اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کیا ہے؟ پلیٹو بلاکچین ڈیٹا انٹیلی جنس۔ عمودی تلاش۔ عی

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کیا ہے؟

ٹائم سٹیمپ: 13 جولائی 2022 صبح 6:53 بجے

It is hypothesized that the writing system evolved among humans to record financial transactions. Mesopotamian مٹی کی گولیاں dating back to 3000 BCE show accounts of financial records – the earliest attempts at setting up an “accounts payable process”, so to speak.  

The cycle of tracking transactions between vendors and clients has since evolved through Contrugli’s ڈبل انٹری اکاؤنٹنگ سسٹم, Pacioli کی ledger system, the US transportation industry’s streamline of the account payable process in the 1960’s, to the current automated accounts payable processes adopted worldwide.

This article dives deep into the accounts payable process, AP workflows, and how this can all be automated with Nanonets.

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کیا ہے؟

کسی کمپنی کا اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل وینڈرز/سپلائرز کے لیے اس کی قلیل مدتی ادائیگی کی ذمہ داریوں کا انتظام ہے۔

The accounts payable or AP is the amount of money that a business owes to its vendors/suppliers for availing their goods/services. Accounts payable processing ensures timely payments to suppliers and vendors. The goal of the AP process is to ensure legitimacy and accuracy of any payment originating from the business to any supplier/vendor.

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی عمل کے مکمل سائیکل میں انوائس ڈیٹا کیپچرنگ، مناسب GL کوڈنگ، ایک 3 طرفہ میچ انوائسز، انوائس کی منظوری یا جھنڈا لگانا اور آخر میں ادائیگیوں پر کارروائی کرنا۔

The AP process is just one part of the entire ادائیگی کے لیے خریداری (P2P) عمل جو خریداری کی درخواست سے لے کر پروکیورمنٹ اور وینڈر کی ادائیگیوں تک سرگرمی کے تمام مراحل کا احاطہ کرتا ہے۔

Most businesses have a separate AP department that handles all incoming bills/invoices and processes payments to vendors. This can involve lots of paperwork and man-hours spent reconciling details across invoices, POs & receipts.

جدید نقطہ نظر جیسے اے پی آٹومیشن۔ پورے AP ورک فلو کو بہتر بنانے اور سپرچارج کرنے میں مدد کر سکتا ہے اور اعلیٰ قیمت کے کاموں کے لیے اوقات کار کو خالی کر سکتا ہے۔

اپنے دستی اے پی کے عمل کو خودکار بنانا چاہتے ہیں؟ یہ دیکھنے کے لیے 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں۔ اے پی آٹومیشن۔.

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کیا ہے؟ پلیٹو بلاکچین ڈیٹا انٹیلی جنس۔ عمودی تلاش۔ عی

کی میز کے مندرجات

ڈیٹا کیپچر کو خودکار بنائیں، ورک فلو بنائیں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں کوڈ کی ضرورت نہیں ہے۔ ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

بنیادی AP ورک فلو کا عمل

کسی تنظیم کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی پروسیسنگ ورک فلو کا پیمانہ اس پر منحصر ہے:

  • وینڈرز/سروس فراہم کرنے والوں کی تعداد جو اس کی ضروریات کو پورا کرتے ہیں۔
  • ادائیگیوں کا حجم (اور رقم) ایک مختصر مدت میں متوقع ہے۔
  • ہر خریداری/ لین دین کی توثیق کرنے کے لیے درکار قسم کی دستاویزات

اے پی ڈیپارٹمنٹ دوسرے محکموں کے ساتھ بھی کام کر سکتا ہے جیسے کہ پرچیز ڈیپارٹمنٹ اپنے کاموں میں۔

اے پی کے عمل کے ایک سادہ ورک فلو میں درج ذیل اقدامات شامل ہیں:

  • وینڈر سے بل/انوائس وصول کریں۔
  • بل/انوائس پر ڈیٹا کی تصدیق کریں۔
  • انوائس کی منظوری یا جھنڈا لگانے کی غلطیاں
  • حتمی ادائیگی پر کارروائی ہو رہی ہے۔

عمل کے اختتام پر، وہ رقم جو پہلے مرحلے پر "قابل ادائیگی" تھی، اب ذمہ داری نہیں رہے گی۔  

مداخلت ہو سکتی ہے۔ خریداری کے آرڈرز پر مشتمل عمل، تصدیقات، اور منظوری۔

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی عمل کے مکمل چکر میں محکمہ پرچیز سے پرچیز آرڈر (PO) وصول کرنا، وینڈر سے انوائس وصول کرنا، PO اور انوائس کا ملاپ/توثیق کرنا، وینڈر کو حتمی ادائیگی کی منظوری شامل ہے۔

اخراجات میں غلطیوں اور دھوکہ دہی سے بچنے کے لیے یہ اقدامات ضروری ہیں۔

ٹچ لیس اے پی ورک فلوز سیٹ اپ کریں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

اے پی کے عمل سے وابستہ دستاویزات

AP documents & three-way match

آپریشن کے پیمانے پر منحصر ہے، کمپنی کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی طریقہ کار میں درج ذیل دستاویزات میں سے بہت سے یا سبھی شامل ہو سکتے ہیں:

خریداری کا آرڈر (PO)

پی او ایک قانونی طور پر پابند معاہدہ ہے جو کمپنی کی طرف سے وینڈر کو جاری کیا جاتا ہے، جس میں آرڈر کی گئی پروڈکٹ/سروس کی قسم اور مقدار اور قیمتوں سے آگاہ کیا جاتا ہے۔ بڑی کمپنیوں کے لیے، متعدد ادارے PO کے عمل میں شامل ہیں، بشمول، سامان/خدمات کی درخواست کرنے والا شخص/محکمہ، محکمہ خریداری، اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ، وصول کرنے والا محکمہ، اور وینڈر۔

رپورٹ موصول ہو رہی ہے۔

سامان/خدمات کی رپورٹ کی وصولی وینڈر سے آرڈر شدہ پروڈکٹ/سروس کے حصول کی تصدیق ہے۔ رسید رپورٹ کی تفصیلات پہلے جاری کردہ PO پر موجود تفصیلات سے مماثل ہونی چاہئیں۔

وینڈر انوائس

آرڈر کیے گئے سامان کی وصولی کے ساتھ یا اس کے بعد، کاروبار کو سامان/خدمات کے سپلائر سے پروڈکٹ کے لیے انوائس/بل موصول ہوگا۔ کاروبار کے اختتام پر، اسے وینڈر انوائس کہا جاتا ہے۔ وینڈر انوائس کی پروسیسنگ AP ڈیپارٹمنٹ کی واحد ذمہ داری ہے، جو PO، رسید رپورٹ اور وینڈر انوائس کے درمیان تین طرفہ میچ کے ذریعے انوائس پر تفصیلات کی تصدیق کرتا ہے اور منظوری کے بعد ادائیگیوں کا شیڈول کرتا ہے۔

واؤچر

واؤچرز کا استعمال بعض اوقات منظوری کے عمل کی مکمل ہونے کی "ثبوت" کرنے کے لیے کیا جاتا ہے - یہ معاون دستاویزات جیسے PO، رسید رپورٹ، وینڈر انوائس وغیرہ کے انڈیکس کی طرح ہوتا ہے اور اس میں منظوریوں، کیس نمبرز اور اس مخصوص سے متعلق دیگر معلومات پر مشتمل ہوتا ہے۔ خریداری.

