ایک موثر پروکیورمنٹ حکمت عملی کیسے بنائی جائے۔

جب آپ کی کمپنی کی خریداری کی حکمت عملی کاروباری اہداف کے ساتھ ہم آہنگ ہوتی ہے، وہاں سرمایہ کاری پر 4 گنا زیادہ منافع ہو سکتا ہے۔ لیکن حصولی کی حکمت عملی کے کئی ممکنہ مقاصد ہو سکتے ہیں: توجہ جدت پر ہو سکتی ہے، یا لاگت میں کمی، یا وینڈر تعلقات، جغرافیائی فاصلے اور مقام، یا ان اور دیگر عوامل کا کوئی مجموعہ۔

اس آرٹیکل میں، ہم حصولی کی حکمت عملی کا جائزہ لیں گے — اصطلاح کا کیا مطلب ہے، یہ کیسے کام کرتی ہے، متعدد قسم کی خریداری کی حکمت عملی، اور اس کے بارے میں سوچنے کے لیے فریم ورک اور آپ کے کاروبار کو پھلنے پھولنے کے لیے ایک مؤثر حکمت عملی بنائیں۔ 

خریداری کی حکمت عملی کیا ہے؟

حصولی کی حکمت عملی کسی تنظیم کے اندر خریداری کے عمل کو نافذ کرنے کے لیے ایک جامع روڈ میپ کے طور پر کام کرتی ہے۔ یہ عمل کے نفاذ کی رہنمائی کے لیے ایک بلیو پرنٹ کے طور پر کام کرتا ہے، اور اس میں سپلائی چین کی تعمیر، خریداریوں کا آغاز اور ٹریکنگ، اخراجات اور خطرات کا انتظام، اور کاروباری اہداف کے خلاف نتائج کا جائزہ لینا شامل ہے۔ بنیادی مقصد خریداروں کو معاہدہ شدہ سپلائرز کے ساتھ مؤثر طریقے سے ملانا، لین دین کو ہموار کرنا، غلطیوں کو ختم کرنا، خطرے کو کم کرنا، اور کارپوریٹ اخراجات کو مؤثر طریقے سے منظم کرنا ہے۔

مزید تفصیل میں، ہر قدم میں شامل ہے:

1. سپلائی چین کی تعمیر: یہ خریداری کی حکمت عملی کی ریڑھ کی ہڈی ہے۔ اس میں ایسے سپلائرز کی شناخت، تشخیص اور انتخاب شامل ہے جو ضروری سامان اور خدمات فراہم کر سکتے ہیں۔ اس کا مقصد ایک مضبوط سپلائی چین بنانا ہے جو لاگت سے موثر اور قابل اعتماد ہو۔
2. خریداری شروع کرنا اور ٹریک کرنا: خریداری کی حکمت عملی اس بات کی وضاحت کرتی ہے کہ خریداری کیسے شروع کی جانی چاہیے، منظور کی جانی چاہیے اور ٹریک کیا جانا چاہیے۔ اس میں خریداری کی درخواستوں کے لیے پروٹوکول ترتیب دینا، منظوری کے ورک فلو، اور تمام لین دین کا ریکارڈ برقرار رکھنا شامل ہے۔ یہ عمل خریداری کے عمل میں شفافیت اور جوابدہی کو یقینی بناتا ہے۔
3. اخراجات اور خطرات کا انتظام: لاگت کا انتظام خریداری کی حکمت عملی کا ایک اہم پہلو ہے۔ اس میں سپلائرز کے ساتھ سازگار شرائط پر گفت و شنید کرنا، لاگت بچانے کے مواقع تلاش کرنا، اور بجٹ کا انتظام شامل ہے۔ اتنا ہی اہم رسک مینجمنٹ ہے، جس میں سپلائی چین میں رکاوٹوں، قیمتوں میں اتار چڑھاؤ، اور سپلائر کی بھروسے سے وابستہ خطرات کا اندازہ لگانا اور ان میں تخفیف کرنا شامل ہے۔
4. نتائج کا اندازہ لگانا: حصولی کی حکمت عملی کا ایک اہم جزو اس کی تاثیر کا جائزہ ہے۔ اس میں طے شدہ مقاصد کے خلاف کارکردگی کا اندازہ لگانے کے لیے حصولی کے ڈیٹا کا تجزیہ کرنا، بہتری کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنا، اور ضروری ایڈجسٹمنٹ کرنا شامل ہے۔ یہ مسلسل تشخیص وقت کے ساتھ ساتھ حصولی کے عمل اور حکمت عملیوں کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے۔
5. لین دین کو ہموار کرنا: حکمت عملی کا مقصد حصولی کے عمل کو ہر ممکن حد تک موثر بنانا ہے۔ اس میں نافذ کرنے والے نظام شامل ہیں جو تیز اور غلطی سے پاک لین دین کی سہولت فراہم کرتے ہیں، جیسے کہ الیکٹرانک پروکیورمنٹ سسٹم، خودکار ورک فلو، اور ڈیجیٹل کنٹریکٹ مینجمنٹ۔
6. خطرے کو کم کرنا: سپلائی کرنے والوں کے ساتھ مضبوط تعلقات قائم کرکے اور ایک متنوع سپلائر بیس بنا کر، حکمت عملی سپلائی چین میں رکاوٹ یا کسی ایک سپلائر پر انحصار جیسے خطرات کو کم کرنے میں مدد کرتی ہے۔
7. کارپوریٹ اخراجات کا انتظام: بالآخر، حصولی کی حکمت عملی مؤثر اخراجات کے انتظام کے لیے تیار کی گئی ہے۔ اس میں اس بات کو یقینی بنانا شامل ہے کہ تنظیم کے اخراجات اس کے مالی اہداف اور مقاصد کے مطابق ہوں، لاگت میں بچت ہو اور ہر خریداری کی قیمت کو زیادہ سے زیادہ بنایا جائے۔

