اپنے اے پی انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو خودکار کیسے بنائیں؟

AP منظوری کا عمل وینڈر انوائسز (کریڈٹ کی ادائیگی کی شرائط کے ساتھ) کی ادائیگی کی اجازت حاصل کرنے کے لیے ورک فلو ہے جو ادائیگی سے پہلے قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں شامل ہیں۔ آپ کی کمپنی میں اکاؤنٹس کی قابل ادائیگی منظوری کے عمل کو خودکار بنانا ضروری ہے کیونکہ یہ اہم وقت بچاتا ہے، اخراجات کو کم کرتا ہے، نقد بہاؤ کے انتظام کو بہتر بناتا ہے، مضبوط کرتا ہے۔ اندرونی کنٹرول، اور سپلائر کی اطمینان کو بہتر بناتا ہے۔ 

اے پی انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو ہموار کرنے کے فوائد

آپ کا کاروبار وقت اور لاگت کی بچت کا تجربہ کرے گا اور مسائل اور مایوسیوں سے بچ جائے گا جب یہ دستی اکاؤنٹس قابل ادائیگی منظوری کے عمل کو استعمال کرنے کے بجائے قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں انوائس کی ادائیگی کی اجازت دینے کے لیے ایک ہموار الیکٹرانک AP منظوری کے نظام کو لاگو کرتا ہے۔ 

AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو ہموار کرنے سے وقت اور لاگت کی بچت

جب آپ کی کمپنی AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو ہموار کرتی ہے، تو یہ دستی AP انوائس کی منظوری کے عمل کے اضافی اخراجات، وقت کی کمی، اور مایوسیوں سے بچتی ہے:

• AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو میں اضافی، وقت لینے والے اقدامات
• بوتلیں
• گمشدہ اور گم شدہ کاغذی دستاویزات
• منظور کنندگان کے ساتھ بار بار فالو اپ
• ادائیگی کے لیے وقت پر رسیدیں منظور نہ ہونے پر ادائیگی کی صورتحال کے بارے میں آنے والی وینڈر کالز اور ای میلز کا جواب دینا

AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو ہموار کرنا دستی منظوری کے غیر موثر عمل کی سمجھ کے ساتھ شروع ہوتا ہے جو اس وقت موجود ہے بمقابلہ AP آٹومیشن سے سافٹ ویئر کی پیداواری صلاحیت کا استعمال، اس کے خودکار اقدامات، قواعد، روٹنگ، اور دیگر بلٹ ان افادیت کے ساتھ۔ وینڈر انوائسز کے لیے دستی اکاؤنٹس قابل ادائیگی منظوری کے عمل کے برعکس، AP آٹومیشن سافٹ ویئر ہموار الیکٹرانک AP منظوری فراہم کرتا ہے۔

دستی اکاؤنٹس قابل ادائیگی منظوری کے عمل میں غیر موثر ورک فلو

دستی ادائیگی کی منظوری کے عمل میں، آپ کے اکاؤنٹس کا قابل ادائیگی عملہ کاغذی دستاویزات بشمول مماثل رسیدیں، خریداری کے آرڈرز، اور دستاویزات وصول کرنے والے ہر قابل اطلاق انوائس منظور کنندہ کو بھیج سکتا ہے۔ تاہم، یہ AP انوائس کی منظوری کے عمل کے دستاویزات ایک ہی ذریعہ سے نہیں آتے یا ایک ہی وقت میں بنائے جاتے ہیں۔ 

دستی AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو کا مطلب فائل کیبنٹ میں کاغذی دستاویزات کو جمع کرنے کے لیے عارضی فائل فولڈرز کا استعمال کرنا ہو سکتا ہے جو انوائس میں سٹیپلڈ ہو اور لائن آئٹم کی مماثلت کے لیے دستی طور پر چیک کیا جائے۔ (دستاویزات پہلے دستی طور پر تصدیق شدہ اور مماثل ہیں۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ, اکاؤنٹنگ کے لیے کوڈ کیا جاتا ہے، اور اکاؤنٹنگ یا ERP سسٹم میں کلید کیا جاتا ہے تاکہ AP منظوری کے عمل میں انوائسز کو منظوری دینے والوں کو بھیجے جانے سے پہلے انہیں ریکارڈ کیا جا سکے۔) 

اگر یہ AP انوائس کی منظوری کے عمل کے لیے آپ کی کمپنی کا کاغذ پر مبنی میراثی نظام ہے، تو آپ کے پاس کاغذی ریکارڈ کو محفوظ کرنے کے لیے گودام ذخیرہ کرنے کے لیے اضافی کاروباری اخراجات ہوں گے۔ بعد کے سالوں میں جب انکم ٹیکس آڈٹ کا وقت ہو تو ذخیرہ شدہ ریکارڈ کے خانوں میں آپ جس رسید کی تلاش کر رہے ہیں اسے تلاش کرنے کے لیے وقت شامل کریں۔ اور امید ہے کہ اس وقت تک مطلوبہ رسید ضائع نہیں ہوئی ہوگی۔ (اگر آپ کی کمپنی ڈیجیٹل آرکائیونگ کے لیے کاغذی رسیدوں کو اسکین کرنے کے لیے اسکیننگ سروس استعمال کرتی ہے تو اس کے بجائے اس قسم کی لاگت شامل کریں۔)

