اکاؤنٹس قابل ادائیگی دن یا اے پی دن کیا ہیں؟

اکاؤنٹس قابل ادائیگی دن، جسے دن قابل ادائیگی بقایا (DPO) بھی کہا جاتا ہے، ایک مالیاتی میٹرک ہے جو ان دنوں کی اوسط تعداد کی پیمائش کرتا ہے جو کمپنی اپنے انوائس اور بلوں کی ادائیگی میں لیتی ہے۔

یہ کمپنی کے اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی آپریشنز کا ایک کوانٹیفائر ہے - AP دن جتنے زیادہ ہوں گے، کمپنی اپنے بلوں کی ادائیگی میں اتنا ہی زیادہ وقت لے گی۔

ایک بہترین ڈی پی او ویلیو، جیسا کہ گولڈی لاکس کی کہانی میں، نہ تو بہت کم ہونا چاہیے اور نہ ہی بہت زیادہ، بلکہ بالکل درست۔  

اس مضمون کا باقی حصہ شرائط استعمال کرتا ہے۔ 'ڈی پی او'، 'واجب الادا دن'،'اکاؤنٹس قابل ادائیگی دن'،'اے پی کے دن'، اور'اے پی میں دن'، ایک دوسرے کے ساتھ، ایک ہی تصور کا مطلب ہے۔

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کے بارے میں مزید جاننے کے لیے پڑھیں اور یہ اقدام کس طرح کسی انٹرپرائز کی مالی صحت کو ظاہر کرتا ہے۔

اکاؤنٹس قابل ادائیگی دن کیا ہیں؟

قابل ادائیگی اکاؤنٹس (AP) کمپنی کی قلیل مدتی نقد ذمہ داریاں ہیں جو وینڈرز، سپلائرز، یا قرض دہندگان پر واجب الادا ہیں - جن کی ادائیگی ابھی تک نہیں ہوئی ہے۔ یہ موجودہ ذمہ داریوں کے بطور عام لیجر میں اندراجات ہیں کیونکہ سامان یا خدمات کریڈٹ پر خریدی گئی تھیں۔ فروش، سپلائر، یا قرض دہندہ، فراہم کردہ پروڈکٹ/سروس کے لیے کمپنی کو انوائس بھیجتا ہے، اور کمپنی مقررہ وقت میں انوائس کی ادائیگی کرتی ہے۔

کچھ کمپنیاں رسیدیں موصول ہوتے ہی ادا کرتی ہیں، کچھ بعد میں ادائیگی کرتی ہیں، لیکن طے شدہ مدت کے اندر، اور کچھ مدت سے تجاوز کرتی ہیں، جو ظاہر ہے کہ کمپنی پر بری طرح جھلکتی ہے۔ بعض اوقات ایک ہی کمپنی عجلت، دستیاب رعایتوں، یا کیش فلو کے مسائل کے لحاظ سے، مختلف رسیدیں ادا کرنے کے لیے مختلف وقت کی مدت استعمال کر سکتی ہے۔

انوائس کی ادائیگی میں کمپنی کے رجحانات کو سمجھنے اور ان پر نظر رکھنے کے لیے، اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ ایک فارمولہ استعمال کرتا ہے جو اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں، یا بقایا ادائیگی کے دنوں کا حساب لگاتا ہے - DPO۔

ڈی پی او ایک تناسب ہے جو ایک تنظیم کے سپلائرز/وینڈرز/کریڈٹرز کو اپنے بلوں کی ادائیگی میں لگنے والے دنوں کی اوسط تعداد کی پیمائش کرتا ہے۔

اے پی کے دنوں یا ڈی پی او کا حساب کیسے لگائیں۔

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کے طور پر 'اے پی میں دن' اکثر کہا جاتا ہے، ایک سادہ فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے شمار کیا جاتا ہے جو پیمائش کے دورانیے کے دوران سپلائرز سے تمام خریداریوں کو شامل کرتا ہے اور پھر اسے اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹرن اوور سے تقسیم کرتا ہے۔  

اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹرن اوور (APT) سپلائر کی کل خریداریوں اور اکاؤنٹس کی قابل ادائیگی رقم کی اوسط کا تناسب ہے، یعنی قابل ادائیگی ابتدائی اکاؤنٹس کی اوسط اور آخری اکاؤنٹس قابل ادائیگی بیلنس۔ یہ اس طرح دیا جاتا ہے:

30 دن کے مہینے کی مدت کے لیے کمپنی کے AP میں دنوں کا حساب درج ذیل ہے۔

اس کو لے کر،

سال کے آغاز میں اکاؤنٹس میں قابل ادائیگی بیلنس $100,000 تھا،

سال کے آخر میں اکاؤنٹس میں قابل ادائیگی بیلنس $150,000 تھا،

خریداری کریڈٹ پر کی گئی تھی، 1,000,000،

اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹرن اوور کا حساب کیا جاتا ہے:

اس کے بعد DPO کا حساب APT کے ذریعہ دنوں کی تعداد کو تقسیم کرکے کیا جاتا ہے:

اے پی میں کمپنی کے دن 3.75 دن ہیں۔

یہ یاد رکھنا چاہیے کہ دکانداروں کو نقد ادائیگیوں کو اس مساوات سے خارج کر دیا جانا چاہیے اور صرف کریڈٹ کی خریداری کو شامل کیا جانا چاہیے۔

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کا حساب کیوں لگائیں؟

واجب الادا ایام تعلیمی پروگرام میں ایک بنیادی مضمون کے اسکور کی طرح ہیں۔ بذات خود، کمپنی کی مالی صحت کی پیشن گوئی یا اندازہ لگانا کافی نہیں ہے۔ تاہم، جب دیگر کلیدی کارکردگی کے اشارے (KPI) جیسے لاگت فی انوائس پر عملدرآمد، انوائس کے مستثنیات کا فیصد، اور انوائسز/ملازم/دن کی تعداد کے ساتھ مل کر، یہ کسی تنظیم کی مالی صحت کی ایک طاقتور رپورٹ ہو سکتی ہے۔

یہ فرض کرنا بدیہی ہے کہ اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کی کم قیمت ایک اچھی چیز ہے - اس میں، یہ اشارہ کرتا ہے کہ کمپنی اپنے سپلائرز کو وقت پر ادائیگی کرتی ہے۔ ہو سکتا ہے کہ ہمیشہ ایسا نہ ہو۔ اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کی ایک بہترین قیمت ہے جو اس صنعت/ڈومین پر منحصر ہے جس سے کمپنی کا تعلق ہے۔ اس نمبر سے نیچے کا DPO اس بات کی نشاندہی کر سکتا ہے کہ کمپنی کے پاس اپنے حریفوں کے مقابلے میں اچھی کریڈٹ شرائط نہیں ہیں، یا وہ قرض دہندگان کی طرف سے پیش کردہ کریڈٹ مدت کو مکمل طور پر استعمال نہیں کر رہی ہے۔

اسی طرح، جب کہ بدیہی طور پر، اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کی ایک بہت زیادہ قیمت اس بات کی نشاندہی کرتی ہے کہ کمپنی کو وقت پر اپنے وعدوں کو پورا کرنے میں دشواری ہو رہی ہے، اس کا مطلب یہ بھی ہو سکتا ہے کہ کام کرنے والا سرمایہ زیادہ وقت کے لیے ہے، اور یہ کہ کمپنی کی کریڈٹ سٹینڈنگ اچھی ہے، جو اسے پہلے کی بجائے بعد میں رسیدیں ادا کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ تاہم، ادائیگی میں تاخیر کے نتیجے میں وینڈرز، سپلائرز، یا قرض دہندگان کے ساتھ تعلقات خراب ہو سکتے ہیں، جس کے نتیجے میں کمپنی کی کریڈٹ سٹینڈنگ متاثر ہو سکتی ہے۔

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دن کا انحصار کمپنی کے کام کرنے کے انداز، مالیاتی پس منظر، اس صنعت سے ہے جس سے اس کا تعلق ہے اور اس طرح کے دیگر عوامل پر۔ کوئی معروضی "اچھے" یا "خراب" دن قابل ادائیگی بقایا قیمت نہیں ہے۔ ایک ہی صنعت میں دیگر کمپنیوں کے لئے قابل ادائیگی بقایا اقدار۔ ڈی پی او کی نگرانی اور اسے فیلڈ میں دیگر کمپنیوں کے مقابلے کی سطح پر برقرار رکھنے سے نقد بہاؤ اور دکانداروں کے اطمینان کے درمیان صحیح توازن حاصل کرنے میں مدد ملتی ہے۔

اپنے اے پی کے دنوں کو کیسے بہتر بنائیں؟

قابل ادائیگی بقایا دنوں کی میٹھی جگہ اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کو بہتر بنا کر حاصل کی جاتی ہے۔

ایک بہترین ڈی پی او کی دیکھ بھال کا انحصار اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم اور خریداری کے محکموں اور ادائیگی کی منظوریوں کے لیے ذمہ دار اعلیٰ انتظامیہ کے درمیان ہم آہنگی پر ہوتا ہے۔ اس طرح کا تعاون اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ رسیدیں بروقت موصول ہوں اور ان پر کارروائی کی جائے، قابل ادائیگیوں کو بہتر بنایا جائے اور ترقی کے لیے کام کرنے والے سرمائے کو آزاد کیا جائے۔