جوہر میں، خریداری کی حکمت عملی صرف سامان اور خدمات خریدنے سے کہیں زیادہ ہے۔ یہ تنظیم کے وسیع تر اہداف کے ساتھ ہم آہنگی کے لیے پورے خریداری کے عمل کو حکمت عملی کے ساتھ منظم کرنے کے بارے میں ہے، آپریشنل کارکردگی، مالی صحت، اور مارکیٹ میں مسابقتی فائدہ کو یقینی بنانا ہے۔

حصولی کی حکمت عملی کیسے کام کرتی ہے۔

ایک مؤثر خریداری کی حکمت عملی تیار کرنے میں طریقہ کار کے اقدامات کا ایک سلسلہ شامل ہے، ہر ایک خریداری کے عمل کی مجموعی کارکردگی اور کامیابی میں حصہ ڈالتا ہے۔ ان کو سمجھنا تنظیمی کامیابی کے ایک آلے کے طور پر اس کا فائدہ اٹھانے کی کلید ہے۔ ذیل میں شامل اہم اقدامات کی ایک خرابی ہے:

موجودہ اخراجات اور ضروریات کا اندازہ: ایک مؤثر حصولی حکمت عملی کی بنیاد تنظیم کے موجودہ اخراجات اور سورسنگ کے نمونوں پر مکمل عکاسی ہوتی ہے۔ اس میں تاریخی اعداد و شمار کا تجزیہ کرنا شامل ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ کیا خریدا گیا ہے، کس سے، کس قیمت پر، اور کتنی مقدار میں۔ یہ تشخیص ان علاقوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتا ہے جہاں اخراجات کو کم کیا جا سکتا ہے اور جہاں بہتر ڈیلز یا سپلائرز کی ضرورت ہو سکتی ہے۔

پیشن گوئی مستقبل کے تقاضے: موجودہ اخراجات کی تشخیص کی بنیاد پر، حکمت عملی میں مستقبل کی ضروریات کی پیشن گوئی شامل ہے۔ مستقبل کے حوالے سے یہ نقطہ نظر مستقبل کی خریداری کی ضروریات کا اندازہ لگانے میں مدد کرتا ہے، ترقی کے تخمینوں، مارکیٹ کے رجحانات، اور طلب اور رسد میں ممکنہ تبدیلیوں جیسے عوامل پر غور کرتے ہوئے

