وینڈر فراڈ کی شناخت اور روک تھام کیسے کریں۔

اے آئی پر مبنی اے پی آٹومیشن حل تلاش کر رہے ہیں؟ Nanonets چیک کریں۔ بہتر درستگی، زیادہ لچک اور دوسرے اکاؤنٹنگ، ERP سسٹمز اور مزید کے ساتھ انضمام کے وسیع سیٹ کے لیے!

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

کاروبار چلانے میں بہت سارے خطرات سے نمٹنا پڑتا ہے۔ دھوکہ دہی کے خطرات تیسرے فریق جیسے وینڈرز یا ملازمین کے ساتھ ملوث ہونے سے پیدا ہوسکتے ہیں۔ کے ساتھ منسلک ایک ایسے ہی بڑے پیمانے پر دھوکہ دہی قابل ادائیگی اکاؤنٹس کا عمل وینڈر فراڈ ہے.

وینڈر فراڈ ایک یا ایک سے زیادہ ذرائع سے انتہائی نفیس انداز میں ہو سکتا ہے۔ اگر اس کا پتہ نہ لگایا جائے تو اس سے کاروبار کو شدید نقصان ہو سکتا ہے۔ وینڈر فراڈ، اس کے زمرے، اور اس کا پتہ لگانے اور اسے روکنے کے طریقوں کے بارے میں مزید جاننے کے لیے پڑھیں۔

کی میز کے مندرجات

وینڈر فراڈ کیا ہے؟

وینڈر فراڈ سے مراد وہ بدعنوانیاں ہیں جن کا ارتکاب کسی وینڈر، متعدد وینڈرز، یا ملازم کے ذریعے ذاتی فائدے کے لیے کیا جا سکتا ہے۔ قابل ادائیگی اکاؤنٹس (اے پی) ایک کمپنی کا۔

سادہ الفاظ میں، یہ اسکام کی ایک قسم ہے جس میں ادائیگیوں کو موڑنے کے لیے AP میں وینڈر یا وصول کنندہ کے اکاؤنٹ کی معلومات کو جعلی بنانا شامل ہے۔ ادائیگی کی دھوکہ دہی اس طرح کی جا سکتی ہے:

• ایک یا ایک سے زیادہ ملازمین
• ایک یا ایک سے زیادہ فروش
• وینڈر اور ملازم (ملازمین) کے درمیان تعاون
• ایک بیرونی ادارہ جو کسی وینڈر کی ادائیگی کی معلومات میں ترمیم کرتا ہے جو کسی کو معلوم نہیں ہے۔

بعض اوقات اس میں شامل سراسر پیچیدگی وینڈر کی دھوکہ دہی کا پتہ لگانے کو مشکل بنا سکتی ہے اور کاروبار کو بھاری نقصانات کا شکار بنا سکتی ہے۔

اس کا اثر کون کرتا ہے۔

عام طور پر، وینڈر کی دھوکہ دہی چھوٹے سے درمیانے درجے کے کاروباروں کو کافی حد تک متاثر کر سکتی ہے۔ ایسی تنظیموں کو زیادہ خطرہ ہوتا ہے کیونکہ ان کے پاس مضبوط کنٹرول یا چوکیاں نہیں ہوتی ہیں جو اس طرح کے دھوکہ دہی کو ٹریک اور ان کی نشاندہی کر سکیں۔

اس کے علاوہ، چھوٹی تنظیمیں جن کے پاس ملازمین کی چھوٹی ٹیمیں ہیں ایک سے زیادہ کو سنبھالنے کے لیے کم از کم عملے پر انحصار کرتی ہیں۔ AP افعال. لہٰذا، رسیدیں وصول کرنے کے ساتھ ساتھ ادائیگیوں کی اجازت دینے کے ذمہ دار ایک ملازم کو ریکارڈ میں ہیرا پھیری کا لالچ دیا جا سکتا ہے جس کے نتیجے میں کمپنی کے مالیات اور ساکھ کو کافی نقصان پہنچ سکتا ہے۔

اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ بڑی تنظیمیں خطرے میں نہیں ہیں۔ لیکن اپنے ذرائع، صلاحیت، اور نسبتاً بڑے عملے کے ساتھ، وہ ممکنہ طور پر مضبوط رسک کنٹرول تعینات کر سکتے ہیں جو وینڈر فراڈ کے واقعات کو کم کر سکتے ہیں۔

