خریداری کا عمل کیا ہے؟

کاروبار چلانے کی موروثی نوعیت آپ سے مطالبہ کرتی ہے کہ آپ سب سے معمولی، روزمرہ کے اعمال کو عمل یا نظام پر مبنی فریم ورک میں بدل دیں تاکہ تعمیل کا انتظام ہو، دھوکہ دہی کی روک تھام، اور اپنے جہاز کو آسانی سے چلتے رہیں۔ اس مقصد کے لیے، اگرچہ آپ کو گھر پر سامان یا خدمات خریدنے کی ضرورت پڑنے پر کارڈ سوائپ کرنے یا نقد رقم دینے کے عادی ہیں، لیکن کارپوریٹ ڈھانچے کے حصے کے طور پر اسے حاصل کرنا ایک سادہ لین دین میں بدل جاتا ہے۔ خریداری کے عمل.

 

لیکن، اگرچہ خریداری طویل ہوتی ہے اور بغیر سوچے سمجھے کارڈ کو سوائپ کرنے سے زیادہ وقت اور توجہ کا تقاضا کرتی ہے، لیکن یہ مشکل یا ناخوشگوار ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر آپ اسی طرح کے کرداروں میں تجربہ کار ہیں، خاص طور پر بیوروکریٹک فنکشنز کو منظم کرنے میں ماہر ہیں، یا آج کے بہت سے خودکار پروکیورمنٹ پلیٹ فارمز کا فائدہ اٹھاتے ہیں، تو آپ ایک بننے کے راستے پر ہیں۔ پروکیورمنٹ پرو.

لیکن آپ کو سب سے پہلے اس بات کی ٹھوس سمجھ ہونی چاہیے کہ خریداری کے عمل میں کیا شامل ہے، حصولی کے طریقہ کار، حصولی کے عمل کے مراحل، اور خریداری سے وابستہ عام نقصانات - نیز ان کے ذریعے جانے کی تکنیک۔

پروکیورمنٹ کیا ہے؟

پروکیورمنٹ آپ کے کاروبار کی جانب سے مواد، سامان یا خدمات کا آرڈر دینے کے لیے باضابطہ، کوڈفائیڈ، اور عمل پر مبنی تکنیک ہے۔ پروکیورمنٹ اکثر وینڈر کے گہرے کنکشن کے ساتھ منسلک جملہ بھی ہوتا ہے، اس لیے اپنے سپلائرز کے ساتھ مشغول ہو کر اپنے وینڈر پروکیورمنٹ کے عمل کو منظم کرنا سب سے اہم ہے۔

ماضی میں، حصولی ایک دستی عمل تھا جس میں کاغذی کارروائیوں اور کام کی جگہ کی اب تک کی سب سے قیمتی اشیاء کا مطالبہ کیا جاتا تھا۔ یہاں تک کہ حالیہ پیش رفت، جیسے ڈیجیٹل اسپریڈشیٹ اور ای میل، آج کارپوریٹ رفتار سے ملنے کے لیے بہت سست ہیں اور اگر پروکیورمنٹ کو بہتر نہیں بنایا گیا تو یہ آپ کی نچلی لائن پر مادی اثر ڈال سکتی ہے۔   

بالآخر ، a معیار کی خریداری کی حکمت عملی آپ کی ضروریات (مادی، اچھی، سروس، وغیرہ) کو ورک فلو کی ایک بہترین سیریز کے ساتھ جوڑتا ہے جو لاگت کو کم کرتا ہے، تیزی سے عملدرآمد کرتا ہے، اور آپ کی کمپنی کو اپنی وینڈر ٹیموں کے ساتھ بہترین شرائط پر رکھتا ہے۔

پروکیورمنٹ کی اقسام

خریداری کے دوران تفصیلات وسیع پیمانے پر، آپ کی کمپنی کی خریداری ممکنہ طور پر تین بنیادی چھتریوں میں سے ایک کے تحت آئے گی:

براہ راست خریداری

یہ مؤثر طریقے سے آپ کی آمدنی کا بیان ہے۔ سامان کی قیمت عکاسی کرتا ہے براہ راست حصولی میں کسی بھی مادی اشیاء کی خریداری شامل ہوتی ہے جو براہ راست آپ کی ٹاپ لائن آمدنی اور فروخت میں حصہ ڈالتی ہے۔ آپ کی صنعت پر منحصر ہے، یہ خام مال ہو سکتا ہے جیسے مینوفیکچرنگ کے لیے لکڑی یا دوبارہ فروخت کے لیے ہول سیل انوینٹری۔