مارکیٹ ریسرچ اور سپلائر کی تشخیص: اس حکمت عملی کا ایک لازمی حصہ ممکنہ سپلائرز کی شناخت کے لیے مارکیٹ ریسرچ کر رہا ہے۔ اس میں قیمت، معیار، وشوسنییتا، اور تنظیم کی مخصوص ضروریات کو پورا کرنے کی ان کی صلاحیت جیسے معیار کی بنیاد پر سپلائرز کا جائزہ لینا شامل ہے۔ یہ لاگت کی تاثیر اور معیار کی یقین دہانی کے درمیان صحیح توازن تلاش کرنے کے بارے میں ہے۔

سپلائی چین تعلقات کی تعمیر اور باقاعدہ بنانا: ایک بار جب مناسب سپلائرز کی شناخت ہو جاتی ہے، تو اگلا مرحلہ ان کے ساتھ تعلقات استوار کرنا اور باقاعدہ بنانا ہے۔ اس میں شرائط و ضوابط پر گفت و شنید کرنا، معاہدوں کا قیام، اور واضح مواصلاتی چینلز کا قیام شامل ہے۔ مقصد یہ ہے کہ ہر سپلائر کے ساتھ ایک مستحکم اور باہمی فائدہ مند رشتہ قائم کیا جائے۔

خودکار پروکیورمنٹ سسٹمز کا نفاذ: خریداری کے عمل کو ہموار کرنے کے لیے، حکمت عملی میں اکثر خودکار نظاموں کا نفاذ شامل ہوتا ہے۔ یہ نظام خریداری کے آرڈرز جاری کرنے سے لے کر انوائس پر کارروائی کرنے تک خریداری کے مختلف پہلوؤں کو سہولت فراہم کرتے ہیں۔ آٹومیشن دستی غلطیوں کو کم کرنے، لین دین کو تیز کرنے اور مجموعی کارکردگی کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے۔

مسلسل نگرانی اور بہتری: خریداری کی حکمت عملی طے شدہ اور بھول جانے کا طریقہ نہیں ہے۔ یہ مسلسل نگرانی اور تشخیص کی ضرورت ہے. اس کا مطلب ہے کہ باقاعدگی سے سپلائر کی کارکردگی کا جائزہ لینا، پروکیورمنٹ ڈیٹا کا تجزیہ کرنا، اور مارکیٹ کی تبدیلیوں سے باخبر رہنا۔ حکمت عملی اتنی لچکدار ہونی چاہیے کہ وہ نئی معلومات یا بدلتی ہوئی تنظیمی ضروریات کے مطابق ہو، جب کہ مضبوط کاروباری بنیادی اصولوں اور واضح اہداف کے تعین میں جڑے ہوئے ہوں۔

حصولی کو مسابقتی فائدہ میں تبدیل کرنا: ایک اچھی طرح سے عملدرآمد کی خریداری کی حکمت عملی تنظیم کے لئے ایک مسابقتی فائدہ میں خریداری کے عمل کو بدل دیتی ہے، اور یہاں تک کہ سرمایہ کاری پر چار گنا واپسی کر سکتی ہے۔ بہتر قیمتوں کو محفوظ بنانا، اعلیٰ معیار کی سپلائی کو یقینی بنانا، لیڈ ٹائم کو کم کرنا، یا سپلائی چین کی وشوسنییتا کو بہتر بنانا یہ تمام اعلیٰ اثر والی کاروباری سرگرمیاں ہیں، جن کے ٹھوس کاروباری نتائج کے لیے اہمیت کا اندازہ نہیں لگایا جانا چاہیے۔

ان اقدامات پر عمل کرتے ہوئے، حصولی کی حکمت عملی نہ صرف کسی تنظیم کی خریداری کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے کام کرتی ہے، بلکہ ایسا اس طریقے سے کرتی ہے جو وسیع تر کاروباری مقاصد کی حمایت کرتی ہے، قدر کو زیادہ سے زیادہ کرتی ہے، اور طویل مدتی ترقی اور پائیداری کو فروغ دیتی ہے۔

حصولی کی حکمت عملیوں کی اقسام

حصولی کی حکمت عملی کا انتخاب کسی تنظیم کی کامیابی کے لیے اہم ہے، کیونکہ یہ براہ راست مالی کارکردگی اور سپلائر کے تعلقات کو متاثر کرتا ہے۔ مختلف قسم کی خریداری کی حکمت عملی مختلف کاروباری ضروریات اور مقاصد کو پورا کرتی ہے۔

