Що таке Record-to-Report (процес R2R) у фінансах?

Record-to-Report (R2R) — це критично важливий процес управління фінансами в корпоративних фінансах, який зосереджується на зборі, обробці та наданні точних фінансових даних.

Цей процес охоплює все: від запису фінансових операцій до підготовки та звітності про фінансову звітність і звіти про результати діяльності, які зацікавлені сторони використовують для прийняття ключових рішень.

Для компаній R2R — це не просто регулятивна чи бухгалтерська формальність, а й основа стратегічного фінансового планування та аналізу. Він пропонує дзеркало фінансового здоров’я організації, дозволяючи приймати обґрунтовані рішення, які сприяють зростанню, стабільності та дотриманню нормативних стандартів.

Отже, розуміння R2R у повному обсязі не лише для бухгалтерів чи фінансових аналітиків, а й для кожного в організації.

Концепція запису до звіту

Цикл «Від запису до звіту» (R2R) — це серцебиття фінансів організації. Це всеосяжна структура, яка перетворює необроблені фінансові дані на значущу, практичну інформацію.

Цикл R2R включає такі ключові компоненти:

1. Збір даних: Основа R2R, де точно реєструються всі фінансові операції.
2. Обробка даних: Операції класифікуються, сортуються та реєструються на відповідних рахунках.
3. Консолідація: Дані з різних джерел і дочірніх компаній об’єднуються для представлення єдиного фінансового стану.
4. Примирення: Переконайтеся, що всі фінансові дані є точними та послідовними у звітах.
5. звітність: Створення фінансової звітності та звітів, які відображають фінансовий стан компанії.
6. Аналіз: Інтерпретація даних для надання розуміння для прийняття стратегічних рішень.
7. Закриття: Завершення звітності та закриття бухгалтерських книг за період.

Необхідність запису до звіту

R2R відіграє ключову роль в управлінні фінансами в бізнесі. Це служить кільком цілям –

1. Розширена здатність приймати рішення

Процес R2R є ключовим для створення точних фінансових звітів, які служать основою для прийняття стратегічних рішень на різних рівнях організації.

• Для внутрішніх зацікавлених сторін:
  • Оцінка ефективності: Дозволяє керівникам оцінювати фінансовий стан і операційну ефективність за попередньо визначеними цілями та контрольними показниками.
  • Стратегічне планування: Сприяє формулюванню дієвих стратегій для усунення прогалин, оптимізації продуктивності та використання можливостей.
• Для зовнішніх зацікавлених сторін:
  • Інвестиційні рішення: Надає інвесторам і зовнішнім сторонам необхідні дані для оцінки фінансової життєздатності та потенціалу розвитку організації.
  • Прозорість і довіра: Підвищує довіру зацікавлених сторін завдяки чіткій, надійній фінансовій звітності.

2. Відповідність нормативним вимогам і точність

Дотримання фінансових правил не підлягає обговоренню, а процес R2R гарантує, що організації залишаються відповідними, зберігаючи при цьому точність своїх фінансових звітів.

• Стандартизована структура звітності: Пропонує послідовний метод збору та перевірки фінансових даних, що має вирішальне значення для виконання різноманітних нормативних вимог.
• Зменшення ризику:
  • Ризик відповідності: Зменшує ймовірність невідповідності галузевим і географічним стандартам фінансової звітності.
  • Фінансовий ризик: Зводить до мінімуму помилки у фінансовій звітності, уникаючи потенційних штрафів, юридичних наслідків і шкоди репутації.

3. Податкова звітність та стратегія

Процес R2R важливий для надання детальної та впорядкованої фінансової інформації, необхідної для ефективного управління податками.

• Розрахунок податкових зобов'язань: Дозволяє точно розрахувати податкові зобов'язання, забезпечуючи дотримання податкового законодавства та нормативних актів.
• Стратегічне податкове планування: Визначає можливості для оптимізації оподаткування та економії, підвищення фіскальної ефективності.

---

Підсумовуючи, процес R2R є не просто процедурною необхідністю, а стратегічним інструментом, який підтримує важливі сфери управління бізнесом — від прийняття обґрунтованих рішень і забезпечення відповідності до оптимізації податкових стратегій.

Процес запису до звіту

Давайте заглибимося в процес Record-to-Report (R2R) і пройдемо його послідовні кроки, досліджуючи його прагматичне застосування в бізнес-контексті.