ڈی پی او کو بہتر بنانے کا ایک اور طریقہ وینڈر کی اپنی ادائیگی کی شرائط کا اندازہ لگانا ہے۔ گاہک کی ادائیگی کی شرائط اور وینڈر کے درمیان مماثلت ادائیگی کی مقررہ تاریخوں میں ابہام کا باعث بن سکتی ہے۔ مثال کے طور پر، اگر گاہک کی ادائیگی کی مدت 30 دن ہے، اور وینڈر کی مدت 15 ہے، تو ادائیگی میں تاخیر ہو سکتی ہے۔ کسی کی اپنی ادائیگی کی شرائط کو وینڈر کی شرائط کے ساتھ ملانا، یا کمپنی کے ساتھ ان کی شرائط سے ملنے کے لیے وینڈر سے بات چیت کرنا DPOs کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتا ہے۔

مندرجہ بالا شرط وینڈر اور کلائنٹ کے درمیان اچھی بات چیت کی ضرورت ہے. ادائیگیوں اور ادائیگی کی شرائط کے بارے میں غلط فہمیوں سے بچنے کے لیے فراہم کنندہ کا اچھا رابطہ ضروری ہے۔ غیر موثر تعاون فراہم کنندگان کے اعتماد کو ختم کر سکتا ہے جس کے پورے اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل پر نقصان دہ اثرات مرتب ہو سکتے ہیں، اور اس طرح ڈی پی او۔

اچھی منصوبہ بندی اور پیشن گوئی اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی دنوں کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتی ہے۔ یہ بدلے میں اچھے ڈیٹا مینجمنٹ اور پروسیسنگ، اور پیشن گوئی کے ماہرین اور سافٹ ویئر کے استعمال پر منحصر ہے تاکہ کمپنی کے پاس ہر وقت ورکنگ کیپیٹل پر ہینڈل رہے۔ ورکنگ کیپیٹل کی حیثیت اور کمپنی کے فوری اور توسیع شدہ مالی پس منظر کو جاننے سے رسیدوں کی ادائیگی کے لیے ٹائم لائن طے کرنے میں مدد مل سکتی ہے، جو ڈی پی او کو بہتر بناتی ہے۔

مندرجہ بالا تمام شرائط پورے اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کو بہتر بنانے کی ضرورت کرتی ہیں اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کرنے کا ایک فیل پروف طریقہ اس کے تمام یا کچھ حصوں کو خودکار بنانا ہے۔ آٹومیشن انوائس پروسیسنگ ورک فلو میں ہونے والے بہت سے ایروز سے بچ سکتا ہے، اور اس طرح قابل ادائیگی بقایا دنوں کی صحت مند قیمت کو برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے۔

ڈی پی او کو بہتر بنانے کے لیے اے پی کے عمل کا آٹومیشن

اے پی کے عمل کو ہموار کرنے کا ایک ثابت شدہ نقطہ نظر ہے۔ اکاؤنٹنگ کی آٹومیشن ورک فلو آٹومیشن مندرجہ ذیل مقاصد کو پورا کرتا ہے:

• کاغذ کی بے ترتیبی کو ختم کرتا ہے، اس طرح پروسیسنگ کے وقت اور غلطی کی شرح کو کم کرتا ہے۔
• POs اور انوائس کو الیکٹرانک ادائیگیوں سے جوڑتا ہے، جو اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی سائیکل کی مکمل تصویر پیش کرتا ہے۔
• وینڈر مینجمنٹ کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے دکانداروں کی دھوکہ دہی کو روکیں۔
• پریشانی سے پاک تین طرفہ مماثلت کو قابل بناتا ہے۔
• دیگر بنیادی کاروباری نظاموں جیسے ERPs اور CRMs کے ساتھ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے انضمام کی اجازت دیتا ہے۔
• زیادہ خرچ یا غیر ضروری خریداریوں سے بچنے کے لیے اکاؤنٹنگ قابل ادائیگی سائیکل میں متعدد چیک پوائنٹس قائم کرنے کی اجازت دیتا ہے
• انتباہات اور الارم سیٹ کیے جاسکتے ہیں جب اکاؤنٹس قابل ادائیگی ورک فلو کے کسی بھی مرحلے پر تضادات کا پتہ چل جاتا ہے۔
• ادائیگی کی آخری تاریخ ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے۔
• کمپنی کے اخراجات کے نمونوں کو سمجھنے اور آڈٹ اور ٹیکس کی تیاری کے لیے متواتر رپورٹس کی تیاری کے قابل بناتا ہے۔

مکمل طور پر خودکار AP عمل میں شامل ہیں:

• انوائس ڈیجیٹائزیشن: مختلف فارمیٹس میں انوائسز کو پہلے معیاری فارمیٹ میں ڈیجیٹائز کیا جانا چاہیے۔ چونکہ ہر انوائس میں اہم ڈیٹا ہوتا ہے جو اکاؤنٹنگ وسائل کی منصوبہ بندی، اور کاروبار کے اندر فیصلہ سازی میں استعمال ہوتا ہے، اس لیے ڈیٹا نکالنے میں درستگی ضروری ہے۔ انوائسز سے پڑھا جانے والا ڈیٹا عام طور پر ERP، اکاؤنٹنگ، یا ڈیٹا اینالیٹکس پلیٹ فارمز میں منتقل کیا جاتا ہے جسے کمپنی نے بعد میں پروسیسنگ کے لیے استعمال کیا ہے۔
• خودکار توثیق: خودکار تین طرفہ مماثلت انوائسز، POs، اور رسیدوں سے متعلقہ ڈیٹا حاصل کر سکتی ہے اور ان پر خودکار طریقے سے عمل کر سکتی ہے جو انسانی ذہن کی نقل کرتا ہے۔ ان میں سے، AI سے چلنے والی پروسیسنگ ریکارڈز کا موازنہ اور میچ بھی کر سکتی ہے اور فیصلے کر سکتی ہے جیسے ٹرانزیکشن پاس کرنا، غلطیوں کو جھنڈا لگانا یا مستثنیات کو بڑھانا۔
• خودکار استثنیٰ ہینڈلنگ: جب غلطیوں کو نشان زد کیا جاتا ہے یا مستثنیات کو اٹھایا جاتا ہے، انوائس کو فوری طور پر مناسب اہلکاروں کو بھیج دیا جاتا ہے جو غلطیوں کو ٹھیک کر سکتے ہیں۔ یہ وقت کی تاخیر کو کم کر سکتا ہے جو دستی غلطی سے نمٹنے سے وابستہ ہیں۔
• خودکار منظوری: مماثلت اور توثیق کے بعد، رسیدیں خود بخود مناسب اہلکاروں کو منظوری کے لیے بھیج دی جاتی ہیں۔ ڈیجیٹل دستخطوں اور منظوریوں کی ڈیجیٹل شکل میں درخواست تاخیر کو روک سکتی ہے۔
• ادائیگی کی کارروائی: منظوری کے بعد، خودکار نظام ادائیگی کی کارروائی کے لیے انوائس کو فنانس ٹیم کو بھیج دیتا ہے جس کے بعد لین دین بند ہو جاتا ہے اور ڈیٹا کو محفوظ کیا جاتا ہے۔

ایک کے مطابق حالیہ سروے, یہاں سرفہرست خودکار انوائس پروسیسنگ حل ہیں جنہیں بہت سی کمپنیاں نافذ کرنا چاہیں گی:

لے لو

اکاؤنٹس قابل ادائیگی سرگرمیاں جن میں کوڈنگ، تشخیص، اختیار، اور انوائس کی ادائیگی شامل ہے، کاروباری اداروں کی مالی اور انتظامی صحت کا فیصلہ کرتی ہے۔ اے پی کے دن کسی کمپنی کی اے پی سرگرمیوں کی کارکردگی کا ایک اہم اشارہ ہیں۔ یہ ایک مطلق مستقل نہیں ہے، اور اسے صنعت اور قابلیت کے لحاظ سے دیکھا جانا چاہئے۔ کیش سائیکل کے ٹرائیفیکٹا کے حصے کے طور پر، جس میں شامل ہیں، ڈیز سیلز بقایا اور انوینٹری میں دن، ڈی پی او اس بات کا ایک مفید اشارہ ہے کہ کاروبار کو خود کو برقرار رکھنے کے لیے کتنی نقد رقم ہونی چاہیے۔

زیادہ سے زیادہ ڈی پی او کو برقرار رکھنے کے لیے اے پی کے عمل کو ہموار کرنے کی ضرورت ہے۔ آپریشنل آرڈر کو برقرار رکھنے کے علاوہ، اے پی کے عمل میں آٹومیشن کا استعمال کمپنیوں کو زیادہ سے زیادہ ڈی پی او کو برقرار رکھنے میں مدد دے سکتا ہے اور اس طرح، شو کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لیے کافی ورکنگ کیپیٹل۔ AI سے تعاون یافتہ سافٹ ویئر جیسے Nanonets بڑے آٹومیشن جوڑ کا حصہ ہو سکتا ہے تاکہ آپ کی کمپنی کو مسابقتی اور موثر رہنے کے لیے بہترین DPO برقرار رکھنے میں مدد ملے۔

ہر اکاؤنٹس قابل ادائیگی گروپ کی ذمہ داریاں ادائیگیوں کے عمل کو بہتر بنانے اور اس بات کو یقینی بنانے میں تعاون کرتی ہیں کہ رقم کی ادائیگی صرف قانونی اور درست بلوں اور رسیدوں پر کی جائے۔ ایک ہنر مند اور اچھی طرح سے منظم AP عملہ آپ کی کمپنی کے اہم وقت اور اخراجات کو بچا سکتا ہے۔