Ви стурбовані тим, скільки грошей витрачає ваш бізнес протягом місяця чи цілого року?
Дозвольте мені почати з визначення звіту про витрати.
Звіт про витрати складається для реєстрації та звітності про всі витрати, зроблені компанією протягом місяця, кварталу або року. Однак цей звіт також включає всі покупки та податки, сплачені протягом періоду. Звіт про витрати допомагає зберегти ваш розум у спокої, і ви відчуваєте себе спокійно з боку витрат, відстежуючи всі витрати.
У цьому короткому посібнику ми повідомимо вам про всі звіти про витрати, які ви можете створити, щоб зафіксувати всі ваші бізнес-витрати та вирішити питання про керування ними. Крім того, ми опишемо етапи створення звіту про витрати, типи звітів про витрати, категорії звітів про витрати та, нарешті, побачимо, як ми можемо автоматизувати створення звіту про витрати за допомогою автоматизації та штучного інтелекту.
Що таке звіт про витрати?
Звіт про витрати містить упорядкований за категоріями та детальний перелік витрат, понесених від імені компанії.
Звіти про витрати та додатковий аналіз допомагають керівнику або фінансовій команді визначити, яку частину витрат можна відшкодувати, як витрачаються гроші та які товари купує компанія.
Звіт про витрати, складений на папері або в електронному вигляді, містить перелік усіх бізнес-витрат, які працівник заплатив із власної кишені, і вимагав компенсації. Ці витрати часто розбиваються на пробіг, їжу та канцелярське приладдя. Крім того, вони детально розкривають інформацію про різних постачальників та їхні окремі витрати. Звіт про витрати дає змогу проводити більш ретельний аудит протягом усього процесу отримання дозволів, ніж просто показ загальних понесених витрат.
Що слід включити у звіт про витрати?
Будучи господарським звітом, звіт про витрати складається з різноманітної інформації та запитів. Подробиці та інформація:
Інформація про Працівника
Першим у звіті про витрати вказується основна інформація про працівника, який веде звіт, як-от ім’я, контактний номер, відділ тощо.
Інформація про Клієнта
Далі слід написати інформацію про клієнта, який придбав товар/послугу, і в якого компанія купує товар.
Дата
Потім потрібно записати дату кожного видатку. Крім того, дата квитанції та звіту про витрати повинні збігатися.
Тип та інші деталі
Інша річ, яка потрібна для звіту про витрати, — це тип витрат та інші відомості про витрати.
Загальна та проміжна сума
Наступне, що включається у звіт про витрати, — це загальна сума всіх витрат і загальна сума витрат (включаючи податки, які сплачує компанія).
Створюйте професійні звіти про витрати за допомогою нашого шаблону звіту про витрати!
Переваги використання звіту про витрати
Звіт про витрати є фундаментальною частиною кожної організації, оскільки ви можете легко фіксувати операції та витрати, які відбулися протягом місяця, кварталу чи року. Крім того, створення звіту про витрати може бути корисним для вас у наступні способи.
Контроль і відстеження витрат
Створення звіту про витрати є життєво важливим для бізнесу, оскільки це допомагає контролювати витрати та відстежувати їх. За допомогою звітів про витрати ви можете легко відстежувати, скільки ви витратили у своїй компанії.
Зберігає ваш бюджет точним
Чим точнішим буде ваш бюджет, тим легше вам буде вести бізнес. Звіт про витрати є найбільш фундаментальною стратегією для підготовки бюджету вашого бізнесу. Звіт про витрати допоможе вам підготувати точний бюджет для організації, який допоможе вам залишатися спокійними та швидко вести свій бізнес.
Ви можете побачити, які відділи можуть виграти від більших бюджетних асигнувань. Щоб тримати фінанси вашої компанії на потрібному рівні, ви також можете використовувати звіт про витрати, щоб дізнатися, чи дотримуються відділи своїх призначених бюджетів.
Почніть вести облік витрат співробітників з шаблон звіту про витрати.
