Відділ кредиторської заборгованості (AP) компанії несе дуже важливу відповідальність за відстеження того, що компанія заборгувала постачальникам і постачальникам, і перевірку того, що платежі схвалені та здійснені цим контрагентам. Без відділу AP компанії було б важко відстежувати всі рахунки-фактури, які вона отримує від своїх постачальників, і гарантувати виконання цих зобов’язань. Ці короткострокові зобов’язання компанії є кредиторською заборгованістю та є важливим зобов’язанням, яке підприємство має виконати.
Що таке кредиторська заборгованість?
Кредиторська заборгованість — це просто поточна заборгованість підприємства перед продавцем або постачальником. Загалом департамент AP має сплатити кредиторську заборгованість приблизно за 30 днів. Загальна сума кредиторської заборгованості відображається в балансі компанії в розділі поточних зобов'язань.
Кредиторська заборгованість являє собою суму заборгованості; це не операція, яка вже була оплачена готівкою. Це гроші, заборговані за покупку, яку компанія зробила в кредит.
Кредиторська заборгованість не є рахунок-фактура. Рахунок-фактура — це паперовий або цифровий документ, який стягує з підприємства плату за придбані ним товари чи послуги. Кредиторська заборгованість - це сума заборгованості. Кредиторська заборгованість також не є дебіторською заборгованістю, яка є сумою, яка є заборгованістю компанії за її товари чи послуги, які вона продала іншим компаніям на умовах кредиту.
Що таке відділ кредиторської заборгованості?
Оскільки кредиторська заборгованість є дуже важливою для успіху та здоров’я бізнесу, більшість компаній мають спеціальний відділ AP. Першочерговим завданням команди відділу кредиторської заборгованості є забезпечення того, щоб усі заборгованості підприємства були належним чином зареєстровані та сплачені.
Якщо ця функція кредиторської заборгованості не виконується відділом AP, постачальники та продавці не отримуватимуть оплату. У цій ситуації виникнуть погані відносини між підприємством та його постачальниками, що може вплинути на здатність підприємства закуповувати необхідні товари та послуги в майбутньому.
Окрім забезпечення того, щоб усі отримували зарплату вчасно, відділи AP також мають забезпечити відсутність помилок у бухгалтерському обліку. Він повинен стежити за шахрайством, намагатися уникати помилок і виправляти будь-які виявлені невідповідності.
Іншою функцією департаментів AP з кредиторської заборгованості є отримати знижки при достроковій оплаті рахунків. Багато постачальників пропонують такі знижки, якщо платежі здійснюються до встановленого терміну в рахунку-фактурі, тому відділ кредиторської заборгованості може допомогти зменшити накладні витрати в бізнесі, що, звичайно, є постійною проблемою для будь-якого підприємства.
Ролі у відділі AP
Є багато обов'язки відділу кредиторської заборгованості, і ці обов’язки розподіляються між декількома працівниками відділу, що оплачується. Мале підприємство може мати лише спеціаліста з бухгалтерського обліку. Більша компанія може мати таких працівників у відділі кредиторської заборгованості:
- Координатор кредиторської заборгованості
- Рахунок платіжному менеджеру
- Кредитор заборгованості
- Спеціаліст з кредиторської заборгованості
- Помічник з обліку
У дуже великій компанії також може бути спеціаліст з питань кредиторської заборгованості, який відповідає за весь відділ AP. Точні обов’язки, покладені на кожну роль у відділі кредиторської заборгованості, залежать від компанії та розміру операції.
Робочий процес у відділах AP
У кожному відділі AP існує робочий процес, який описує шлях від початку до кінця закупівлі послуг і товарів, а потім обробки рахунків-фактур, пов’язаних із такими покупками, і забезпечення того, щоб усі отримували гроші вчасно. Ця покрокова процедура може бути цифровою або ручною, причому цифровий формат пропонує простіший і менш трудомісткий метод. У будь-якому випадку робочий процес для команди з питань кредиторської заборгованості загалом відслідковуватиме таку схему:
#1) Зафіксуйте рахунок-фактуру. рахунок-фактура, фізичні чи електронні, потрібно ввести в програму планування ресурсів підприємства (ERP). Як уже згадувалося, це може зробити людина або цифровий працівник.
