Повний посібник з архівування документів

---

Як працює електронна архівація документів?

Архівування документів – це не одноразова діяльність, але як тільки ви налаштуєте належний бізнес-процес, ви зможете його автоматизувати. Розглянемо, як документувати архівні роботи.

Крок 1: Початкова оцінка

Зрозумійте поточні процеси роботи з документами. Як ви обробляєте важливі та несуттєві документи? У вас є встановлений процес? Чи всі документи опрацьовуються одночасно чи цей процес є випадковим?

Подивіться

• Як документи створюються, записуються, класифікуються та називаються?
• Який порядок оцифрування документів?
• Які вимоги для видалення або відхилення документа?
• Хто обробляє винятки документів?
• Які документи потрібні для перевірки?

Ви також повинні розуміти кількість документів, з якими ви будете працювати, щоб отримати уявлення.

На основі цієї початкової оцінки ви працюєте над складанням потоків для процесів.

Крок 2: Визначте цілі та ролі

Зрозумівши процеси, спробуйте визначити причини архівування документів.

• Бажаєте скоротити оперативні витрати на роботу з документами?
• Ви робите це, щоб дотримуватися правил безпеки даних?
• Ви намагаєтесь оптимізувати керування записами?
• Чи робить це виконавча команда, щоб покращити видимість ресурсів?

Виходячи з поставлених цілей, ви можете розставляти їх за пріоритетністю та змінювати процеси архівування документів. Зрозумійте ролі зацікавлених сторін у процесі.

• Хто буде контролювати процес архівування документів?
• Які рівні авторизації ви будете використовувати для обмеження доступу до архівних даних?
• Як ви забезпечите відповідність працівників?

Крок 3. Запровадьте графік зберігання

Тепер настав час встановити графік зберігання. По суті, зрозумійте, які документи потрібно зберігати, а які ні.

Ви повинні зберігати оригінальні річні фінансові звіти, оскільки вони можуть знадобитися в майбутньому. Дослідіть федеральні, місцеві, державні та галузеві правила, яких вам потрібно дотримуватися.

Наприклад, зберігайте всі пов’язані з IRS та податки документи щонайменше сім років.

Потім видаліть усі документи, які не потребують архівації або взагалі ніколи не будуть зберігатися постійно, наприклад каталоги постачальників, небажану пошту та дублікати. Ви можете оцифрувати їх, відсканувавши та витягнувши інформацію за допомогою програмного забезпечення OCR.

Щоб уникнути будь-якої потенційної відповідальності, найміть постачальника NAID (Національна асоціація знищення інформації) для безпечного транспортування, подальшої утилізації та знищення матеріалів.

Крок 4: Оцифруйте паперові файли

Оцифруйте паперові файли, щоб зменшити витрати, заощадити місце та покращити організацію документів.

Ви можете використовувати програмне забезпечення OCR разом зі сканером документів, щоб сортувати, упорядковувати, маркувати та індексувати файли для покращеного пошуку.

Крок 5. Виберіть сховище

Якщо ви обираєте цифрове сховище, вам потрібно вибрати: стрічкове, дискове та хмарне сховище. Кожен має свої переваги та недоліки, які пов’язані з довгостроковою безпекою, цілісністю та легкістю введення програмного забезпечення для керування записами.

Крок 6. Автоматизуйте робочі процеси документів

Коли всі процеси та всі змінні визначено, настав час розгортати процес.

Однією з переваг використання програмного забезпечення для керування документами, наприклад Nanonets, є можливість автоматизувати всі процеси та налаштувати сповіщення для зацікавлених сторін, щоб ви не пропустили файли помилок. Перегляньте кроки для створення потоку архівування документів.

Крок 7: Моніторинг і оптимізація

Жоден процес не є ідеальним спочатку. Після впровадження документообігу отримайте відгук від зацікавлених сторін про те, як процес можна покращити.

Яким компаніям буде вигідно архівування документів?  

Вашій компанії необхідно зосередитися на архівації документів, якщо:

• Ваша компанія регулярно має справу з великою кількістю документів
• У майбутньому вам може знадобитися доступ до старих документів
• Для компаній, подібних до вас, перевірки є звичайним явищем
• Вам потрібно зберігати документи як частину відповідності та нормативних вимог

Якщо ці фактори стосуються вашої компанії, вам може знадобитися архівувати документи.

