اسپریڈشیٹ کی تبدیلی کے لیے OCR کا حتمی گائیڈ: ورک فلو، ٹولز، اور درستگی کی تجاویز

کیا آپ کو کبھی پی ڈی ایف یا اسکین شدہ دستاویز سے اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا نکالنے کی ضرورت پڑی ہے؟ OCR ایک حقیقی ٹائم سیور ہو سکتا ہے۔ بس اپنی دستاویزات کو اسکین کریں اور تصاویر کو قابل تدوین، تلاش کے قابل متن میں تبدیل کریں۔ OCR ڈیٹا نکالنا آسان بناتا ہے، چاہے وہ PDFs، تصاویر، یا اسکین شدہ صفحات کے ساتھ کام کر رہا ہو۔

یہ گائیڈ آپ کو OCR سے اسپریڈشیٹ کے عمل تک لے جائے گا — اسکیننگ سے لے کر درستگی کو بہتر بنانے تک۔ ہم OCR ٹولز کی سفارش کریں گے اور درستگی اور حقیقی دنیا کے OCR استعمال کے معاملات کو بڑھانے کے لیے تجاویز فراہم کریں گے جو دستی کام کے گھنٹوں کو بچاتے ہیں۔

OCR کے ساتھ اسپریڈ شیٹس میں ڈیٹا کو دوبارہ ترتیب کیوں دیا جائے؟

OCR ایک مکمل گیم چینجر ہے۔ یہ آپ کے اسکین شدہ کاغذات، پی ڈی ایف اور تصاویر میں بند ڈیٹا کو لے جاتا ہے اور انہیں سٹرکچرڈ ڈیٹا میں بدل دیتا ہے۔ ہم استعمال کے لیے تیار اسپریڈشیٹ کے بارے میں بات کر رہے ہیں۔ اس سے امکانات کی ایک پوری نئی دنیا کھل جاتی ہے۔

یہاں کچھ وجوہات ہیں جن کی وجہ سے آپ کو اپنے ڈیٹا کو اسپریڈشیٹ میں ترتیب دینے کے لیے OCR استعمال کرنے پر غور کرنا چاہیے:

1. آسان ڈیٹا تجزیہ

ایک بار جب آپ کا ڈیٹا نکالا جاتا ہے اور اسپریڈشیٹ میں صفوں اور کالموں میں صفائی کے ساتھ ترتیب دیا جاتا ہے، تو اس کا تجزیہ کرنا اور اس کے ساتھ کام کرنا بہت آسان ہو جاتا ہے۔ آپ رجحانات کو تیزی سے دیکھ سکتے ہیں، ترتیب دے سکتے ہیں، فلٹر کر سکتے ہیں، فارمولے استعمال کر سکتے ہیں اور پیوٹ ٹیبلز اور چارٹ بنا سکتے ہیں۔ اسکین شدہ دستاویزات یا پی ڈی ایف میں ڈیٹا کی ہیرا پھیری کی یہ سطح ممکن نہیں ہے۔

2. ڈیٹا کا بہتر معیار

اسپریڈ شیٹس میں OCR کی تبدیلی آپ کو صاف، منظم ڈیٹا فراہم کرتی ہے۔ OCR عمل کے دوران ڈیٹا کی توثیق اور معیاری کی جا سکتی ہے۔ یہ غیر ساختہ سکین شدہ دستاویزات کے مقابلے میں مجموعی ڈیٹا کے معیار اور درستگی کو بہتر بناتا ہے۔

3. بہتر تلاش کی اہلیت

اسکین شدہ دستاویزات اور تصاویر تلاش کرنے کے لیے پیچیدہ ہیں — OCR تصاویر کو اصل متن میں تبدیل کر کے اسے ٹھیک کرتا ہے۔ ایک بار اسپریڈشیٹ میں، ڈیٹا مکمل طور پر تلاش کے قابل ہو جاتا ہے۔ آپ اپنی ضرورت کو فوری طور پر تلاش کر سکتے ہیں۔

4. بہتر ڈیٹا شیئرنگ

اسپریڈ شیٹس جس میں نکالے گئے ڈیٹا پر مشتمل ہے تعاون کے لیے دوسروں کے ساتھ باآسانی شیئر کیا جا سکتا ہے۔ ڈیٹا اب انفرادی دستاویز کی تصویروں میں پھنسنے کے بجائے دوبارہ استعمال کے قابل معیاری شکل میں ہے۔

