Рахунок-фактура служить документом для детальної інформації про доставлені товари або надані послуги від продавця покупцеві. Окрім простого журналу, рахунок-фактура містить безліч інформації, яка включає умови оплати, юридичні угоди тощо. Рахунки-фактури є ключовою частиною документації для будь-якого бізнесу та допомагають захистити від аудиту та юридичних труднощів. У той же час, коли збираються як частина цілісної стратегії управління даними, ефективне та добре розроблене виставлення рахунків підтримує аналітику даних, яка сприяє прийняттю стратегічних рішень.
Що таке рахунок-фактура?
Рахунок-фактура схожий на чек, який ви отримуєте після покупки продуктів або заміни масла, але в іншому порядку – і набагато складніше. У той час як ви отримуєте квитанцію про покупку продуктів після оплати, ви надішлете або отримаєте рахунок-фактуру, перш ніж оплатити рахунок або отримати оплату. Як і квитанції, рахунки-фактури також реєструють фінансові операції між покупцем і продавцем.
Отже, що таке рахунок і чим він відрізняється від квитанції? Рахунок-фактура виконує все вищезазначене, але також пропонує:
- Суворий правовий захист, якщо все зроблено правильно.
- Корисні точки даних, які допоможуть розробити ширшу аналітичну стратегію.
- Спосіб підтвердити аудит вашого бізнесу.
- Спрощення подання податкових декларацій.
- Умови, що детально описують спосіб оплати.
- Значно більше, залежно від обставин вашого бізнесу.
Підсумок: рахунок-фактура – це офіційний, юридично підтверджений журнал транзакцій між покупцем і продавцем із вичерпними деталями, що забезпечує загальне розуміння між обома сторонами, юридичну репутацію у разі спору та служить документацією для підтримки аналітичних зусиль, захисту від погані результати аудиту та спрощення максимального податкового часу.
Які бувають типи рахунків-фактур?
Коли ви керуєте, надсилаєте чи отримуєте рахунки-фактури, вони зазвичай мають один із чотирьох типів:
- Рахунок на продаж: Найпоширеніший тип, рахунок-фактура, зазвичай є тим, про що ви думаєте, коли чуєте цей термін. На відміну від квитанції про продаж, рахунок-фактура включає детальну інформацію про обидві сторони, інформацію про ціни, платіжну інформацію тощо. Крім того, після того, як гроші переходять з рук в руки, і рахунок-фактура підписується, документ служить юридичним інструментом у разі суперечки.
- Рахунок-проформа: Рахунок-проформа, по суті, схожий на попередній рахунок-фактуру – він пропонує покупцеві орієнтовну дату доставки та цінову пропозицію перед тим, як продовжити роботу або відправити товар. Рахунок-проформа дозволяє покупцеві поставити запитання та зрозуміти витрати перед тим, як взяти на себе зобов’язання.
- Періодичний рахунок-фактура: Якщо ви перебуваєте в постійних стосунках покупця/продавця з доставкою товарів або наданням послуг на періодичній, але безперервній основі, ручне створення та затвердження рахунку-фактури щоразу марнотратство. Натомість ви, імовірно, скористаєтеся періодичним рахунком-фактурою. Рахунок-фактура цього типу надсилається перед результатами наступного циклу (тобто щомісяця, щокварталу або щороку) і має бути оплачений перед виконанням транзакції. Це щось на кшталт підписки на потокове відео – якщо ви отримаєте поштою рахунок для Netflix 31 грудняst на твоє 15 січняth щомісячне поновлення, але не платите, ви втрачаєте доступ.
- Рахунок-фактура: Якщо ви працюєте з фірмою, що надає послуги, як-от консультанти чи сторонні бухгалтерські послуги, ваш постачальник реєструватиме час своїх працівників протягом кожного періоду та консолідує загальну суму в рахунку-фактурі. Цей рахунок-фактура міститиме погодинну ставку на одного працівника, загальну кількість відпрацьованих годин, те, над чим працювали працівники (зазвичай достатньо короткої довідкової записки), а також будь-які адміністративні збори, на які ви погодилися в рамках контракту.
Інші види рахунків-фактур в бухгалтерському обліку включають:
- Прострочена накладна
- Зведений рахунок-фактура
- Накладні та проміжні рахунки
- Кредитові та дебетові авізо
- Комерційний рахунок-фактура (використовується в транскордонних операціях для митниці)
Як виглядає рахунок-фактура?
Доступно багато шаблонів рахунків-фактур, і всі вони можуть бути налаштовані відповідно до ваших унікальних потреб. Ось один із прикладів того, як зазвичай виглядають рахунки-фактури – у ньому вказано дату, сторони транзакції, надані товари/послуги, платіжну інформацію та будь-яку додаткову інформацію.
