Як керувати засобами внутрішнього контролю кредиторської заборгованості

Як керувати засобами внутрішнього контролю кредиторської заборгованості

Мітка часу: 17 листопада 2023 р., 2:59
Як керувати засобами внутрішнього контролю для кредиторської заборгованості PlatoBlockchain Data Intelligence. Вертикальний пошук. Ai.

Усі компанії повинні вміло керувати виплатами, які вони винні іншим людям або організаціям. Ця функція, яка називається кредиторська заборгованість, має вирішальне значення для ведення бізнесу, управління фінансами та побудови довгострокових відносин у кожній галузі. 

Команди з питань кредиторської заборгованості повинні знайти баланс між швидкістю та точністю, щоб отримати належні платежі потрібним партнерам вчасно. Можливість помилок, пов’язаних із платежами, вимагає впровадження кількох засобів контролю кредиторської заборгованості процес кредиторської заборгованості. 

Внутрішній контроль кредиторської заборгованості ретельно розроблено, широко впроваджено та постійно вдосконалюється, щоб захистити бізнес від платіжних ризиків незалежно від того, з якої точки процесу AP вони виникають. Ми розглянемо різні типи засобів контролю AP, найкращі методи внутрішнього контролю кредиторської заборгованості та способи керування засобами контролю AP у сучасному цифровому середовищі.

Розуміння системи внутрішнього контролю кредиторської заборгованості

Коли справа доходить до виплати коштів – чи то клієнту, який повертає, чи постачальнику, який надсилає сировину, чи державній установі, яка збирає податки чи збори – важливо, щоб помилки обробки не заважали. Підприємство, якому заборгували гроші, надішле рахунок-фактуру, цей рахунок-фактуру обробить команда AP, а потім команда AP надішле кошти власнику рахунка-фактури. Щойно кошти будуть звільнені, процес буде завершено, і бізнес зможе продовжуватись у звичайному режимі. 

Внутрішній контроль кредиторської заборгованості це набір стандартів і вимог, які роблять процеси AP більш ефективними, знижують бізнес-ризики, пов’язані з функцією, і оптимізують довгострокове управління грошовими коштами. Поставте коротко, an ефективна та ефективна команда AP позитивно вплине на кожну подальшу бізнес-функцію. 

Ризики кредиторської заборгованості

Кредиторська заборгованість ризики виходять далеко за рамки прострочених платежів і пошкоджених ділових відносин; якщо досить серйозна, життєздатність бізнесу може бути поставлена ​​під сумнів через проблеми з кредиторською заборгованістю. Деякі з найбільших ризиків у цій бізнес-функції:

  • Шахрайство
  • Прострочені або неповні платежі
  • Невідповідність вимогам аудиту
  • Неналежне керування рахунками-фактурами
  • Переплати

Ділова функція контролю кредиторської заборгованості

При правильному застосуванні засоби внутрішнього контролю кредиторської заборгованості розподіляють ролі та обов’язки протягом усього процесу, забезпечують точність рахунків-фактур і платежів, зменшують ризик багаторазових платежів, підтримують паперовий слід, який можна перевірити, і зменшують людські помилки від початку до кінця. 

З належним контролем точки доступу керівники компаній, клієнти та інші постачальники можуть спати спокійно, знаючи, що ризик шахрайства невеликий, переказ коштів буде швидким і точним, а фінансове управління вашою організацією надійне. Існує багато найкращих методів внутрішнього контролю кредиторської заборгованості, яким кожен бізнес повинен надавати пріоритет; давайте зайдемо в них.

Види внутрішнього контролю кредиторської заборгованості

Внутрішній контроль кредиторської заборгованості поділяється на три основні підкатегорії: контроль зобов’язань платити, контроль введення даних і контроль введення платежів. Кожна категорія відповідає основним етапам процесу платежу: перевірка вхідних рахунків-фактур, забезпечення правильного внутрішнього запису даних і виплата потрібної суми коштів одержувачу платежу. 

