки?
  Чи закодовано рахунок-фактуру до відповідних рахунків витрат?
  Чи виникають проблеми з продуктивністю після отримання, які вимагають утримання платежу?
• Винятки для рахунків-фактур: Виняток виникає, коли рахунок-фактура містить неповну або неправильну інформацію. Рахунок-фактура перенаправляється відповідним співробітникам для відстеження та виправлення помилки. Далі йдуть повторна виставка рахунків-фактур, повторна перевірка та зіставлення у разі виправлення помилок або розслідування шахрайства у разі невирішених винятків.
• Схвалення: Після перевірки рахунок-фактура направляється персоналу на різних рівнях залежно від політики компанії. Кількість і характер схвалень залежить від компанії, відділу, типу продукту та суми рахунку-фактури. Наприклад, відділу закупівель, можливо, доведеться затвердити рахунок-фактуру, щоб підтвердити точність виставлення рахунків постачальником перед обробкою платежу. Деякі компанії вимагають, щоб суми рахунків-фактур перевищували порогову суму, щоб отримати додаткові дозволи від керівника чи фінансового директора.
• Оплата: Рахунок-фактура потрапляє в чергу оплати після отримання всіх погоджень.

Багато малих і середніх компаній продовжують затверджувати рахунки-фактури вручну. Це може включати такі елементарні дії, як створення документу для обробки тексту на кшталт SOP, з окресленими кроками та розповсюдженням документа різним учасникам робочого процесу, який буде використовуватися як посібник. Як можна собі уявити, це неорганізований процес, який вимагає від учасників постійно звертатися до документа, дотримуючись кроків, що може призвести до помилок.

У багатьох невеликих компаніях немає навіть таких СОП, а є лише загальна процедура, яка передається з вуст в уста різним учасникам, що є рецептом катастрофи, коли компанія зазнає будь-яких змін, будь то збільшення або зміна бази співробітників.

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Проблеми з процесом затвердження рахунків-фактур вручну

Нижче наведено деякі конкретні проблеми під час ручного затвердження рахунків-фактур:

• Помилки: Людські помилки через надмірну роботу чи просто недогляд можуть призвести до подвійних платежів, недоплат, затримок платежів або пропущених платежів, усе це може коштувати компанії більше грошей і часу.
• Відсутні документи: Паперова робота може призвести до втрати та втрати важливих документів, наприклад рахунків-фактур. Це може призвести до безлічі проблем протягом циклу бухгалтерського обліку кредиторської заборгованості, починаючи від суперечок із постачальником і закінчуючи затримкою операцій.
• Марна трата людських зусиль: Процеси ручного затвердження витрачають людські зусилля, які можна більш конструктивно використати для більш продуктивної діяльності.
• Часові затримки: Коли для затвердження рахунку-фактури потрібно кілька погоджень і коли компанія має справу з кількома рахунками-фактурами протягом робочого дня, лише отримання схвалень перед обробкою рахунку-фактури може зайняти багато часу. До 20% рахунків-фактур регулярно містять неправильну або неповну інформацію, а робочий процес затвердження рахунків-фактур вручну призводить до того, що відділ AP витрачає 25% свого часу на вирішення проблем і відстеження відсутньої інформації.
• Відстрочені платежі: Затримки в отриманні погоджень можуть, у свою чергу, призвести до затримок платежів, які, як згадувалося раніше, можуть коштувати компанії дорого. У США в 3 році 2019 трлн доларів було пов’язано із затримкою платежів серед малих підприємств, що призвело до призупинення найму, лімітів на закупівлю запасів і скорочення годин роботи співробітників, щоб звести кінці з кінцями. Затримки також можуть призвести до несвоєчасного отримання замовлених товарів, поганого кредитного рейтингу, поганих стосунків із постачальниками та зборів/штрафів.
• Непрозорість шляху рахунку-фактури: Важко або навіть неможливо відстежити статус рахунка-фактури на його шляху перевірки та затвердження, що ускладнює зворотну перевірку та планування наперед.
• Уразливість до шахрайства: Шахрайство з рахунками-фактурами може бути шахрайством третьої сторони, неналежною оплатою праці, повторними платежами через затримки або внутрішнім. Щоб запобігти шахрайству, потрібен жорсткий процес затвердження. Особливо це актуально під час кризи. Наприклад, пандемія Covid-19, як повідомляється, збільшила кількість випадків шахрайства з рахунками-фактурами у 2020 році. Шахрайство з рахунками-фактурами може проявлятися як ненормальний обсяг рахунків-фактур, непідзвітність товарів порівняно з рахунком-фактурою, розбіжності між замовленням на замовлення та рахунком-фактурою та сумнівну поведінку співробітників. Їх неможливо виявити вручну, особливо коли обсяг бізнесу великий.