Яке призначення рахунка-фактури?
За своєю суттю рахунок-фактура виконує всі стандартні функції квитанції, але пропонує додаткові переваги як для покупців, так і для продавців.
Управління документами та записами
Коли ви здійснюєте транзакції як бізнес, ви зобов’язані вести суворий облік усіх покупок і продажів. Ефективне виставлення рахунків-фактур означає, що ви захищені від аудиту чи судових переслідувань, а якісне керування записами значно спрощує подання податкових декларацій щороку.
Це не лише виставлення рахунків вимагається управління документацією, але контроль над вашою документацією є ознакою загального здоров’я бізнесу. Якщо ви не можете робити дрібниці правильно, ви ніколи не зробите великі справи правильно – і виставлення рахунків є однією з тих дрібниць, які відображають загальну ефективність вашої організації.
Відстеження платежів і аналіз даних
Основна функція звірка рахунків включає керування рахунками-фактурами – без виставлення рахунків ви не зможете ефективно зіставляти транзакції між замовленнями на купівлю та підтвердженням надходження товарів. Рахунок-фактура також є третьою частиною тристороннього зіставлення та основною функцією бухгалтерського обліку, як відповідність рахунків-фактур.
У той же час, якщо ви жонглюєте багатьма продавцями та постачальниками, вам потрібно стежити за відтоком готівки та сумою, кому ви винні. Добре організоване виставлення рахунків допомагає підтримувати рівновагу в системі платежів, забезпечуючи якісні відносини між вашим бізнесом і постачальниками.
Якщо ви розробили достатню глибину виставлення рахунків-фактур, документація також може служити ефективним джерелом інформації для аналізу даних, особливо якщо ви на стороні постачальника. Виставлення рахунків допомагає визначати тенденції купівлі, бізнес-цикли тощо, щоб допомогти інформувати вашу маркетингову стратегію. З боку закупівель ефективний аналіз рахунків також допомагає скоротити витрати та виявити марнотратство або неефективність.
Правовий захист
Незважаючи на те, що ефективні рахунки-фактури допомагають захистити вас від перевірок чи податків, вони також є інструментом у вашому юридичному арсеналі. Оскільки підписані рахунки-фактури є частиною контрактних угод і процедур, ви можете використовувати виставлення рахунків-фактур, щоб переконатися, що ви сплачуєте узгоджену ціну за товари чи послуги або отримуєте належну оплату як постачальник. Це може допомогти захиститися від безглуздих позовів або служити доказом, якщо ви змушені звертатися до судової системи, щоб змусити платити.
Які реквізити містить рахунок-фактура?
Хоча форма може відрізнятися в різних секторах і компаніях, функція не відрізняється. Зазвичай ви включаєте більшість, якщо не всі, з цих основних деталей:
- Номер рахунка-фактури для ефективного зберігання та відстеження рахунків-фактур і платежів у вашому підприємстві.
- Дата надання послуг або доставки товарів (або прогнози у випадку рахунку-проформи), а також дата підготовки та відправлення рахунку-фактури.
- Контактна інформація покупця та продавця.
- Будь-які застосовні положення та умови, наприклад, оплата на умовах net-30, будь-які положення про суперечки тощо.
- Детальна інформація про кожен поставлений товар або надану послугу разом із ціною для цієї конкретної позиції рядка, чи то ціною за одиницю, чи то стягується спільно.
- Будь-які відповідні податки.
- Інформація про загальну заборгованість і валюту, якщо це є міжнародна угода.
- Будь-яка додаткова пам’ятка, примітка або персоналізоване повідомлення для одержувача.
Коли ви повинні надсилати рахунки?
Немає «найкращого часу» для надсилання рахунка-фактури, але є правильне емпіричне правило рано і часто. Спілкування є ключовим у всіх аспектах життя, але особливо під час надання послуг B2B або B2C, які мають значні юридичні наслідки.
Хоча ваші конкретні бізнес-потреби визначають час, доцільно надсилати проформу-рахунок після аналізу вимог клієнта, щоб переконатися, що ви знаходитесь на тій самій сторінці та швидко надсилаєте рахунок-фактуру після підтвердження отримання або після повного надання послуг. Рахунок виставляється постфактум виставлення рахунків при доставці.
Якщо ви працюєте з новим клієнтом або контракт особливо великий, ви також можете надіслати попередній рахунок-фактуру до початку роботи, щоб забезпечити початковий внесок. Це називається розширене виставлення рахунків. Так само, якщо контракт є тривалим, проміжний рахунок-фактура або рахунок-фактура відповідно до встановлених, заздалегідь визначених етапів може допомогти переконатися, що ви обоє в курсі часу та бюджету.