Контроль зобов'язань платити

Перший тип внутрішнього контролю кредиторської заборгованості зосереджується навколо зобов’язань підприємства сплатити. Коли вхідні рахунки-фактури надсилаються компанії, компанія повинна підтверджувати кожен рахунок-фактуру. Вони мають відповідати отриманим товарам або послугам і не повинні бути дублікатами рахунків-фактур, які вже були оброблені. На цій частині процесу ваша команда AP має провести належну перевірку, використовуючи такі методи:

  1. Затвердження рахунку-фактури

Залежно від структури вашої організації, точна роль відповідального затвердження рахунків-фактур може відрізнятися, але зазвичай є одна особа або невелика група людей, які переглядають вхідні рахунки-фактури, перевіряють, чи сума заборгованості правильна, і затверджують оплату за цим рахунком-фактурою. 

Це може бути важче зробити, ніж ви думаєте. Особа, яка затверджує, повинна знати, скільки продукту купується, яка узгоджена ціна продажу та чи отримано цей продукт. За допомогою рахунку-фактури, оригінального замовлення на покупку та квитанцій про доставку вони можуть перехресно перевірити інформацію, щоб переконатися в її точності.

  1. Затвердження замовлення

Коли компанія вирішує здійснити закупівлю, команда із закупівель повинна видати та затвердити purchase order. Після схвалення замовлення на купівлю йому присвоюється номер замовлення, який надається постачальнику. Це надає людині, яка затверджує рахунок-фактуру, просту перевірку перед затвердженням оплати кожного рахунку-фактури. Це чудовий спосіб зменшити перевитрати та керувати прогнозами витрат. 

  1. Тристороннє зіставлення

Процес порівняння рахунків із замовленнями на купівлю та отримання інформації називається тристороннє узгодження. Це гарантує, що предмети, за які оплачується, були отримані. Зіставлення має бути здійснено до авторизації платежу. 

  1. Аудит дублікатів рахунків-фактур або платежів

Останнім є перевірка того, що платіж ще не надіслано постачальнику за позиції в рахунку-фактурі. Раніше це робили вручну, але зараз більшість компаній покладаються на програмний інструмент, як-от Nanonets, щоб перевірити свою систему, знайти відповідний номер рахунка-фактури та номер замовлення та позначити будь-які повторювані платежі.  

Контроль введення даних

Контроль введення даних — особливо з цифровими рішеннями, які використовуються в більшості бухгалтерський облік і функції FP&A – це сьогодні ключові засоби внутрішнього контролю для команд з питань кредиторської заборгованості. Після визначення вашого зобов’язання здійснити платіж запроваджуються засоби керування введенням даних, щоб отримати правильні дані до програмного забезпечення для розрахунків із кредиторами. Незалежно від того, використовуєте ви ERP, платформу автоматизації чи комбінацію інструментів, точне введення даних має бути пріоритетним. Існує два способи навігації цими засобами внутрішнього контролю для кредиторської заборгованості:

  1. Запишіть рахунок-фактуру перед затвердженням

За такого підходу рахунок-фактура та відповідне дебетування реєструються, щойно команда AP отримує їх від відправника. Потім він надсилається через процес затвердження, що часто призводить до швидшої обробки та виплати коштів.

  1. Запис рахунку-фактури після затвердження

Якщо ви турбуєтеся про повторні платежі, виберіть запис рахунка-фактури у вашій системі після того, як його буде схвалено відповідним органом влади. Якщо ви помиляєтеся на боці обережності, це рекомендований підхід. 

  1. Контроль введення платежів

Останнім основним типом внутрішнього контролю для процесів кредиторської заборгованості є всі засоби контролю введення платежів. Вони зосереджені на надсиланні платежів, пов’язаних із рахунками-фактурами, які були затверджені та завантажені у вашу систему. Контроль кредиторської заборгованості в цій категорії:

  1. Розподіл обов'язків

Не доручайте одній особі готувати та підписувати чеки; тримайте їх окремо, щоб створити додатковий рівень безпеки. Це також гарантує, що друга особа ретельно перевіряє все перед здійсненням платежу. Це може здатися простим, але воно відіграє важливу роль у загальному внутрішньому контролі кредиторської заборгованості. 