Ручний процес R2R

Деякі фрілансери, стартапи та малі підприємства керуються процесом Record-to-Report (R2R) без складної інфраструктури ERP або спеціального бухгалтерського програмного забезпечення, особливо на ранніх стадіях. Цей підхід часто ґрунтується на витратах, простоті та початковому меншому обсязі транзакцій.

• Збір даних: Ручне введення в електронні таблиці або прості облікові інструменти, такі як Excel. Транзакції реєструються у форматі бухгалтерської книги із зазначенням дати, суми та способу оплати з окремими аркушами для продажів, витрат, активів та інших фінансових подій.
• Обробка даних: Категоризація та запис транзакцій керуються вручну під час збору даних. Власник бізнесу або призначений працівник перевіряє кожну операцію, визначаючи її характер (наприклад, дохід, витрати, купівля активів) і реєструючи це відповідно у відповідній книзі.
• Консолідація: Для дуже малих підприємств або стартапів консолідація може не знадобитися, якщо компанія працює з одного місця та не має дочірніх компаній. Однак, якщо необхідно, консолідація виконується вручну, часто шляхом підготовки основної електронної таблиці, яка збирає фінансові дані з різних джерел.
• Примирення: Звірка передбачає ручну перевірку записів за банківськими виписками та квитанціями. Це може зайняти багато часу, але має вирішальне значення для забезпечення точності фінансової звітності.
• звітність: Фінансові звіти складаються вручну або за допомогою позаштатного консультанта наприкінці кожного кварталу, або за допомогою шаблонів у Excel або Word. Цей крок вимагає гарного розуміння фінансових принципів, щоб забезпечити точну підготовку таких звітів, як звіти про доходи, баланси та звіти про рух грошових коштів.
• Аналіз: Аналіз може бути менш формалізованим у менших операціях без спеціального програмного забезпечення. Власники компаній або менеджери можуть переглядати фінансові звіти, щоб визначити тенденції, прибутковість і сфери економії, покладаючись на свою інтуїцію та досвід, а не на складні аналітичні інструменти.
• Закриття: Процес закриття здійснюється вручну з контрольним списком, щоб переконатися, що вся фінансова діяльність за період була зареєстрована та узгоджена. Це може включати підтвердження того, що всі рахунки-фактури виставлено й оплачено, витрати зареєстровано та необхідні нарахування.

Робота без ERP або спеціального бухгалтерського програмного забезпечення вимагає ретельного ведення записів і глибокого розуміння основ бухгалтерського обліку. Незважаючи на те, що це можливо для підприємств із дуже невеликим обсягом транзакцій, у міру того, як компанія переростає в МСП (малі та середні підприємства), обмеження ручних процесів стають усе більш очевидними, що часто вимагає переходу на більш складні бухгалтерські рішення та автоматизацію для забезпечення ефективність, точність і відповідність.

Процес R2R за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення / ERP

Для підприємств, які вийшли за межі електронних таблиць, використання автономного бухгалтерського програмного забезпечення / ERP є значним кроком вперед у управлінні процесом запису до звіту (R2R). Цей сценарій зазвичай передбачає більш складне фінансове управління, ніж дозволяють ручні методи.

Збір даних

Перехід до бухгалтерського програмного забезпечення або систем ERP частково автоматизує введення операцій.

• Ці платформи можуть безпосередньо інтегруватися з банківськими рахунками, системами торгових точок та іншими джерелами фінансових даних, автоматично записуючи транзакції в режимі реального часу.
• Рахунки-фактури та інші транзакції, отримані електронною поштою або паперовими квитанціями, вимагають ручного введення в систему.
• Спеціальні або нерегулярні фінансові операції, які не відповідають стандартним шаблонам або категоріям, можуть потребувати ручного втручання, щоб забезпечити точний запис.

Обробка даних

За допомогою бухгалтерського програмного забезпечення або системи ERP категоризація та реєстрація транзакцій здійснюється за допомогою плану рахунків і відповідного коду GL для кожної фінансової операції, що виконується вручну. Програмне забезпечення визначає природу кожної транзакції на основі введеного коду GL (призначеного вручну) і розподіляє його в правильну книгу (витрати, активи, доходи тощо), значно зменшуючи ручне навантаження та можливість помилок. Кодування постачальника може ще більше полегшити категоризацію.