Стандартизуйте процес компенсації працівникам
Працівники усвідомлюють, чи є витрати прийнятними для відшкодування, оскільки звіт про витрати став стандартизованою практикою управління витратами. Однак звіт про витрати полегшує своєчасне подання звітів про витрати з точністю у відшкодуванні.
Крім того, оскільки працівники документують усі аспекти своїх витрат разом із рахунками-фактурами, фінансовим менеджерам простіше визначити, чи точні витрати чи ні. Отже, ми можемо сказати, що звіти про витрати завжди допомагають підтримувати відшкодування.
Податкове обслуговування
Основною частиною ведення бізнесу є збереження податкових відрахувань і заповнень. Однак складання окремого звіту для податків може бути неспокійним.
Компанії створюють звіти про витрати, тому що це допомагає належним чином зберігати звіт і податкові витрати. Так само, маючи серйозні докази податкових витрат, здійснених за весь період, менеджери записують це у звіт про витрати, що вигідно для бізнесу.
Види звітів про витрати
Існують різні види звітів про витрати, наприклад T&E, щомісячні витрати тощо. Усі звіти про витрати, як правило, призначені для того, щоб допомогти компанії краще відстежувати та аналізувати витрати. Звіти про витрати на T&E, деякі з яких мають вирішальне значення для цілей оподаткування, можуть допомогти визначити місця, де організації можуть переплачувати.
Працівники часто складають щотижневі звіти про витрати T&E які містять інформацію про власні гроші, витрачені на такі речі, як обіди для клієнтів або поїздки до клієнтів. Компанії можуть створювати звіти за допомогою відповідної системи управління витратами, яка оцінює об’єднані дані про витрати працівників, щоб відстежувати витрати та підтримувати створення стратегії управління подорожами.
Підприємства використовують різні форми звітів про витрати для моніторингу інших сфер витрат, зокрема накладних витрат, таких як заробітна плата та орендна плата. Розглянемо такі види витрат;
Щомісячний звіт про витрати
Корпорація може контролювати та оцінювати всі операційні витрати за допомогою щомісячних звітів про витрати. Щомісячний звіт допомагає компанії відстежувати моделі витрат, оцінювати, чи відповідають загальні витрати прогнозам, і визначати можливості скорочення витрат.
Звіти про довгострокові витрати
Довгострокові звіти про витрати, які часто включають квартал або рік, пропонують інший погляд на те, скільки грошей витрачає компанія. Підприємства можуть використовувати річні звіти про витрати, щоб знайти податкові відрахування для включення до своїх річних податкових декларацій.
Звіт про поточні витрати
Регулярні витрати, які компанія повинна сплачувати щомісяця, наприклад орендна плата, зарплата та комунальні послуги, часто перевіряються в періодичних звітах про витрати. З їх допомогою можна легше виявити будь-яке значне зростання цих витрат, яке може приховано зашкодити прибутку.
Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання?
Перегляньте програмне забезпечення для обробки документів на основі робочого процесу Nanonets. Отримайте дані з форм оплати праці працівників, контрактів, квитанцій тощо на автопілоті!
Як виглядає звіт про витрати?
Звіт про витрати схожий на форму, яка містить усі витрати підприємства. Складність звіту про витрати може варіюватися від простої електронної таблиці з кількома ключовими полями до кількох документів із кількома розділами. Він містить дату, назву постачальника, ім’я клієнта, реквізити рахунку, загальну суму, відняту суму тощо.
Ось зразок звіту про витрати:
Завантажте наш безкоштовний шаблон звіту про витрати зараз. Створіть професійні шаблони експертних звітів зараз.
Як заповнити видатковий звіт?
Є два способи заповнення звіту про витрати
- Звіт про витрати вручну
- Електронний звіт про витрати
Як заповнити звіти про витрати вручну?
Багато організацій прийняли застарілий ручний процес складання звітів про витрати, використовуючи налаштовані шаблони звітів про витрати для підготовки звітів у форматі PDF або листа.
Ось як ви можете заповнити звіт про витрати вручну:
- Використовуйте шаблон звіту про витрати в Excel.
- Кожен працівник повинен заповнити всі свої витрати з квитанцій, рахунків і рахунків-фактур у шаблоні Excel.