چھوٹی تنظیمیں وینڈر فراڈ کے لیے زیادہ حساس ہوتی ہیں اگر ان کے پاس ٹریکنگ کے عمل اور کنٹرول کو لاگو کرنے کے ذرائع اور صلاحیت نہ ہو۔ ان کے بغیر، دھوکہ دہی کے مختلف زمروں کو روکنا یا ان میں تخفیف کرنا مشکل ہو سکتا ہے جو ان کے اے پی ڈیپارٹمنٹ میں کیے جا سکتے ہیں۔

وینڈر فراڈ کے زمرے

وینڈر فراڈ جس طریقے سے انجام دیا جاتا ہے اس میں بہت فرق ہوسکتا ہے۔ اسے ذیل میں تفصیل سے درجہ بندی کیا جا سکتا ہے:

• بلنگ فراڈ: ادائیگی کی ہیرا پھیری سے مراد ہے جو ملازمین کے ذریعہ 2 طریقوں سے کی جاتی ہے۔ اس میں یا تو جھوٹا وینڈر شامل ہو سکتا ہے یا کسی حقیقی وینڈر کے اکاؤنٹ کا استعمال کرتے ہوئے ڈپلیکیٹ ادائیگی کرنا۔
• فرضی وینڈر - مناسب کنٹرول اور رسائی رکھنے والا ملازم جعلی وینڈر اکاؤنٹ یا شیل کمپنی قائم کرتا ہے، اسے وینڈر کے طور پر رجسٹر کرتا ہے، اور اس اکاؤنٹ میں باقاعدہ ادائیگی کرتا ہے۔
• ڈپلیکیٹ ادائیگیاں - ایک ملازم ایک حقیقی وینڈر کا اکاؤنٹ استعمال کرتا ہے، ادائیگی کے ریکارڈ میں ہیرا پھیری کرتا ہے، اور وینڈر کے انوائس پر دوہری ادائیگیاں شروع کرتا ہے۔ اضافی ادائیگی پھر ملازم کے اکاؤنٹ میں منتقل ہو جاتی ہے۔
• ہیرا پھیری چیک کریں: اس قسم کی دھوکہ دہی میں ایک ملازم شامل ہوتا ہے جو کسی وینڈر کے چیک پر معلومات کو جعل سازی کرنے یا اس میں ترمیم کرنے میں ملوث ہوتا ہے تاکہ ادائیگیوں کو ذاتی بینک اکاؤنٹ میں لے جا سکے۔
• رشوت لینا: ایک وینڈر اور ملازم کے درمیان مفاہمت کے نتیجے میں، اس قسم کے فراڈ میں ملازم کو اضافی فوائد یا فروخت کے عوض وینڈر سے ذاتی ترسیلات وصول کرنا شامل ہوتا ہے۔
• اضافی بلنگ: جب کوئی وینڈر کمپنی کو اس سے زیادہ مقدار/قیمتوں کا بل دیتا ہے جس پر ابتدائی طور پر اتفاق کیا گیا تھا، تو اسے اوور بلنگ کہا جاتا ہے۔ اس قسم کی مشق اکیلے یا کسی ملازم کے ساتھ مل کر کی جا سکتی ہے۔
• قیمت کا تعین: اس قسم کی دھوکہ دہی اس وقت ہوتی ہے جب دو دکاندار عام نرخوں سے زیادہ قیمتوں کو طے کرنے کے لیے باہمی تعاون کرتے ہیں۔ اس کے بعد خریدار/کمپنی کو وینڈر سے قطع نظر زیادہ قیمت ادا کرنے پر مجبور کیا جاتا ہے۔ ملازمین بجٹ کے بارے میں حساس معلومات حاصل کرنے کے لیے دکانداروں کے لیے اندرونی ذرائع کے طور پر کام کر سکتے ہیں۔
• بولی میں دھاندلی: دھوکہ دہی کا ایک عام طریقہ، یہ عام طور پر 2 یا اس سے زیادہ دکانداروں اور ملازمین کے درمیان تعاون کے ذریعے سب سے زیادہ بولی لگانے والے کے حق میں خریداری کا معاہدہ حاصل کرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔ ملازم کو دھوکہ دہی میں حوصلہ افزائی اور مدد کرنے کے لیے معاوضہ دیا جائے گا۔
• سائبر فراڈ: ممکنہ طور پر سب سے مشکل قسم کا پتہ لگانا، اس طرح کے وینڈر فراڈ کے کیس نامعلوم، غیر مجاز افراد کے ذریعے کیے جاتے ہیں جن کا کمپنی یا وینڈر سے کوئی تعلق نہیں ہے۔ یہاں، بیرونی ادارے موجودہ وینڈر کے اکاؤنٹ میں ہیرا پھیری کر سکتے ہیں اور ادائیگیوں کو ان کے اکاؤنٹس میں موڑ سکتے ہیں۔ سارا لین دین الیکٹرانک طریقے سے کیا جاتا ہے جس کی وجہ سے کاروباروں کے لیے پتہ لگانے اور روک تھام مشکل تر ہو جاتی ہے۔