5. آٹومیشن کی صلاحیتیں۔

اسپریڈشیٹ ڈیٹا کو کاروباری نظاموں میں خودکار اور ہموار کیا جا سکتا ہے۔ CSV فائلوں کو آؤٹ پٹ کرنے کی صلاحیت کے ساتھ، OCR نکالا گیا ڈیٹا خود بخود ڈیٹا بیس اور دیگر لائن آف بزنس ایپلی کیشنز میں بہہ سکتا ہے۔

6. دستی پروسیسنگ کو چھوڑ دیں۔

آپ کی ٹیم کو اب اسکین شدہ دستاویزات سے ڈیٹا کو دستی طور پر نقل کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی اور نہ ہی پی ڈی ایف کے لیے تکلیف دہ اور غیر موثر کاپی پیسٹ ورک فلو کو برداشت کرنا پڑے گا۔ آپ غلطیاں کم کر سکتے ہیں اور ڈیٹا انٹری کے نیرس کاموں کو ختم کر کے ڈیٹا کو صاف کرنے اور درست کرنے میں وقت بچا سکتے ہیں۔ نتیجتاً، آپ کا عملہ اپنی کوششوں کو زیادہ نتیجہ خیز اور پورا کرنے والے کام کے لیے وقف کر سکتا ہے۔

7. اسکیل ایبلٹیٹی

OCR تبادلوں کے پیمانے کے ساتھ ساتھ ڈیٹا کے حجم میں اضافہ ہوتا ہے۔ چاہے آپ کو سیکڑوں یا ہزاروں دستاویزات کے صفحات پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہو، OCR آٹومیشن اسے آسانی سے ہینڈل کرتی ہے۔ دستی ڈیٹا انٹری بڑی مقداروں کے لیے اتنی جلدی نہیں ہوتی۔

اسپریڈشیٹ ورک فلو کے لیے OCR

جب آپ ان اہم مراحل پر عمل کرتے ہیں تو OCR کے ساتھ دستاویزات کو اسپریڈ شیٹس میں تبدیل کرنا سیدھا ہوتا ہے۔ ایک موثر ورک فلو ترتیب دے کر، آپ دستی ڈیٹا انٹری کے گھنٹوں کو بچا سکتے ہیں اور پی ڈی ایف یا اسکین فائلوں میں بند معلومات تک فوری رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

چلتے ہیں.

1. OCR کے لیے دستاویزات جمع کریں۔

سب سے پہلے، دستاویز کی تصاویر، پی ڈی ایف، یا اسکین شدہ کاغذات جمع کریں جس میں آپ کو جو ڈیٹا نکالنے کی ضرورت ہے۔ Nanonets آپ کو ای میل، کلاؤڈ اسٹوریج، ڈراپ باکس، گوگل ڈرائیو، OneDrive، اور مزید سمیت متعدد ذرائع سے فائلیں آسانی سے درآمد کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

آپ کسی بھی نئی فائلوں یا آنے والی منسلکات کو خود بخود پروسیس کرنے کے لیے خودکار واچ فولڈر یا ای میل بھی ترتیب دے سکتے ہیں۔ بغیر کسی رکاوٹ کے ڈیٹا نکالنے کے لیے API کالز اور دوسرے کاروباری سافٹ ویئر کے ساتھ انضمام کو بھی ترتیب دیا جا سکتا ہے۔

2. ڈیٹا فیلڈز کی وضاحت کریں۔

اس کے بعد، ڈیٹا فیلڈز یا کالموں کی وضاحت کریں جنہیں آپ نکالنا چاہتے ہیں، جیسے کہ انوائس نمبر، تاریخ، کسٹمر کا نام، واجب الادا رقم، وغیرہ۔ Nanonets دستاویزات کی اقسام جیسے رسیدیں، رسیدیں، کاروباری کارڈز اور مزید کے لیے مختلف AI ماڈل پیش کرتا ہے۔