- Співробітники повинні заповнити інформацію про свою роботу, проміжні підсумки, підсумки та інші коментарі для перегляду керівником.
- Потім працівник вкладає звіт про витрати в електронному листі та всі підтвердження оплати менеджеру для перегляду.
- Менеджер отримує звіт і перевіряє його на точність і наявність порушень політики чи неправдивих заяв.
- Звіт надсилається до бухгалтерії для відшкодування після отримання її дозволу.
Як автоматично заповнювати звіти про витрати?
Замість того, щоб вручну заповнювати звіти про витрати, ви можете автоматизувати все для своїх співробітників за допомогою програмного забезпечення для керування витратами, наприклад Nanonets. Ось лише один приклад того, як виглядають автоматизовані звіти про витрати та процес відшкодування витрат у Nanonets:
- Ваші співробітники пересилають усі рахунки-фактури, квитанції та рахунки на певну електронну адресу.
- Nanonets аналізує скриньку вхідних повідомлень електронної пошти та отримує дані з вмісту вашої пошти та вкладень. Він автоматично сортує всі документи та витягує інформацію, як-от дату, загальну суму, ім’я працівника, деталі витрат тощо.
- Базуючись на деталях витрат, Nanonets може автоматично класифікувати витрати на основі існуючої політики та заповнювати дані шаблон звіту про витрати у Google Таблицях, Excel або іншому програмному забезпеченні на ваш вибір.
- Зібрані дані надходять до відповідного керівника для затвердження. Після повного затвердження витрат дані експортуються до вибраної системи, наприклад Xero, NetSuite, Google Sheets або інших баз даних. Перевірте інтеграції.
- У разі будь-яких позначок набір зацікавлених сторін отримує сповіщення, щоб або затвердити витрати, або переглянути витрати та внести необхідні зміни.
- Після цього ви також можете надсилати платежі безпосередньо через Нанонети використання Потік наномереж. З множинними Оплата ACH і варіанти банківського переказу, надіслати суму працівникам або скоригувати її в своїх платіжні листки.
Автоматизуйте відшкодування витрат за допомогою програмного забезпечення для керування витратами Nanonets. Спробуйте безкоштовно. Почніть безкоштовну пробну версію.
Наномережі для автоматизації витрат
Автоматизація та штучний інтелект змінили цей похмурий пейзаж і зробили автоматизацію звітів про витрати простою справою. Давайте подивимося, як сучасне програмне забезпечення для керування витратами, таке як Nanonets, використовує ці технологічні досягнення, щоб зробити автоматизацію витрат безперебійною, ефективною та без помилок.
1. Понесення витрат: Ті самі старі витрати, але тут відбувається магія. Квитанції збираються швидше, ніж швидка куля, завдяки чудесам мобільних технологій і безперебійній інтеграції для імпорту квитанцій із ваших програм і баз даних.
2. Автоматичний магічний запис: У справу входить технологія оптичного розпізнавання символів (OCR), яка перетворює структуровані дані з квитанцій у цифрові дані швидше, ніж ви можете сказати «витратно».
3. Звітування в реальному часі: Звіти генеруються одним натисканням кнопки – це ніби у вас є власний особистий помічник без кави.
4. Прості затвердження: Системні перевірки відповідності запускаються першими, позначаючи лише викиди. Менеджери зосереджуються на реальних проблемах замість того, щоб грати в «Вдари крота» з кожним звітом. Потім ви можете додати постійних людей, щоб забезпечити надсилання рахунків-фактур на затвердження потрібній особі в потрібний час. Крім того, ви можете застосувати свою політику затвердження та спеціальні перевірки перевірки.
5. Відповідність круїз-контролю: Постійні автоматизовані перевірки полегшують життя. Аномалії стирчать, як наранений палець, а контроль за дотриманням політики жорсткіший, ніж барабан.
6. Відшкодування за швидкість світла: Відшкодування відбуваються швидко, підвищуючи моральний дух співробітників до стратосфери.