#2) Схвалення. Після того, як рахунок-фактура буде належним чином каталогізований, його необхідно затвердити. Знову ж таки, цей крок може бути ручним або автоматизованим.
#3) Дозвіл на оплату. На цьому етапі необхідно авторизувати платіж за рахунком-фактурою. Відділ кредиторської заборгованості відповідає за отримання такого дозволу від відповідної сторони в компанії.
#4) Передача. Після авторизації платежу його потрібно надіслати та перевірити. Хоча фізичні способи оплати, такі як чек або готівка, все ще можуть використовуватися в деяких випадках, цифрові платежі набувають популярності, особливо ті, які можна інтегрувати з Програмне забезпечення AP.
Відділу, що займається оплатою, важливо уважно стежити за наскрізним робочим процесом. Якщо ця функція кредиторської заборгованості виконується неправильно, можуть виникнути помилки, що посилить навантаження на команду AP.
Функції відділів АП
Є кілька важливих обов’язків відділу кредиторської заборгованості, які команди AP повинні ретельно виконувати. Загалом, вони, як правило, належать до однієї з наступних категорій:
#1) Звірити фінансову звітність. Відділи AP повинні запобігати фіктивним нарахуванням і виправляти будь-які розбіжності, які відображатимуться в банківських виписках чи інших фінансових документах.
#2) Вирішіть проблеми з даними рахунків-фактур. Команда з питань кредиторської заборгованості має виявити будь-які невідповідності в даних, які з’являються в рахунку-фактурі, і швидко виправити інформацію.
#3) Обробляйте рахунки-фактури. Рахунки-фактури, які компанія отримує від своїх постачальників повинні бути оброблені відділом кредиторської заборгованості щоб вони могли бути виплачені вчасно.
#4) Оплата рахунків. Важливою функцією кредиторської заборгованості є здійснення платежу за рахунком-фактурою.
#5) Внутрішні платежі. Окрім оплати рахунків-фактур, відділ, що підлягає оплаті, також повинен керувати внутрішніми платежами за такі речі, як канцелярське приладдя та поштові витрати.
#6) Зберігайте рахунки-фактури та зіставляйте їх. Рахунки-фактури повинні відповідати їхнім замовленням на купівлю. Вони також повинні зберігатися фізично або в електронному вигляді, причому останній метод є найефективнішим для дослідження та пошуку.
#7) Зберігайте добрі відносини з продавцями. Підтримка відносин між продавцем і бізнесом є важливим завданням відділів AP. Коли рахунки-фактури оплачуються вчасно, а інформація швидко уточнюється та зберігається, майбутні транзакції, швидше за все, будуть безпроблемними.
Організація групи з питань кредиторської заборгованості
Чим краще організований платний відділ, тим ціннішим він буде для бізнесу. При належній організації робочий процес також буде більш ефективним. Ось кілька порад, як структурувати відділ AP найбільш винахідливим способом:
# 1) Документуйте все. Переконайтеся, що кожна покупка компанією має замовлення на закупівлю (PO), щоб можна було створити запис. Необхідно також вести журнал податкових ідентифікаційних номерів.
#2) Зберігайте записи для легкого пошуку. Документи зі штампами дати слід зберігати в одному легкодоступному місці.
#3) Подвійна перевірка. Нехай різні члени команди AP двічі перевіряють один одного, щоб запобігти шахрайству та помилкам.
#4) Регулярно звіряйте рахунки. Бажано щодня перевіряйте, чи рахунки-фактури відповідають замовленням на замовлення. Ведіть реєстр будь-яких розбіжностей та їх вирішення.
#5) Використовуйте цифрові платежі. Сучасні електронні форми оплати, включаючи автоматизовану розрахункову палату (ACH), ефективні та прості. Часто вони коштують не більше, ніж паперові платежі, і їх легше відстежувати.
# 6) Автоматизуйте команду AP. Окрім платежів, можна оцифрувати багато функцій кредиторської заборгованості. Це має багато переваг, включаючи уникнення помилок при введенні даних.