لہذا، یہ سفارش کی جاتی ہے کہ کاروبار اپنے موجودہ عمل، ضروریات اور مستقبل کے اہداف کا جائزہ لے کر اپنی خریداری کی حکمت عملی کا آغاز کریں، تاکہ وہ ایک قسم کا انتخاب کر سکیں جو ان پر لاگو ہو۔ ذیل میں خریداری کی حکمت عملی کی کچھ اقسام ہیں:

1. واحد ذریعہ حصولی: اس حکمت عملی میں مخصوص سامان یا خدمات کے لیے ایک وینڈر پر انحصار کرنا شامل ہے۔ اس نقطہ نظر کا فائدہ سپلائر کے ساتھ گہرے تعلقات کی ترقی ہے، جو ممکنہ طور پر بہتر قیمتوں، بہتر معیار، اور زیادہ ذمہ دار خدمات کا باعث بنتا ہے۔ تاہم، یہ ایک سپلائر پر انحصار، غیر مسابقتی قیمتوں، اور سپلائی میں ممکنہ رکاوٹ جیسے خطرات کے ساتھ بھی آتا ہے۔
2. بنیادی خریداری سائیکل: یہ نقطہ نظر زیادہ تر معیاری آرڈرز کے لیے باقاعدہ وینڈرز کا استعمال کرتا ہے جبکہ بڑی یا زیادہ منفرد خریداریوں کے لیے آؤٹ سورسنگ کرتا ہے۔ یہ قابل اعتماد سپلائرز کے ساتھ قابل اعتماد، جاری تعلقات کو برقرار رکھنے اور خصوصی ضروریات کے لیے بیرونی وسائل سے فائدہ اٹھانے کے درمیان توازن قائم کرتا ہے۔
3. کم لاگت کی خریداری: جیسا کہ نام سے پتہ چلتا ہے، یہ حکمت عملی کسی دیے گئے سامان یا سروس کے لیے سب سے کم قیمت والے سپلائر کو تلاش کرنے پر مرکوز ہے۔ اگرچہ یہ اخراجات کو کم کرنے کے لیے موثر ہے، لیکن یہ بعض اوقات معیار میں سمجھوتہ یا بہتر قیمت کے مواقع کھونے کا باعث بن سکتا ہے۔ اس حکمت عملی میں لاگت بمقابلہ معیار کا محتاط جائزہ ضروری ہے۔
4. حجم کا استحکام: یہاں، حجم کی چھوٹ حاصل کرنے کے لیے خریداریوں کو مضبوط بنانے پر توجہ دی جاتی ہے۔ بڑی مقدار میں خرید کر، تنظیمیں بہتر نرخوں پر گفت و شنید کر سکتی ہیں، اس طرح مجموعی لاگت کو کم کیا جا سکتا ہے۔ یہ حکمت عملی اس وقت سب سے زیادہ مؤثر ہوتی ہے جب تنظیم کے پاس قابل پیشن گوئی، اعلی حجم کی ضروریات ہوں۔
5. گرین پروکیورمنٹ: یہ ماحول دوست حکمت عملی ان سپلائرز سے خریداری کو ترجیح دیتی ہے جو پائیدار اور ماحول دوست مصنوعات پیش کرتے ہیں۔ یہ ماحولیاتی ذمہ داری کے لیے تنظیم کے عزم کی عکاسی کرتا ہے اور سبز مصنوعات کے لیے صارفین کی ترجیحات کو بھی پورا کر سکتا ہے۔
6. اسٹریٹجک سورسنگ: اس طریقہ کار میں خریداری کی سرگرمیوں کو بہتر بنانے اور دوبارہ جانچنے کے لیے تنظیم کے اخراجات اور سپلائر کے تعلقات کا تجزیہ کرنے کا ایک مسلسل عمل شامل ہے۔ اسٹریٹجک سورسنگ کا مقصد بازار میں دستیاب بہترین اقدار کو محفوظ بنانے کے لیے قوت خرید کو مستحکم کرنا ہے۔
7. عالمی سورسنگ: ان تنظیموں کے لیے جو بین الاقوامی سطح پر اپنے سپلائر کی بنیاد کو بڑھانا چاہتے ہیں، عالمی سورسنگ مواقع کی دنیا کھولتی ہے۔ اس میں جغرافیائی سیاسی حدود کے پار سامان اور خدمات کو سورس کرنا شامل ہے، جس کا مقصد اکثر عالمی صلاحیتوں جیسے کم لاگت والے ہنر مند لیبر، سستا خام مال، اور دیگر معاشی عوامل جیسے ٹیکس میں وقفے اور کم تجارتی محصولات سے فائدہ اٹھانا ہے۔