7. Симфонія синхронізації: Повна інтеграція з вашим програмним забезпеченням бухгалтерського обліку та іншими програмами перетворює введення даних і звірку на гармонійну симфонію, а не на хаотичну какофонію.
8. Аналітика зі швидкістю думки: Статистика в реальному часі у вас під рукою, пропонуючи кришталеву кулю для аналізу моделей витрат і можливостей заощаджень.
Підсумовуючи, хоча перехід від впровадження ручного керування витратами до автоматизованого може здатися гігантським стрибком, насправді це низка невеликих практичних кроків до ефективності, ясності та, зрештою, підвищення прибутковості.
Ось кілька прикладів компаній, які успішно впровадили управління витратами та автоматизацію –
- SaltPay використовує Nanonets для інтеграції з SAP для керування рахунками-фактурами постачальників.
- In2 Project Management допомагає Water Supply Corporation заощадити 700,000 XNUMX австралійських доларів за допомогою Nanonets AI.
- Які переваги малий і середній бізнес Happy Jewellers отримав від NanoNets.
- Nanonets AI допомагає службам ACM автоматизувати вилучення з витратиелектронні документи, заощаджуючи 90% часу для команди з кредиторської заборгованості.
- Tapi автоматизує рахунки-фактури за обслуговування майна за допомогою Nanonets.
- Puma автоматизує процес управління витратами за допомогою Zoho Expense.
- SWISS покращив ефективність обробки витрат на 80% завдяки Rydoo.
- Suncommon керує витратами своєї компанії та економить час компанії, використовуючи карту Expensify.
Висновок
Звіти про витрати дають можливість побачити витрати співробітників за певний період часу з висоти пташиного польоту. Вони є ефективним інструментом для збереження витрат працівників у вкладці. Компанії повинні прийняти звіти про витрати як частину своїх процесів відшкодування та працювати над автоматизацією цих процесів відшкодування, щоб зробити їх безпомилковими.
Питання і відповіді
Для чого використовується звіт про витрати?
Звіт про витрати використовується для переліку всіх витрат, які робить компанія, усіх предметів, які компанія купує, і обліку податків.
Що таке різні категорії бізнес-витрат?
Звіт про витрати поділяється на такі категорії;
Плата та комісія, реклама, витрати на транспортний засіб, витрати на відсотки, витрати на іпотеку, витрати на страхування, професійні та юридичні послуги, офісні витрати, програми розподілу прибутку та пенсії, орендна плата, ремонт та технічне обслуговування та багато іншого.
Що таке місячний звіт про витрати?
Щомісячний звіт про витрати/витрати містить перелік усіх покупок і витрат фірми, які керівник записує протягом місяця, що є важливим для ведення бізнесу.
Що вважається витратами?
Витрати — це сума витрачених грошей і витрати, яких зазнав бізнес для отримання доходу. Наприклад, придбання нового обладнання, вартість фірмового транспорту, безнадійна заборгованість, зарплата співробітників тощо.
Навіщо потрібен звіт про витрати?
Нам потрібно створити звіт про витрати, тому що кожен звіт про витрати зазвичай має на меті допомогти бізнесу відстежувати, аналізувати та контролювати витрати та покупки компанії.
Хто має право подати звіт про витрати?
Виходячи з корпоративної політики та способу використання записів, різні люди можуть подавати звіти про витрати відповідно до потреб організацій.
Здебільшого лише керівники можуть подавати звіти про витрати, але іноді це може робити будь-хто, хто несе витрати на санкціоновані комерційні витрати та вимагає відшкодування.
Будь-хто час від часу може подати звіт, але для цього потрібно отримати дозвіл керівника.
