سپورٹ ٹکٹنگ ورک فلوز پلیٹو بلاکچین ڈیٹا انٹیلی جنس کو بہتر بنانے کے لیے 4 اسمارٹ ٹپس۔ عمودی تلاش۔ عی

سپورٹ ٹکٹنگ ورک فلو کو بہتر بنانے کے لیے 4 اسمارٹ ٹپس

ٹائم سٹیمپ: 2 دسمبر 2021 5:45 AM

فہرست:

 

کسٹمر کی درخواستوں کا انتظام کسٹمر سروسز اور IT سپورٹ اسٹاف کے لیے وقت طلب اور پیچیدہ ہو سکتا ہے۔ ہم نے ایک میں دیکھا گزشتہ مضمون کہ ٹکٹنگ سسٹم ان کمپنیوں کے لیے کامیابی کا ایک اہم عنصر ہیں جو اپنی کسٹمر سروس کی کارکردگی کو بہتر بنانا چاہتی ہیں۔، بہتر فیصلے کریں، اور بالآخر بہترین کسٹمر کے تجربات تخلیق کریں۔ 

ٹکٹنگ سسٹم میں سرمایہ کاری ایک اچھی شروعات ہے، لیکن آپ اس سے زیادہ سے زیادہ فائدہ کیسے اٹھا سکتے ہیں؟ اپنی کسٹمر سروس ٹیم کو اچھی طرح سے تیل والی مشین کی طرح چلانے کے لیے، آپ کو اپنی اصلاح کرنے کی ضرورت ہے۔ ٹکٹنگ ورک فلو کی حمایت کریں۔. یہ مضمون آپ کو کسٹمر کے سوالات اور خدشات کو حل کرتے وقت کم ہینڈلنگ کے اوقات اور ایجنٹ کی پیداواری صلاحیت اور ردعمل میں اضافہ کرنے کی ترکیب دیتا ہے۔

بیان کرنا سپورٹ ٹکٹنگ ورک فلو 🌊

ٹکٹ مینجمنٹ کیا ہے؟ 🚩

ٹکٹ کا انتظام ٹیموں کو مخصوص صارفین کو ٹکٹ بنانے اور تفویض کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ جب کسی صارف کو کسی پروڈکٹ یا سروس سے نمٹنے میں مسائل ہوتے ہیں، تو وہ اکثر فراہم کنندہ کی ویب سائٹ پر جوابات تلاش کرتے ہیں۔ جب وہ اپنے مسئلے کی وضاحت کرتے ہیں، ایک ٹکٹ بنایا جاتا ہے اور پھر کسی ایسے شخص کو تفویض کیا جاتا ہے جو مدد کر سکے۔ کیس مینجمنٹ سلوشن ترتیب دینا سپورٹ ٹیم کو بہتر تنظیم اور کسٹمر کی درخواستوں کے انتظام کے ذریعے زیادہ موثر بناتا ہے۔ بالآخر مناسب ٹکٹ کا انتظام گاہکوں کی اطمینان کو بہتر بناتا ہے. 

 

ٹکٹیں معلومات فراہم کرتی ہیں:

  • la اصل درخواست کی
  • la مالک ٹکٹ کی
  • ٹائم لائن اور درخواست کی تاریخ
  • کوئی بھی تعریف ڈیڈ لائن
  • موجودہ محبت کا درجہ کیس کا
  • متعلقہ مصنوعات یا خدمات…

 

ایک ٹکٹ اعلیٰ سطح کی معلومات بھی حاصل کر سکتا ہے – قیمتی تجزیات کی قیمتی چیزیں – مثال کے طور پر، بند ٹکٹوں کا فیصد، ٹکٹوں کو بند کرنے کا اوسط وقت، ٹکٹوں کے دوبارہ کھلنے کا فیصد، وغیرہ۔ معاون ٹیم کی کارکردگی کے میٹرک نقطہ نظر کا انتہائی تفصیلی نظارہ. زیادہ تر معاملات میں، ٹکٹ دوسرے ٹکٹوں پر منحصر نہیں ہوتے ہیں۔ تاہم، پیچیدہ منصوبوں میں جن میں متعدد باہمی منحصر عمل شامل ہیں، درخواستوں کا بڑے پیمانے پر اور باہمی تعلق تیزی سے غیر منظم ہو سکتا ہے اور پورے ورک فلو کو تاخیر کے خطرے میں ڈال سکتا ہے۔