پہلے سے تیار کردہ ماڈل پہلے سے ہی جانتے ہیں کہ کس طرح ہر دستاویز کی قسم سے عام فیلڈز کو ذہانت سے نکالنا ہے۔ آپ اپنی مرضی کے فیلڈز کو بھی ترتیب دے سکتے ہیں اور AI ماڈل کو تربیت دے سکتے ہیں۔ اس کے بعد آپ چند نمونوں کے ساتھ ماڈل تیار کر سکتے ہیں۔ اہم اعداد و شمار کہاں رہتا ہے اس کا نقشہ بنانے کے لیے صرف نمونے کی دستاویزات پر زون کھینچیں۔

اب، آپ OCR چلانے اور اپنے دستاویزات سے ڈیٹا نکالنے کے لیے تیار ہیں۔ Nanonets اعلی درجے کی AI اور ML الگورتھم کا فائدہ اٹھاتا ہے تاکہ خود کار طریقے سے پیچیدہ دستاویز کے لے آؤٹ سے متن کو اعلیٰ درستگی کے ساتھ شناخت کر سکیں۔ AI ہر دستاویز کو "پڑھتا ہے"، متعین کردہ فیلڈز کو نکالتا ہے، اور برآمد کے لیے تیار کردہ سٹرکچرڈ ڈیٹا کو آؤٹ پٹ کرتا ہے۔

ڈیٹا فیلڈز اور AI ماڈل کے درست طریقے سے کنفیگر ہونے کے بعد یہ مرحلہ آپ کے لیے مکمل طور پر خودکار ہے۔ پردے کے پیچھے، OCR ٹیکنالوجی اسکین شدہ تصاویر کو متن میں بدل دیتی ہے۔ ذہین زون کا پتہ لگانا پھر متعلقہ ڈیٹا فیلڈز کو چنتا ہے۔

4. ڈیٹا کو درست اور درست کریں۔

درستگی کے لیے نکالے گئے ڈیٹا کا جائزہ لیں۔ Nanonets اس کو آسان بناتا ہے کیونکہ یہ آپ کو دستاویز دیکھنے والے پر درست کرنے دیتا ہے۔ مزید جدید صارفین کے لیے، آپ ساختی JSON آؤٹ پٹ میں بھی ترمیم کر سکتے ہیں۔

آپ کیپچر کیے گئے ڈیٹا کی توثیق کے لیے قواعد ترتیب دینے کے لیے خودکار توثیق کی صلاحیتوں کا بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ چیک کر سکتے ہیں کہ آیا کوئی تاریخ درست رینج میں آتی ہے یا ایک عددی قدر ایک حد سے نیچے ہے۔ توثیق کے کسی بھی مسئلے پر نظرثانی کے لیے جھنڈا لگایا جاتا ہے۔

5. اسپریڈشیٹ ڈیٹا کو ایکسپورٹ اور انٹیگریٹ کریں۔

آپ کے اسکین شدہ دستاویزات یا پی ڈی ایف سے نکالے گئے سٹرکچرڈ ڈیٹا پر مشتمل حتمی آؤٹ پٹ ڈاؤن اسٹریم مقاصد کے لیے ڈاؤن لوڈ اور استعمال کیا جا سکتا ہے۔ Nanonets آپ کو اسے CSV، Excel، یا JSON فائل کے طور پر برآمد کرنے کی اجازت دیتا ہے، جس سے آپ آسانی سے ڈیٹا کو اپنی ترجیحی اسپریڈشیٹ ایپلیکیشن یا دیگر کاروباری سافٹ ویئر میں درآمد کر سکتے ہیں۔

آپ مقبول ایپلی کیشنز جیسے Google Sheets، QuickBooks، Salesforce، وغیرہ کے ساتھ براہ راست انٹیگریٹ بھی ہو سکتے ہیں۔ Zapier انٹیگریشن آپ کو بغیر کسی رکاوٹ کے ڈیٹا کے بہاؤ کے لیے 5000+ ایپس کے ساتھ جڑنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ انضمام یقینی بناتا ہے کہ آپ کا ڈیٹا آپ کے تمام پلیٹ فارمز پر ریئل ٹائم میں خود بخود اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے۔