ان حکمت عملیوں میں سے ہر ایک کی اپنی طاقتیں اور تحفظات ہیں، اور انتخاب کا انحصار تنظیم کی مخصوص ضروریات، مارکیٹ کے حالات اور اسٹریٹجک اہداف پر ہوتا ہے۔ ایک اچھی طرح سے منتخب کردہ خریداری کی حکمت عملی اہم فوائد کا باعث بن سکتی ہے، بشمول لاگت کی بچت، سپلائی چین کی بہتر اعتبار، اور بہتر مسابقتی پوزیشننگ۔

ایک مؤثر پروکیورمنٹ حکمت عملی بنانے کے لیے اقدامات

1. خریداری کی ضروریات کا اندازہ لگانا: پہلا قدم تنظیم کی موجودہ اور مستقبل کی خریداری کی ضروریات کا مکمل جائزہ ہے۔ اس میں یہ سمجھنا شامل ہے کہ کاروباری کارروائیوں، ان کی تعدد اور مقدار کے لیے کون سے سامان اور خدمات ضروری ہیں۔ یہ مرحلہ پوری حکمت عملی کی بنیاد رکھتا ہے، کیونکہ یہ اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ کیا حاصل کرنے کی ضرورت ہے۔
2. اخراجات کے زمرے کو ترجیح دینا: ایک بار خریداری کی ضروریات کا جائزہ لینے کے بعد، قیمت، تنقید اور حجم جیسے عوامل کی بنیاد پر ان کی درجہ بندی اور ترجیح دیں۔ یہ قدم سب سے زیادہ متاثر کن علاقوں پر کوششوں اور وسائل پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد کرتا ہے، اخراجات اور سپلائر کے انتظام پر بہتر کنٹرول کو یقینی بناتا ہے۔
3. مارکیٹ ریسرچ کا انعقاد: سپلائر زمین کی تزئین کو سمجھنے کے لیے مارکیٹ کی گہرائی سے تحقیق بہت ضروری ہے۔ اس میں ممکنہ سپلائرز کی شناخت، مارکیٹ کے رجحانات کو سمجھنا، اور قیمتوں کے ماڈلز کے بارے میں بصیرت حاصل کرنا شامل ہے۔ مؤثر مارکیٹ ریسرچ سپلائر کے انتخاب اور گفت و شنید کے بارے میں باخبر فیصلے کرنے میں معاون ہے۔
4. ترجیحی سپلائرز کی شناخت: مارکیٹ ریسرچ کی بنیاد پر، ممکنہ سپلائرز کی شناخت کریں جو تنظیم کی ضروریات کو پورا کر سکتے ہیں۔ انتخاب کے معیار میں لاگت، معیار، وشوسنییتا، اور کمپنی کی اقدار اور تقاضوں کے ساتھ صف بندی شامل ہو سکتی ہے۔ اس قدم میں یہ فیصلہ کرنا بھی شامل ہے کہ آیا واحد ذریعہ یا ایک سے زیادہ سپلائرز کے لیے جانا ہے، یہ خریداری کی حکمت عملی پر منحصر ہے۔
5. مذاکراتی معاہدے: ترجیحی سپلائرز کی شناخت کے ساتھ، اگلا مرحلہ معاہدوں پر گفت و شنید کرنا ہے۔ اس میں قیمتوں کا تعین، ترسیل کی شرائط، معیار کے معیارات، اور ادائیگی کی شرائط پر بات چیت شامل ہے۔ اس کا مقصد ایسے معاہدوں کو قائم کرنا ہے جو قابل اعتماد اور معیار کو یقینی بناتے ہوئے پیسے کی بہترین قیمت پیش کرتے ہیں۔
6. ریٹ کارڈ اور کیٹلاگ کا قیام: بار بار ہونے والے بالواسطہ اخراجات کے لیے، پہلے سے طے شدہ قیمتوں اور وضاحتوں کے ساتھ ریٹ کارڈ اور کیٹلاگ قائم کرنا خریداری کے عمل کو ہموار کر سکتا ہے۔ یہ مرحلہ خاص طور پر ان اشیاء کے لیے فائدہ مند ہے جو باقاعدگی سے خریدی جاتی ہیں، کیونکہ اس سے وقت کی بچت ہوتی ہے اور قیمتوں اور معیار میں تسلسل کو یقینی بنایا جاتا ہے۔
7. کام اور سنگ میل کے بیانات کو باضابطہ بنانا: خدمات کے حصول کے لیے، کام کے بیانات (SOWs) کو باضابطہ بنانا اور واضح سنگ میل کی وضاحت کرنا بہت ضروری ہے۔ اس سے توقعات طے کرنے، پیشرفت کی نگرانی، اور اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ سروس کی فراہمی متفقہ شرائط کے مطابق ہو۔
8. پروکیورمنٹ پالیسیوں کو نافذ کرنا: واضح پروکیورمنٹ پالیسیاں اور رہنما خطوط کا قیام ضروری ہے۔ ان پالیسیوں میں منظوری کے ورک فلو، اخراجات کی حد، اور تعمیل کی ضروریات جیسے پہلوؤں کا احاطہ کرنا چاہیے۔ وہ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ خریداری کا عمل شفاف، یکساں، اور تنظیمی اہداف کے ساتھ ہم آہنگ ہو۔
9. جاری نگرانی اور بہتری: آخر میں، ایک موثر خریداری کی حکمت عملی کے لیے مسلسل نگرانی اور بہتری کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس میں سپلائر کی کارکردگی کا باقاعدگی سے جائزہ لینا، اخراجات کے نمونوں کا تجزیہ کرنا، اور بدلتی ہوئی ضروریات اور مارکیٹ کے حالات کے مطابق حکمت عملی کو اپنانا شامل ہے۔

