اے پی آٹومیشن کے لیے گائیڈ: اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن کے ساتھ کیسے شروع کیا جائے۔

ہر کاروبار کو خریداری کے آرڈرز، بلوں، رسیدوں، اور دکانداروں کی ایک صف کو ادائیگیوں سے نمٹنا چاہیے، جو کمپنی کے تمام کاموں کے لیے درکار بنیادی سامان سے لے کر اعلیٰ قیمت کے آلات اور خدمات تک سب کچھ فراہم کرتے ہیں۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی (AP) محکمہ کسی بھی اچھی طرح سے منظم کمپنی کے پروکیور ٹو پے کے عمل کا ذمہ دار ہے اور خریداری کے آرڈر (PO) پروسیسنگ سے لے کر دکانداروں کو حتمی ادائیگی تک پورے پرچیزنگ ورک فلو سے نمٹتا ہے۔ 

دستی AP مینجمنٹ محنت طلب اور وقت طلب ہے، خاص طور پر جب ایک کمپنی پھیلتی ہے اور متعدد سپلائرز اور خریداریوں کے ساتھ ڈیل کرتی ہے۔ کاغذی رسیدوں کے ڈھیروں کو چھاننے، منظوری دینے والوں تک انفرادی طور پر پہنچنے، اور جسمانی چیک بھیجنے کا عمل بوجھل اور غلطی کا شکار ہے۔ دستی AP پروسیسنگ کے نتیجے میں ادائیگیوں میں تاخیر ہو سکتی ہے اور، بعض صورتوں میں، کاروبار کو ممکنہ وینڈر دھوکہ دہی سے بھی بے نقاب کر سکتا ہے۔

اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن دستی AP مینجمنٹ کے مسائل کا حل ہے اور مالیاتی ٹیموں کے لیے ادائیگی کے لیے کام کے بہاؤ کو بہتر بنا سکتا ہے۔ دستی طریقہ کار کی سستی اور ان کی موروثی غلطیوں کو ختم کر کے، AP آٹومیشن نہ صرف ساتھیوں اور سپلائرز کے ساتھ شراکت داری کو بڑھاتا ہے بلکہ وقت اور لاگت کی خاطر خواہ بچت بھی کرتا ہے۔  

IOFM کی موسم خزاں 2020 رپورٹ کے مطابق جس کا عنوان ہے “آپ کی AP کارکردگی کی پیمائش: کارکردگی کے معیارات"42% PO انوائسز کی ادائیگی آٹومیشن کے ذریعے کی جاتی ہے، جب کہ آٹومیشن کی عدم موجودگی میں یہ تعداد 25% ہے۔ 2021 میں ورلڈ کلاس اے پی پرفارمنس: ایفیشنسی بینچ مارکنگ میٹرکس رپورٹ، IOFM نے پایا کہ اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن کے بغیر کمپنیوں نے سب سے زیادہ اوسط لاگت فی انوائس $1.83 فی انوائس ادا کی ہے۔ اس کے برعکس، اینڈ ٹو اینڈ اے پی آٹومیشن والی کمپنیاں اور عمل کی پختگی کی اعلیٰ ترین سطح صرف $1.45 فی انوائس ادا کرتی ہے۔ 

ایک کے مطابق 2018 گولڈمین سیکس کی رپورٹ، شمالی امریکہ کے B2B کاروبار AP پروسیسنگ پر سالانہ تقریباً 187 بلین ڈالر خرچ کرتے ہیں، جس میں صرف لیبر ہی براہ راست اخراجات کا 90% سے زیادہ کا حصہ ہے۔ تاہم، خودکار AP پروسیسنگ کے اخراجات دستی اخراجات کا صرف 33% ہیں، جس کے نتیجے میں AP محکموں کے لیے $62 بلین کی نمایاں سالانہ بچت ہوتی ہے۔

اے پی آٹومیشن کو لاگو کرنے کے لیے گائیڈ

اکاؤنٹس قابل ادائیگی آپریشنز نقد بہاؤ کی حرکیات کو متاثر کرنے اور کاروبار کے کریڈٹ سکور کو متاثر کرنے کی صلاحیت رکھتے ہیں۔ مزید برآں، وقت کے ساتھ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کی مسلسل نگرانی کرنا اخراجات کے نمونوں اور کاروبار کی ترقی کے ساتھ ان کے تعلق کے بارے میں قیمتی بصیرت فراہم کرتا ہے۔ تاہم، یہ بصیرت صرف کئی سالوں کے دوران جمع کیے گئے اچھی طرح سے رکھے ہوئے اے پی ریکارڈز سے حاصل کی جا سکتی ہے۔