بالواسطہ حصولی ۔ 

یہ اشیاء نیچے گر جائیں گی۔ ایس جی اینڈ اے آپ کی آمدنی کے بیان پر اخراجات۔ ان میں فرم کے اندرونی استعمال کے لیے خریدی گئی، خریدی گئی اور خریدی گئی ہر چیز شامل ہے۔ آئٹمز میں کانفرنس کا ہوائی کرایہ، دفتر کا نیا فرنیچر، یا پانی اور بجلی جیسی روزمرہ کی سہولیات شامل ہو سکتی ہیں۔ کاروبار کے لیے ضروری ہونے کے باوجود، بالواسطہ خریداری کی اشیاء آپ کی آمدنی کو براہ راست متاثر نہیں کرتی ہیں۔ 

خدمات کی خریداری

خریداری کی حتمی قسم میں ہر وہ چیز شامل ہوتی ہے جو آپ کے ملازم یا کمپنی کی پیداوار، کارکردگی، یا کام کے معیار کو بہتر کرتی ہے۔ ان میں سوفٹ ویئر سبسکرپشنز، یک طرفہ مشاورتی خدمات، یا یہاں تک کہ مصروف کاروباری چکروں کو پورا کرنے کے لیے عارضی ٹھیکیدار شامل ہیں۔

پروکیورمنٹ کا عمل کیا ہے؟

خریداری کا عمل آپ کی فرم کے مخصوص معیاری آپریٹنگ طریقہ کار (SOP) کو وینڈر پروکیورمنٹ کو انجام دینے کے لیے بیان کرتا ہے۔ ایک باضابطہ خریداری کے عمل کو کوڈفائی کرنے کے مقابلے میں، نقد رقم پھینکنے یا ہر ملازم کو چارج کارڈ دینے کے، چند مخصوص اور قابل مقدار فوائد ہیں:

1. یہ دھوکہ دہی، فضلہ، اور غلط استعمال کو روکتا ہے.
2. یہ ریگولیٹری تعمیل کے لیے کاغذی پگڈنڈی کو برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے۔
3. وقت گزرنے کے ساتھ، خریداری کے عمل کو باریک بینی سے دیکھنے سے تراشنے کے لیے ناکارہیاں یا تنظیمی فضلے کا پردہ فاش ہو جاتا ہے، بالآخر آپ کی نچلی لائن میں بہتری آتی ہے۔

ایک بار پھر، آپ کے مخصوص وینڈر پروکیورمنٹ کا عمل SOP، آپ کے کردار اور آپ کی کمپنی کی صنعت کے مطابق مختلف ہوگا۔ اگر آپ کامیاب ہیں، تاہم، خریداری کا ایک زبردست عمل: 

1. آپ کی کمپنی اور فراہم کنندگان کے درمیان ایک مشترکہ تفہیم پیدا کرتا ہے، جہاں ہر فریق باہمی طور پر متفقہ قوانین اور نظاموں کی پیروی کرتا ہے۔
2. اس کے پاس ملازمین اور انتظامیہ کے ساتھ کافی ٹچ پوائنٹس ہیں تاکہ بغیر فضلے کے معیاری خریداری کو یقینی بنایا جا سکے، جبکہ ورک فلو کو موثر اور تیز کرنے کے لیے کافی دبلا رکھا جائے۔
3. فائلنگ اور اسٹوریج کے پیرامیٹرز ہیں جو عمل کے اندر موجود مراحل سے دستاویزات کو مؤثر طریقے سے منظم اور برقرار رکھتے ہیں۔

حصولی کے عمل کے مراحل: یہ کیسے کام کرتا ہے؟

چونکہ ہم اس بات کو یقینی بنا رہے ہیں کہ ہمارے پروکیورمنٹ کا عمل اس میں شامل اقدامات کی دستاویزات کو برقرار رکھتا ہے، ہمیں ان کا بھی احاطہ کرنا ہوگا۔ یاد رکھیں - آپ کے مخصوص حصولی اقدامات مختلف ہو سکتے ہیں، لیکن ممکنہ طور پر ایک بہت ہی ملتے جلتے فریم ورک کی پیروی کریں گے:

1. ضرورت کی شناخت کریں: کمپنی کے اندر، ایک ملازم یا مینیجر ایک ضرورت کی نشاندہی کرتا ہے اور ایک کے ساتھ خریداری شروع کرتا ہے۔ طلب.
2. خریداری کی درخواست: شروع کرنے والا ملازم مکمل کرے گا۔ خریداری کی درخواست جائزہ اور منظوری کے لیے سلسلہ کو بھیجنے سے پہلے۔
3. التجا: ایک بار منظوری اتھارٹی کی طرف سے منظوری کے بعد، کمپنی کی کنٹریکٹنگ ٹیم حصولی کی درخواست شروع کر دیتی ہے۔ اس بات پر منحصر ہے کہ ضرورت کتنی پیچیدہ ہے، آپ کو a حوالہ کی درخواست (RFQ) بہت آسان، سیدھے سادے پروکیورمنٹ کیسز یا مکمل درخواست برائے پروپوزل (RFP) کی صورت میں اگر آپ ایک بڑا سسٹم یا پیچیدہ سروس خرید رہے ہیں۔
4. تشخیص اور معاہدے کا آغاز: ایک بار جب آپ کی ٹیم تمام تجاویز اور بولیوں کا جائزہ لے گی، آپ کریں گے۔ ایک فروش منتخب کریں، تمام درخواست دہندگان کو مطلع کریں، اور سپلائر کو آن بورڈ کرنا شروع کریں۔ یہ تب بھی ہوتا ہے جب معاہدے اور قانونی دستاویزات ختم ہو جاتی ہیں۔ مرحلہ اس وقت ختم ہوتا ہے جب سپلائر وصول کرتا ہے اور اس پر دستخط کرتا ہے۔ آرڈر خریدیں (PO)۔
5. آرڈر سائیکل: پھر، آپ کی کمپنی کے SOP پر منحصر ہے، آپ کو روٹنگ سے پہلے آئٹم اور رسید موصول ہو جائے گی۔ انوائس کی منظوری کے ورک فلو اور مکمل ادائیگی. یہ مرحلہ پیچیدگی میں مختلف ہوتی ہے اس بنیاد پر کہ خریدی گئی اشیاء اور آپ کی کمپنی کس طرح انتظام کرتی ہے۔ قابل ادائیگی اکاؤنٹس لین دین.
6. دستاویزات اور ریکارڈ کا انتظام: اس کے بعد آپ اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ ذخیرہ کرنے سے پہلے تمام کاغذی کارروائی درست طریقے سے اور ترتیب سے مکمل ہو گئی ہے – ہم تجویز کرتے ہیں کہ کئی دہائیوں کے پرانے پروکیورمنٹ ڈیٹا کو بینکر بکس میں رکھنے کے بجائے ایک معیاری ڈیجیٹل اسٹوریج پلیٹ فارم تلاش کریں!

خریداری کے دوران کاروباروں کو درپیش مشترکہ چیلنجز

 جیسا کہ کسی بھی چیز میں دو سے زیادہ افراد شامل ہوتے ہیں، خریداری آپ کے انٹرپرائز کے لیے کچھ منفرد چیلنجز کا باعث بنتی ہے – خاص طور پر اگر آپ ممکنہ نقصانات کے بارے میں ذہن میں نہیں ہیں اور ان سے نمٹنے کے لیے فعال طور پر منصوبہ بندی نہیں کرتے ہیں۔

غیر مطابقت پذیر وینڈر اور سپلائر تعلقات

کارپوریٹ دنیا میں اچھی طرح سے تیل والی مشین کی ایک پہچان آپ کے دکانداروں کے ساتھ جامع اور نتیجہ خیز تعلقات ہیں۔ آپ کی کمپنی کے پاس سپلائر کے ساتھ موجود ہر ٹچ پوائنٹ - آن بورڈنگ، انوائس مینجمنٹ، اور مزید - اس تعلق کو بہتر یا کم کرنے کا موقع ہے۔

بالآخر، کوالٹی پروکیورمنٹ مینجمنٹ تعلقات کے معیار کو بلند رکھنے کی طرف ایک طویل سفر طے کرتی ہے۔ ابتدائی درخواست اور آن بورڈنگ کے بعد، آپ کی خریداری کا ورک فلو آپ کے آپریشن کا اکثر حصہ ہو سکتا ہے جسے وینڈر دیکھتا ہے۔ کیا آپ چاہتے ہیں کہ جب آپ کا سپلائر اپنے پلیٹ فارم میں پرچیز آرڈر فلٹر کو دیکھے تو پرجوش ہو، یا آپ اس کے بجائے انہیں مایوسی کی آہیں بھرنے کا تصور کریں گے کیونکہ انہیں ایک اور غیر ضروری پیچیدہ اور پیچیدہ خریداری کے چکر کا سامنا ہے؟ 

اگرچہ وینڈر مینجمنٹ صرف ایک اچھا کاروبار ہے، خریداری کے معیار کو بلند رکھنا بھی رعایت، قیمت کی فروخت کا پہلا موقع، اور جب معاہدوں کی تجدید کے لیے آتا ہے تو بات چیت کی ایک بہتر پوزیشن کو جنم دیتا ہے۔ 