حصولی کی حکمت عملی کا فریم ورک

حصولی کی حکمت عملی کا فریم ورک ایک منظم انداز ہے جو حصولی کے عمل کو کسی تنظیم کے بڑے اہداف اور مقاصد کے ساتھ ہم آہنگ کرتا ہے۔ یہ خریداری کے فیصلے کرنے اور خریداری کی سرگرمیوں کے انتظام کے لیے ایک رہنما خطوط کے طور پر کام کرتا ہے۔ یہاں یہ ہے کہ یہ عام طور پر کیسے ظاہر ہوتا ہے:

1. کارپوریٹ حکمت عملی کے ساتھ صف بندی: اس بات کو یقینی بناتے ہوئے شروع کریں کہ حصولی کی حکمت عملی تنظیم کی مجموعی کارپوریٹ حکمت عملی کے ساتھ ہم آہنگ ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ حصولی کے فیصلوں کو وسیع تر کاروباری اہداف کی حمایت اور تعاون کرنا چاہیے، چاہے وہ لاگت کی بچت، معیار میں بہتری، اختراع، سرمایہ کاری پر منافع میں اضافہ، سپلائر سے بہتر تعلقات استوار کرنا، یا پائیداری کے اہداف ہوں۔
2. حصولی کے مقاصد کی وضاحت: اگلا مرحلہ حصولی کی تقریب کے مخصوص مقاصد کو واضح طور پر بیان کرنا ہے۔ یہ مقاصد خریداری کے اخراجات کو کم کرنے، سپلائر کے تعلقات کو بہتر بنانے، مصنوعات کے معیار کو بڑھانے، اخلاقی اور پائیدار سورسنگ کو یقینی بنانے سے لے کر دوسروں کے درمیان ہو سکتے ہیں۔
3. کلیدی کارکردگی کے اشارے (KPIs) تیار کرنا: حصولی کی حکمت عملی کی کامیابی کی پیمائش کرنے کے لیے، کلیدی کارکردگی کے اشارے قائم کرنا ضروری ہے۔ ہدف کیے جانے والے وسیع کاروباری اہداف پر انحصار کرتے ہوئے، KPI میں حاصل کردہ لاگت کی بچت، فراہم کنندہ کی کارکردگی کے اسکور، معاہدے کی تعمیل کی شرح، اور خریدی گئی اشیاء کے لیے ٹائم ٹو مارکیٹ جیسے میٹرکس شامل ہو سکتے ہیں۔
4. رسک مینجمنٹ: فریم ورک میں رسک مینجمنٹ کا ایک جامع منصوبہ شامل ہونا چاہیے۔ اس میں خریداری کے عمل میں ممکنہ خطرات کی نشاندہی کرنا (جیسے سپلائی چین میں رکاوٹیں یا قیمتوں میں اتار چڑھاؤ) اور ان کو کم کرنے کے لیے حکمت عملی تیار کرنا شامل ہے۔ اس میں مارکیٹ کے حالات بدلتے ہی خطرے کے انتظام کی حکمت عملیوں کی مسلسل نگرانی اور اپ ڈیٹ کرنا بھی شامل ہے۔