Усе, що вам потрібно знати про коди GL

Коди GL – це коди, які використовуються для класифікації фінансових операцій. Дізнайтеся, як налаштувати та призначити їх, а також дослідіть автоматизацію коду GL за допомогою Nanonets.

Консолідація

Для підприємств з кількома відділами або дочірніми компаніями програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та системи ERP полегшують процес консолідації.

Ці системи можуть обробляти дані з різноманітних джерел, автоматично консолідуючи їх у єдиний набір точних фінансових звітів, готових для аналізу та звітності.

Примирення

Деякі функції програмного забезпечення для бухгалтерського обліку та систем ERP допомагають процесу, потребуючи певних ручних зусиль.

• Потрібно заповнити дані банківських транзакцій в ERP / бухгалтерському програмному забезпеченні за допомогою ручного введення.
• Зіставлення транзакцій, записаних у програмному забезпеченні, з банківськими виписками може виявити невідповідні позиції через різницю в часі або помилки, що потребує ручного дослідження та вирішення проблеми.

Звітність

Створення фінансових звітів стає простим за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення або систем ERP.

Вони можуть автоматично складати фінансову звітність на основі зареєстрованих операцій, дотримуючись відповідних стандартів фінансової звітності.

Користувачі часто можуть налаштувати шаблони звітів відповідно до конкретних вимог без значних ручних зусиль.

аналіз

Доступність даних у режимі реального часу в поєднанні з комплексними звітами та аналітикою покращує можливості для прийняття обґрунтованих рішень.

Закриття

Процес закриття виграє від структурованого підходу, який забезпечують системи ERP, які пропонують контрольні списки та робочі процеси.

Проте ручне втручання часто необхідне для коригування записів у журналі, перегляду та затвердження звірки та забезпечення точного відображення всіх фінансових операцій.

Складні або незвичайні операції на кінець звітного періоду, зокрема, можуть вимагати детального ручного перегляду для забезпечення належного запису та класифікації.

Автоматизований процес R2R з використанням наномереж і бухгалтерського програмного забезпечення

Інтеграція програмного забезпечення для бухгалтерського обліку або систем ERP із програмним забезпеченням для автоматизації бухгалтерського обліку, таким як Nanonets, революціонізує процес Record-to-Report (R2R), пропонуючи неперевершену ефективність, точність і практичну інформацію для управління фінансами.

Збір даних

Завдяки інтеграції з платформами автоматизації AP, такими як Nanonets, збір і введення фінансових даних стають повністю автоматизованими, використовуючи технології OCR і AI.

Кожна частина фінансової інформації автоматично збирається з її джерела (рахунки-фактури, квитанції, електронні листи, POS-системи, банківські виписки) і обробляється, щойно вона надходить, забезпечуючи безперебійний потік даних у ваші фінансові системи.

Завдяки вилученню даних за допомогою штучного інтелекту, точність якого перевищує 99%, надійність ваших фінансових даних значно підвищується, заощаджуючи незліченну кількість годин і змінюючи атмосферу на робочому місці.

Вплив у реальному світі є глибоким: уявіть, що ваша команда переорієнтовує свою увагу з утомливого введення даних на виконання більш стратегічних, цінних завдань.

Обробка даних

Після збору даних вони автоматично обробляються та кодуються у вашому бухгалтерському програмному забезпеченні або системі ERP у режимі реального часу.

Традиційно трудомісткі завдання кодування записів Головної книги (GL) тепер без особливих зусиль обробляються вдосконаленим ШІ, включаючи обробку природної мови (NLP) і великі мовні моделі (LLM).

Ця автоматизація не тільки прискорює обробку даних, але й мінімізує помилки, дозволяючи вашій фінансовій команді застосовувати свої навички та досвід там, де це найбільш важливо.

Консолідація

Наномережі можна налаштувати для виконання етапів постобробки, вміло керуючи складними сценаріями, такими як внутрішньофірмові транзакції та мультивалютні операції. Це гарантує, що дані, які надходять у ваш ERP або бухгалтерське програмне забезпечення, є чистими та точними.

Примирення

Nanonets може автоматично імпортувати ваші банківські виписки та зіставляти транзакції з банківськими виписками, позначаючи будь-які невідповідності для перевірки персоналом, тим самим підвищуючи точність і зменшуючи ризик фінансових розбіжностей.