اے پی آٹومیشن کی طرف بڑھنے کے لیے محتاط منصوبہ بندی اور عمل درآمد کی ضرورت ہے۔ AP آٹومیشن شروع کرنے سے پہلے، اس بات کی واضح تفہیم حاصل کرنا ضروری ہے کہ آٹومیشن کے ذریعے کیا حاصل ہونے کی توقع ہے - چاہے یہ فی انوائس لاگت کو کم کرنا، کل وقتی مساوی (FTEs) کو تراشنا، قابل ادائیگی بقایا (DPO) کے دنوں کو مختصر کرنا، یا ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ کو حاصل کرنا۔ ان مقاصد کی وضاحت کرنے سے اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر کا اندازہ لگانے کے لیے ایک واضح فریم ورک تیار کرنے میں مدد ملتی ہے جو آپ کی ضروریات کے مطابق ہو۔ شروع میں اہداف کا قیام بھی ایک معیار کے طور پر کام کرتا ہے جس کے خلاف آپ اپنے AP آٹومیشن کے نفاذ کی افادیت کا اندازہ لگا سکتے ہیں جیسا کہ یہ سامنے آتا ہے۔

اگرچہ عمل درآمد کی تفصیلات انفرادی کاروباری ضروریات اور صنعتوں کی بنیاد پر مختلف ہو سکتی ہیں، اس عمل کی رہنمائی کے لیے ایک عمومی روڈ میپ کا خاکہ بنایا جا سکتا ہے۔

مرحلہ 1: منصوبہ بندی اور تشخیص

AP آٹومیشن کے حصول کا راستہ استعمال میں موجودہ طریقوں کا اندازہ لگا کر شروع ہوتا ہے، چاہے ان میں دستی طریقہ کار شامل ہو یا جزوی آٹومیشن۔ ایک اہم قدم موجودہ چیلنجوں کی نشاندہی کرنا اور یہ دریافت کرنا ہے کہ آٹومیشن کس طرح حل پیش کر سکتی ہے۔ واضح اور قابل پیمائش مقاصد کی وضاحت ضروری ہے۔ جانچنے کے لیے کلیدی عوامل انوائسز پر کارروائی کے دورانیے، فی انوائس لاگت، اور ابتدائی ادائیگی کی ترغیبات کا استعمال شامل ہیں۔

دستاویزات کے ان زمروں کو پہچاننا ضروری ہے جن کے لیے پروسیسنگ کی ضرورت ہوگی—جیسے رسیدیں، رسیدیں، اور خریداری کے آرڈر۔ فارمیٹس، زبانوں، یا دیگر مخصوص خصوصیات میں ممکنہ تغیرات پر غور کیا جانا چاہیے۔ بہت سے کاروبار اپنے AP کے عمل میں 2 طرفہ یا 3 طرفہ مماثلت کو شامل کرتے ہیں، جس سے مطلوبہ مماثلت کی قسم کا قطعی تعین ضروری ہوتا ہے۔ بعض دستاویزات کو ڈیٹا میں ہیرا پھیری کی ضرورت پڑ سکتی ہے، جیسے کہ تاریخوں کو بہتر کرنا یا کرنسی کی علامتیں شامل کرنا۔ آٹومیشن ٹول میں اس طرح کی کارروائیوں کو انجام دینے کی صلاحیت ہونی چاہیے۔

آٹومیشن کے سفر کے لیے ایک جامع منصوبہ تیار کرنے میں تمام صارفین اور اسٹیک ہولڈرز کو شامل کرنا اہم ہے۔ اس پلان میں ٹائم لائن، ملوث فریقین، مالی ضروریات، اور اہم سنگ میل کی وضاحت ہونی چاہیے۔ 