Чому варто обрати електронний архів документів?

Зменште витрати та збережіть місце

Незалежно від того, керуєте ви великою міжнародною корпорацією чи молодим стартапом, важливо заощаджувати витрати там, де це можливо. Цифрове архівування документів може зробити це завдяки звільненню площі та зменшенню операційних витрат.

Чим обмежені документи, які ви маєте на місці для регулювання, тим менше грошей і часу потрібно витрачати на керування ними.

Покращення робочого процесу та продуктивності

Адекватне архівування цифрових документів може підвищити продуктивність вашого бізнесу та робочий процес. Згідно з оцінками, до 80% даних про виробництво не обов’язково повинні бути доступними.

Архівуючи ці дані, ви можете полегшити доступ до решти своїх даних і потенційно підвищити ефективність.

---

Почніть архівувати документи за допомогою Nanonets. 30,000 500+ користувачів з 30+ підприємств довіряють автоматизувати 4.9 мільйонів+ документів! Оцінка 2 на GXNUMX. Спробувати! Почніть свою безкоштовну пробну версію or заплануйте дзвінок з нами.

---

Варіанти використання архівації документів

Архівація документів корисна майже для всіх видів бізнесу. Давайте поглянемо на деякі реальні застосування архівування документів у різних галузях.  

Такі ділові документи, як контракти, листи та проектна документація, можуть накопичуватися роками у величезних кількостях, що збільшує витрати на зберігання. Коли працівникам потрібно отримати дані з цих посилань, ручний пошук у величезних сховищах документів може зайняти години роботи.

• Фінансові послуги компанії повинні переконатися, що всі їхні документи готові до аудиту. Саме тут архівація документів допомагає їм зберігати всі журнали клієнтів, квитанції про обмін грошей та інші юридичні документи, якщо це необхідно.
• Роздрібна торгівля фірмам може знадобитися зберегти всю інформацію про клієнтів, постачальників і постачальників на випадок будь-яких розбіжностей у майбутньому.
• Юридичні фірми та юридичні відділи необхідно зберігати всі контракти, документи та факси, пов’язані зі справами, у форматі PDF. Їм потрібно швидко знаходити документи та пропозиції за допомогою інтелектуального пошуку та тегів. Ось де на допомогу приходить архівування документів.
• Державні послуги мати справу з великою кількістю інформації день у день. Не все актуально зараз, але вони повинні зберігати всю інформацію, яка має бути легкодоступною пізніше одним натисканням кнопки.
• Підприємства можуть оптимізувати управління документами за допомогою ефективного архівування документів. Перетворивши свої паперові документи на бібліотеку з можливістю пошуку, співробітники можуть скоротити час, витрачений на пошук документів, а оцифрування також може покращити видимість даних.

---

Автоматизуйте архівування документів за допомогою Nanonets. Витягуйте дані з рахунків-фактур, посвідчень особи чи будь-якого документа на автопілоті! Розпочніть безкоштовну пробну версію зараз!

---

Архівація документів за допомогою Nanonets

Nanonets — це інтелектуальне програмне забезпечення для керування документами з вбудованим програмним забезпеченням OCR, яке може допомогти вам перетворити всі ваші паперові документи в цифровий формат із можливістю пошуку. Nanonets простий у використанні з конструктором робочих процесів без коду, що перетягує та скидає, який може автоматизувати будь-який ручний процес обробки документів.

Ось як ви можете використовувати Nanonets для архівування документів:

Нанесіть на карту всі ваші процеси та зацікавлених сторін у вашому процесі

Створіть обліковий запис у Nanonets і виберіть спеціальну модель OCR, щоб створити модель OCR для ваших потреб, або ви також можете вибрати з попередньо навчених моделей OCR.

Завантажте документи та навчіть модель видобувати дані в потрібному форматі.

Коли ви задоволені моделлю, ви можете налаштувати автоматичне пересилання всіх документів на певну електронну адресу. Йти до Робочий процес > Імпорт > Отримувати файли електронною поштою

Після налаштування прийому документів ваша модель оптичного розпізнавання символів автоматично отримає відскановані документи та витягне з них текст у вибраному вами форматі.