5. اسٹیک ہولڈر مصروفیت: مؤثر خریداری کے لیے تنظیم کے اندر مختلف اسٹیک ہولڈرز کی شمولیت اور خریداری کی ضرورت ہوتی ہے۔ فریم ورک کو ان اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ کس طرح مشغول رہنا چاہیے، بشمول کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت اور مواصلاتی چینلز کا قیام۔
6. سپلائر تعلقات کا انتظام: فریم ورک کا ایک لازمی جزو سپلائرز کے ساتھ تعلقات کا انتظام کرنا ہے۔ اس میں سپلائرز کو منتخب کرنے اور ان کا جائزہ لینے، معاہدوں پر گفت و شنید، اور جاری تعلقات کو منظم کرنے کی حکمت عملی شامل ہے۔ سپلائرز کے ساتھ مضبوط، باہمی فائدہ مند تعلقات استوار کرنے پر توجہ بہتر قیمتوں، معیار اور خدمت کا باعث بن سکتی ہے۔
7. مسلسل بہتری: فریم ورک کو خریداری کے عمل میں مسلسل بہتری کے کلچر کو فروغ دینا چاہیے۔ اس میں خریداری کے طریقوں کا باقاعدگی سے جائزہ لینا اور اسے اپ ڈیٹ کرنا، بہترین طریقوں اور مارکیٹ کے رجحانات سے باخبر رہنا، اور خریداری کی بہتر کارکردگی کے لیے ٹیکنالوجی کا فائدہ اٹھانا شامل ہے۔
8. ٹیکنالوجی انضمام: آج کے ڈیجیٹل دور میں، حصولی کی حکمت عملی میں ٹیکنالوجی کو شامل کرنا بہت ضروری ہے۔ اس کا مطلب ای پروکیورمنٹ سسٹم، ڈیجیٹل کنٹریکٹ مینجمنٹ ٹولز، اور ڈیٹا اینالیٹکس پلیٹ فارمز کا استعمال ہو سکتا ہے۔ ٹیکنالوجی خریداری کے عمل کو ہموار کر سکتی ہے، ڈیٹا کی بہتر بصیرت فراہم کر سکتی ہے، اور فیصلہ سازی کو بہتر بنا سکتی ہے۔

ایک اچھی پروکیورمنٹ حکمت عملی کی اہمیت

ایک اچھی پروکیورمنٹ حکمت عملی کسی بھی تنظیم کے لیے ضروری ہے جس کا مقصد آپریشنل کارکردگی اور مالیاتی کامیابی ہے۔ 

اچھی طرح سے تیار کردہ خریداری کی حکمت عملی کے بنیادی فوائد میں سے ایک اہم ہے۔ لاگت کی بچت اور اس وجہ سے بہتر ہوا مالی صحت. سپلائرز کے ساتھ بہتر شرائط پر گفت و شنید کرکے، فضول خرچی کو کم کرکے، اور اخراجات کو بہتر بنا کر، تنظیمیں اپنے نچلے حصے پر مثبت اثر ڈال سکتی ہیں۔ تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ خریداری کی موثر حکمت عملی مختلف اخراجات کے زمروں میں 10% سے 25% تک لاگت میں بہتری کا باعث بن سکتی ہے۔