Автоматизація робочого процесу затвердження рахунків

Автоматизація затвердження рахунків-фактур може полегшити процес і заощадити час. Деякі з переваг автоматизації затвердження рахунків-фактур:

• Швидша перевірка: Це, мабуть, найважливіша перевага автоматизації. Автоматичне порівняння рахунка-фактури з іншими пов’язаними документами може усунути часові затримки, пов’язані з ручним тристороннім зіставленням, оскільки всі документи, пов’язані з однією транзакцією, зберігаються в цифровому вигляді в одному місці, і їх можна легко порівняти візуально або за допомогою програмного забезпечення на основі штучного інтелекту. Автоматизовані робочі процеси затвердження рахунків-фактур можна інтегрувати з базами даних та іншими системами обліку для автоматичного зіставлення без втручання людини.
• Швидше затвердження: Автоматичні сповіщення та нагадування можуть усунути затримки підтвердження рахунків-фактур. Інтеграція електронних підписів і цифрових форм може уможливити погодження на ходу від різних учасників процесу, щоб фізична відсутність в офісі не затримувала процес погодження.
• Економія витрат: Звіт Levvel (раніше Paystream Advisors) за 2018 рік показав, що пропущені знижки (44%), прострочені платежі (39%) і повторні платежі (29%) були основними обробка рахунків-фактур проблеми в бізнесі, і всі три можна подолати за допомогою автоматизації.
• Підзвітність: Автоматизоване відстеження транзакцій у режимі реального часу дозволяє бачити статус рахунку-фактури в ланцюжку затвердження. Включення непередбачених ситуацій і нагадувань у робочий процес може усунути блокпости та забезпечити прозорість для швидшого затвердження. Автоматизація процесу схвалення також створює журнал аудиту, який показує різні рівні схвалень, які були завершені, і ті рівні, які ні.
• Безпека документів: Оцифровка всіх документів у рамках автоматизованого робочого процесу затвердження рахунків-фактур може запобігти втраті документів, які зазвичай пов’язані з фізичним переміщенням документів по компанії для перевірки та затвердження. Автоматизація дозволяє інтегрувати робочий процес із системою документообігу компанії та іншими інструментами бухгалтерського обліку для автоматичного оновлення та архівації записів.
• Відповідність законодавству: Автоматизований робочий процес затвердження рахунків-фактур забезпечує легкий доступ до всіх відповідних даних під час перевірок, що полегшує дотримання нормативних вимог.
• Краща бізнес-аналітика: Автоматизовані робочі процеси затвердження рахунків-фактур можуть забезпечити легкий доступ і оцінку даних про закупівлю та витрати, таким чином створюючи кращі механізми звітності та прийняття рішень.
• Краще управління постачальниками та відносини: Систематична організація процесів затвердження рахунків-фактур може допомогти в кращому управлінні постачальниками, а уникнення затримок у платежах може сприяти відносинам з постачальниками.
• Усунення шахрайства: Автоматизація робочого процесу затвердження рахунків-фактур може усунути шахрайство, дозволяючи перевірки в робочому процесі та покращуючи видимість. Порушення можна автоматично позначати під час автоматизованого тристороннього збігу, а перевірка електронного підпису може запобігти як внутрішньому, так і зовнішньому шахрайству та пов’язаним з ним збиткам.

---

Забронюйте цю 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб останній раз, коли вам доведеться вручну вводити дані з рахунків-фактур або квитанцій у програмне забезпечення ERP.