اسپریڈشیٹ کے عمل میں OCR کو کیسے بہتر بنایا جائے۔

OCR ٹیکنالوجی کامل نہیں ہے۔ یہ کبھی کبھی کم معیار کے اسکینوں، پیچیدہ ترتیبوں، یا غیر معمولی فونٹس کے ساتھ جدوجہد کر سکتا ہے۔ لیکن، OCR کے عمل میں معمولی معمولی بہتری بھی وقت اور لاگت کی اہم بچت کا باعث بن سکتی ہے۔

فرض کریں کہ آپ ایک انشورنس فرم چلاتے ہیں جو روزانہ ہزاروں دستاویزات پر کارروائی کرتی ہے۔ یہاں تک کہ OCR کی درستگی میں 2% بہتری فی ہفتہ مزدوری کے سینکڑوں گھنٹے بچا سکتی ہے۔

اسپریڈشیٹ کے عمل میں OCR کو بہتر بنانے کے کچھ طریقے یہ ہیں:

1. اپنے اسکینز کے معیار کو بہتر بنائیں

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جو دستاویزات سکین کر رہے ہیں وہ واضح اور قابل مطالعہ ہیں۔ خراب معیار کے اسکین OCR عمل میں خرابیوں کا باعث بن سکتے ہیں۔ لہذا، تصویر کے معیار کو اپنے OCR سسٹم میں فیڈ کرنے سے پہلے اسکین کو پری پروسیس کریں۔

اسکین کے معیار کو بہتر بنانے کے لیے تجاویز:

• ہائی ریزولوشن سکینر (کم از کم 300 ڈی پی آئی) استعمال کریں۔ یہ باریک تفصیلات حاصل کرتا ہے جس سے OCR انجن کو حروف کو درست طریقے سے پہچاننے میں مدد مل سکتی ہے۔
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ صفحات درست طریقے سے منسلک ہیں اور ترچھے نہیں ہیں۔ ڈیسکونگ جھکے ہوئے اسکینوں کو ٹھیک کرتی ہے۔
• اسکین چمک اور کنٹراسٹ چیک کریں۔ سطحوں کو ایڈجسٹ کریں تاکہ متن واضح طور پر نظر آئے اور زیادہ ہلکا یا گہرا نہ ہو۔
• اسکین شدہ تصاویر پر دھول، دھبوں یا نمونوں سے بچنے کے لیے اسکینر گلاس کو صاف کریں۔
• اپنے اسمارٹ فون کا استعمال کرتے ہوئے اعلیٰ معیار کے اسکینز کیپچر کرنے کے لیے Adobe Scan یا اس جیسی ایپس کا استعمال کریں۔
• تصویر کو بڑھانے کی تکنیکوں کا استعمال کریں جیسے تیز کرنا، شور کو کم کرنا، اور بائنرائزیشن۔

2. اپنی دستاویزات کو معیاری بنائیں

دستاویز کی ترتیب اور ڈیزائن میں مستقل مزاجی OCR کی درستگی کو نمایاں طور پر بہتر بنا سکتی ہے۔ اگر ممکن ہو تو، ان دستاویزات کے فارمیٹ کو معیاری بنائیں جن پر آپ کارروائی کرتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ ڈیٹا فیلڈز کو ہر دستاویز پر ایک ہی جگہ پر رکھنا، یکساں فونٹس اور سائز کا استعمال کرتے ہوئے، اور صاف ستھرا، بے ترتیب ترتیب کو برقرار رکھنا۔

دستاویزات کو معیاری بنانے کے لیے کچھ نکات یہ ہیں:

• ایک ہی قسم کی تمام دستاویزات کے لیے ایک مستقل ٹیمپلیٹ استعمال کریں۔
• ضروری ڈیٹا فیلڈز کو ہر دستاویز پر ایک ہی جگہ پر رکھیں۔
• واضح، قابل فہم فونٹس استعمال کریں اور فنی یا غیر معمولی فونٹس سے پرہیز کریں۔
• بے ترتیبی سے بچیں اور ترتیب کو صاف اور سادہ رکھیں۔
• اہم ٹیکسٹ فیلڈز کے قریب تصاویر، لوگو اور گرافکس کے استعمال کو محدود کریں۔
• متن اور پس منظر کے لیے زیادہ کنٹراسٹ رنگ استعمال کریں تاکہ قابلیت کو بہتر بنایا جا سکے۔