ورک فلو مینجمنٹ کیا ہے؟ 💼

بنیادی ٹکٹ مینجمنٹ سسٹم ہی اس حقیقت میں اپنی حد تلاش کرتے ہیں کہ وہ واقعی کسی پروجیکٹ یا صورتحال کی بڑی تصویر تک رسائی نہیں دیتے ہیں۔ بڑے منصوبوں میں مزید ہم آہنگی پیدا کرنے کے لیے، ورک فلو کا محتاط انتظام ضروری ہے۔ 

ورک فلو مینجمنٹ ایک تنظیم میں کاموں اور عملوں کا ہموار ہم آہنگی ہے - ایک پورے محکمہ کی کوششوں کی حقیقی تصویر کو حقیقی وقت میں تیار کرنا۔ ورک فلوز خود کاموں کی نیسٹڈ چینز ہیں جو ایسے عمل بن جاتے ہیں جن کو بار بار انجام دیا جا سکتا ہے۔ اس صورت میں، کرنے کے لئے بار بار بند کسٹمر سپورٹ ٹکٹ. ہم پیچھے ہٹنے اور کاموں کے بجائے عمل پر غور کرنے کے قابل ہیں، اور اس سے بہتر اندرونی سوالات پیدا ہوتے ہیں۔

کون سا عمل دوسروں پر منحصر ہے؟

کون سا عمل معمول کے مطابق رکاوٹ ہے؟

رکاوٹ کن عملوں پر منحصر ہے؟

کون سا عمل اس پر منحصر ہے؟

 

بلاک کرنے والے عناصر کی مکمل تفصیلی تشخیص کے پیش نظر، دیئے گئے ورک فلو میں حقیقی بہتری کو زیادہ آسانی سے لاگو کیا جا سکتا ہے۔

A ٹکٹنگ ورک فلو کی حمایت کریں۔ گاہک کی درخواست کا جواب دینے کے لیے ایجنٹوں کو ان تمام مراحل کی نمائندگی کرتا ہے۔ ایک موثر ورک فلو ٹیم کی پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے، محکموں کے درمیان زیادہ موثر تعاون کو فروغ دیتا ہے، اور کسٹمر کے تجربے کو نمایاں طور پر بہتر کرتا ہے۔ 

کسٹمر کا تجربہ اور سپورٹ ٹکٹ ورک فلو

آپٹمائزڈ کے 4 کلیدی فوائد سپورٹ ٹکٹنگ ورک فلوs 👍

معمول کے کاموں پر وقت کی بچت کریں۔ 🔁

لامحالہ، کچھ گاہک کی درخواستیں بار بار ہو رہی ہیں۔ جیسا کہ یہ عام مسائل ایک بار پہلے ہی سنبھالے جا چکے ہیں، یہ ممکن ہے۔ کچھ کام کے بہاؤ کو خودکار بنائیں. عام سوالات کے عام جوابات ملتے ہیں، ایسے سوالات جو براہ راست توجہ کے مستحق ہوتے ہیں وہ سب حاصل کرتے ہیں جس کے وہ مستحق ہیں، اور نظام ضرورت کے مطابق ماہرین کو خاص طور پر پیچیدہ ٹکٹ تفویض کر سکتا ہے۔ یہ کسٹمر سپورٹ ٹیموں کو کچھ کاموں کو آف لوڈ کرنے اور زیادہ اہم، اعلی ترجیحی مسائل پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ 

کسٹمر کے مسائل کے فوری حل حاصل کریں۔ 🙋

زیادہ کنٹرول شدہ ورک فلو کے ساتھ، ٹکٹ ریزولوشن کا وقت کم ہو جاتا ہے۔ آسان سوالات کی خودکار پروسیسنگ ایجنٹوں کو زیادہ پیچیدہ مسائل سے نمٹنے کے لیے آزاد کرتا ہے۔ اس طرح، صارفین کو ان کے مسائل کے بارے میں تیز اور زیادہ سوچ سمجھ کر جواب ملتا ہے۔ ایسے مسائل کے لیے جن کے لیے کسی اور ٹیم سے زیادہ مہارت یا مدد کی ضرورت ہوتی ہے، ایک اچھا سپورٹ ٹکٹ ایسکلیشن ورک فلو انہیں صحیح شخص یا محکمہ کی طرف لے جائے گا۔ جب ورک فلو اچھی طرح سے سوچا جاتا ہے، تو صحیح شخص کے پاس ہمیشہ جواب دینے کے لیے درکار معلومات ہوتی ہیں اور ٹکٹ کی ریزولوشنز تیز تر ہوتی ہیں۔