Заплануйте демонстрацію

---

Повністю автоматизований процес затвердження рахунків-фактур

• Оцифрування рахунку: Рахунки в різних форматах спочатку потрібно оцифрувати в стандартний формат. Оскільки кожен рахунок-фактура містить ключові дані, які використовуються для планування ресурсів бухгалтерського обліку та прийняття рішень у бізнесі, точність вилучення даних є важливою. Дані, які зчитуються з рахунків-фактур, зазвичай потім передаються на платформи ERP, бухгалтерського обліку або аналітики даних, які використовуються компанією для подальшої обробки.
• Автоматична перевірка: Автоматизоване тристороннє зіставлення може отримувати відповідні дані з рахунків-фактур, замовлення на замовлення та квитанцій і автоматично обробляти їх у спосіб, що імітує людський розум. З них обробка з підтримкою штучного інтелекту також може порівнювати та зіставляти записи та приймати рішення, такі як проходження транзакції, позначення помилок або створення винятків.
• Автоматизована обробка винятків: Коли помилки позначаються або виникають винятки, рахунок-фактура негайно направляється відповідному персоналу, який може виправити помилки. Це може зменшити часові затримки, пов’язані з ручною обробкою помилок.
• Автоматичні затвердження: Після зіставлення та перевірки рахунки-фактури автоматично передаються відповідному персоналу для затвердження. Застосування цифрових підписів і погоджень у цифровій формі може запобігти затримкам.
• Обробити платіж: Після затвердження автоматизована система пересилає рахунок-фактуру фінансовому відділу для обробки платежу, після чого транзакція закривається, а дані архівуються.

Компанії, які прагнуть застосувати автоматизовані системи робочого процесу затвердження рахунків-фактур, повинні враховувати такі фактори, вибираючи інструмент для цього:

• Інфраструктура та ІТ-ресурси, необхідні для підтримки програмного забезпечення
• Фінансові зобов’язання, пов’язані з налаштуванням і запуском системи
• Інтеграція з іншими системами всередині компанії
• Рівні автоматизації та людського втручання, необхідні/можливі в бізнесі
• Наявність ноу-хау всередині компанії та підтримка клієнтів від виробника програмного забезпечення
• Необхідні рівні безпеки даних
• Рівень доступу – це визначатиме, де зберігатимуться дані – на локальній машині, центральному сервері чи хмарі.

Наномережі для автоматичного затвердження рахунків-фактур

Механізм Nanonets OCR на основі штучного інтелекту може допомогти вам автоматизувати обробку рахунків-фактур і зробити її безпроблемним процесом. Він підтримує різні типи файлів і обробляє як структуровані, так і неструктуровані рахунки-фактури. API OCR для рахунків-фактур Nanonets може допомогти звести до мінімуму завдання ручного введення даних у вашу бухгалтерську програму.

Дані можна автоматично завантажувати, анотувати та навчати моделі для прогнозування без жодного рядка коду, турбуючись про графічні процесори чи пошук правильних архітектур для ваших моделей глибокого навчання. Ви також можете отримати відповіді JSON для кожного прогнозу, щоб інтегрувати його зі своїми власними системами та створювати програми на основі машинного навчання, створені на основі найсучасніших алгоритмів і потужної інфраструктури для керування рахунками-фактурами та затвердження.

Технологія Nanonets підтримує інтеграцію з іншими системами, наприклад інтеграцію з базою даних Mysql, QuickBooks або Salesforce, і не залежить від платформи. Nanonets є точним і масштабованим, що економить час і гроші для вашого відділу AP і покращує процес затвердження рахунків-фактур, тим самим зміцнюючи відносини з постачальниками.

Приєднуйтеся до ліги з понад 20,000 4 компаній на XNUMX континентах, які використовують Nanonets для операцій з керування рахунками-фактурами.

---

Хочете автоматизувати процес затвердження рахунків? Дайте Наносети™ розкрутка для підвищення точності, більшої гнучкості, подальшої обробки та широкого набору інтеграцій з іншими системами бухгалтерського обліку, ERP-системами тощо!

---

Висновок

Переваги оцифрування фінансових аспектів діяльності компанії все більше визнають підприємства. Це зумовило необхідність автоматизації структур робочого процесу. Автоматизація робочого процесу затвердження рахунків-фактур може допомогти компаніям витрачати менше часу на такі повсякденні дії, як керування рахунками-фактурами вручну, і натомість зосередитися на своїх основних компетенціях, щоб підвищити прибутковість і зберегти конкурентоспроможність.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/