وینڈر فراڈ کا پتہ لگانا اور روکنا

وینڈر فراڈ کا پتہ لگانا اور روکنا آسان نہیں لیکن قابل عمل ہے۔ ایک بار جب آپ کلیدی علاقوں کی نشاندہی کر لیتے ہیں جہاں کنٹرول کا فقدان ہے، مضبوط کنٹرولز اور اقدامات کو نافذ کرنا وینڈر فراڈ کے معاملات کو روکنے میں بہت آگے جا سکتا ہے۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ وینڈر فراڈ کو روکنے کے لیے کسی تنظیم میں کنٹرولز کو کس طرح لاگو کیا جا سکتا ہے۔

وینڈر کنٹرولز

چونکہ زیادہ تر وینڈر فراڈ کیسز میں وینڈرز شامل ہوتے ہیں، اس لیے انتخاب سے لے کر ادائیگی تک کچھ احتیاطی تدابیر اختیار کرنے سے ان کے واقعات کو ممکنہ طور پر کم کیا جا سکتا ہے۔ یہاں کچھ ممکنہ کنٹرولز ہیں:

• وینڈر کے اندراج کے عمل میں مستعدی کے بعد۔ وینڈر کی تفصیلات کی تصدیق کرنے پر توجہ مرکوز کی جانی چاہیے جیسے ڈاک کے پتے بشمول POboxes، رابطہ نمبر، وینڈر ٹیکس شناختی نمبر، رابطہ افراد، اور بینک اکاؤنٹس۔
• سیٹ ترجیحات کے ساتھ مرکزی وینڈر ڈیٹا بیس کو برقرار رکھنا۔ زیادہ خطرہ والے دکانداروں کی الگ فہرست رکھنے سے ادائیگیوں کو صاف کرنے کے لیے اضافی منظوری شروع کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
• غیر جانبدارانہ تشخیص کے لیے بیرونی آڈٹ/ذریعہ یا وینڈر ڈیپارٹمنٹ سے باہر کسی ملازم کے ذریعے وینڈرز کا جائزہ لینا۔
• اس بات کی تصدیق کرنا کہ وینڈر کا پتہ یا دیگر معلومات کسی ملازم کی معلومات سے میل نہیں کھاتی یا کسی موجودہ وینڈر سے ملتی جلتی ہے۔
• وقتاً فوقتاً وینڈر ماسٹر فائلوں کی جانچ پڑتال اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ بلنگ کا حجم حقیقت پسندانہ ہے اور اس میں کوئی تضاد نہیں ہے۔

ملازمین کے اقدامات

اگرچہ اسے وینڈر فراڈ کہا جاتا ہے، لیکن اکثر یہ کسی اندرونی کی مدد سے ہوتا ہے کہ زیادہ تر فراڈ آرکیسٹریٹ ہوتے ہیں۔ اس طرح کے دھوکہ دہی میں ملازمین کی شمولیت کو جانچنے کے لیے کچھ اہم اقدامات یہ ہیں:

• نئے ملازمین یا ایجنسیوں کی خدمات حاصل کرتے وقت پس منظر کی مکمل جانچ پڑتال کرنا (جب آؤٹ سورسنگ اکاؤنٹس قابل ادائیگی)
• مالی معلومات کو خفیہ رکھنا اور اعلیٰ سطح پر ملازمین تک محدود رکھنا
• بڑی تنظیمیں بہتر اندرونی کنٹرول کے لیے ملازمین کے فرائض کو مختلف سطحوں پر الگ کر سکتی ہیں۔ لہذا،
• وینڈر ڈیٹا داخل کرنے کا انچارج شخص ان لوگوں سے مختلف ہونا چاہیے جو وینڈرز کو منظور کرتے ہیں کیونکہ اس سے جعلی وینڈرز کی تخلیق ختم ہو سکتی ہے۔
• مختلف اہلکاروں کو سامان یا خدمات کی وصولی، انوائس کی ادائیگیوں پر کارروائی، اور ادائیگیوں کی منظوری کو اختیار کرنا چاہیے۔
• چھوٹی کمپنیاں وینڈر/اے پی/ میں ملازمین کی ڈیوٹیوں کو گھما سکتی ہیں۔شعبہ خریداری یا اہم کاموں کی نگرانی کے لیے مینیجرز سے رابطہ کریں جو دھوکہ دہی کی منصوبہ بندی کے امکانات کو ختم کر سکتے ہیں۔

انوائس میچنگ کے طریقے استعمال کرنا

انوائس میچنگ ان مؤثر طریقوں میں سے ایک ہے جسے چھوٹی سے بڑی تنظیمیں وینڈر فراڈ کے عام واقعات کو روکنے کے لیے استعمال کر سکتی ہیں۔

انوائس میچنگ یہ ایک ایسا عمل ہے جو کمپنیوں کے ذریعہ دیگر متعلقہ دستاویزات کے خلاف وینڈر انوائسز کو چیک کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جیسے خریداری کے احکامات (PO)، سامان کی رسیدیں، معائنہ سلپس، اور یہاں تک کہ معاہدوں کے خلاف۔

یہ لازمی چیک وینڈر انوائس کی ادائیگی کے لیے منظور ہونے سے پہلے ان کی صداقت کی تصدیق کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ انوائس/PO مماثلت مختلف طریقوں سے کیا جا سکتا ہے.

• دو طرفہ ملاپ - یہ انوائس کو اصل خریداری آرڈر (PO) سے ملا کر انجام دیا جاتا ہے۔ یہ عمل اس بات کی تصدیق کرتا ہے کہ انوائس میں درج سامان یا خدمات ان سے میل کھاتی ہیں جو تنظیم کے ذریعہ آرڈر کی گئی ہیں۔
• تین طرفہ ملاپ - اس عمل میں انوائس پر دوہری جانچ پڑتال شامل ہے۔ رسید پہلے سے مماثل ہے۔ خریداری کے آرڈر اور پھر سامان کی رسید تک۔ یہ اس بات کی تصدیق کرنے میں مدد کرتا ہے کہ انوائس میں درج سامان/سروسز پی او سے میل کھاتی ہیں اور صحیح طریقے سے ڈیلیور کی گئی ہیں۔
• چار طرفہ ملاپ - سب سے وسیع مماثلت کے عمل میں 3 دیگر دستاویزات کے خلاف انوائس کی جانچ پڑتال کی ضرورت ہوتی ہے، یعنی پی او، سامان کی رسید، اور ایک معائنہ پرچی۔ یہ طریقہ کار اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ انوائس میں مذکور سامان/سروسز پی او کے مطابق موصول ہوں اور اس بات کی تصدیق کے لیے بھی معائنہ کیا گیا کہ وہ درست ہیں۔
• نان پی او یا کنٹریکٹ میچنگ - ایسے حالات میں جہاں کاروبار ایک سے زیادہ دستاویزات کا استعمال نہیں کرتے ہیں، وینڈر کی انوائس کو معاہدے کے معاہدے سے ملایا جاتا ہے تاکہ اس بات کی تصدیق کی جا سکے کہ مذکورہ قیمت اور خدمات خود معاہدے سے انحراف نہیں کر رہی ہیں۔