ایک اچھی خریداری کی حکمت عملی کو فروغ دیتی ہے۔ سپلائرز کے ساتھ مضبوط تعلقات، جو متعدد فوائد کا باعث بن سکتا ہے جیسے بہتر مصنوعات کے معیار، زیادہ سازگار ادائیگی کی شرائط، اور بہتر سروس۔ سپلائی چین کی لچک اور بھروسے کو یقینی بنانے کے لیے سپلائر کے مضبوط تعلقات بہت اہم ہیں۔

مؤثر خریداری کی حکمت عملی شناخت، تشخیص، اور میں مدد کرتی ہے۔ خطرات کو کم کرنا سپلائی چین میں رکاوٹوں، قیمتوں میں اتار چڑھاؤ، اور سپلائر کی کارکردگی کے مسائل سے وابستہ ہے۔ رسک مینجمنٹ کے لیے یہ فعال نقطہ نظر ہموار کاروباری کارروائیوں کو برقرار رکھنے کے لیے ضروری ہے۔

ایک اچھی طرح سے طے شدہ خریداری کی حکمت عملی خریداری کے عمل کو ہموار کرتی ہے، انتظامی اوور ہیڈ کو کم کرتی ہے، اور لین دین کی کارروائی کو بہتر بناتی ہے۔ یہ آپریشنل کارکردگی نہ صرف وقت بچاتا ہے بلکہ غلطیوں اور تاخیر کے امکانات کو بھی کم کرتا ہے۔

ایک اچھی خریداری کی حکمت عملی یقینی بناتی ہے۔ قانونی اور ریگولیٹری تقاضوں کی تعمیل. یہ اخلاقی سورسنگ کے طریقوں کو بھی فروغ دیتا ہے، جو صارفین کے لیے تیزی سے اہم ہیں اور کمپنی کی ساکھ اور برانڈ ویلیو کو بڑھا سکتے ہیں۔

خریداری کو کاروباری حکمت عملی کے ساتھ ترتیب دے کر، تنظیمیں اپنی قوت خرید کا فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔ ڈرائیو جدت. اس میں ان سپلائرز سے سورسنگ شامل ہو سکتی ہے جو جدید مصنوعات اور خدمات فراہم کرتے ہیں، اس طرح تنظیم کو مارکیٹ میں مسابقتی برتری حاصل ہوتی ہے، ممکنہ طور پر اس کے برانڈ اور قیمتوں کا تعین کرنے کی طاقت میں اضافہ ہوتا ہے۔

تیزی سے، تنظیمیں اپنی حصولی کی حکمت عملیوں کو حاصل کرنے کے لیے بھی استعمال کر رہی ہیں۔ پائیداری کے اہداف. اس میں ایسے سپلائرز سے سورسنگ شامل ہے جو ماحول دوست طریقوں پر عمل کرتے ہیں اور پائیدار مواد اور مصنوعات کے استعمال کو فروغ دیتے ہیں۔ ماحول کی بہبود میں حصہ ڈالنے کے علاوہ، ایسے برانڈز اور کاروباروں کے لیے کئی فوائد ہیں جو سماجی طور پر ذمہ دار کارپوریٹ اہداف کے لیے کام کرتے ہیں۔

نتیجہ

ایک اچھی طرح سے ڈیزائن کی گئی خریداری کی حکمت عملی لاگت بچانے کے ٹول سے زیادہ ہے۔ یہ تنظیم کی کامیابی کا ایک اہم جزو اور اس کی وجہ بن سکتا ہے۔ خریداری کے عمل کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے سے، تنظیمیں نہ صرف لاگت میں خاطر خواہ کمی حاصل کر سکتی ہیں بلکہ سپلائر کے تعلقات کو بڑھا سکتی ہیں، خطرات کو کم کر سکتی ہیں، اور خریداری کے فیصلوں کو وسیع تر کاروباری اہداف کے ساتھ ہم آہنگ کر سکتی ہیں۔ 

پروکیورمنٹ کی سٹریٹجک اہمیت آپریشنل کارکردگی، تعمیل، اختراع اور پائیداری پر اس کے اثرات سے واضح ہوتی ہے۔ اس طرح، ایک مضبوط پروکیورمنٹ حکمت عملی تیار کرنے میں وقت اور وسائل کی سرمایہ کاری کرنا صرف ایک اچھا کاروباری عمل نہیں ہے - یہ کسی بھی آگے کی سوچ رکھنے والی تنظیم کے لیے ضروری ہے۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/procurement-strategy/