سیج کے لیے OCR اور انوائس سکیننگ سافٹ ویئر

کاروبار کی ہلچل بھری دنیا میں، قابل ادائیگی اکاؤنٹس کا انتظام کرنا اور انوائس پروسیسنگ کو دستی طور پر کرنا زیادہ سے زیادہ مشکل ہوتا جا رہا ہے۔

چیلنجز بے شمار ہیں:

• بڑی محنت سے آہستہ آہستہ دستی ڈیٹا انٹری
• انسانی غلطی کا ہمیشہ موجود خطرہ
• منظوری کے عمل میں کارکردگی کا فقدان

کاروبار مسلسل ان اہم کاموں کو ہموار کرنے کے طریقے تلاش کر رہے ہیں۔ آج، اے پی آٹومیشن ٹیکنالوجی خودکار کر سکتی ہے جو کبھی ایک محنت طلب عمل تھا۔ جب مارکیٹ میں سیج اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر سویٹس کے ساتھ جوڑا بنایا جاتا ہے، تو AP آٹومیشن سوفٹ ویئر کا انضمام کارکردگی اور درستگی کا مقصد رکھنے والے کاروباروں کے لیے ایک ضرورت بن جاتا ہے۔ سیج کے ساتھ نانونٹس کا انضمام ڈیجیٹل دور میں آپریشنل کارکردگی کے لیے ایک نیا معیار قائم کرتے ہوئے مالیاتی لین دین کے انتظام میں آگے بڑھنے کی نمائندگی کرتا ہے۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ کیسے کام کرتا ہے، اور آپ اسے اپنی ٹیموں کے لیے کیسے ترتیب دے سکتے ہیں۔

انوائس پروسیسنگ کا ارتقاء

انوائس پروسیسنگ کا اس کی روایتی، دستی جڑوں سے ڈیجیٹل فرنٹیئر تک کا سفر تکنیکی ارتقا کی کہانی ہے۔

1980 سے پہلے: دستی اکاؤنٹس قابل ادائیگی

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی کے عمل مکمل طور پر دستی تھے، جس میں فزیکل انوائسز، پیپر چیک، اور لیجر بک شامل تھیں۔

1980-1990 کی دہائی: ڈیجیٹل لیجرز

ابتدائی سافٹ ویئر کے حل نے بنیادی ڈیجیٹل لیجر کی صلاحیتیں فراہم کیں، عمل کے کچھ حصوں کو ہموار کیا۔

2000 کی دہائی: الیکٹرانک انوائسنگ کو غیر مقفل کر دیا گیا۔

انٹرنیٹ نے قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں انقلاب برپا کر دیا، الیکٹرانک انوائسنگ، آن لائن لین دین، اور ای میل مواصلات کو متعارف کرایا۔ اس دور میں کاغذ پر مبنی عمل میں نمایاں کمی دیکھی گئی۔

2010: استعمال میں آسان کلاؤڈ حل

کلاؤڈ پر مبنی حل زیادہ قابل توسیع، لچکدار، اور قابل رسائی مالی آپریشنز کی اجازت دیتے ہیں، جبکہ موبائل ٹیکنالوجی نے چلتے پھرتے انوائس مینجمنٹ اور منظوریوں کو فعال کیا۔

2010 کی دہائی کے آخر سے موجودہ: خودکار اکاؤنٹس قابل ادائیگی حل

تازہ ترین ارتقاء میں پورے عمل کو خودکار بنانے کے لیے آٹومیشن اور مصنوعی ذہانت کا استعمال شامل ہے بشمول -