ڈیٹا مائننگ تکنیکوں کا اطلاق

ڈیٹا مائننگ بڑی مقدار میں ڈیٹا کا تجزیہ کرنے اور ایسے نمونوں کو دریافت کرنے کے لیے ایک جدید تکنیک ہے جو کاروباری تجزیہ اور فیصلہ سازی میں مدد کرتے ہیں۔ یہ تکنیک دھوکہ دہی کا پتہ لگانے میں انتہائی درست ہے اور فروش فراڈ کے معاملات کو کم کرنے کے لیے اس کا فائدہ اٹھایا جا سکتا ہے۔

رجحان کے تجزیے کا استعمال کرتے ہوئے، ڈیٹا مائننگ بے ضابطگیوں کا پتہ لگا سکتی ہے جو دھوکہ دہی کی سرگرمی کی نشاندہی کر سکتی ہے۔ تنظیمیں مخصوص نمونوں کی جانچ کرنے کے لیے ڈیٹا مائننگ تکنیک استعمال کر سکتی ہیں جن میں شامل ہیں:

• ادائیگیاں جو معمول کے طریقہ کار سے ہٹ جاتی ہیں، کم ڈالر کی عدم مطابقت، اور وہ رقم جو منظوری کی حد تک زیادہ سے زیادہ ہو جاتی ہیں
• ایک ہی وینڈر کو ایک ہی تاریخ پر ڈپلیکیٹ ادائیگیاں یا معاہدے کے معاہدے سے زیادہ ادائیگیوں کی کل تعداد
• غیر کاروباری اوقات کے دوران کی گئی ادائیگیاں
• وینڈر کی معلومات میں انحراف جیسے ڈیلیوری اور ادائیگی کے پتے میں تبدیلی، انوائسز میں ایک ہی پرچیز آرڈر کا استعمال، غیر ترتیب وار انوائس نمبر وغیرہ۔

دیگر تنظیمی اقدامات

بڑے اقدامات کے علاوہ، کمپنیاں وینڈر فراڈ کو روکنے کے لیے دیگر مناسب اقدامات کر سکتی ہیں۔ ان میں سے کچھ قابل عمل ہیں:

• فراڈ ہاٹ لائن قائم کرنا - ایک گمنام ہیلپ لائن سیٹ اپ ملازمین کو نتائج کی فکر کیے بغیر بے ضابطگیوں کی اطلاع دینے میں مدد کر سکتی ہے۔ اس سے چوکسی کا ماحول پیدا ہوتا ہے اور تنظیم کو اصلاحی اقدامات کو تیزی سے انجام دینے میں مدد مل سکتی ہے۔
• اندرونی کنٹرول کو سخت کریں - ایک تنظیم کو اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ کنٹرول کے طریقہ کار موجود ہیں اور انتظامیہ سے لے کر داخلے کی سطح تک ہر کوئی ان سے واقف ہے۔ وینڈر فراڈ کے بارے میں ملازمین کو تعلیم اور اپ ڈیٹ کرنے سے انہیں خطرات اور نتائج سے زیادہ باخبر رہنے میں مدد مل سکتی ہے۔ وقتاً فوقتاً خطرے کے جائزے انجام دینے سے ان خامیوں کے بارے میں بصیرت مل سکتی ہے جنہیں وینڈر فراڈ کو کم کرنے کے لیے درست کرنے کی ضرورت ہے۔
• دو سطحی منظوری - وینڈر کی منظوری اور ادائیگی کی منظوری دونوں کو ملٹی لیئرڈ منظوری کے عمل کے ذریعے چلایا جانا چاہیے۔ اس سے اس بات کو یقینی بنایا جا سکتا ہے کہ کمپنی کو جائز وینڈرز ملیں اور یہ کہ ادائیگیوں کی بہتر جانچ پڑتال کی جا رہی ہے جس میں ایک سے زیادہ ملازمین عمل کی نگرانی کر رہے ہیں۔

نتیجہ

وینڈر فراڈ کسی تنظیم پر بہت زیادہ نقصان اٹھا سکتا ہے اور اسے مہنگا پڑ سکتا ہے۔ وینڈر فراڈ کی روک تھام کے لیے مناسب منصوبہ بندی، جائزہ لینے اور کمپنی کی پالیسیوں کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے۔ دھوکہ دہی کو کم کرنے اور تنظیموں کو مستقبل میں شدید نقصانات سے بچانے کے لیے احتیاطی اقدامات کو کثیر سطحی نقطہ نظر پر لاگو کیا جانا چاہیے۔