  1. Підписання чеків вручну

Тримайтеся подалі від штампів підпису та зобов’язуйте старомодний ручний підпис чеків для всіх платежів постачальників. Марки можуть використовуватися неавторизованими особами, що підвищує ризик шахрайства та спричиняє випадкові повторні платежі.

  1. Безпечне зберігання чеків

Зберігайте чеки в закритому сховищі, окремо від будь-яких підписів, які використовує ваша організація.

  1. Відстеження номерів чеків

Уважно стежачи за всіма чеками, які були надіслані за допомогою перевірки, команди AP можуть визначити, чи будь-які чеки відсутні, і позначити проблему через відповідні канали.

  1. Подвійне підписання

Контроль кредиторської заборгованості був би неповним без політики подвійного підпису для будь-яких платежів понад певну суму. Керівник або керівник вищого рівня можуть служити ефективними гарантіями, коли на кону багато грошей.

Найкращі методи внутрішнього контролю кредиторської заборгованості

Усі категорії елементів керування AP супроводжуються рекомендаціями щодо передової практики. Важливо бути в курсі найкращих практик внутрішнього контролю поточної кредиторської заборгованості, особливо з огляду на те, що нові технології змінюють внутрішні та зовнішні процеси AP. 

Найкращі практики: контроль зобов’язань платити

Щоб отримати максимальний захист від обов’язку сплачувати контроль, обов’язково використовуйте цілісне рішення для зберігання документів. Якщо ваш бізнес приймає паперові рахунки-фактури, зберігає їх у різних місцях і не має стандартного процесу, куди вони відправляються, все загубиться.

Натомість інвестуйте в Програмне забезпечення AP наприклад Nanonets, які можуть зберігати цифрову копію кожного рахунка-фактури, відстежувати потік затвердження та зіставляти дані рахунків-фактур з іншими системами у вашій організації. Програмні рішення також можуть позначати дублікати або сповіщати окремих осіб, коли платіж уже надіслано. Навіть з цифровим інструментом уникайте конфлікту інтересів і залучайте кількох людей до процесів схвалення та оплати, щоб допомогти розподілити ролі та обов’язки. 

Найкращі практики: засоби керування введенням даних

Введення даних є масовим кандидатом на людську помилку. Замість того, щоб покладатися на те, щоб один із співробітників вашого AP вручну вводив інформацію з кожного рахунка-фактури чи замовлення на купівлю, відскануйте документи в інструмент читання документів, який може автоматично отримувати інформацію та поширювати її через бізнес-системи, які ви використовуєте. Flow by Nanonets налаштований на усунення ручного введення даних і легко спілкується з усіма топ ERP, CRM та інші бізнес-інструменти. 

Найкращі методи: контроль введення платежів

У відповідності до самих засобів контролю надходження платежів, переконайтеся, що в цьому процесі певний розподіл обов’язків. Ви не хочете, щоб та сама особа, яка затвердила рахунок-фактуру, була особою, яка виписує та підписує чек; інший набір очей має оглянути все, перш ніж буде здійснено платіж. Ще краще, подумайте про перехід на платежі ACH або банківські перекази замість друкованих чеків. Речі не можуть загубитися, паперовий слід не руйнується, а платежі надходять майже миттєво. 

Внутрішній контроль кредиторської заборгованості захищає ваш бізнес, постачальників і клієнтів

Якщо ви прагнете запровадити нові елементи керування AP, але не знаєте, з чого почати. Сядьте і перевірте процес від початку до кінця. Хто бере участь? Які саме кроки виконуються з моменту отримання рахунка-фактури до його оплати? Які больові точки поточного процесу? Як технологія впливає

Отримавши відповідь на ці запитання як базову лінію, ви можете почати визначати слабкі плоди та складніші зміни, перш ніж приступати до них. Вам знадобляться люди, які дуже добре розуміють функції, щоб допомогти впровадити нові елементи керування чи оновлені процеси, але після завершення ці засоби керування захистять ваш бізнес і кожну особу чи організацію, які в ньому беруть участь.

Часова мітка:

Більше від ШІ та машинне навчання