Звітність, аналіз і закриття

Завдяки звітам про транзакції миттєво, щойно вони відбуваються, особи, які приймають рішення, отримують доступ до найновіших фінансових даних.

Така гнучкість у звітності сприяє прийняттю більш обґрунтованих і своєчасних бізнес-рішень.

Крім того, спрощені й автоматизовані робочі процеси значно скорочують час і зусилля, необхідні для закриття книг, підвищуючи ефективність і зменшуючи ймовірність помилок.

---

Інтеграція програмного забезпечення для автоматизації, наприклад Nanonets, із системами бухгалтерського обліку чи ERP не просто змінює процес R2R; це революціонізує його. Автоматизуючи виснажливі ручні завдання, підвищуючи точність даних і надаючи фінансову інформацію в режимі реального часу, компанії можуть не тільки оптимізувати свої фінансові процеси, але й використовувати стратегічні знання для стимулювання зростання та ефективності.

Додаткова інформація та ресурси

Перше, що слід визнати, це те, що хоча наведений вище огляд процесу «Від запису до звіту» (R2R) служить міцною основою, компаніям необхідно активно шукати дієву інформацію, яку можна застосувати, щоб зробити свою діяльність більш ефективною, сумісною та стратегічно обґрунтований. Ось на що варто звернути увагу:

1. Роль управління, ризиків і відповідності (GRC): Як підприємства можуть ефективно узгодити свої процеси R2R з потребами GRC?
   1. Управління in R2R гарантує, що фінансова звітність регулюється чіткими політиками, процедурами та стандартами. Він визначає ролі та обов’язки в фінансовій групі та забезпечує узгодженість із ширшими бізнес-цілями.
   2. Управління ризиками у рамках R2R зосереджується на виявленні, оцінці та пом’якшенні ризиків, пов’язаних із фінансовою звітністю. Це включає все, починаючи від помилок при введенні даних і закінчуючи ризиками відповідності фінансовим нормам.
   3. Дотримання у контексті R2R передбачає дотримання відповідних стандартів бухгалтерського обліку, законів і нормативних актів. Це гарантує підготовку фінансових звітів відповідно до загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку, таких як GAAP (Загальноприйняті принципи бухгалтерського обліку) або МСФЗ (Міжнародні стандарти фінансової звітності), а також дотримання податкового законодавства та інших нормативних вимог.

Шість кроків для успішного впровадження GRC: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

Інтегрований GRC: ключ до кращого усвідомлення ризиків і кращої продуктивності

Інформація про ризики та відповідність у правильному форматі, у правильний час і в правильних руках є ключем до успіху організації.

• Стратегічні наслідки R2R: заглибтеся в те, як аналіз R2R можна перетворити на дієві стратегії. Наприклад, як тенденції, визначені у фінансових звітах, можуть стати причиною стратегічних змін у бізнес-моделях, інвестицій у нові технології чи виходу на нові ринки? приклад –

Цифрове закриття

Просування процесу R2R у цифрову епоху

• Тематичні дослідження та реальні приклади: шукайте компанії, які успішно оптимізували свій процес R2R. Це може включати приклади економії коштів, покращеної відповідності або стратегічних поворотів на основі інформації, отриманої з даних R2R. приклад –

R2R-трансформація GlaxoSmithKline із каденцією

Дізнайтеся більше від Бабака Нарагі, директора R2R Cadency GPO у GSK, коли він обговорює фінансову трансформацію GlaxoSmithKline разом із Cadency.

• Міжнародні стандарти: Які наслідки це матиме для підприємств, які працюють у кількох юрисдикціях?

Висновок

Підсумовуючи, процес Record-to-Report (R2R) є ключовою частиною управління грошима в бізнесі, що виходить за рамки простого дотримання правил і стає ключовим інструментом успіху.

Використовуючи автоматизацію та нові технології, як-от системи ERP та такі інструменти, як Nanonets, компанії можуть працювати швидше, точніше та отримувати чітке уявлення про свій фінансовий стан у режимі реального часу.

Ефективний процес R2R не тільки полегшує повсякденну роботу, але й допомагає приймати важливі рішення, допомагаючи компаніям розумніше та краще планувати вирішення сучасних бізнес-завдань.

У майбутньому роль R2R у бізнес-стратегії буде лише зростати, що зробить його оволодіння ключовим фактором успіху організації.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/