ڈیجیٹل فائلوں کو مؤثر طریقے سے کیسے ترتیب دیا جائے؟

اپنی ڈیجیٹل فائلوں کو منظم رکھنا ایک کام کاج ہے، ایک بہت تھکا دینے والا کام، اور ایک ضروری کام ہے۔ منظم فائلیں معلومات کو تلاش کرنا، دستاویز کرنا اور مؤثر طریقے سے استعمال کرنا آسان بناتی ہیں۔ اگر آپ کسی دستاویز کو صحیح وقت پر نہیں ڈھونڈ سکتے ہیں تو آپ اسے کیسے استعمال کریں گے؟

اور اس لیے فائل آرگنائزیشن کو سنجیدگی سے لینا چاہیے۔ لیکن آپ کو کیسے شروع کرنا چاہئے؟ اور اگر یہ تکلیف دہ ہے تو کیا آپ اسے خودکار کر سکتے ہیں؟

اس بلاگ میں، میں آپ کے فائل مینجمنٹ کے سوالات کا جواب دوں گا اور آپ کو آٹو پائلٹ پر ڈیجیٹل فائلوں کو خودکار اور منظم کرنے کا ایک یقینی طریقہ بتاؤں گا! تو آئیے شروع کرتے ہیں۔

---

ڈیجیٹل فائلوں کو کیسے ترتیب دیا جائے؟

یہ بلاگ فائلوں کو ترتیب دینے کے دو طریقوں پر بات کرے گا:

• ڈیسک ٹاپ پر فائلوں کو دستی طور پر چھانٹنا
• فائلوں کو خود بخود منظم کرنا۔

آئیے اس میں شامل اقدامات کو دیکھتے ہیں۔

فائلوں کو دستی طور پر کیسے ترتیب دیا جائے؟

یہ اتنا ہی آسان اور تھکا دینے والا ہے۔ آپ شاید پہلے ہی کر رہے ہوں گے۔

لیکن اسے بہتر کرنے کا طریقہ یہاں ہے۔

• ای میلز سے فائلوں کو جمع کریں یا ماخذ سے دستی طور پر دستاویزات حاصل کریں۔
• جیسے ہی آپ کے پاس کوئی فائل آتی ہے، اس کا نام تبدیل کریں. اس کے مواد، تاریخ، یا آپ کے دفتر کی طرف سے مقرر کردہ کسی بھی نام کی بنیاد پر اس کا نام درست طریقے سے تبدیل کریں۔
• فائل میں وائرس کی جانچ کریں۔
• اسے مناسب فولڈر میں رکھیں۔ یقینی بنائیں کہ فولڈر کا نام فولڈر کے اندر موجود فائلوں کی وضاحت کرتا ہے۔ عام ناموں کے استعمال سے پرہیز کریں؛ اس کے بجائے، فولڈرز اور فائلوں کو نام دیتے وقت مخصوص رہیں۔
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ضرورت کے مطابق فائل کو ڈیٹا بیس میں کہیں بھی اپ لوڈ کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کسٹمر انوائس کو CRM پر اپ لوڈ کرنے اور کسٹمر پروفائل میں اسٹور کرنے کی ضرورت ہے، اور تفصیلات سیلز ڈیٹا بیس پر اپ لوڈ کی جانی چاہئیں۔
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ فائلوں کو کہاں محفوظ کر رہے ہیں اس کے بارے میں دستاویز اور لاگ کو برقرار رکھیں تاکہ آپ کے ساتھی انہیں آسانی سے تلاش کر سکیں۔
• اب، جب بھی آپ کو کوئی نئی فائل ملے اسے دہرائیں۔

---

فائلوں کو خود بخود کیسے ترتیب دیا جائے؟

پہلا سوال یہ ہے کہ کیا آپ فائلوں کو بغیر کسی غلطی کے خود بخود ترتیب دے سکتے ہیں؟

ہاں. اگر آپ کے پاس فائل کے نام، فولڈر کے مقامات، اور ڈیٹا پروسیسنگ کی ضروریات کے لیے مناسب عمل ہے تو آپ پورے عمل کو آسان بنا سکتے ہیں۔

بہت دستاویز کے انتظام کے نظامNanonets کی طرح، تمام مطلوبہ خصوصیات ہیں جو پوری فائل آرگنائزیشن کو بغیر کسی رکاوٹ کے خودکار کرتی ہیں۔

یہ ہے کہ نانونٹس کے ساتھ بہاؤ کیسا نظر آئے گا:

• فائل خود بخود اپ لوڈ ہو جاتی ہے۔ دستاویز اپ لوڈ کے اختیارات کے ساتھ Nanonets پر۔ آپ ای میلز، ڈیسک ٹاپس، ڈرائیو شیئرپوائنٹ وغیرہ سے دستاویزات خود بخود اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔

• خود بخود ترتیب دیں۔ آپ کی تمام آنے والی فائلوں کو آسانی سے a دستاویز کی درجہ بندی کرنے والا، جو آپ کی مدد کے بغیر فائلوں کو ان کے مواد، نام یا قسم کی بنیاد پر ترتیب دے گا۔
• مواد کی بنیاد پر فائل کا نام تبدیل کریں۔- دستاویز کی قسم کی بنیاد پر، آپ کی فائل کو ایک OCR ماڈل میں بھیجا جائے گا جہاں دستاویز سے ڈیٹا نکالا جائے گا۔ اس ڈیٹا کی بنیاد پر، آپ کی فائل کا نام بدل دیا جائے گا۔ مثال کے طور پر انوائسز کا نام تبدیل کیا جا سکتا ہے - "تاریخ" - "سپلائر کا نام" - "انوائس نمبر"
• دستاویز کو مطلوبہ فولڈر میں محفوظ کریں - معلومات کی بنیاد پر، ورک فلو خود بخود دستاویزات کو مطلوبہ مقام جیسے Drive، CRM، یا ERP پر اپ لوڈ کر سکتے ہیں اور ڈیٹا کو ریئل ٹائم میں آسانی سے ہم آہنگ کر سکتے ہیں۔
• تلاش کے قابل ڈیٹا بیس بنائیں - اگلی بار جب آپ کسی فائل کو تلاش کرنا چاہیں تو صرف نام ٹائپ کریں، اور آپ کو اس کا مقام معلوم ہو جائے گا۔

---

فائلوں کو خود بخود ترتیب دینے کے لیے کون سا سافٹ ویئر استعمال کیا جائے؟

دستاویز کے انتظام کے نظام کو آپ کی ڈیجیٹل فائلوں کو آٹو پائلٹ پر ترتیب دینے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ فائلوں کو آسانی سے ترتیب دینے کے لیے سافٹ ویئر میں درج ذیل خصوصیات کو تلاش کریں۔

• انضمام - یہ ضروری ہے کیونکہ آپ کو بغیر کسی رکاوٹ کے دستاویزات اپ لوڈ اور برآمد کرنے کی ضرورت ہے۔
• ورک فلو آٹومیشن - اصول پر مبنی ورک فلو آپ کو کسی بیرونی مداخلت کی ضرورت کے بغیر اپنے دستاویزی کاموں کو خودکار کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
• دستاویز کی درجہ بندی - فائلوں کو منظم کرنے کے لیے، آپ کو آنے والی دستاویزات کو مختلف زمروں میں ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ دستاویز کا درجہ بندی کرنے والا آپ کو ایسا کرنے میں مدد کرتا ہے۔
• OCR - دستاویزات پر کارروائی کرنے کے لیے، آپ کو یہ سمجھنا ہوگا کہ ان دستاویزات کے اندر کیا ہے۔ OCR ڈیٹا کو نکالتا ہے اور سسٹم کو یہ سمجھنے میں مدد کرتا ہے کہ دستاویز کی قسم کیا ہے۔
• محفوظ دستاویز کا ذخیرہ - اگر آپ دستاویزات کو ذخیرہ کرنا چاہتے ہیں تو سافٹ ویئر کو سٹوریج فراہم کرنا چاہیے۔

اب، مارکیٹ میں بہت سے دستاویزات کے انتظام کے سافٹ ویئر موجود ہیں۔ ہم نے احاطہ کیا ہے بہترین دستاویز کے انتظام کے نظام ہمارے بلاگ میں یہاں. یہاں کچھ سرفہرست ہیں۔ ڈی ایم ایس سافٹ ویئر بازارمیں:

#1 نانونٹس

#2 اکٹھ

#3 الفریسکو ون

#4 اوپن کے ایم

#5 ای فائل کیبنٹ

یہاں یہ ہے کہ وہ کس طرح ایک دوسرے کے ساتھ موازنہ کرتے ہیں:

---

بار بار دستی کاموں کو خودکار کرنا چاہتے ہیں؟

Nanonets ورک فلو پر مبنی چیک کریں۔ دستاویز پروسیسنگ سافٹ ویئر. ڈیٹا نکالیں، ورک فلو چلائیں اور آٹو پائلٹ پر معلومات اسٹور کریں!