• اکاؤنٹنگ اور اے پی انٹیلی جنس: AI پر مبنی اکاؤنٹنگ سسٹم کی آمد نے کارکردگی کے ایک نئے دور کا آغاز کیا ہے۔ ڈیٹا انٹری، انوائس میچنگ، اور ٹرانزیکشن پروسیسنگ جیسے بار بار کام کرنے کے قابل، یہ سسٹم انسانی صلاحیتوں سے زیادہ رفتار اور درستگی کے ساتھ کام کرتے ہیں۔
• تمام ایپس میں مربوط ورک فلو: آج کے باہم مربوط ڈیجیٹل منظر نامے میں، ایپلی کیشنز کے درمیان ہموار مواصلت بہت ضروری ہے۔ ای میلز، اے پی ٹولز، اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر، ERPs، اور دیگر ڈیٹابیسز اب کنسرٹ میں کام کرتے ہیں، ڈیٹا کیپچر کو خودکار کرتے ہیں اور پلیٹ فارمز میں ہم آہنگی کرتے ہیں۔
• ذہین ڈیٹا کیپچر: قدرتی زبان کی پروسیسنگ اور آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن (OCR) جیسی AI ٹیکنالوجیز کا فائدہ اٹھاتے ہوئے، آج کے نظام مختلف انوائس فارمیٹس سے ڈیٹا کو نکالنے اور اس کی تشریح کو خودکار بناتے ہیں۔ اس میں غیر ساختہ اور اسکین شدہ ڈیٹا کو بے مثال کارکردگی کے ساتھ ہینڈل کرنا شامل ہے، اکاؤنٹس کو قابل ادائیگی کے عمل کو پہلے سے کہیں زیادہ ہموار اور درست بنانا شامل ہے۔

انوائس سکیننگ کے لیے OCR ٹیکنالوجی

OCR (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن) آسان بناتا ہے کہ کاروبار کیسے دستاویزات کو ہینڈل کرتے ہیں۔ ہمارے استعمال کے معاملے میں، OCR انوائسز اور دیگر کاغذی دستاویزات کو اسکین کرتا ہے، انہیں ڈیجیٹل ٹیکسٹ میں تبدیل کرتا ہے۔ ڈیجیٹل ٹیکسٹ کی تشریح AI کا استعمال کرتے ہوئے کی جاتی ہے اور انوائس کی تفصیلات نکالی جاتی ہیں۔

• فیلڈز (انوائس کی تاریخ، انوائس نمبر، رقم، بیچنے والے کی تفصیلات، خریدار کی تفصیلات، وغیرہ)
• لائن آئٹمز (بیچنے والے سامان اور خدمات کی تفصیل اور قیمتیں)۔
• GL کوڈز (ماضی کے ڈیٹا کی بنیاد پر AI کے ذریعے خود بخود تفویض کیے گئے)۔
• سیاق و سباق کی بنیاد پر دیگر جہتیں (خرچ کی درجہ بندی، وغیرہ)

OCR اور انوائس سکیننگ سافٹ ویئر کا کیا اثر ہوتا ہے؟

مختلف رپورٹ کردہ اعدادوشمار آٹومیشن سافٹ ویئر کے اثرات کو واضح کرتے ہیں۔ یہ نمبر اس قسم کی کامیابی کی داستان کی نمائندگی کرتے ہیں جس کا آپ اور آپ کی ٹیم تجربہ کرنے کے منتظر ہیں۔

پروسیسنگ میں ڈرامائی لاگت میں کمی

آئیے آپ کے محکمہ کی مالی صحت سے شروعات کریں۔ اے پی آٹومیشن کو پروسیسنگ کے اخراجات میں حیرت انگیز طور پر 70 فیصد کمی کرتے ہوئے دکھایا گیا ہے۔ یہ صرف پیسے بچانے کے بارے میں نہیں ہے؛ یہ آپ کے بجٹ کو ترقی، تربیت، اور ہو سکتا ہے کہ آفس کی یسپریسو مشین کی طرف دوبارہ مختص کرنے کے بارے میں ہے جس پر سب کی نظر ہے۔ اس کو اپنی ٹیم کی کارکردگی اور ان کی فلاح و بہبود دونوں میں سرمایہ کاری کے طور پر سوچیں۔

وقت کا نچوڑ ہے

اب، اپنے انوائس پروسیسنگ کے وقت کو 384% تک کم کرنے کا تصور کریں۔ اس ڈرامائی کمی کا مطلب ہے کہ آپ کی ٹیم پہلے سے کہیں زیادہ تیزی سے انوائسز پر کارروائی کر سکتی ہے، جو کہ واقعی اہمیت کے حامل اسٹریٹجک اقدامات پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے وقت نکال سکتی ہے۔ AP آٹومیشن کے ساتھ، "میرے پاس اس کے لیے وقت نہیں ہے" بن جاتا ہے "ایجنڈا میں آگے کیا ہے؟"