Рахунки-фактури та внутрішній контроль
Рахунки-фактури є основною частиною тристороннього зіставлення і, отже, мають вирішальне значення для ефективності внутрішній контроль кредиторської заборгованості. Відстеження потоку рахунків-фактур на його шляху допомагає гарантувати, що ви своєчасно отримуєте товари, замовлені відповідно до узгодженої вартості, одночасно захищаючи від шахрайства працівників або ненавмисних витрат.
В кредиторська або дебіторська заборгованість, залежно від вашої ролі як покупця чи постачальника, рахунок-фактура також допомагає керувати вашим кредитним рахунком, оскільки він отриманий до оплати. З точки зору продажів, виставлення рахунків також допомагає вам стежити за рівнем запасів або вимогами до персоналу, якщо ваш бізнес надає послуги.
Висновок
Виставлення рахунків-фактур саме по собі не є складним, але, залежно від розміру та масштабів вашої компанії, ви можете швидко перевантажитися жонглюванням багатьма рахунками-фактурами та забезпеченням надсилання (або отримання) платежу вчасно та правильно.
Сьогодні виставлення рахунків швидко змінюється, оскільки оцифрування та транскордонні транзакції стають нормою. Безліч автоматизована АП та програмне забезпечення для виставлення рахунків допомагає користувачам автоматизувати процес виставлення рахунків-фактур, включаючи налаштовані шаблони для швидкої доставки рахунків-фактур покупцям і оптимізації кредиторської заборгованості та робочі процеси затвердження рахунків-фактур при виконанні звірки рахунків або процеси закупівель.
Оскільки платформи виставлення рахунків наступного покоління є повністю цифровими, ви також заощадите гроші, скоротивши потреби в персоналі та дозволивши співробітникам зосередитися на покращенні позиціонування вашого бізнесу, а не копатися в купах ручних даних. Якщо ви надсилаєте або отримуєте фізичні рахунки-фактури, багато платформ також пропонують оптичне розпізнавання символів (OCR), технологія, яка автоматично заповнює цифровий текст і інформацію, відскановану з фізичних документів.
Пам’ятайте, що правильне виконання дрібниць є основою ефективного управління, а суворий контроль над процесом виставлення рахунків – це одна з тих легких перемог, які налаштовують вашу організацію на успіх.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :є
- : ні
- $UP
- a
- Здатний
- МЕНЮ
- вище
- доступ
- За
- рахунки
- бухгалтерський облік
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- через
- Додатковий
- адмін
- після
- проти
- вирішено
- угоди
- ВСІ
- дозволяє
- по
- пліч-о-пліч
- Також
- an
- аналіз
- Аналітичний
- аналітика
- та
- Щорічно
- будь-який
- застосовно
- твердження
- ЕСТЬ
- арсенал
- AS
- запитати
- аспекти
- At
- аудит
- автоматизувати
- автоматично
- доступний
- B2B
- B2C
- основа
- BE
- ставати
- перед тим
- початок
- Переваги
- між
- За
- Великий
- Білл
- біллінг
- обидва
- обидві сторони
- ширше
- бюджет
- бізнес
- підприємства
- але
- ПОКУПЕЦЬ..
- покупців
- Купівля
- by
- званий
- CAN
- випадок
- готівкові гроші
- зміна
- Зміни
- заміна
- характер
- стягується
- обставин
- клієнт
- колективно
- здійснення
- загальний
- Комунікація
- Компанії
- комплекс
- Турбота
- висновок
- Умови
- підтвердження
- Консолідувати
- Консультанти
- містити
- контракт
- сприяти
- контроль
- Core
- виправити
- правильно
- Коштувати
- витрати
- Суд
- кредит
- критичний
- транскордонний
- Валюта
- настроюється
- налаштувати
- митний
- Вирізати
- скоротити витрати
- циклів
- дані
- Analytics даних
- управління даними
- точки даних
- Дата
- Дебет
- Грудень
- Прийняття рішень
- доставляти
- поставляється
- доставка
- Залежно
- глибина
- деталь
- докладно
- Деталізація
- деталі
- Визначати
- розвиненою
- відрізняються
- різний
- утруднення
- цифровий
- оцифрування
- Суперечка
- do
- документ
- документація
- документація
- робить
- Ні
- справи
- зроблений
- Не знаю
- вниз
- управляти
- e
- кожен
- легко
- Ефективний
- фактично
- ефективність
- Співробітник
- співробітників
- починання
- зайнятий
- забезпечувати
- гарантує
- забезпечення
- підприємство
- Рівновага
- по суті
- оцінка
- і т.д.