صارفین کو خوش رکھیں 🤩

گاہک کی اطمینان کے لیے ہموار اور شفاف مواصلات کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔ ایک بہترین سپورٹ ٹکٹ ورک فلو کے ساتھ صارفین کو ہمیشہ ان کی درخواست کی پیشرفت کے بارے میں آگاہ کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر، نوٹیفکیشن سسٹم کسٹمر کو مطلع کر سکتا ہے کہ ان کا ٹکٹ اپ ڈیٹ ہو گیا ہے۔ اس سے گاہک کو فراہم کی جانے والی خدمت کے سمجھے جانے والے معیار میں اضافہ ہوتا ہے، جو (مثالی طور پر) خوش اور یقین دلاتا ہے۔ کسی مسئلے کو حل کرنے میں لگنے والے وقت کی تمام صورتوں میں ضمانت نہیں دی جا سکتی، لیکن کم از کم غیر ضروری تاخیر اور غلط فہمیوں کو مؤثر طریقے سے محدود کیا جا سکتا ہے۔ 

کاروباری کارکردگی کو فروغ دیں۔ 📈

ایک بہترین سپورٹ ٹکٹ ورک فلو آپ کی سپورٹ سروسز کو ہموار کرتا ہے اور طویل مدت میں آپ کے سپورٹ ایجنٹس کی کارکردگی کو بڑھاتا ہے۔ چونکہ کسٹمر سپورٹ گاہک کی اطمینان یا عدم اطمینان کی کلید ہے، اس لیے اس علاقے میں ہموار آپریشن بلاشبہ آپ کے کاروبار کی کامیابی کا ایک اہم عنصر ہے۔ اے مطمئن کسٹمر آپ کی خدمات کا استعمال جاری رکھیں گے، اور نئے گاہکوں کے ذریعے ان کی سفارش یا آپ کے کاروبار پر مستقبل کے انحصار کو بڑھا کر آپ کی اچھی طرح خدمت کر سکتے ہیں۔

 

مکمل طور پر بہتر بنانے کے لیے 4 نکات سپورٹ ٹکٹنگ ورک فلوs ؟؟؟؟

ٹائم ٹریکنگ اور سروس لیول ایگریمنٹس (SLAs) ⌛ 

ٹائم ٹریکنگ اور سروس لیول کے معاہدوں کو آپ کے سپورٹ سسٹم کے ورک فلو میں ضم کرنے کی ضرورت ہے۔ ایجنٹوں کے پاس ہمیشہ تنظیم کے اندر کافی نقطہ نظر نہیں ہوتا ہے کہ وہ آپس میں کاموں کو ترجیح دیں یا کسی مسئلے کو سنبھالنے کے لیے صحیح شخص یا ٹیم کی طرف رجوع کریں۔ 

ٹکٹ کو بروقت حل کرنے کے لیے آپ کو پورے عمل کے دوران اپنے سروس لیول کے معاہدوں کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے۔ ایک SLA ایجنٹوں کو واضح اہداف اور سروس کے معیارات کو پورا کرنے کے لیے جوابدہ رہنے میں مدد کرتا ہے:

  • کسٹمر کا مسئلہ کتنی جلدی حل ہونا چاہیے؟
  • ہیلپ ڈیسک میں مختلف لوگ کون ہیں؟ ان کا کردار کیا ہے؟
  • آپ ٹکٹ کیسے داخل کرتے ہیں اور اسے ایجنٹ کو تفویض کرتے ہیں؟
  • سنگین مسئلہ کی صورت میں کیسے عمل کیا جائے؟

ورک فلو آٹومیشن ⚙

زیادہ تر وقت، ایجنٹ ہیں دستی طور پر ٹکٹوں کا انتخاب کرنے کا پابند ہے۔ اور ای میل کے ذریعے صارفین کے ساتھ بات چیت کریں۔ دستی عمل زیادہ "انسانی" لگ سکتے ہیں، لیکن وہ تضادات اور غلطیوں کا شکار ہیں اور کارکردگی کو کم کرنے کا باعث بنتے ہیں۔