دستی وینڈر انوائس کی منظوری کے عمل کے مسائل 

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے لیے دستی وینڈر انوائس کی منظوری کے عمل میں موروثی مسائل ہوتے ہیں جن کو حل کرنے میں وقت اور رقم خرچ ہوتی ہے:

1. اس مخصوص رسید کا منظور کنندہ کون ہے؟ کیا ایک مخصوص رقم سے زیادہ رسیدوں کے لیے ادائیگی کی منظوری کے عمل میں دوسرے مجاز شخص سے اضافی منظوری درکار ہوگی؟
2. کیا یہ منظور کنندہ دیگر کاغذی دستاویزات کے ذریعے معاون رسیدیں منظور کرنے کے لیے دفتر میں جسمانی طور پر دستیاب ہے؟
3. کیا منظوری دینے والا فوری طور پر رسیدوں کی منظوری دے گا یا کیا AP کا عملہ اپنے انوائس کی منظوری کے عمل کے حصے کے طور پر دستی طور پر یاددہانی بھیجنے میں وقت ضائع کرے گا؟
4. کیا AP منظوری کے اس عمل کے دوران کاغذی رسیدیں اور مماثل دستاویزات ضائع ہو جائیں گی؟
5. انوائس غائب ہونے پر اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ کو وینڈر سے رابطہ کرنا ہوگا۔ یہ مسئلہ انوائس پروسیسنگ میں تاخیر کرتا ہے، بشمول AP انوائس کی منظوری کا عمل۔
6. کیا کوئی وینڈر آپ کے کاروبار کو وقت پر پروڈکٹس کی ترسیل جاری رکھے گا جب انوائس کی منظوری کے عمل میں تاخیر کی وجہ سے اس کی ادائیگیوں میں کافی تاخیر ہو جائے؟
7. کیا آپ کی کمپنی وینڈر سے مہنگی دیر سے ادائیگی کی فیس وصول کرے گی یا وینڈر کی طرف سے 2/10، خالص 30 انوائس ادائیگی کی شرائط میں پیش کردہ ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ حاصل کرنے سے محروم رہے گی؟

اکاؤنٹس قابل ادائیگی منظوری کے عمل کو خودکار کیسے بنائیں

AP آٹومیشن کے سافٹ ویئر کے ساتھ، بشمول الیکٹرانک AP منظوری کے ساتھ خودکار ڈیجیٹل انوائس کیپچر اور انوائس پروسیسنگ، آپ کا کاروبار اپنے AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو ہموار کرتا ہے اور سست اور غلطی کا شکار دستی انوائس منظوری کے نظام کے مسائل سے بچ کر وقت اور پیسہ بچاتا ہے۔ 

یہ سمجھنے کے لیے کہ اکاؤنٹس کی قابل ادائیگی منظوری کے عمل کو خود کار طریقے سے کیسے بنایا جائے، اپنی کمپنی کی AP منظوری کو ہموار کرنے کے لیے AP آٹومیشن سافٹ ویئر کا استعمال کرنے کے طریقہ پر غور کریں۔ تجارتی واجبات. پھر AP آٹومیشن سوفٹ ویئر (بذریعہ Nanonets) میں پورے اکاؤنٹس قابل ادائیگی ورک فلو کی ایک بڑی تصویری جھلک کا تجربہ کریں۔ 

اے پی کی منظوریوں کو ہموار کرنے کے لیے اے پی آٹومیشن سافٹ ویئر کا استعمال

AP آٹومیشن سافٹ ویئر میں AP کی منظوری کے عمل شامل ہیں۔ Nanonet's Flow کے ساتھ، ایک AP آٹومیشن سافٹ ویئر پروڈکٹ، آپ کا کاروبار اپنے AP میں کم از کم آٹھ گھنٹے فی ہفتہ بچانے کے لیے کارکردگی حاصل کر سکتا ہے۔ منظوری کا عمل، AI (مصنوعی ذہانت) کا استعمال کرتے ہوئے اور روبوٹک عمل آٹومیشن (RPA) ٹیکنالوجی۔ اکاؤنٹس کی قابل ادائیگی منظوری کے عمل کے دوران آپ کے کاروبار کو مسلسل فالو اپ ای میلز تیار کرنے یا منظور کنندگان کے ساتھ بات چیت کرنے کے لیے قابل ادائیگی عملے کو استعمال کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ 

AP کی منظوری کے لیے، Flow آپ کو اکاؤنٹس قابل ادائیگی رسیدوں کے لیے مخصوص منظور کنندگان کو شامل کرنے یا AI سے چلنے والی، قواعد پر مبنی خودکار منظوریوں کا استعمال کرنے دیتا ہے۔ خودکار خرچ اور قابل ادائیگی سافٹ ویئر اپنے AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو میں کمپنی کی منظوریوں کو انجام دینے کے لیے مکمل طور پر حسب ضرورت ہے۔ کمپنی کی پالیسی ان خودکار قواعد کے ساتھ سسٹم میں سرایت کر گئی ہے جو کہ AP کی منظوری کے لیے مجاز منظور کنندگان اور بلٹ ان اپروور نوٹیفیکیشنز تک پہنچتی ہے۔ 