- Event
- приклад
- Виконує
- виконання
- проявляти
- факт
- Інформація про оплату
- філе
- Подача
- фінансовий
- Фірма
- потік
- Сфокусувати
- для
- форма
- фонд
- чотири
- шахрайство
- від
- повністю
- функція
- Функції
- породжує
- отримати
- отримання
- добре
- товари
- Руки
- Мати
- здоров'я
- чути
- допомога
- допомагає
- тримає
- цілісний
- господар
- ГОДИННИК
- Як
- HTTPS
- i
- ідентифікувати
- if
- поліпшення
- in
- включати
- includes
- У тому числі
- неефективність
- інформація
- повідомити
- інформація
- замість
- проміжний
- внутрішній
- в
- інвентаризація
- рахунок-фактура
- Управління рахунками-фактурами
- рахунки
- виставлення рахунку
- IT
- ЙОГО
- сам
- січня
- просто
- тримати
- зберігання
- ключ
- Дитина
- ландшафт
- великий
- судові процеси
- легальний
- юридично
- здавати
- рівні
- життя
- як
- Ймовірно
- Лінія
- трохи
- журнал
- подивитися
- виглядає як
- втрачати
- підтримувати
- РОБОТИ
- управляти
- управління
- управління
- манера
- керівництво
- вручну
- багато
- Маркетинг
- матч
- узгодження
- індивідуаліст
- Макс
- Може..
- засоби
- Меморандум
- повідомлення
- Методологія
- може бути
- Основні етапи
- гроші
- щомісячно
- більше
- найбільш
- багато
- безліч
- Необхідність
- потреби
- Netflix
- ніколи
- Нові
- наступний
- немає
- увагу
- номер
- OCR
- of
- Пропозиції
- офіційний
- часто
- Нафта
- on
- один раз
- ONE
- постійний
- тільки
- or
- порядок
- замовлень
- організація
- організаційної
- Результати
- загальний
- перевантажені
- сторінка
- оплачувану
- частина
- особливо
- Сторони
- шлях
- Платити
- платіж
- оплата
- платежі
- для
- period
- періодичний
- Персоналізовані
- перспектива
- фізичний
- частина
- Платформи
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- плюс
- точок
- бідні
- позиціонування
- практика
- практики
- попередньо
- підготовлений
- price
- ціни без прихованих комісій
- попередній
- Pro
- Праці
- процес
- придбання
- Прогнози
- правильно
- захист
- захищений
- захищає
- захист
- покупка
- Купівля
- мета
- переслідування
- якість
- щоквартальний
- питань
- швидко
- цитувати
- наслідки
- швидко
- ставка
- швидше
- надходження
- отримати
- отримано
- отримання
- примирення
- запис
- облік
- повторювані
- зниження
- посилання
- про
- відносини
- винесено
- представляти
- вимагається
- Вимога
- право
- Роль
- Правило
- продажів
- то ж
- зберегти
- сфера
- Сектори
- безпечний
- бачачи
- Продавці
- послати
- відправка
- посланий
- служити
- служить
- обслуговування
- Послуги
- комплект
- набори
- Щит
- Повинен
- сторона
- підпис
- підписаний
- простий
- простий
- з
- Розмір
- невеликий
- конкретний
- Витрати
- штатний розклад
- standard
- становище
- Стратегічний
- Стратегія
- потоковий
- раціоналізувати
- Strict
- передплата
- успіх
- достатній
- постачальники
- підтримка
- Опори
- система
- податок
- Taxes
- Технологія
- Шаблони
- термін
- terms
- правила та умови
- текст
- ніж
- Що
- Команда
- їх
- Ці
- речі
- думати
- третій
- це
- ті
- хоча?
- через
- по всьому
- Таким чином
- час
- своєчасно
- синхронізація
- до
- інструмент
- Усього:
- трек
- Відстеження
- укладання угод
- угода
- Transactions
- Тенденції
- тип
- Типи
- типово
- розуміти
- розуміння
- створеного
- на відміну від
- на
- використання
- використовуваний
- користувачі
- зазвичай
- продавець
- постачальники
- Відео
- хотіти
- було
- Відходи
- шлях..
- ДОБРЕ
- були
- Що
- Що таке
- будь
- коли
- в той час як
- Чи
- в той час як
- повністю
- волі
- Перемоги
- з
- в
- без
- Work
- працював
- робочий
- рік
- Ти
- вашу
- зефірнет