---

فائلوں کو منظم کرنے کے لیے Nanonets کا استعمال

Nanonets ان بلٹ OCR سافٹ ویئر کے ساتھ AI پر مبنی ورک فلو آٹومیشن پلیٹ فارم ہے۔ Nanonets ایک مکمل طور پر بغیر کوڈ ہے۔ ورک فلو مینجمنٹ پلیٹ فارم جو استعمال کرنے میں انتہائی آسان ہے، 1 دن میں ترتیب دیا گیا ہے، اور 5000+ انضمام کے ساتھ آتا ہے۔

آپ خود بخود اپنی فائلوں کو Nanonets دستاویز کی درجہ بندی کے ساتھ ترتیب دے سکتے ہیں۔ ذہین آٹومیشن. چاہے وہ کسی بھی قسم کی دستاویز ہو، Nanonets آپ کے لیے دستاویز کو ترتیب، درجہ بندی، کارروائی اور ذخیرہ کر سکتا ہے۔

یہاں ایک مختصر ڈیمو ہے کہ کس طرح نانونٹس کو انوائس پروسیسنگ کو خودکار کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

[سرایت مواد]

Nanonets مندرجہ ذیل کام اور بہت کچھ کر سکتے ہیں:

کیا آپ کے ذہن میں استعمال کا کوئی خاص معاملہ ہے؟

ہماری ٹیم تک پہنچیں۔ یا مفت ٹرائل شروع کریں۔ اگر آپ کو مدد کی ضرورت ہے، تو ہماری ٹیم آپ کے لیے ورک فلو ترتیب دے گی۔

---

Nanonets کا انتخاب کیوں کریں؟

Nanonets کے پاس خودکار کرنے کے لیے متعدد ٹیمپلیٹس ہیں۔ دستاویز کے عمل، لیکن آپ <15 منٹ میں اپنے استعمال کا کیس بھی بنا سکتے ہیں۔

• ڈیٹا کے ذرائع جیسے Gmail، ڈرائیو، آؤٹ لک وغیرہ سے آسانی سے دستاویزات حاصل کریں۔
• دستاویزات سے ڈیٹا نکالیں۔ >95% درستگی کے ساتھ
• اعلی درجے کی OCR API
• آسان استعمال انٹرفیس
• کوئی کوڈ پلیٹ فارم نہیں۔
• ورک فلو کے ساتھ کسی بھی عمل کو خودکار بنائیں
• دستاویزات کی تصدیق کے لیے پیچیدہ منطقی افعال تخلیق کریں۔
• ٹیمپلیٹس اور حسب ضرورت کے آسان اختیارات
• انضمام کا وسیع انتخاب
• کردار پر مبنی رسائی کنٹرول۔
• آڈٹ ٹریل نوشتہ جات
• شفاف قیمتوں کا تعین - قیمتوں کے منصوبوں کو چیک کریں۔
• 24 × 7 سپورٹ۔

---

نانونٹس کے بغیر کوڈ ورک فلوز کے ساتھ فائل کے ہر عمل کو خودکار بنائیں جیسے اپ لوڈ کرنا، پروسیسنگ کرنا، آرکائیو کرنا یا تصدیق کرنا۔

مفت ٹرائل شروع کریں یا ہماری ٹیم تک پہنچنے کے لئے، اگر آپ کے ذہن میں استعمال کا معاملہ ہے!

---

ڈیجیٹل فائلوں کو منظم کرنے کے کیا فوائد ہیں؟

آپ ڈیجیٹل فائلوں کو منظم کرنے میں وسائل کیوں ضائع کریں؟ یہاں کچھ وجوہات ہیں کیوں:

• پیداواری صلاحیت میں اضافہ: جب فائلیں منظم اور آسانی سے تلاش کی جاتی ہیں، تو اس سے وقت کی بچت ہوتی ہے جو بصورت دیگر ان کی تلاش میں خرچ ہو جاتا ہے۔ ملازمین فائلوں کو تلاش کرنے اور بازیافت کرنے میں بہت زیادہ وقت صرف کرتے ہیں جو آپ کے پاس تلاش کے قابل ڈیٹا بیس ہونے کی صورت میں ختم کی جا سکتی ہیں۔
• بہتر فیصلہ سازی۔: دستاویزات تک آسان رسائی کے ساتھ، آپ کسی بھی وقت کہیں بھی معلومات تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں تاکہ بہتر فیصلے کرنے میں آسانی ہو۔
• بہتر ڈیٹا سیکورٹی: منظم فائل کا ڈھانچہ صارفین کو اہم کاروباری دستاویزات کو حادثاتی طور پر حذف ہونے یا غیر مجاز رسائی سے بیک اپ، اسٹور اور محفوظ رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔
• لاگت کی بچت: فائلوں کو ترتیب دینے کے عمل کو خودکار کرنے سے وقت، پیسہ اور وسائل کی بچت ہو سکتی ہے۔
• بہتر تعمیل: فائلوں کو مناسب طریقے سے ترتیب دینے سے قانونی اور ریگولیٹری تقاضوں کی تعمیل کو یقینی بنانے میں مدد مل سکتی ہے۔

---

ڈیجیٹل فائلوں کے انتظام کے لیے کچھ بہترین طریقے کیا ہیں؟

اب اہم حصہ آتا ہے۔ یہ کیسے یقینی بنائیں کہ آپ فائل مینجمنٹ کے مناسب طریقوں پر عمل کر رہے ہیں؟

یہاں کچھ نکات ہیں جو آپ کو اپنی فائلوں کو منظم کرتے وقت ذہن میں رکھنا چاہئے:

• ایک واضح فولڈر ڈھانچہ بنائیں: اپنی فائلوں کو منطقی فولڈرز میں ایک واضح درجہ بندی اور نام دینے کے کنونشن کے ساتھ منظم کریں۔
• نام دینے کے کنونشن کو نافذ کریں: اپنی تمام فائلوں کے لیے ایک مستقل نام کنونشن کا استعمال کریں، ان کو آسانی سے قابل تلاش اور قابل شناخت بنائیں۔ ایسے مخففات یا مختصر شکلیں استعمال نہ کریں جو دوسرے لوگوں کو معلوم نہ ہوں۔
• ٹیگ اور کلیدی الفاظ استعمال کریں: اپنی فائلوں کو آسانی سے تلاش کرنے کے لیے مناسب ٹیگز اور کلیدی الفاظ استعمال کریں۔
• کلاؤڈ اسٹوریج استعمال کریں: کہیں سے بھی ریموٹ رسائی کو یقینی بنانے کے لیے کلاؤڈ اسٹوریج کا استعمال کریں۔
• اپنی فائلوں کو سنکرونائز کریں: اپنی فائلوں کے لیے ریئل ٹائم مطابقت پذیری کو یقینی بنائیں، تاکہ ہر ایک کو ہر جگہ فائلوں کا تازہ ترین ورژن نظر آئے۔ آپ اپنی فائلوں کو متعدد ڈیٹا بیس میں ہم آہنگ کرنے کے لیے Nanonets جیسے ٹولز کا استعمال کر سکتے ہیں۔
• اپنی فائلوں کا بیک اپ لیں: اپنی فائلوں کی ایک کاپی ہمیشہ اپنے پاس رکھیں، معاملات خراب ہونے کی صورت میں!
• فائل کمپریشن کا استعمال کریں: جگہ بچانے کے لیے بڑی فائلوں کو سکیڑیں، اور ان کا اشتراک اور اپ لوڈ کرنا آسان بنائیں۔
• دستاویز مینجمنٹ سافٹ ویئر استعمال کریں۔: دستاویز کے عمل کو خودکار بنانے، دستاویز کی رسائی اور حفاظت کو بڑھانے کے لیے ایک دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کریں۔

آج ہی اپنی فائل مینجمنٹ کو سپرچارج کریں۔

Nanonets کے ساتھ اپنی جیب پر بڑے جلنے کے بغیر فائل کی تنظیم کو بہتر بنائیں۔ دیکھیں کہ کس طرح Nanonets' 80% لاگت اور 90% وقت کی بچت کرتے ہوئے آپ کے دستاویز کے انتظام کو بہتر بنا سکتا ہے۔

ایک مفت آزمائش شروع کریں or ہمارے آٹومیشن ماہرین تک پہنچیں۔ یہ دیکھنے کے لیے کہ Nanonets آپ کے استعمال کے معاملے میں آپ کی کس طرح مدد کر سکتی ہے۔

---

مزید پڑھیں:

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو بلاک چین۔ Web3 Metaverse Intelligence. علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-files/