ذہنی سکون کے لیے خرابی میں کمی

ہم جانتے ہیں کہ غلطیاں صرف پریشان کن سے زیادہ ہوسکتی ہیں - وہ مہنگی ہوسکتی ہیں۔ انوائس پروسیسنگ کی غلطیوں میں 37% کمی کے ساتھ، AP آٹومیشن آپ کے کاموں میں ذہنی سکون لاتا ہے۔ کم غلطیوں کا مطلب ہے کہ تصحیح کے چکر میں کم گھنٹے گزارے جائیں اور آپ کے ڈیٹا کی سالمیت پر زیادہ اعتماد ہو۔ یہ وینڈرز اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ کم رگڑ میں بھی ترجمہ کرتا ہے، ہموار تعلقات اور آپریشنز کے لیے راہ ہموار کرتا ہے۔

وینڈر تعلقات کو فروغ دینا

رشتوں کی بات کرتے ہوئے، آئیے 76% تنظیموں کے بارے میں بات کرتے ہیں جنہوں نے وینڈرز کے اطمینان میں اضافہ کی اطلاع دی۔ یہ کلید ہے۔ خوش فروشوں کا مطلب ہے ایک قابل اعتماد سپلائی چین اور بات چیت کے مواقع اور سڑک پر چھوٹ۔ آپ کے دکاندار آپ کی ادائیگیوں کی وقت کی پابندی اور درستگی کو دیکھیں گے اور اس کی تعریف کریں گے، AP آٹومیشن کی بدولت۔

ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ کے ذریعے کیش فلو کی اصلاح

ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ کے ذریعے 3% کی بچت آپ کی تنظیم کو ایک مالیاتی تبدیلی فراہم کرتا ہے، آپ کے کیش فلو کو بڑھاتا ہے، اور آپ کو آپ کے مالی کاموں میں مزید فائدہ اور لچک فراہم کرتا ہے۔

پیچیدگیوں کے بغیر تعمیل

آخر میں، AP آٹومیشن کا تاج زیور: 100% تناؤ سے پاک تعمیل۔ ایک ایسے دور میں جہاں ریگولیٹری مطالبات مسلسل بڑھ رہے ہیں، دباؤ کے بغیر مکمل تعمیل حاصل کرنا کسی معجزے سے کم نہیں ہے۔

سیج میں OCR اور انوائس سکیننگ کے لیے نانونٹس

سیج کو اپنی اکاؤنٹنگ ضروریات کے لیے استعمال کرنے والی کمپنیوں کے لیے، رسیدیں ہینڈل کرنے کا دستی عمل نہ صرف صبر کا امتحان ہے بلکہ وسائل پر ایک اہم نکاسی بھی ہے۔ سیج کے لیے ایک OCR اور انوائس سکیننگ سافٹ ویئر اس نازک لیکن بوجھل عمل کو ایک ہموار، موثر ورک فلو میں بدل دیتا ہے۔

آئیے اس پر ایک نظر ڈالتے ہیں کہ اکاؤنٹنگ ٹیمیں کس طرح OCR پر مبنی AP آٹومیشن سافٹ ویئر جیسے Nanonets استعمال کر سکتی ہیں اور اپنے اکاؤنٹنگ ورک فلو کو ہموار کرنے کے لیے اسے Sage کے ساتھ ضم کر سکتی ہیں۔

سیج میں دستی اے پی ورک فلو

آئیے سیج استعمال کرنے والی کمپنی کے لیے عام دستی اے پی کے عمل کو دیکھیں:

انوائس کی رسید: رسیدیں کاغذ اور ڈیجیٹل سمیت مختلف فارمیٹس میں پہنچتی ہیں۔ عملے کو دستی طور پر ان دستاویزات کو جمع اور منظم کرنا چاہیے۔

دستی چھانٹنا اور جی ایل کوڈنگ: ہر انوائس کو پھر وینڈر، رقم، یا مقررہ تاریخ جیسے معیار کی بنیاد پر ترتیب دیا جاتا ہے، جس میں اہم وقت اور محنت درکار ہوتی ہے۔ ہر انوائس کو پھر مناسب جنرل لیجر اکاؤنٹس میں کوڈ کیا جانا چاہیے۔

ڈیٹا انٹری: ہر انوائس سے اہم معلومات، جیسے وینڈر کی تفصیلات، رقمیں، اور تاریخیں، دستی طور پر سیج میں درج کی جاتی ہیں۔

انوائس کی تصدیق: کمپنی کی پالیسیوں پر منحصر ہے، رسیدیں دو طرفہ (انوائس اور پی او)، تین طرفہ (انوائس، پی او، اور موصول ہونے والی رپورٹ)، یا چار طرفہ (انوائس، پی او، موصول ہونے والی رپورٹ، اور معائنہ رپورٹ) سے مماثل ہوسکتی ہیں۔ لین دین کی تصدیق کریں۔