مرحلہ 2: وینڈر اور مصنوعات کا انتخاب

صحیح اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر فراہم کنندہ کا انتخاب اہم ہے۔ وسیع تحقیق اور مختلف اختیارات کی تشخیص بہت ضروری ہے۔ فعالیت، اسکیل ایبلٹی، انضمام کی صلاحیتیں، صارف دوستی، وینڈر کی ساکھ، اور کسٹمر کے جائزے جیسے پیرامیٹرز کو انتخاب کی رہنمائی کرنی چاہیے۔

اگلے مرحلے میں عام طور پر شارٹ لسٹ کردہ وینڈرز سے پروڈکٹ کی تفصیلات حاصل کرنے کے لیے پروپوزل کی درخواستیں (RFPs) جاری کرنا شامل ہوگا۔ ایک اچھے اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن سسٹم کو APIs یا مڈل ویئر جیسے طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے مختلف اکاؤنٹنگ سسٹم کے ساتھ جڑنے کے قابل ہونا چاہیے۔ یہ انہیں آسانی سے سسٹمز کے درمیان ڈیٹا کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ AP آٹومیشن سافٹ ویئر کو ایک اکاؤنٹنگ سسٹم سے رسیدیں نکالنے اور آرڈر خریدنے، ان پر کارروائی کرنے اور دوسرے اکاؤنٹنگ پلیٹ فارم میں معلومات کو اپ ڈیٹ کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ یہ انضمام کاروبار کو اپنے مانوس اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر پر قائم رہتے ہوئے AP آٹومیشن سافٹ ویئر کی خصوصیات کو استعمال کرنے دیتا ہے۔ مثال کے طور پر، Nanonets کا AP آٹومیشن سافٹ ویئر دوسرے اکاؤنٹنگ سسٹم جیسے QuickBooks اور Sage کے ساتھ کام کر سکتے ہیں۔ 

آٹومیشن حل کے انتخاب میں رہنمائی کرنے والی خصوصیات میں نہ صرف سافٹ ویئر کی تکنیکی صلاحیتیں بلکہ بجٹ کی حدود، اور عمل درآمد کے لیے مطلوبہ ٹائم لائن بھی شامل ہونی چاہیے۔ موصول ہونے والی تجاویز/تفصیلات کو مکمل جائزہ لینے اور جانچنے کی ضرورت ہے، جس میں قیمتوں کا تعین، نفاذ میں معاونت، تخصیص کے اختیارات، اور جاری گاہک کی مدد جیسے عوامل شامل ہیں۔ 

منتخب کردہ وینڈر اور پروڈکٹ وہ ہونا چاہیے جو کاروبار کی ضروریات کے ساتھ سب سے زیادہ مؤثر طریقے سے ہم آہنگ ہو، اس کے بعد معاہدے کی شرائط کو قائم کرنے کے لیے مذاکرات کیے جائیں۔ 

مرحلہ 3: ترتیب دینا اور حسب ضرورت بنانا

اے پی آٹومیشن سوفٹ ویئر کو ترتیب دینے میں تنظیم کی ترجیحی انوائس روٹنگ اور منظوری کے درجہ بندی کو نقل کرنے کے لیے اسے ترتیب دینا اور اپنی مرضی کے مطابق بنانا شامل ہے۔ سسٹم کے اندر صارف کے کردار اور اجازتیں قائم کرنا مناسب رسائی اور ذمہ داریوں کو الگ کرنے کی ضمانت دیتا ہے۔ مختلف کاروباری تقاضوں کے ساتھ ہم آہنگ کرنے کے لیے سسٹم کو ڈھالنے میں فیلڈز، اطلاعات، یاد دہانیوں اور متعلقہ رپورٹس کو ایڈجسٹ کرنا شامل ہے۔ مثال کے طور پر، کاروباری اداروں کے پاس انوائس کی رقم کی بنیاد پر درجہ بندی کی منظوری کے طریقہ کار کو قائم کرنے کا اختیار ہوتا ہے۔ یہ موزوں طریقہ دہرائے جانے والے کاموں کو خودکار بناتا ہے اور قائم شدہ پروٹوکولز کی تعمیل کو برقرار رکھتا ہے۔