Nanonets، ڈیجیٹل کے ساتھ کلاؤڈ پر مبنی نظام انوائس کیپچر، ای میل، سلیک، یا آن لائن سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے الیکٹرانک اے پی کی منظوری کو قابل بناتا ہے۔ ادائیگی کی منظوری کے عمل کے لیے، منظوری دینے والے کسی بھی جگہ سے فوری طور پر وینڈر انوائسز اور ملازمین کی رسیدوں کے اخراجات کی منظوری دے سکتے ہیں۔ 

اے پی آٹومیشن سافٹ ویئر میں اکاؤنٹس قابل ادائیگی ورک فلو کا جائزہ

روانی اے پی آٹومیشن سافٹ ویئر بذریعہ Nanonets آپ کے کاروبار کو اپنے اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی ورک فلو کے عمل کو ہموار کرنے اور کارکردگی کو بہتر بنانے دیتا ہے۔ فلو سافٹ ویئر ڈیش بورڈ مینو کا استعمال کرتا ہے:

• انوائس
• رسیدیں
• وینڈرز
• ٹیم
• منظوری
• انضمام
• تجزیات

فلو آٹومیشن سافٹ ویئر کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کا انتظام کرے گا: 

1. AI کے ساتھ لائن آئٹم کے ذریعے انوائس ڈیٹا خودکار طور پر وصول کریں، الیکٹرانک طور پر پڑھیں اور کیپچر کریں۔
2. وقت پر ادائیگی کے لیے انوائس پر تیزی سے کارروائی کریں۔
3. انوائسز کے لیے الیکٹرانک ادائیگی کی منظوری کے عمل کو فعال کرنے کے لیے خودکار اصول بنائیں اور استعمال کریں، ایک منظور کنندہ شامل کریں، اور نامزد منظور کنندگان کو ان کی انوائس کی منظوری مکمل کرنے کے لیے خودکار روٹنگ کریں۔ 
4. آپ کے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر میں آٹو سنک منظور شدہ اور کوڈ شدہ انوائس
5. آپ کو ایک منظور شدہ وینڈر انوائس ادا کرنے دیں (ایک مربوط ادائیگی پارٹنر کا استعمال کرتے ہوئے)

Flow AP آٹومیشن سسٹم میں انوائسز درآمد کرنے کے لیے، وینڈرز خود بخود انہیں ای میل یا مشترکہ ڈرائیوز کے ذریعے درآمد کر سکتے ہیں یا انوائسز کو براہ راست Flow through an Invoice میں اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔ فلو استعمال کرتے ہوئے رسیدیں پڑھتا ہے۔ AI آٹومیشن ٹیکنالوجی اور انوائس ڈیٹا کو بذریعہ لائن آئٹم حاصل کرتا ہے۔ وینڈر انوائس مینجمنٹ، جائزہ، منظوری، ریکارڈنگ، اور ادائیگی۔ 

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے لیے انوائس پروسیسنگ میں درج ذیل اقدامات شامل ہیں:

• رسید کی رسید 
• انوائس کی تصدیق
• 3 طرفہ ملاپ پرچیز آرڈرز کے ساتھ رسیدیں اور دستاویزات وصول کرنا
• اکاؤنٹس قابل ادائیگی منظوری کے عمل میں انوائس کی ادائیگی کی منظوری
• رسید کی ادائیگی۔ 

غور کریں انوائس پروسیسنگ قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں انوائس ٹو پے کے پورے عمل کے لیے ورک فلو کے ایک سیٹ کے طور پر۔ انوائس پروسیسنگ غلطی کے استثناء کا پتہ لگانے اور جھنڈا لگانے کے لیے اندرونی کنٹرول کو بڑھاتی ہے اور انوائس پروسیسنگ اور انوائس کی منظوری کے لیے فرائض کی علیحدگی کو نافذ کرتی ہے۔ اس مضمون میں، ہم انوائس پروسیسنگ کے AP منظوری کے مرحلے پر توجہ مرکوز کرتے ہیں۔  

نتیجہ

AP آٹومیشن کے سافٹ ویئر کے ساتھ، بشمول الیکٹرانک AP منظوری کے ساتھ خودکار ڈیجیٹل انوائس کیپچر اور انوائس پروسیسنگ، آپ کا کاروبار اپنے AP انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو ہموار کرتا ہے اور سست اور غلطی کا شکار دستی انوائس منظوری کے نظام کے مسائل سے بچ کر وقت اور پیسہ بچاتا ہے۔ اپنی کمپنی کے AP منظوری کے ورک فلو کو بہتر بنانا شروع کرنے کے لیے، پروڈکٹ کا دورہ کریں یا AP آٹومیشن سلوشن کا ڈیمو دیکھیں، روانی Nanonets کی طرف سے. 

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/