Як автоматизація може принести користь відділам AP
Команди з питань кредиторської заборгованості, які оновлять сучасне програмне забезпечення, отримають безліч переваг. Старіший, ручний паперовий спосіб виконання функцій кредиторської заборгованості потребує багато часу та праці. Відділи AP, які переходять на повну автоматизацію за допомогою передового програмного забезпечення, зможуть обробляти рахунки-фактури швидше з меншою кількістю помилок і неточностей. І тому що найкращі сучасні програми AP оснащені штучним інтелектом (AI), для багатьох завдань потрібна незначна участь людини.
Наприклад, сучасне програмне забезпечення AP може читати електронні листи, сканувати рахунки-фактури та автоматично отримувати важливі деталі з цих документів. Сповіщення в режимі реального часу можна надсилати членам команди AP, коли потрібно більше уваги. Оскільки ця система працює на автопілоті, співробітникам потрібно менше зусиль.
Програмне забезпечення AP також може включати правила для робочого процесу. Наприклад, рахунок-фактура може бути направлений програмою до потрібного відділу для затвердження. Для оплати рахунків-фактур можна включити засоби контролю платежів, і ці елементи керування можна редагувати різними факторами, наприклад сумою платежу. Платіж може бути автоматично списаний з банківського рахунку компанії. ШІ виконує ці завдання самостійно. А за допомогою машинного навчання штучний інтелект може вчитися на досвіді.
Усе, що робить програма, записується в книгу, і цей запис можна перевіряти за бажанням. Знову ж таки, оскільки цей контрольний журнал створюється автоматично за допомогою програмного забезпечення, потрібно менше людської праці.
Програмне забезпечення, розроблене для відділів AP, також можна інтегрувати з іншими цифровими інструментами бухгалтерського обліку, створюючи цілісну повністю електронну систему бухгалтерського обліку, яка спрощує функції розрахунків із заборгованістю та зменшує витрати часу для працівників.
Резюмувати
Будь-якому бізнесу, який хоче досягти успіху, потрібен продуктивний відділ AP з відповідним обладнанням. Відділи кредиторської заборгованості, які покладаються на застарілі паперові технології, ризикують залишитися позаду своїх конкурентів. Сучасні складні цифрові інструменти надають багато переваг відділам, що платять, не останньою з яких є менше людських зусиль і швидший час обробки.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- : має
- :є
- : ні
- $UP
- 30
- a
- здатність
- Здатний
- МЕНЮ
- доступною
- рахунки
- бухгалтерський облік
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- ах
- просунутий
- Переваги
- впливати
- після
- знову
- AI
- ВСІ
- вже
- Також
- хоча
- серед
- кількість
- an
- та
- будь-який
- з'являється
- відповідний
- твердження
- затверджений
- ЕСТЬ
- штучний
- штучний інтелект
- AS
- призначений
- асоційований
- At
- відвідувати
- увагу
- аудит
- уповноважений
- Автоматизований
- автоматично
- Автоматизація
- уникнути
- поганий
- Balance
- Баланс
- Банк
- рахунок у банку
- основа
- BE
- оскільки
- було
- перед тим
- за
- користь
- Переваги
- крім
- КРАЩЕ
- Краще
- бізнес
- підприємства
- by
- CAN
- захоплення
- випадок
- випадків
- готівкові гроші
- категорії
- заряд
- вантажі
- перевірка
- уточнені
- Очищення
- тісно
- Приходити
- Компанії
- компанія
- Компанії
- конкурентів
- Занепокоєння
- управління
- виправити
- правильно
- Коштувати
- витрати
- може
- контрагенти
- Курс
- створений
- створення
- кредит
- Поточний
- щодня
- дані
- Дата
- Днів
- Борг
- присвячених
- надання
- відділ
- відомства
- описує
- призначений
- деталі
- різний
- важкий
- цифровий
- Цифрові платежі
- оцифровані
- знижки