Читати більше статей з бухгалтерського обліку:
Автоматизуйте бухгалтерський облік за допомогою безкоштовних шаблонів бухгалтерського обліку
Знайдіть найкраще програмне забезпечення для свого бізнесу
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/expense-report/
- : має
- :є
- : ні
- :де
- 000
- 2000
- 66
- 7
- 700
- 990
- a
- МЕНЮ
- рахунки
- бухгалтерський облік
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- точність
- точний
- ACM
- додавати
- Додатковий
- Додатково
- адреса
- прийняти
- прийнята
- досягнення
- вигідний
- реклама
- після
- AI
- Aid
- посібник
- Цілі
- ВСІ
- асигнувань
- по
- Також
- завжди
- кількість
- an
- аналіз
- аналітика
- Аналізуючи
- та
- щорічний
- аномалії
- Інший
- будь-який
- відповідний
- відповідним чином
- твердження
- погодження
- схвалювати
- затверджений
- додатка
- ЕСТЬ
- області
- статті
- штучний
- штучний інтелект
- AS
- зовнішній вигляд
- Оцінювання
- призначений
- допомогу
- Помічник
- At
- AUD
- аудит
- аудит
- уповноважений
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматизує
- автоматично
- автоматизація
- Автоматизація
- поганий
- м'яч
- заснований
- основний
- BE
- оскільки
- ставати
- імені
- буття
- користь
- КРАЩЕ
- найкраще програмне забезпечення
- Краще
- Банкноти
- підвищення
- дно
- порушення
- вітер
- Зламаний
- бюджет
- Бюджети
- бізнес
- підприємства
- але
- button
- Купує
- by
- CAN
- захоплений
- карта
- випадок
- випадків
- категорії
- центральний
- характер
- розпізнавання символів
- вантажі
- Перевірки
- вибір
- стверджував,
- претензій
- ясність
- клацання
- клієнт
- кави
- комбінований
- коментарі
- комісія
- компанія
- Компенсація
- скомпільований
- повністю
- складність
- дотримання
- стурбований
- висновок
- свідомий
- вважається
- складається
- контакт
- містить
- зміст
- безперервний
- контрактів
- контроль
- Корпоративний
- КОРПОРАЦІЯ
- Коштувати
- витрати
- може
- створювати
- створення
- вирішальне значення
- круїз
- кристал
- виготовлений на замовлення
- клієнт
- налаштувати
- дані
- введення даних
- базами даних
- Дата
- визначаючи
- відділ
- відомства
- описувати
- докладно
- деталі
- виявлено
- Визначати
- визначення
- різний
- цифровий
- вечері
- безпосередньо
- Розкрити
- do
- документ
- документація
- робить
- зроблений
- вниз
- барабанити
- під час
- e
- кожен
- легше
- легко
- легко
- Ефективний
- ефективність
- ефективний
- або
- в електронному вигляді
- має право
- Співробітник
- співробітників
- зайнятість
- працює
- дозволяє
- примусове виконання
- примус
- забезпечувати
- запис
- обладнання
- істотний
- і т.д.
- оцінювати
- Кожен
- приклад
- перевершувати
- існуючий
- витрати
- досвідчений
- експерт
- витяг
- видобуток
- Виписки
- очей
- полегшує
- Фолс
- false
- швидше
- почувати
- кілька
- Поля
- філе
- заповнювати
- наповнення
- в кінці кінців
- фінансування
- фінанси
- фінансовий
- кінчики пальців
- Фірма
- Перший
- прапори
- Сфокусувати
- після
- харчування
- для
- форма
- форми
- Вперед
- Безкоштовна
- безкоштовне випробування
- від
- фундаментальний
- Крім того
- в цілому
- породжувати
- генерується
- породжує
- покоління
- отримати
- отримання
- гігант
- даний
- йде
- керівництво
- траплятися
- сталося
- відбувається
- щасливий
- шкодити
- Мати
- має
- допомога
- допомагає
- тут
- Як
- How To
- Однак
- HTML
- HTTPS
- однаковий
- ідентифікує
- if
- реалізовані
- реалізації
- імпорт
- поліпшений
- in
- включати
- включені
- includes
- У тому числі
- включення
- збільшений
- понесені
- повідомити
- інформація
- Запити
- розуміння
- замість
- страхування
- інтегрувати
- інтеграція
- інтеграцій
- Інтелект
- призначених
- інтерес
- в
- рахунки
- питання
- IT
- пунктів
- стрибати
- просто
- тільки один
- тримати
- зберігання
- ключ
- удар
- ландшафт
- більше
- Стрибок
- легальний
- юридичні послуги
- дозволяти
- використання
- життя
- світло
- як
- Лінія
- список
- список
- списки
- розміщення
- подивитися
- виглядає як
- ВИГЛЯДИ
- made
- магія
- підтримувати
- Підтримка
- обслуговування
- зробити
- РОБОТИ
- Робить
- управляти
- управління
- менеджер
- Менеджери
- управляє
- керівництво
- вручну
- багато
- Може..