سادہ لیکن بالآخر زندگی بدل دینے والی آٹومیشن خصوصیات کو نافذ کرنا ممکن ہے، جیسے:

  • ٹکٹ تفویض کے عمل کو خودکار بنانا، 
  • خود بخود فالو اپ ای میلز بھیجنا، 
  • یا یہاں تک کہ گاہک کو خودکار ترقی کی اطلاعات کا شیڈول کرنا۔ 

کسٹمر سپورٹ ٹکٹ ورک فلو آٹومیشن

ٹکٹ ٹرائیج اور ترجیح ✅

جب ٹکٹ ایک ایجنٹ کے ذریعہ حل نہیں کیا جاسکتا ہے، تو وہ ایجنٹ اسے دوسرے ایجنٹوں کو بھیج سکتا ہے۔ یہ مہارت یا تجربے کی ضروریات، یا درجہ بندی کی ضرورت کے معاملے کی وجہ سے ہو سکتا ہے - جیسے کہ جب کسی درخواست کو انتظامی مداخلت کی ضرورت ہو۔ اپنے ملازمین کی زندگیوں کو آسان بنانے اور تیزی سے آگے بڑھنے کے لیے، لاگو کرنے پر غور کریں۔ ٹکٹ بڑھانے کا نظام آپ کی کمپنی میں.

ٹکٹ بڑھانے کے عمل کو اس کے ذریعے بہتر بنایا جا سکتا ہے:

  • ٹکٹوں کو سنبھالنا جو پہلے ہی بڑھا دیے گئے ہیں۔
  • بڑھے ہوئے ٹکٹوں کا تجزیہ کریں اور غلط طریقے سے بڑھے ہوئے ٹکٹوں کی نشاندہی کریں۔
  • کسٹمر سروس ٹیم کے اراکین کو تربیت دیں تاکہ وہ زیادہ پیداواری ہونے کے لیے درکار وسیع ٹول اور مہارت کے سیٹ حاصل کریں۔
  • کسٹمر ٹیم کے مختلف محکموں کے درمیان مواصلت کی روانی کو بہتر بنائیں۔

چیٹ بوٹس اور کال بوٹس کے ساتھ کال ڈیفلیکشن 📞 🤖

کچھ گاہک کی درخواستوں کو یقیناً مصنوعی ذہانت کے حل جیسے a چیٹ بٹ یا ایک کال بوٹ. یہ یقینی طور پر آپ کے کسٹمر سروس کے عملے کے لیے وقت اور توانائی کی بچت کرتا ہے۔ پر مبنی حل مصنوعی ذہانت بلکہ NLP صلاحیتوں کے ساتھ صارفین کی مدد کریں کہ وہ انسانی ایجنٹ اور "بوٹ" ایجنٹ کے درمیان فرق کو اتنا غیر آرام دہ محسوس نہ کریں۔

یہاں کچھ خصوصیات ہیں جو واقعی ایک فرق کرتی ہیں:

  • چیٹ بوٹ سے براہ راست مشیر تک بڑھنے کی اجازت دیں۔
  • انتظام کریں تمام درخواستیں ان کے ذریعہ سے قطع نظر ایک پلیٹ فارم کا شکریہ جو تمام معاملات کو ترجیح دے گا اور ٹکٹ تفویض کرے گا چاہے وہ ای میل، سوشل نیٹ ورکس، یا ویب سائٹ چیٹ کے ذریعے یا فون کے ذریعے براہ راست درخواستوں سے آئے ہوں۔ 
  • دائیں تک رسائی فراہم کریں۔ اکثر پوچھے گئے سوالات تاکہ ایجنٹ بہترین ممکنہ جواب کے ساتھ جلد جواب دے سکیں۔

 

مفت میں AI آپٹمائزڈ ٹکٹنگ آزمائیں: ہمارا 14 دن کا مفت ٹرائل حاصل کریں۔

 

 

پیغام سپورٹ ٹکٹنگ ورک فلو کو بہتر بنانے کے لیے 4 اسمارٹ ٹپس پہلے شائع انبینٹا.

ٹائم اسٹیمپ:

سے زیادہ انبینٹا