دھوکہ دہی، فضلہ، اور غلط استعمال

 اگرچہ ایک باضابطہ خریداری کا عمل کام کی جگہ کے اندر کھلے عام دھوکہ دہی کی نفی کرتا ہے، لیکن انسانی فطرت (اور انسانی غلطی) بعض اوقات فضول خرچی یا بے جا خرچ پیدا کرتی ہے۔ اسے بعض اوقات آوارہ اخراجات بھی کہا جاتا ہے، جو اس وقت رائج ہوتا ہے جب خریداروں اور ان کے آرڈر کردہ اشیاء پر کچھ چیک ہوتے ہیں۔

آوارہ اخراجات، اپنی نوعیت کے لحاظ سے، ناقص خریداری کے طریقوں کا نتیجہ ہے۔ جب متعدد ملازمین کے پاس غیر چیک شدہ اخراجات کی طاقت ہوتی ہے اور وہ پیرامیٹرز کے سیٹ سے باہر کام کرتے ہیں، تو وہ آسانی سے آپ کے انٹرپرائز کو قدر فراہم کرنے سے غیر متعلق اشیاء کو زیادہ خرچ کرنا یا خرچ کرنا شروع کر سکتے ہیں - یہاں تک کہ بہترین ارادوں کے ساتھ۔ 

مرئیت اور ٹریکنگ

ہم یہ نہیں سمجھ سکتے کہ ہم کس چیز کی پیمائش نہیں کرتے ہیں، لیکن دستی خریداری کے عمل کو استعمال کرنے والی کمپنیاں استعداد کار کو بہتر بنانے کے لیے ڈیٹا کو جمع کرنے اور اس کا اندازہ لگانے کے مواقع سے محروم ہونے کا خطرہ رکھتی ہیں۔ اسی طرح، ایگزیکٹوز اور انتظامیہ کے پاس جتنی کم معلومات ہوتی ہیں، وہ جہاز کو صحیح طریقے سے چلانے کی اتنی ہی کم صلاحیت رکھتے ہیں۔ 

ایک ہی وقت میں، خراب طریقے سے ٹریک کیے جانے والے عمل یا محدود مرئیت کی خریداری سے ریگولیٹری اور تعمیل کے خطرات لاحق ہوتے ہیں جو آڈٹ کے دوران سر درد اور پریشانی کا باعث بن سکتے ہیں۔

نتیجہ

 اگرچہ حصولی مشکل ہوسکتی ہے، اگلی نسل فنانس آٹومیشن ٹیک انتہائی پیچیدہ پروکیورمنٹ ورک فلوز کو بھی تیزی سے ہموار کر رہا ہے۔ اگر آپ پروکیورمنٹ آٹومیشن سورسنگ کر رہے ہیں یا دیکھنا چاہتے ہیں کہ کون سے مواقع دستیاب ہیں، یاد رکھیں کہ زبردست پروکیورمنٹ پلیٹ فارمز:

1. زیادہ سے زیادہ مرئیت کے لیے ملازمین، دکانداروں، اسٹیک ہولڈرز اور انتظامیہ کو ایک ہی ورک فلو میں مرکزی بنائیں۔
2. ڈیٹا اکٹھا کرنے اور AI سے چلنے والے تجزیے کو فضلہ کو کم کرنے، رپورٹیں تیار کرنے، اور حکمت عملی سے متعلق فیصلہ سازی میں رہنمائی کرنے کی اجازت دیں۔
3. یہ کافی حد تک حسب ضرورت ہیں کہ آپ سسٹم کو اپنی مخصوص صنعت یا ریگولیٹری ضروریات کے مطابق ڈھال سکیں جبکہ تمام ملازمین کے لیے آسانی سے سیکھنے کے لیے کافی صارف دوست رہیں۔
4. اپنے ایکو سسٹم کے اندر اور بالکل اسی طرح اہم بات یہ ہے کہ عمل درآمد کرتے وقت اپنے وینڈرز کے اسٹیک کے ساتھ مربوط ہوں ابتدائی وینڈر آن بورڈنگ.
5. اپنے پروکیورمنٹ ورک فلو اور مالی حیثیت کو بہتر بنانے کے لیے تکراری فیڈ بیک لوپس بنائیں۔

جبکہ، ہاں، آپ کر سکتے ہیں پروکیورمنٹ ورک فلو کو دستی طور پر چلتے رہیں، آپ کو ایسا نہیں کرنا چاہیے - خاص طور پر اس میں شامل خطرے اور نئے پلیٹ فارمز کو اپنانے میں آسانی کی روشنی میں جو خریداری کے عمل کو ہوا کا جھونکا بناتے ہیں۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/procurement-process/