3. AI سے چلنے والے OCR سسٹم میں سرمایہ کاری کریں۔

یہ سسٹم مشین لرننگ الگورتھم کا استعمال کرتے ہوئے ہر دستاویز سے سیکھتے ہیں، جو کہ متعلقہ ڈیٹا کو پہچاننے اور نکالنے کی اپنی صلاحیت کو مسلسل بہتر بناتے ہیں۔

Nanonets AI سے چلنے والے OCR سسٹم کی ایک بہترین مثال ہے۔ یہ دستاویز کی مختلف اقسام کے لیے پہلے سے تربیت یافتہ ماڈل پیش کرتا ہے اور آپ کو اپنی ضروریات کے مطابق ماڈل کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ جتنا زیادہ ڈیٹا پر کارروائی کرتا ہے، اتنا ہی بہتر یہ پیٹرن کو پہچانتا ہے اور ڈیٹا کو درست طریقے سے نکالتا ہے۔

مزید یہ کہ، AI سے چلنے والے OCR سسٹمز کی زبان کی شناخت اور سیاق و سباق کو سمجھنے کی صلاحیتیں انہیں مختلف زبانوں، کرنسیوں، ٹیکس فارمیٹس اور مزید میں دستاویزات کو سنبھالنے کی اجازت دیتی ہیں۔ یہ انہیں انتہائی ورسٹائل اور متنوع کاروباری ضروریات کے مطابق موافق بناتا ہے۔

4. خودکار ورک فلو سیٹ اپ کریں۔

آپ کے OCR ورک فلو میں دہرائے جانے والے دستی اقدامات کو خودکار کرنا کارکردگی کو بڑھا سکتا ہے اور غلطیوں کو کم کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ خودکار درآمد کے اصول ترتیب دے سکتے ہیں جو اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ OCR سسٹم خود بخود ہر بھیجے گئے انوائس پر کارروائی کرتا ہے۔ accounting@yourbusiness.com.

ERPs جیسے کاروباری سافٹ ویئر کے ساتھ انضمام بغیر کسی ڈیٹا کے بہاؤ کی اجازت دیتا ہے۔ نکالا گیا اسپریڈشیٹ ڈیٹا خود بخود ڈاون اسٹریم ڈیٹا بیس سے مطابقت پذیر ہوسکتا ہے۔ خودکار توثیق کے اصول کسی بھی نکالنے کی غلطیوں کو جلد پکڑنے میں مدد کرتے ہیں۔ ورک فلو ان دستاویزات کو مناسب عملے تک پہنچا سکتا ہے جن کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے۔ خودکار اطلاعات اور یاد دہانیاں یقینی بناتی ہیں کہ کوئی آخری تاریخ چھوٹ نہ جائے۔

فائنل خیالات

OCR ٹیکنالوجی نے انقلاب برپا کیا ہے کہ ہم اسکین شدہ دستاویزات اور پی ڈی ایف سے ڈیٹا کیسے نکالتے اور اس کے ساتھ کام کرتے ہیں۔ تصاویر کو سٹرکچرڈ اسپریڈشیٹ ڈیٹا میں تبدیل کر کے، OCR تجزیہ کی صلاحیتوں کو بڑھاتے ہوئے تکلیف دہ دستی اندراج کو ختم کرتا ہے۔

جیسا کہ اس گائیڈ میں بتایا گیا ہے، صحیح ٹولز کے ساتھ ایک موثر OCR ورک فلو بنانا، جیسے Nanonets، بہت زیادہ وقت بچا سکتا ہے۔ درستگی میں معمولی بہتری بھی تیزی سے اہم بچت میں ترجمہ کرتی ہے۔

دیکھنا چاہتے ہیں کہ OCR آپ کے کاروباری ورک فلو کو کیسے تیز کر سکتا ہے؟ Nanonets آپ کے دستاویزات سے AI سے چلنے والے ڈیٹا نکالنے کی جانچ کرنے کے لیے ایک مفت ورژن پیش کرتا ہے۔ پی ڈی ایف ٹیبلز یا اسکین شدہ رسیدوں کو قابل تدوین ایکسل شیٹس میں تبدیل کرنا کبھی بھی آسان نہیں تھا۔ شروع کرنے کے لیے ابھی سائن اپ کریں۔!

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/