مرحلہ 4: تربیت اور جانچ

سسٹم کے اصل آغاز سے پہلے ایک جامع صارف قبولیت ٹیسٹنگ (UAT) میں انوائس انٹری، 2- یا 3 طرفہ میچنگ، منظوری کے ورک فلو، ادائیگی کی کارروائی، اور رپورٹنگ سمیت متعدد منظرناموں کی جانچ کرنا شامل ہے۔ مقصد اس بات کی تصدیق کرنا ہے کہ سسٹم بالکل ٹھیک کام کرتا ہے جیسا کہ ارادہ ہے، تمام عناصر بغیر کسی رکاوٹ کے آپس میں جڑے ہوئے ہیں۔

AP آٹومیشن سلوشن کے استعمال میں اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم اور متعلقہ اسٹیک ہولڈرز کو مکمل تربیت فراہم کرنا بھی اتنا ہی اہم ہے۔ یہ تربیت ہموار منتقلی اور نئے نظام کو مؤثر طریقے سے اپنانے کو یقینی بناتی ہے۔ پیدا ہونے والے کسی بھی خدشات کو دور کرنا، تفصیلی دستاویزات پیش کرنا، اور آٹومیشن کے فوائد کو نمایاں کرنا صارف کی قبولیت کو فروغ دینے میں اہم کردار ادا کر سکتا ہے۔ سسٹم کے فوائد کے بارے میں واضح مواصلات اور تعلیم صارفین کے درمیان اعتماد اور جوش پیدا کرنے میں مدد کرتی ہے، ایک کامیاب انضمام کے عمل کو یقینی بناتی ہے۔

مرحلہ 6: نفاذ اور تطہیر

اے پی آٹومیشن سسٹم کا نفاذ سافٹ ویئر کے استعمال کے آغاز کی نشاندہی کرتا ہے۔ ابتدائی مرحلے کے دوران محتاط نگرانی ضروری ہے، کیونکہ یہ کسی بھی ممکنہ مسائل کی فوری شناخت اور حل کی اجازت دیتا ہے جو سامنے آسکتے ہیں۔

نظام کی تاثیر کو یقینی بنانا ایک جاری وابستگی ہے۔ مسلسل تشخیص اور اصلاح اس مرحلے کے لازمی اجزاء ہیں۔ کارکردگی کے کلیدی میٹرکس کی باقاعدگی سے جانچ پڑتال، صارف کے تاثرات سے بصیرتیں جمع کرنا، اور ضروری اصلاحات متعارف کرانا وہ طرز عمل ہیں جو نظام کو کاروباری تقاضوں کے متحرک ارتقاء کے ساتھ ہم آہنگ رکھتے ہیں۔

آٹومیشن وینڈر کے ساتھ مضبوط شراکت داری کو فروغ دینا، جاری تعاون کو یقینی بنانے، نظام کو بروقت اپ ڈیٹس کے ساتھ اپ ٹو ڈیٹ رکھنے، اور پیش آنے والے تکنیکی چیلنجوں سے فوری طور پر نمٹنے کے لیے اہم ہے۔ آٹومیشن وینڈر کی مہارت اور مدد سے سسٹم کی ہموار فعالیت کو برقرار رکھنے میں مدد ملے گی، اس طرح آٹومیشن کے سفر کی مسلسل کامیابی میں مدد ملے گی۔

آپ کے اے پی آٹومیشن سفر میں نانونٹس

AP آٹومیشن ٹولز جیسے Nanonets بہت سے فوائد پیش کرتے ہیں۔ AI کی طاقت کے ساتھ، یہ ٹولز اے پی ورک فلوز کی آسانی سے تخلیق کو قابل بناتے ہیں جو خود بخود متنوع ذرائع سے فائلوں اور دستاویزات کو جمع کرتے ہیں، ای میلز اور اسکین شدہ دستاویزات سے لے کر ڈیجیٹل فائلوں، کلاؤڈ اسٹوریج، اور ERP سسٹم تک۔ 

اس کی سمارٹ کیپچر کی صلاحیتوں سے ہٹ کر، موثر AP آٹومیشن ٹولز، بشمول Nanonets، خصوصیات کا ایک جامع مجموعہ فراہم کرتے ہیں۔ ان میں دستاویزات کی مختلف اقسام سے خودکار اور ذہین ڈیٹا نکالنا، اخراجات کی مماثلت، اور مفاہمت، اخراجات کے کام کے بہاؤ کا ہموار انتظام، رپورٹس بنانے سے لے کر مینیجر کی منظوریوں کو حاصل کرنے تک، اور ترجیحی ERPs، اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر، یا کاروبار کے ساتھ ماہانہ اکاؤنٹنگ بند کرنے کا ہموار انضمام شامل ہے۔ اوزار.