منظوری: تصدیق کے بعد، رسیدیں منظوری کے لیے بھیجی جاتی ہیں، جن میں اکثر متعدد محکمے یا اتھارٹی کی سطح شامل ہوتی ہے۔

ادائیگی کی پروسیسنگ: منظور شدہ رسیدیں شرائط اور نقد بہاؤ کے تحفظات کی بنیاد پر ادائیگی کے لیے طے کی جاتی ہیں۔

اتفاق: آخر میں، ادائیگیوں کو سیج میں ملایا جاتا ہے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ تمام لین دین درست طریقے سے مالیاتی ریکارڈ میں جھلک رہے ہیں۔

Nanonets کے ساتھ خودکار AP ورک فلو

اب، آئیے اس ورک فلو کو سیج میں ضم شدہ Nanonets کے ساتھ دوبارہ تصور کریں:

انوائس کی رسید: اس کی تصویر بنائیں- آپ کے کاروبار کو موصول ہونے والی ہر انوائس، اس کے ذریعہ سے قطع نظر، ایک ڈیجیٹل جگہ پر صاف طور پر اترتی ہے۔ انوائسز آتے ہی ای میلز، ڈرائیوز، اور ڈیٹا بیس کی گندگی سے خود بخود درآمد ہو جاتے ہیں، آپ کا وقت بچاتے ہیں اور غلطیوں کو کم کرتے ہیں۔

Nanonets خود بخود ای میل کی باڈی اور منسلکات سے ای میل شدہ رسیدیں پڑھتا ہے۔

تمام ہاتھ سے لکھے ہوئے اور پرنٹ شدہ رسیدوں کو اسمارٹ فون کا استعمال کرکے آسانی سے اسکین کیا جاسکتا ہے یا براہ راست پلیٹ فارم میں اپ لوڈ کیا جاسکتا ہے۔

ڈیجیٹل رسیدیں یا تو Nanonets پلیٹ فارم کا استعمال کرتے ہوئے براہ راست بنائی اور پرنٹ کی جا سکتی ہیں، یا آپ کے میل، ایپس اور ڈیٹا بیس سے Nanonets میں درآمد کی جا سکتی ہیں۔

یہ عمل اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ڈیٹا کا ہر ٹکڑا، اس کی اصل سے قطع نظر، ایک مرکزی، ڈیجیٹل ذخیرہ میں اپنی جگہ پاتا ہے، جو مزید کارروائی کے لیے تیار ہے۔

خودکار ڈیٹا انٹری: Nanonets AI reads invoices with over 99% accuracy, cutting down the hours to mere moments. This change means your team can ditch the drudgery and dive into work that actually matters. Data is then extracted and directly inputted into Sage, with no manual data entry required.

خودکار چھانٹی اور جی ایل کوڈنگ: Nanonets OCR کا استعمال خود بخود وینڈر، تاریخ، رقم، اور دیگر متعلقہ معیار کے لحاظ سے رسیدوں کو پہچاننے اور ان کی درجہ بندی کرنے کے لیے کرتا ہے۔ GL کوڈ کی تفویض خود کار طریقے سے کی جا سکتی ہے -

• ماضی کے اعداد و شمار پر تربیت: اس میں تاریخی مالیاتی دستاویزات اور تاریخی طور پر درست GL کوڈز کے ساتھ ٹیگ کردہ لین دین کو اپ لوڈ کرنا شامل ہے۔ ماڈل ان مثالوں سے سیکھتا ہے کہ نئے لین دین کے لیے GL کوڈز کی درست پیش گوئی کریں۔

• آؤٹ آف دی باکس جنرل AI: Nanonets GenAI کا استعمال کرتے ہوئے، ہمارا سافٹ ویئر مالیاتی دستاویزات پر متن کی اس طرح تشریح کر سکتا ہے جو انسانی سمجھ کی نقل کرتا ہے۔ یہ GL کوڈز کو درست طریقے سے تفویض کرنے کے لیے پیچیدہ استدلال کو لاگو کرنے کے لیے متعلقہ معلومات، سیاق و سباق اور سیمنٹکس کو نکالنے کی اجازت دیتا ہے، یہاں تک کہ ان معاملات میں بھی جہاں لین دین کی تفصیلات مبہم یا کم ہوں۔