- me
- може бути
- mind
- Mobile
- Мобільні технології
- сучасний
- Поправки
- гроші
- монітор
- моніторинг
- місяць
- щомісячно
- МІСЯЧНИЙ ЗВІТ
- більше
- Більше того
- Іпотека
- найбільш
- багато
- множинний
- повинен
- ім'я
- Необхідність
- необхідний
- потреби
- Нові
- наступний
- сповіщення
- зараз
- номер
- OCR
- of
- пропонувати
- пропонує
- Office
- часто
- Старий
- on
- один раз
- ONE
- тільки
- операційний
- операції
- Можливості
- оптичне розпізнавання символів
- Опції
- or
- організація
- організації
- Інше
- наші
- з
- власний
- оплачувану
- Папір
- частина
- особливо
- моделі
- Платити
- оплата
- платежі
- країна
- світ
- пенсії
- Люди
- period
- дозвіл
- людина
- персонал
- перспектива
- плани
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- ігри
- Політика
- політика
- частина
- Практичний
- практика
- підготовка
- процес
- процеси
- обробка
- виробляти
- професійний
- рентабельність
- проект
- управління проектом
- Прогнози
- доказ
- власність
- забезпечувати
- покупка
- придбано
- Купівля
- покупка
- цілей
- Квартал
- діапазон
- швидше
- реальний
- реального часу
- Реальність
- надходження
- отримати
- отримує
- визнання
- примирення
- запис
- запис
- облік
- повторювані
- розслабленою
- доречний
- оренда
- погашення
- повторювані
- звітом
- Звітність
- Звіти
- запитів
- вимагається
- утримує
- Умови повернення
- revenue
- огляд
- право
- Піднімається
- прогін
- біг
- пробіжки
- s
- зарплати
- заробітна плата
- то ж
- живиця
- зберегти
- економія
- say
- безшовні
- розділам
- побачити
- здається
- послати
- посланий
- окремий
- Серія
- Послуги
- комплект
- кілька
- лист
- Короткий
- Повинен
- сторона
- значний
- Аналогічно
- простий
- невеликий
- SMB
- So
- Софтвер
- solid
- ВИРІШИТИ
- деякі
- конкретний
- швидкість
- витрачати
- Витрати
- відпрацьований
- Електронна таблиця
- зацікавлених сторін
- старт
- заяви
- залишатися
- заходи
- просто
- Стратегія
- стратосфера
- структурований
- Дослідження
- уявлення
- представляти
- Успішно
- такі
- запас
- поставка
- підтримка
- симфонія
- синхронізація.
- система
- Приймати
- завдання
- податок
- Опoдаткування
- Taxes
- команда
- технологічний
- Технологія
- шаблон
- Шаблони
- ніж
- Дякую
- Що
- Команда
- їх
- Їх
- потім
- Ці
- вони
- річ
- речі
- це
- думка
- по всьому
- міцніше
- час
- своєчасно
- до
- інструмент
- Усього:
- до
- трек
- Відстеження
- Transactions
- переклад
- перетворений
- подорожувати
- суд
- намагатися
- повороти
- два
- тип
- Типи
- Зрештою
- при
- us
- використання
- використовуваний
- використовує
- використання
- комунальні послуги
- перевірка достовірності
- різний
- автомобіль
- продавець
- постачальники
- через
- вид
- життєво важливий
- заробітна плата
- вода
- шлях..
- способи
- we
- тижні
- вдарити-крот
- Що
- Що таке
- Чи
- який
- в той час як
- ВООЗ
- всі
- волі
- Провід
- з
- Work
- робочий
- запис
- письмовий
- ксеро
- рік
- щорічно
- Ти
- вашу
- зефірнет