نانونٹس مختلف قسم کے انوائسز، کریڈٹ/ڈیبٹ انوائسز، پروفارما انوائسز، کمرشل انوائسز، اور بہت کچھ سے ڈیٹا نکالنے میں سبقت لے جاتا ہے۔ رسیدوں کے علاوہ، Nanonets متنوع مالی دستاویزات جیسے رسیدیں، قیمت کے ٹیگز، خریداری کے آرڈرز، ڈیبٹ اور کریڈٹ کارڈز، اور دیگر مختلف اسکیننگ میں اپنی مہارت کا مظاہرہ کرتا ہے۔

Nanonets AP ٹیموں کو خاطر خواہ فوائد پیش کرتا ہے، بشمول کاروبار کے لیے لاگت میں 80% کی متاثر کن کمی، انوائس پروسیسنگ کی رفتار میں دس گنا تک اضافہ، اور AP دنوں کی بہتر اصلاح۔ یہ دستی جانچ اور تصدیق سے پیدا ہونے والی غلطیوں کو مؤثر طریقے سے ختم کرتا ہے، مستثنیات کو مہارت کے ساتھ حل کرتا ہے، اور ذہانت سے انہیں متعلقہ اہلکاروں تک پہنچاتا ہے۔ مزید برآں، Nanonets دھوکہ دہی، چوری، دوہری ادائیگیوں اور دیگر ناکاریوں کا پتہ لگانے اور انہیں ختم کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔

Nanonets کی صلاحیتوں کا مرکز اس کا AI سے چلنے والا پلیٹ فارم ہے جسے Flow کہتے ہیں۔ یہ اختراعی پلیٹ فارم اکاؤنٹس پروسیسنگ ورک فلو میں اہم AI عناصر کو بغیر کسی رکاوٹ کے شامل کر کے اے پی کے عمل کی نئی تعریف کرتا ہے۔ Nanonets AP آٹومیشن کو چلانے، اینڈ ٹو اینڈ اکاؤنٹنگ ورک فلو قائم کرنے، اور Sage، Xero، Netsuite، Quickbooks، اور مزید بہت سے پلیٹ فارمز کے ساتھ آسانی کے ساتھ ضم کرنے میں مدد کرتا ہے۔ مزید برآں، Nanonets گھریلو اور عالمی ادائیگی کے طریقوں کو سپورٹ کرتا ہے، جس میں ACH، وائر ٹرانسفر، کریڈٹ کارڈز، بٹوے اور نیو بینکس شامل ہیں۔

لے

AP آٹومیشن کاروبار کی مالی صحت، آپریشنل کارکردگی، اور مجموعی مسابقت کو نمایاں طور پر متاثر کر سکتی ہے۔ جیسا کہ صنعت کی رپورٹوں اور اعدادوشمار سے ظاہر ہے، اے پی آٹومیشن کے فوائد کافی ہیں۔ آٹومیشن کا نفاذ بروقت ادائیگی کی شرحوں میں غیر معمولی اضافے، پروسیسنگ کے اخراجات میں کمی، اور زیادہ موثر انوائس مینجمنٹ کا باعث بنتا ہے۔ کاروباری اداروں کے AP پروسیسنگ پر اربوں خرچ کرنے کے ساتھ، آٹومیشن کے ذریعے خاطر خواہ رقم کی بچت کا امکان واضح ہے۔ جیسے جیسے ٹیکنالوجی کا ارتقاء جاری ہے، Nanonets جیسے حل کو اپنانے سے نہ صرف قلیل مدتی فوائد حاصل ہوتے ہیں بلکہ کاروباروں کو تیزی سے ڈیجیٹائزڈ کاروباری منظرنامے میں پائیدار ترقی اور کامیابی کے لیے پوزیشن بھی ملتی ہے۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ آٹوموٹو / ای وی، کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• چارٹ پرائم۔ ChartPrime کے ساتھ اپنے ٹریڈنگ گیم کو بلند کریں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• بلاک آفسیٹس۔ ماحولیاتی آفسیٹ ملکیت کو جدید بنانا۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/