Ви можете витягнути дані в базу даних за вашим вибором, вибравши опцію експорту в робочому процесі.

Ви можете додати розділ затвердження, додавши етапи затвердження, типи перевірки, правила позначення файлів тощо.

Ви також можете додати правила для покращення даних, перейменування файлів, категоризації та сортування документів тощо. Потрібна допомога? Наша команда тут, щоб допомогти вам все це налаштувати!

Перейдіть до Nanonet і спробуйте зробити це самостійно. Або попросіть нашу команду зробити це за вас!

Nanonets щороку використовують понад 30,000 XNUMX щасливих професіоналів для автоматизації процесів документообігу. Ось знімок продуктивності Nanonets

Ось що говорять про нас наші клієнти.

Якщо у вас складний процес архівування документів, наша талановита команда може допомогти вам спростити й автоматизувати весь процес, щоб він був ефективним і працював відповідно до ваших вимог. Хочете поділитися з нами своїми вимогами? Налаштувати дзвінок or надішліть нам електронний лист.

---

Хочете автоматизувати вилучення даних документів? Перевірте Nanonets. Немає коду. Платформа без проблем. Спочніть безкоштовну пробну версію і витягувати дані з документів на автопілоті.

---

Архівація документів проти резервного копіювання файлів

Архівація документів — це в основному резервне копіювання файлів, чи не так? Ну, це трохи інакше.

Процес архівування документів призначений лише для пасивних документів, тоді як резервні копії створюються для активних файлів, які використовуються щоденними системами.

Метою архіву документів є збереження оригінальних документів на випадок, якщо вони знадобляться з кількох причин у майбутньому, тоді як метою резервного копіювання файлів є збереження копій активних файлів на випадок, якщо фактичні файли пошкоджено або втрачено, забезпечуючи працездатність. безперервність.

Давайте розглянемо більше відмінностей між архівуванням документів і резервним копіюванням файлів.

	Архів документів	Резервне копіювання документів
Мета	Довгострокове зберігання документів, які зараз не використовуються	Збереження копії останніх даних у разі втрати або пошкодження даних
Використаний	За потреби – напр. Аудит	Коли поточні дані пошкоджені або не завантажуються
дані	Збережено як копію. Дані не перезаписуються	Дані перезаписані
Тип збережених даних	Оригінальні дані – напр. Фінансові звіти	Дублікат поточних даних як копія
швидкість	Швидкість відновлення не проблема	Має бути в режимі реального часу
Термін	Тривале зберігання	Короткочасне та середньострокове зберігання

FAQ

Навіщо оцифровувати документи?

Продуктивне керування документами: індексовані оцифровані документи можна експортувати в систему та автоматично зберігати в цифрових бібліотеках, де їх використання можна документувати, відстежувати та керувати ним.

Просте повторне використання тексту: коли надруковану тему відновлено в редагований текст, її можна змінити та повторно використовувати в Microsoft Excel або Word, заощаджуючи час, який зазвичай витрачається на повторне створення та повторне введення документів.

Можливість пошуку: документи, включно з ключовими словами в метаданих або тексті, можуть бути виявлені електронними пошуковими мережами та вказані протягом секунд.

Простий доступ: цифрові документи можна отримати з головного сховища в будь-який час і швидко розповсюдити електронною поштою, усуваючи необхідність робити друковані копії.

Що таке програмне забезпечення для архівування документів?

Програмне забезпечення для архівування документів перетворює документи на цифрові записи, які можна архівувати, легко отримувати доступ і ефективно керувати, допомагаючи вашій установі

заощадити витрати на зберігання, підвищити продуктивність співробітників і прискорити бізнес-процедури.

Достатні для тривалого архівування, перетворені списки невеликі з підвищеною візуальною якістю. Їх можна читати на різних пристроях, легко отримати доступ із ізольованих місць і централізовано архівувати в електронних архівах, цифрових бібліотеках або системах керування документами.

мережі. Будь-яка корпорація може пришвидшити внутрішні процедури та підвищити ефективність, забезпечивши легкий доступ до цифрових копій із визначеними правами доступу.

---

Uвикористовуйте Nanonets для автоматизації процесу архівування документів і організації файлів на автопілоті!

---