یہ تمام دستاویزات ایک "اوپن" فائل میں اس وقت تک رکھی جاتی ہیں جب تک کہ ادائیگی مکمل طور پر مکمل نہیں ہو جاتی، جس کے بعد اسے "بند" کا لیبل لگا دیا جاتا ہے۔

مثال کے طور پر، فرض کریں کہ ایک خریدار، Buyer Inc.، کو کمپنی کے لیے 10 پین ڈرائیوز درکار ہیں:

  • یہ اپنے سپلائر، سپلائر انکارپوریٹڈ کو دس آئٹمز کے لیے خریداری کا آرڈر جاری کرتا ہے، جس کی قیمت، 15 ڈالر فی پین ڈرائیو، پانچ دنوں میں ڈیلیور کی جائے گی۔

  • PO محکمہ پرچیز کے ذریعہ تیار کیا جاتا ہے، جس کی ایک کاپی سپلائر انکارپوریٹڈ کو بھیجی جاتی ہے، ایک AP ڈپارٹمنٹ کو، ایک مستفید ہونے والے محکمہ کو اور ایک کو محکمہ خریداری کے ذریعہ اپنے پاس رکھنا ہے۔

  • جب سپلائر انکارپوریٹڈ پین ڈرائیوز فراہم کرتا ہے تو محکمہ پرچیز کی طرف سے موصول ہونے والی رپورٹ (یا رسید کی رپورٹ) تیار کی جاتی ہے اور وینڈر انوائس اے پی ڈیپارٹمنٹ کے ذریعے فائل کی جاتی ہے۔

  • اس مقام پر، AP ڈپارٹمنٹ PO، رسید کی رپورٹ اور خریداری کی رسید کا تین طرفہ میچ کرتا ہے تاکہ یہ چیک کیا جا سکے کہ آیا تینوں دستاویزات میں تفصیل، مقدار، لاگت اور شرائط مماثل ہیں۔

  • اے پی ڈیپارٹمنٹ سے میچ کی تصدیق ہوجانے کے بعد، ادائیگی شروع کردی جاتی ہے۔

Not all companies may have the three-way match, but a two-way match between the PO and the invoice is necessary to prevent mismanagement of funds.

یہ 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں تاکہ یہ آخری بار ہو کہ آپ کو انوائسز یا رسیدوں کے ڈیٹا کو ERP سافٹ ویئر میں دستی طور پر کلید کرنا پڑے گا۔

اے پی مینجمنٹ اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی ورک فلو کی اہمیت

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کا انتظام کاروبار کے موثر کام کے لیے اہم ہے:

  • یہ بلوں کی فوری ادائیگی کو یقینی بناتا ہے، جو کمپنی کی ساکھ کے لیے اہم ہے اور دکانداروں کے ساتھ صحت مند تعلقات قائم کرنے میں مدد کرتا ہے۔
  • فوری ادائیگیاں زائد المیعاد چارجز، جرمانے، یا لیٹ فیسوں کو بھی روکتی ہیں۔
  • اکاؤنٹس کی قابل ادائیگی پروسیسنگ زیادہ خرچ کو روکتی ہے، اور ایک ہی پروڈکٹ/سروس کے لیے متعدد/ڈپلیکیٹ ادائیگیوں کو روکتی ہے۔
  • یہ کمپنی کی ضروریات اور خریداریوں پر نظر رکھتا ہے، جس سے کمپنی کے روزمرہ کے کام میں تاخیر اور رکاوٹ سے بچنے میں مدد ملتی ہے۔
  • یہ آسانی سے بازیافت کے لیے تمام خریداری کے اعمال کو یکجا کرتا ہے۔
  • اے پی پروسیسنگ خریداری کے عمل کے ہر مرحلے پر سخت فالو اپ اور جانچ کے ذریعے دھوکہ دہی کو ختم کرتی ہے۔
  • یہ وینڈرز کی طرف سے پیش کردہ کریڈٹ سہولت کا استعمال کرتے ہوئے صرف واجب الادا ادائیگیوں کو فعال کرکے نقد بہاؤ کے بہتر انتظام میں بھی مدد کرتا ہے۔