- розділений
- документ
- документація
- робить
- справи
- зроблений
- подвійний
- вниз
- два
- кожен
- Рано
- легше
- легко
- легко
- ефективний
- зусилля
- або
- Electronic
- в електронному вигляді
- повідомлення електронної пошти
- з'являтися
- співробітників
- кінець в кінець
- забезпечувати
- забезпечення
- увійшов
- підприємство
- Весь
- обладнання
- ERP
- помилки
- особливо
- Кожен
- все
- приклад
- виконання
- досвід
- очей
- фактори
- Падати
- мода
- швидше
- менше
- фінансовий
- після
- для
- формат
- форми
- знайдений
- шахрайство
- від
- Повний
- функція
- Функції
- майбутнє
- набирає
- в цілому
- отримання
- буде
- добре
- товари
- Мати
- здоров'я
- допомога
- тут
- цілісний
- будинок
- HTTPS
- людина
- ID
- ідентифікувати
- if
- важливо
- in
- У тому числі
- невідповідності
- включати
- Зареєстрований
- понесені
- інформація
- вхід
- екземпляр
- інтегрувати
- Інтелект
- внутрішній
- в
- рахунок-фактура
- рахунки
- IT
- ЙОГО
- сам
- подорож
- тримати
- збережений
- праця
- великий
- більше
- останній
- УЧИТЬСЯ
- вивчення
- найменш
- Гросбух
- залишити
- менше
- зобов'язання
- як
- Ймовірно
- трохи
- розташування
- журнал
- машина
- навчання за допомогою машини
- made
- зробити
- РОБОТИ
- Робить
- управляти
- керівництво
- багато
- матч
- відповідає
- Може..
- члени
- згаданий
- зустрів
- метод
- методика
- помилки
- гроші
- монітор
- більше
- більш ефективний
- найбільш
- множинний
- повинен
- безліч
- необхідно
- необхідний
- потреби
- немає
- Повідомлення
- номера
- зобов'язання
- облігації
- отримувати
- of
- пропонувати
- пропонує
- Office
- Офіцер
- часто
- старший
- on
- один раз
- ONE
- постійний
- тільки
- операція
- or
- порядок
- замовлень
- організація
- Організований
- Інше
- з
- план
- оплачувану
- Папір
- на паперовій основі
- партія
- Платити
- платіж
- оплата
- способи оплати
- платежі
- виконується
- виконанні
- виступає
- дозвіл
- фізичний
- Фізично
- планування
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- PO
- точка
- популярність
- PoS
- запобігати
- первинний
- проблеми
- процедура
- процес
- Оброблено
- обробка
- забезпечує
- продуктивний
- програма
- програми
- правильний
- правильно
- забезпечувати
- покупка
- purchase order
- Купівля
- put
- швидко
- Читати
- реального часу
- пожинати
- Короткий огляд
- заборгованість
- отримує
- запис
- записаний
- облік
- зменшити
- реєструвати
- регулярно
- відносини
- відносини
- покладатися
- представляє
- вимагається
- дослідження
- ресурс
- винахідливий
- обов'язки
- відповідальність
- пошук
- право
- Risk
- Роль
- Правила
- прогін
- сканування
- розділ
- посланий
- Послуги
- кілька
- лист
- короткий термін
- Повинен
- Показувати
- просто
- ситуація
- Розмір
- невеликий
- малий бізнес
- So
- Софтвер
- проданий
- ВИРІШИТИ
- деякі
- складний
- розмова
- заяви
- Крок
- Як і раніше
- зберігати
- зберігати
- структура
- процвітати
- успіх
- такі
- постачальник
- постачальники
- запас
- Переконайтеся
- перемикач
- система
- Завдання
- завдання
- податок
- команда
- Члени команди
- команди
- Технологія
- як правило,
- terms
- ніж
- Що
- Команда
- Майбутнє
- інформація
- їх
- Їх
- потім
- Там.
- Ці
- вони
- речі
- це
- ті
- час
- трудомісткий
- своєчасно
- times
- Поради
- до
- сьогоднішній
- занадто
- інструменти
- Усього:
- Простеження
- трек
- Відстеження
- слід
- угода
- Transactions
- намагатися
- розуміння
- Unsplash
- модернізація
- використання
- використовуваний
- Цінний
- різний
- змінюватися
- продавець
- постачальники
- перевірено
- перевірити
- перевірка
- дуже
- хоче
- шлях..
- ДОБРЕ
- Що
- коли
- який
- ВООЗ
- волі
- з
- в
- без
- робочий
- робочі
- робочий
- б
- зефірнет