ذہین انوائس کی تصدیق: AI کا فائدہ اٹھاتے ہوئے، Nanonets خود بخود دو طرفہ، تین طرفہ یا چار طرفہ مماثلت کو پڑھ کر اور سیج میں موجود انوائس ڈیٹا کو خریداری کے آرڈرز، موصول ہونے والی رپورٹوں اور معائنہ کی رپورٹوں کے ساتھ کراس ریفرنس کر کے انجام دیتا ہے۔

توثیق: نظام انسانی جائزہ کے لیے کسی بھی تضاد کو جھنڈا لگاتا ہے، لیکن دوسری صورت میں، کمپنی کے معیار سے میل کھاتی رسیدیں خود بخود منظوری کے لیے بھیج دی جاتی ہیں یا پہلے سے طے شدہ اصولوں کی بنیاد پر براہ راست منظور ہو جاتی ہیں۔

منظوری: Nanonets کے ساتھ منظوری اب کوئی رکاوٹ نہیں ہے۔ وہ لچکدار ہو جاتے ہیں اور وہیں رہتے ہیں جہاں آپ کی تنظیم کرتی ہے — خواہ وہ ای میل، سلیک یا ٹیموں پر ہو۔ اس سے خلل ڈالنے والی فون کالز کی ضرورت اور یاد دہانیوں کی سب سے زیادہ واقف بیراج ختم ہو جاتی ہے۔

ادائیگی کی پروسیسنگ: منظور شدہ رسیدیں خود بخود ان کی شرائط کے مطابق ادائیگی کے لیے قطار میں لگ جاتی ہیں، نقد بہاؤ کے انتظام کو بہتر بناتے ہوئے

اتفاق: آپ اپنے بینک سٹیٹمنٹس درآمد کر سکتے ہیں، اور Nanonets ادائیگیوں کو خود بخود سیج میں ملاتا ہے، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ مالیاتی بیانات تازہ ترین اور درست ہیں، اور آپ کی کتابیں 90% تیزی سے بند ہو جاتی ہیں۔

ہم نے پہلے سیج کے لیے OCR اور انوائس سکیننگ سافٹ ویئر استعمال کرنے کے ٹھوس فوائد پر تبادلہ خیال کیا تھا۔ لیکن اس کے اوپری حصے میں، دستی سے ایک خودکار AP عمل میں منتقلی نہ صرف کاموں کو انجام دینے کے طریقہ کار میں تبدیلی کی نمائندگی کرتی ہے بلکہ محکمہ خزانہ کے کردار میں ایک بنیادی تبدیلی کی نمائندگی کرتی ہے۔ Nanonets جیسے ٹولز کے ساتھ، فنانس ٹیمیں بیک آفس کے فنکشنز سے اسٹریٹجک شراکت داروں کی طرف منتقل ہوتی ہیں، ریئل ٹائم ڈیٹا اور تجزیات کا فائدہ اٹھاتے ہوئے کاروباری فیصلوں کو آگے بڑھاتی ہیں۔ یہ فنانس کا مستقبل ہے، اور یہ اب نانونٹس کے ساتھ آٹومیشن کی طاقت کے ذریعے سیج صارفین کے لیے دستیاب ہے۔

---

جیسا کہ ہم نے دریافت کیا ہے، سیج اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے ساتھ نانونٹس کا انضمام دستی انوائس پروسیسنگ کی ناکارہیوں سے پھنسے ہوئے کاروباروں کے لیے گیم چینجر ہے۔ دستی سے خودکار اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل تک ارتقاء صرف ایک قدم آگے نہیں ہے۔ یہ ایک ایسے مستقبل میں ایک چھلانگ ہے جہاں مالیاتی کام ہموار ہوتے ہیں، خرابی کی شرحیں کم ہوتی ہیں، اور تزویراتی فیصلہ سازی کو حقیقی وقت کے ڈیٹا اینالیٹکس کے ذریعے بااختیار بنایا جاتا ہے۔ دستی مشقت سے اسٹریٹجک بصیرت کی طرف بڑھتے ہوئے، صحیح آٹومیشن ٹولز سے لیس فنانس ٹیمیں اپنی کمپنیوں کو ڈیجیٹل دور میں زیادہ منافع، چستی اور مسابقتی فائدہ کی طرف لے جا سکتی ہیں۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/