اے پی کے عمل کی وسعت

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل میں سامان اور خدمات کے لیے کاروبار کی طرف سے کی جانے والی تقریباً تمام ادائیگیاں (پے رول کے علاوہ) شامل ہوتی ہیں۔ AP کمپنی کی طرف سے کی جانے والی خریداریوں کے تمام مالیاتی پہلوؤں کا ریکارڈ رکھتا ہے، جو کہ آڈیٹنگ اور ٹیکس کے مقاصد کے لیے اہم ہے۔

اے پی کے اہم مقاصد یہ ہیں:

  • اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ادائیگیاں جائز اور درست ہوں۔
  • ابتدائی ادائیگیوں یا متحرک چھوٹ کا فائدہ اٹھانے کے لیے۔

AP کے عمل میں داخلی کنٹرولز کا انضمام، خاص طور پر خودکار عمل میں دھوکہ دہی یا غلط ادائیگیوں کو ختم کرتا ہے جبکہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام رسیدوں کا حساب رکھا جائے۔

Save your AP team from tasks involving mountains of paper work. Book a demo to see how Nanonets can automate all your AP processes.

اے پی کے عمل کو درپیش چیلنجز

Here are some of the most common challenges to AP processing:

وقت کی تاخیر

This is particularly true with manual AP processing because paper documents must be moved across tables and departments. This can cause delays in processing an invoice and paying the vendor.  Delays along the account payable cycle can snowball into late receipts of ordered items, poor credit rating, poor relationships with vendors and fees/fines.

ملاپ کی غلطیاں

تین طرفہ میچ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ تمام وینڈر انوائس کی ادائیگی درست طریقے سے کی گئی ہو۔ اعداد و شمار کے اندراج کی غلطیاں یا بلنگ کی غلط معلومات ہونے پر تضادات پیدا ہو سکتے ہیں، جن کی شناخت یا درست کرنے میں وقت لگ سکتا ہے۔

استثنا کا انتظام

اکاؤنٹ قابل ادائیگی محکموں کو مستثنیات سے نمٹنا چاہیے جیسے کہ انوائس میں نامکمل اور غیر مماثل معلومات، جو مہنگی تاخیر کا باعث بن سکتی ہیں۔

غیر ضروری خریداری

اکاؤنٹس قابل ادائیگی سائیکل میں مناسب کنٹرول اور چوکیوں کی عدم موجودگی کے نتیجے میں غیر ضروری یا غیر مجاز خریداری ہو سکتی ہے۔

فراڈ اور چوری۔

اے پی ٹیموں کو کمپنی کے اندر اور باہر دونوں جگہوں سے دھوکہ دہی اور چوری کے خلاف مسلسل چوکنا رہنا چاہیے۔

گمشدہ دستاویزات

Paperwork can result in misplacement and loss of important documents like invoices.  This can lead to a plethora of issues across the accounting payable cycle, starting with friction with the vendor to delayed operations.

ڈبل ادائیگی

دستاویزات میں عدم مطابقت اور ناکاریاں ایک انوائس کو دو بار ادا کرنے کا سبب بن سکتی ہیں۔ اگر ایک مربوط نظام کے بجائے متعدد ERPs یا مالیاتی سافٹ ویئر استعمال کیے جائیں تو دوہری ادائیگیاں بھی ہو سکتی ہیں۔

نظر نہ آنے والی جگہیں

کاغذی اور دستی عمل دھندلاپن سے وابستہ ہیں جو AP ٹیموں کو کمپنی کے کیش فلو کو حقیقی وقت میں ٹریک کرنے سے روکتا ہے۔

اکاؤنٹ قابل ادائیگی سائیکل کو ہموار کرنا

اکاؤنٹس قابل ادائیگی پروسیسنگ کو تمام متعلقہ AP دستاویزات کو سنٹرلائز کر کے اور آسانی سے رسائی کے لیے فائل کر کے ہموار کیا جا سکتا ہے۔

Such streamlining can be enabled by automated workflows. Automation serves the following purposes:

  • کاغذ کی بے ترتیبی کو ختم کرتا ہے، اس طرح پروسیسنگ کے وقت اور غلطی کی شرح کو کم کرتا ہے۔
  • POs اور انوائس کو الیکٹرانک ادائیگیوں سے جوڑتا ہے، جو اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی سائیکل کی مکمل تصویر پیش کرتا ہے۔
  • وینڈر مینجمنٹ کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے دکانداروں کی دھوکہ دہی کو روکیں۔
  • پریشانی سے پاک تین طرفہ مماثلت کو قابل بناتا ہے۔
  • دیگر بنیادی کاروباری نظاموں جیسے ERPs اور CRMs کے ساتھ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے انضمام کی اجازت دیتا ہے۔
  • زیادہ خرچ یا غیر ضروری خریداریوں سے بچنے کے لیے اکاؤنٹنگ قابل ادائیگی سائیکل میں متعدد چیک پوائنٹس قائم کرنے کی اجازت دیتا ہے
  • انتباہات اور الارم سیٹ کیے جاسکتے ہیں جب اکاؤنٹس قابل ادائیگی ورک فلو کے کسی بھی مرحلے پر تضادات کا پتہ چل جاتا ہے۔
  • ادائیگی کی آخری تاریخ ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے۔
  • کمپنی کے اخراجات کے نمونوں کو سمجھنے اور آڈٹ اور ٹیکس کی تیاری کے لیے متواتر رپورٹس کی تیاری کے قابل بناتا ہے۔

ERPs یا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں دستی طور پر ڈیٹا داخل کرنے سے تھک گئے ہیں؟ آئیے ہم آپ کو دکھاتے ہیں کہ آپ اپنے پورے AP ڈیٹا ورک فلو کو سیکنڈوں میں کیسے خودکار کر سکتے ہیں۔

اے پی مینجمنٹ کے عمل کو خودکار کرنا

اے پی آٹومیشن۔ solves most if not all of the challenges that AP processes encounter. AP automation software like Nanonets, can help AP teams:

  • انٹرپرائزز کے لیے AP لاگت کو 80% کم کریں۔
  • process invoices 10x faster
  • دستی جانچ/تصدیق سے پیدا ہونے والی مماثلت کی غلطیوں کو ختم کریں۔
  • مستثنیات کی نشاندہی کریں، ان کو ذہانت سے ہینڈل کریں اور مناسب شخص تک پہنچائیں۔
  • دھوکہ دہی، چوری، دوہری ادائیگی، آوارہ خرچ یا کسی دوسری نااہلی/ خامی کو ختم کریں

AP teams across enterprises use Nanonets to power their AP automation and build an end-to-end automated workflow. With Nanonets you can set up an AP workflow that automatically:

  • متعدد ذرائع سے فائلیں اور دستاویزات کھینچتا ہے - ای میل، اسکین شدہ دستاویزات، ڈیجیٹل فائلیں/تصاویر، کلاؤڈ اسٹوریج، ERP وغیرہ۔
  • تمام دستاویزات سے ڈیٹا کو درست طریقے سے پڑھتا اور کیپچر کرتا ہے۔
  • اخراجات کو ملانا اور ملاپ کرنا (میچ بیلنس اور SKU سطح کی معلومات)
  • اخراجات کی رپورٹ بنانے سے لے کر مینیجر کی منظوری حاصل کرنے تک تمام اخراجات کے ورک فلو کو ہینڈل کریں۔
  • And sync/integrate all the above with any ERP, accounting software or business tool of your choice
    • ہم آسانی سے سیج، زیرو، نیٹ سویٹ، کوئیک بکس اور مزید کے ساتھ ضم ہوجاتے ہیں۔

براہ راست مظاہرے کے دوران مذکورہ بالا تمام چیزوں کو چیک کرنے کے لیے 30 منٹ کی زوم/میٹ کال بک کریں۔

Quickbooks اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن

ٹائم اسٹیمپ:

سے زیادہ اے آئی اور مشین لرننگ